MSP-Gehaltsabrechnung verstehen: Was Führungskräfte in Unternehmen wissen müssen

Wie EOR- und AOR-Partnerschaften Ihr Kontingentarbeitskräfteprogramm vervollständigen

Wichtigste Erkenntnisse

• MSPs verwalten Programme, nicht Arbeitsplätze. Anbieter von Managed Services koordinieren Ihr Programm für befristet Beschäftigte, werden aber in der Regel nicht zum rechtlichen Arbeitgeber oder übernehmen die Beschäftigungshaftung für Ihre Mitarbeiter.
• Globale Größe führt zu einem erhöhten Risiko der Einhaltung von Vorschriften. Die Vorschriften zur Einstufung von Arbeitnehmern, die steuerlichen Verpflichtungen und die Arbeitsgesetze sind von Land zu Land unterschiedlich. Was in einem Land zulässig ist, kann in einem anderen zur Haftung führen.
• EOR- und AOR-Partnerschaften füllen die Lücke. Der eingetragene Arbeitgeber übernimmt die Haftung für die Beschäftigung von Vertragsbediensteten. Bevollmächtigte verwalten die Einhaltung der Vorschriften für unabhängige Auftragnehmer. Zusammen bilden sie die Compliance-Ebene, die MSPs benötigen.
• Das richtige Modell sorgt für Risikominderung und Effizienz. Programme, die MSP-Koordinierung mit Partnerschaften zur Einhaltung von Vorschriften kombinieren, erzielen messbare Verbesserungen bei den Erfolgsquoten, der Geschwindigkeit des Onboardings und den Kosteneinsparungen.

Einführung

Die Zahl der befristet beschäftigten Arbeitskräfte nimmt weiterhin rasant zu. Laut einer Ceridian-Umfrage planen 65 % der weltweit führenden Unternehmen, in den nächsten zwei Jahren verstärkt auf externe Mitarbeiter zurückzugreifen.

Für Unternehmen, die Tausende von Zeitarbeitskräften in mehreren Ländern verwalten, sind Managed Service Provider (MSPs) unverzichtbar geworden. Doch genau hier stolpern viele Unternehmensleiter in die Irre: MSPs sind hervorragend in der Programmverwaltung, aber die Einhaltung von Vorschriften für die globale Gehaltsabrechnung erfordert spezielles Fachwissen, das nicht zu ihren Kernaufgaben gehört.

Für das Risikomanagement auf globaler Ebene ist es von entscheidender Bedeutung zu verstehen, wo die Verantwortlichkeiten von MSPs enden und wo Compliance-Partnerschaften beginnen.

Was ist ein MSP und wie funktioniert die MSP-Gehaltsabrechnung?

Ein Managed Service Provider (MSP) ist ein Drittanbieter, der Ihr Programm für externe Mitarbeiter überwacht. MSPs kümmern sich um das Lieferantenmanagement, die Bearbeitung von Anfragen, die Berichterstattung und die Koordination der Lieferanten. Sie fungieren als zentrale Anlaufstelle für Ihre temporären Arbeitskräfte, sind aber in der Regel nicht der rechtliche Arbeitgeber Ihrer Mitarbeiter.

MSPs lösen ein echtes Problem: das Management der Komplexität. Wenn Sie mit Dutzenden von Personaldienstleistern in verschiedenen Regionen zusammenarbeiten, brauchen Sie jemanden, der das Chaos koordiniert. MSPs konsolidieren diese Beziehungen, standardisieren Prozesse und sorgen für Transparenz bei Ausgaben und Leistung.

Die Vorteile liegen auf der Hand. Aber genau hier wird es kompliziert: MSPs verwalten das Programm, nicht die Beschäftigung. Wenn ein vorübergehend Beschäftigter am ersten Tag auftaucht, muss jemand der legale Arbeitgeber sein. Jemand muss die Gehaltsabrechnung durchführen, Steuern einbehalten und dafür sorgen, dass der Einsatz mit dem örtlichen Arbeitsrecht übereinstimmt. Dieser „Jemand“ ist normalerweise nicht der MSP.

Warum schafft die globale Gehaltsabrechnung ein Compliance-Risiko?

Eine globale Gehaltsabrechnung birgt ein Compliance-Risiko, da die Arbeitsgesetze, Steuerpflichten und Vorschriften zur Klassifizierung von Arbeitnehmern in jedem Land unterschiedlich sind. Ein Arbeitsverhältnis, das in den USA konform ist, kann in Deutschland gegen das Arbeitsrecht verstoßen oder in Australien eine Steuerpflicht auslösen.

