La mauvaise classification des travailleurs (généralement définie comme le cas où un travailleur est incorrectement classé comme travailleur autonome alors qu’il aurait dû être un employé) est une préoccupation croissante pour les employeurs américains. En 2015, nous avons observé une activité importante des agences fédérales et étatiques de réglementation autour de la classification des travailleurs, et cette tendance devrait s’accélérer au cours de l’année à venir.
Le ministère du Travail a mené la charge avec son Administrators Interpretation, qui a essentiellement estimé que « la plupart des travailleurs » devraient être considérés comme des employés non exemptés selon les directives actuelles. Ces règlements, ainsi que les actions d’application continues du Conseil national des relations de travail et de l’IRS, soulignent pourquoi une classification et une application appropriées des travailleurs devraient être une priorité absolue.
Gérer efficacement le risque de mauvaise classification des travailleurs présente aux entreprises la tâche difficile de gérer des relations de travailleurs flexibles pour répondre à leurs besoins changeants tout en assurant une classification adéquate des travailleurs selon un ensemble confus de réglementations fédérales, étatiques et locales.
Les effets négatifs d’une mauvaise classification des employés, et d’une possible reclassification, peuvent causer des ravages dans les fonctions des ressources humaines, des achats, des finances et des avantages sociaux d’une organisation. Il y a de nombreux problèmes auxquels une entreprise doit faire face si elle est reconnue coupable d’avoir mal classé un travailleur. Voici une liste partielle des questions qui doivent être réglées si un travailleur autonome est considéré comme un employé :
- Arriérés de salaire (par exemple, salaire minimum et heures supplémentaires)
- Défaut de retenue et sous-paiement des taxes fédérales et étatiques/locales sur le revenu et l’emploi
- Défaut de fournir des relevés salariaux appropriés, tels que les formulaires W-2
- Défaut de fournir une couverture des avantages sociaux aux employés et des mesures correctives appropriées
- Défaut de verser des cotisations de l’employeur et des employés aux régimes de retraite et autres régimes d’avantages sociaux
- Défaut de fournir la divulgation obligatoire du régime de prestations et les avis administratifs
- Les taxes d’accise en vertu de la Loi sur les soins abordables (l’« ACA ») en cas de non-respect de la couverture requise du régime de santé
- Responsabilité civile envers un travailleur mal classé ainsi que des tiers blessés à la suite d’actes négligents d’un travailleur mal classé
- Violations des lois du travail provinciales, fédérales et/ou étrangères, qui peuvent inclure des sanctions civiles et/ou des exigences de notification imposées par l’organisme gouvernemental
En plus de ces implications juridiques, il existe un certain nombre d’autres problèmes (avec des coûts importants associés) qui accompagnent souvent une action en erreur de classification des travailleurs :
- Honoraires payés à des avocats externes en droit du travail pour aider à défendre l’affaire
- Temps de gestion et distraction pour construire et défendre des dossiers d’audit
- Recours collectifs
- Mauvaise presse et dommages à la marque employeur
Après avoir examiné la liste ci-dessus, il devrait être très clair que les erreurs de classification des travailleurs peuvent être une affaire désagréable et qu’il vaut mieux les éviter, si possible. Heureusement, des experts en conformité et engagement des travailleurs autonomes, comme Synergy Services , peuvent aider à réduire le risque de mauvaise classification des travailleurs.
Il existe d’autres risques de mauvaise classification des travailleurs que les entreprises doivent évaluer et envisager de prendre des mesures préventives pour éviter les problèmes :
- Loi sur les soins abordables : La base même de l’ACA repose sur la classification correcte des travailleurs. Les responsabilités de couverture de l’employeur et le calcul des pénalités en cas de non-conformité à fournir une couverture santé conforme dépendent tous de la bonne classification d’une personne comme « employé ». Des entrepreneurs indépendants mal classés peuvent entraîner de graves conséquences négatives.
