Dans la seconde moitié de 2015, l’IRS et le Département du Travail (DOL) ont tous deux publié des directives soulignant l’importance d’une classification adéquate des travailleurs pour les entreprises. Alors que nous revenons de la pause des Fêtes et que nous plongeons dans 2016, c’est un bon moment pour examiner les risques potentiels de mauvaise classification des travailleurs et discuter de stratégies efficaces d’atténuation des risques.
Les dirigeants d’entreprise en ressources humaines, juridique et approvisionnement reconnaîtront que ces publications gouvernementales servent aussi efficacement de prévisions des tendances d’application par les agences gouvernementales qui les publient. En conséquence, les dirigeants stratégiques se prépareront en conséquence afin de réduire les risques juridiques potentiellement importants.
Le risque d’une mauvaise classification des travailleurs
Le DOL et l’IRS se concentrent tous deux sur l’une des erreurs les plus courantes commises par les entreprises – la mauvaise classification d’un travailleur comme travailleur autonome, alors qu’en réalité cette personne devrait être correctement classée comme employé.
Le problème de la mauvaise classification des travailleurs touche les employeurs de toutes tailles – des plus petites entreprises locales aux sociétés mondiales cotées en bourse. C’est aussi sans doute l’une des erreurs les plus coûteuses en droit du travail qu’une entreprise puisse commettre, car sa portée peut rapidement prendre de l’ampleur. Ne pas classifier correctement un travailleur peut entraîner le paiement de la même erreur sur plusieurs fronts :
- Impôts, intérêts et pénalités : Premièrement, d’un point de vue fiscal, l’employeur sera responsable devant l’IRS de certains impôts d’emploi impayés, ainsi que des intérêts et pénalités.
- Exposition à d’autres agences, lois et règlements : Indépendamment de l’IRS, diverses autres agences fédérales et étatiques peuvent intenter des actions en application contre l’employeur. Par exemple, en vertu de la Loi sur les normes de travail équitables, le DOL pourrait alléguer qu’en classant à tort ses travailleurs comme travailleurs indépendants, l’employeur a pu refuser à ses employés des protections importantes en milieu de travail telles que le salaire minimum et la rémunération des heures supplémentaires. Pour atténuer cela, le DOL a lancé une « Initiative de mauvaise classification » complète qui vise à coordonner les efforts concernant le partage d’informations et l’application de ces questions entre les agences fédérales (par exemple, l’Employee Benefits Security Administration, l’OSHA, le Bureau des programmes de conformité des contrats fédéraux et le Bureau du solliciteur). Le DOL a actuellement signé des protocoles d’entente (MOU) de partage d’informations avec 27 États. Par conséquent, une simple et souvent innocente mauvaise classification pourrait exposer un employeur involontaire à la responsabilité des violations des lois concernant les congés familiaux et médicaux, l’assurance-chômage, l’indemnisation des travailleurs, la sécurité au travail, les avantages sociaux et/ou la vérification d’emploi. Les conséquences pour un employeur qui classe mal les travailleurs peuvent ensuite entraîner des enquêtes et des sanctions de la part de nombreuses autres agences fédérales et étatiques.
- Recours collectif : Le fait de ne pas classer correctement les employés peut même entraîner un recours collectif de la part des travailleurs eux-mêmes. À titre d’exemple seulement, à la suite d’une décision du neuvième circuit de 2014 selon laquelle FedEx avait mal classé ses chauffeurs comme travailleurs indépendants, les médias ont rapporté des discussions concernant un règlement de 228 millions de dollars entre la compagnie et une catégorie de ses chauffeurs.
Conclusion
Il est toujours recommandé pour chaque organisation et son équipe de direction de s’assurer que l’entreprise respecte pleinement toutes les règles et règlements applicables entourant la classification des travailleurs. La bonne nouvelle, c’est que les entreprises peuvent être proactives plutôt que réactives en matière de conformité. Par exemple, une entreprise peut engager un expert en conformité et engagement auprès d’un entrepreneur indépendant, comme