Hier nur einige Beispiele:

• Europäische Union: In vielen Ländern wird bis zum Beweis des Gegenteils von einem Beschäftigungsverhältnis ausgegangen. Jedes Land hat seine eigenen Regeln für die Gehaltsabrechnung und Kündigungsverfahren.
• Asien-Pazifik: Märkte wie Indien und Australien haben komplexe Steuerstrukturen und unterschiedliche gesetzliche Leistungsanforderungen.
• Nord- und Südamerika: In den USA interagieren die Bundesvorschriften mit 50 verschiedenen bundesstaatlichen Regelungen. Staaten wie Kalifornien setzen strengere Klassifizierungsstandards durch als das Bundesrecht.

Die falsche Einstufung von Arbeitnehmern gehört zu den größten Compliance-Risiken für globale Unternehmen. Die Tests für die Einstufung variieren je nach Land, Behörde und manchmal auch je nach Art des anzuwendenden Gesetzes. Wenn die Einstufung falsch ist, hat das Unternehmen die Konsequenzen zu tragen: Steuernachzahlungen, Strafen, geschuldete Leistungen und rechtliche Risiken.

Wo gibt es in MSP-Programmen Lücken bei der Einhaltung der Vorschriften?

Compliance-Lücken entstehen, wenn Unternehmen davon ausgehen, dass ihr MSP alle beschäftigungsbezogenen Risiken übernimmt. MSPs verwalten Programme und koordinieren Lieferanten, aber sie übernehmen in der Regel nicht die arbeitsrechtliche Haftung.

Die Kosten eines Fehlverhaltens sind erheblich. Die falsche Einstufung von Arbeitnehmern ist nach wie vor einer der teuersten Compliance-Fehler für Unternehmen – und die Durchsetzung wird weltweit immer strenger. In den USA zahlte eine große Liefer-App kürzlich 24,75 Millionen Dollar, um Ansprüche wegen falscher Einstufung zu begleichen. Im Vereinigten Königreich hat die Durchsetzung der IR35-Bestimmungen durch die britische Steuerbehörde (HMRC) dazu geführt, dass gegen große Unternehmen Bescheide in Höhe von mehreren Millionen Pfund erlassen wurden. Die Niederlande haben im Januar 2025 mit der aktiven Durchsetzung der Regeln für Scheinselbstständigkeit begonnen, und Australien hat 2024 die Strafen für Scheinselbstständigkeit um das Fünffache erhöht.

Wie funktionieren EOR- und AOR-Dienste im Rahmen von MSP-Programmen?

Employers of Record (EOR ) und Agents of Record (AOR) bilden die Compliance-Ebene, die MSP-Programme auf globaler Ebene funktionieren lässt.

Der EOR wird in jeder Rechtsordnung zum legalen Arbeitgeber für Ihre externen Mitarbeiter. Der EOR übernimmt die Beschäftigungshaftung, wickelt die Lohnabrechnung und die Steuereinbehaltung ab, verwaltet die gesetzlichen Leistungen und sorgt für die Einhaltung des lokalen Arbeitsrechts. Für das Unternehmen bedeutet dies einen Risikotransfer: Die Beschäftigungshaftung geht von Ihrem Unternehmen auf den EOR über.

Die AOR kümmert sich um die Einhaltung der Vorschriften für unabhängige Auftragnehmer. Dazu gehören die Bewertung der Einstufung, die Dokumentation und die laufende Überwachung der Einhaltung. Die Dienstleistungen der AOR verringern das Risiko einer falschen Einstufung und bewahren gleichzeitig die Flexibilität, die die Beziehungen zu unabhängigen Auftragnehmern so wertvoll macht.

In einem gut durchdachten Programm spielt jeder Partner eine bestimmte Rolle:

• MSP: Verwaltet das Programm, einschließlich der Koordination der Lieferanten, des Bestellungsflusses und der Berichterstattung
• EOR: Kümmert sich um die Beschäftigung von Eventualmitarbeitern, einschließlich Gehaltsabrechnung, Leistungen und Haftung
• AOR: Einhaltung der Vorschriften für unabhängige Auftragnehmer, einschließlich Klassifizierung und Dokumentation

Der MSP tut weiterhin das, was er am besten kann. Der EOR und der AOR tun das, was sie am besten können. Gemeinsam schaffen sie eine Komplettlösung: Programmeffizienz und Schutz der Compliance.

Wie sieht das in der Praxis aus?

Eine globale Fortune-100-Konsumgütermarke hat sich mit People2.0 zusammengetan, um die sich entwickelnden Compliance-Anforderungen und ineffizienten IC-Prozesse in allen Märkten zu bewältigen.

Das Unternehmen sah sich mit einer Reihe von bekannten Problemen konfrontiert: Die globale Gesetzgebung entwickelte sich weiter, die internen Prozesse waren ineffizient und das Risiko der Einhaltung von Vorschriften wuchs. People2.0 implementierte ein umfassendes IC-Compliance-Programm, das eine strenge Bewertung mit optimierten Prozessen kombinierte.