De plus, un seul travailleur mal classé peut entraîner l’évaluation des pénalités fiscales d’accise selon l’ACA en fonction de l’ensemble de la main-d’œuvre à temps plein de l’employeur. L’ACA a aussi amené de nombreux employeurs à avoir de la difficulté à résoudre les questions de « travail conjoint » et de « co-emploi » avec leurs fournisseurs de services en personnel ou autres fournisseurs de services en capital humain. Il est conseillé aux entreprises d’être particulièrement prudentes quant à la classification des travailleurs dans ce domaine, car une erreur pourrait entraîner à la fois le non-respect de l’ACA et toutes les responsabilités liées à la mauvaise classification mentionnées ci-dessus. - Traitement des employés mal classés dans un document de régime de santé : La plupart des régimes d’assurance maladie (assurés ou autofinancés) excluent les travailleurs autonomes de la couverture. Sans disposition expresse stipulant le contraire, un travailleur autonome reclassé comme employé peut devenir admissible à une couverture sous un régime de santé. Cela pourrait aussi inclure une couverture rétroactive. Certains employeurs abordent ce problème en incluant dans leur régime de santé des clauses qui excluent les travailleurs reclassifiés de la couverture.
- Tests de non-discrimination : Les données qu’un employeur utilise pour effectuer des tests de non-discrimination dans les régimes d’assurance maladie autofinancés et les régimes de cafétéria excluent spécifiquement les travailleurs autonomes. En cas de reclassification, selon la taille et les attributs du groupe de travailleurs mal classés, il est tout à fait possible que les résultats des tests changent. Par conséquent, dans le cadre de sa réponse globale à une mauvaise classification d’un travailleur, un employeur devrait évaluer et potentiellement refaire des tests de plan antérieurs.
- Avis légalement obligatoires aux employés : Les employeurs ont la responsabilité de fournir une variété d’avis de régime d’assurance maladie à leurs employés à différentes étapes du cycle d’emploi. Dans le cas où un employeur a des travailleurs autonomes reclassés comme employés, il doit évaluer quels avis auraient dû être fournis, mais aussi comment gérer le manque de préavis antérieur. Un exemple : un employeur doit considérer dans quelle mesure les avis COBRA ou un résumé de la couverture des prestations requis par l’ACA auraient dû être fournis, puis déterminer l’impact du fait de ne pas avoir fourni ces avis aux travailleurs concernés au moment requis.
La mauvaise classification de « l’autre » travailleur
On entend souvent parler de la forme de mauvaise classification des travailleurs qui consiste à classer incorrectement un travailleur comme travailleur autonome plutôt qu’employé. Cependant, il existe une autre forme courante de mauvaise classification des travailleurs : classer incorrectement un employé comme étant exempté des heures supplémentaires, des repas et des pauses repos. Les deux formes de mauvaise classification des travailleurs sont très courantes et exposent l’entreprise à de grands risques potentiels futurs.
Il est très courant qu’un audit de mauvaise classification des travailleurs commence avec un contractant indépendant mal classé qui dépose une demande d’assurance-emploi ou d’indemnisation des travailleurs. Dans bien des cas, ce seul employé qui dépose une réclamation salariale auprès de l’État suffit à déclencher un audit de l’ensemble de l’entreprise par le département de l’emploi de l’État. Ces audits sont souvent extrêmement lourds pour l’entreprise, tant en termes de temps de personnel que de ressources, et incluent généralement un examen de tous les « travailleurs autonomes » et des pratiques de rémunération de l’entreprise. Puisque de nombreux États, le DOL et l’IRS ont des ententes de partage d’informations, ces vérifications entraînent souvent d’autres organismes effectuant un audit similaire, entraînant des paiements de salaires en retard ainsi que les diverses pénalités fiscales mentionnées ci-dessus.
Prochaine étape intelligente pour éviter une mauvaise classification
Les entreprises qui utilisent des travailleurs flexibles dans quelque fonction que ce soit ont intérêt à prendre des mesures préventives pour éviter les problèmes de mauvaise classification des travailleurs. Une tactique intelligente consiste à mener une enquête approfondie sur l’ensemble de la main-d’œuvre flexible fournissant des services à l’entreprise afin de déterminer si les contractuels sont correctement classifiés. Il est conseillé aux organisations d’établir des exigences et des processus stricts pour engager les entrepreneurs et, selon des politiques et procédures appropriées, elles doivent être toujours vigilantes dans le respect de ces exigences. Les organisations les plus stratégiques choisissent de collaborer avec un fournisseur tiers de solutions de conformité et d’engagement pour les CI, comme TalentWave, afin de filtrer et d’engager ses contractuels de manière sécuritaire, efficace, facile et rentable.