Die Ergebnisse:

• 95 % Erfolgsquote bei der IC-Bewertung (46 % Verbesserung gegenüber dem vorherigen Programm)
• Verkürzung der Beurteilungs- und Einarbeitungszeit um 3 Wochen
• 450.000 $ an harten Kosteneinsparungen im ersten Jahr
• 500%iger Anstieg der unterstützten IC-Projekte
• 141 Manager nutzen die Lösung aktiv in mehr als 21 Aufgabenbereichen

Lesen Sie die vollständige Fallstudie hier.

Das Fazit: Strenge Compliance und betriebliche Effizienz schließen sich nicht gegenseitig aus. Das richtige Partnerschaftsmodell bietet beides.

Worauf sollten Unternehmensleiter bei einem Compliance-Partner achten?

Suchen Sie nach Partnern für die Einhaltung der Vorschriften, die über eine echte globale Infrastruktur und nicht nur über ein Netz von Drittanbietern verfügen. Bevorzugen Sie Partner, die die Haftung übernehmen, nicht nur administrative Aufgaben. Stellen Sie sicher, dass sie technologiegestützte Prozesse anbieten, die Prüfpfade erstellen.

Fragen, die Sie Ihren derzeitigen Partnern stellen sollten:

• Wer ist der legale Arbeitgeber für unsere Zeitarbeitskräfte in jedem Markt?
• Wie werden Entscheidungen über die Einstufung von Arbeitnehmern getroffen und dokumentiert?
• Was geschieht, wenn später festgestellt wird, dass ein Arbeitnehmer falsch eingestuft wurde? Wer trägt die Verantwortung?
• Welchen Prüfpfad gibt es für unsere Einstufungsentscheidungen?

Wenn die Antworten unklar sind oder wenn die beste Antwort lautet: „Wir gehen davon aus, dass sich der MSP darum kümmert“, haben Sie noch viel zu tun.

Häufig gestellte Fragen

Was ist der Unterschied zwischen einem MSP und einem EOR?

Ein MSP verwaltet Ihr Programm für befristet Beschäftigte, koordiniert die Anbieter und erstellt Berichte. Ein EOR ist der legale Arbeitgeber Ihrer externen Mitarbeiter und kümmert sich um die Gehaltsabrechnung, die Sozialleistungen und die Einhaltung der Vorschriften. Die meisten Unternehmensprogramme benötigen beides: den MSP für die Programmverwaltung und den EOR für die Einhaltung der Beschäftigungsvorschriften.

Kann ein MSP die Einhaltung globaler Lohn- und Gehaltsvorschriften übernehmen?

MSPs sind hervorragend in der Programmkoordinierung, übernehmen aber in der Regel nicht die arbeitsrechtliche Haftung und verfügen auch nicht über fundierte Kenntnisse des lokalen Arbeitsrechts in Dutzenden von Rechtsordnungen. Die Einhaltung globaler Lohn- und Gehaltsvorschriften erfordert in der Regel eine Partnerschaft mit EOR- und AOR-Spezialisten.

Was ist eine falsche Einstufung von Arbeitnehmern und warum ist sie wichtig?

Eine falsche Einstufung von Arbeitnehmern liegt vor, wenn ein Arbeitnehmer falsch eingestuft wird, z. B. wenn ein Arbeitnehmer als unabhängiger Auftragnehmer eingestuft wird oder wenn der Status eines Arbeitnehmers als steuerbefreit falsch angegeben wird. Dies ist von Bedeutung, weil falsch eingestufte Arbeitnehmer möglicherweise keinen Anspruch auf Schutzmaßnahmen wie Mindestlohn, Überstundenvergütung und Sozialleistungen haben. Für Arbeitgeber kann dies zu Steuernachzahlungen, Bußgeldern, rechtlicher Haftung und Rufschädigung führen.

Schlussfolgerung

MSPs sind unverzichtbar für die Verwaltung komplexer Programme für befristet Beschäftigte. Doch Programmmanagement und die Einhaltung von Arbeitsgesetzen sind zwei unterschiedliche Disziplinen. In der Lücke dazwischen lauert das Unternehmensrisiko.

EOR- und AOR-Partnerschaften schließen diese Lücke. Sie bieten die Compliance-Ebene, die dafür sorgt, dass globale Programme funktionieren. Sie kümmern sich um die Beschäftigungshaftung, sorgen für eine ordnungsgemäße Klassifizierung und pflegen die Dokumentation, die Ihr Unternehmen schützt.

People2.0 hat Organisationen in über 130 Ländern dabei geholfen, diese Komplexität zu bewältigen. Nehmen Sie Kontakt mit unserem Team auf um Ihr Programm zu besprechen.