Die wahren Kosten Ihrer EOR- und AOR-Partnerschaften

Vier versteckte Kosten, die Ihre Gewinnspanne schmälern

Die Leiter von Personalagenturen behandeln die Gebühren für den Arbeitgeber (EOR) oder den Vermittler (AOR) oft als einen einfachen Posten. Der Gewinn wird auf eine einfache Gleichung reduziert: Rechnungssatz des Kunden minus Lohn des Arbeitnehmers minus die EOR- oder AOR-Gebühr. Das Problem ist, dass diese Sichtweise oft gefährlich unvollständig ist. Denn der Preis, den Sie auf der Rechnung sehen, ist nur ein Teil dessen, was diese Partnerschaften Ihr Unternehmen tatsächlich kosten.

Hinter dieser einmaligen Gebühr verbergen sich Dinge wie zusätzliche Dienstleistungsgebühren, administrative Umgehungen, Compliance-Risiken und Cashflow-Reibungen. Und in einem Sektor, in dem sich die Nettomargen oft im Bereich von 3-5 % bewegen, bleiben kleine, versteckte Kosten nicht lange klein. Wenn Ihre Agentur zum Beispiel 10 Millionen Dollar pro Jahr für Eventualleistungen ausgibt, kann selbst eine bescheidene Menge an Verschwendung bei der Strukturierung von EOR- oder AOR-Beziehungen zu Hunderttausenden von Dollar an entgangenem Gewinn führen.

In den folgenden Abschnitten werden wir vier Arten von versteckten EOR/AOR-Kosten aufschlüsseln, die möglicherweise Ihre Gewinnspannen aufzehren. Wir werden auch praktische Schritte aufzeigen, mit denen Sie diese Kosten wieder unter Kontrolle bringen können.

1. Servicegebühren, die den Gewinn entweichen lassen

Nicht alle Kosten tauchen dort auf, wo man sie erwartet. Viele EOR- oder AOR-Anbieter schichten zusätzliche Servicegebühren auf, von denen die meisten Agenturen annehmen, dass sie bereits durch den Grundpreis abgedeckt sind. Diese Gebühren sind oft unbemerkt in Verträgen oder Rechnungen enthalten und fressen nach und nach Ihre Marge auf.

Gängige Beispiele sind:

• Einrichtungs- oder Onboarding-Gebühren: Eine Gebühr für jeden neu eingestellten Mitarbeiter, die manchmal zwischen ein paar hundert und ein paar tausend Dollar pro Person liegt. Bei einem hohen Auftragsvolumen oder einer geringen Gewinnspanne wird dies zu einem erheblichen Kostenfaktor, bevor der Mitarbeiter überhaupt anfängt.
• Kündigungs- oder Abfindungsgebühren: Strafen, wenn ein Vertrag endet oder ein Arbeitnehmer das Unternehmen verlässt, selbst wenn der Austritt freiwillig ist. Das Offboarding ist ein Standard-Verwaltungsschritt, doch einige Anbieter machen daraus ein abrechenbares Ereignis.
• Add-ons für Einhaltung und Verwaltung: Zusätzliche Posten für Routineaufgaben im Zusammenhang mit der Einhaltung von Vorschriften, z. B. für die Einreichung gesetzlicher Vorschriften, die Aktualisierung von Verträgen oder die erforderliche Dokumentation vor Ort. Wenn jede Compliance-Maßnahme eine separate Gebühr auslöst, können die tatsächlichen Kosten der Geschäftsbeziehung weit über den von Ihnen veranschlagten „Pauschalbetrag“ hinausgehen.
• Gebühren für die Verwaltung von Leistungen: Gebühren für die Verwaltung von Leistungen, die zu den zugrunde liegenden Prämien oder gesetzlichen Kosten hinzukommen. Sie zahlen für die Leistungen selbst und dann noch einmal für das Privileg, sie verwalten zu lassen.

Einzeln betrachtet, mögen diese Beträge auf einer einzelnen Rechnung überschaubar erscheinen. Bei einer großen Anzahl von Mitarbeitern summieren sie sich jedoch schnell. Was mit einer veröffentlichten Gebühr von 1,5 % beginnt, kann sich effektiv auf 2,5 % erhöhen, wenn die Kosten für Onboarding, Offboarding, Compliance und die Verwaltung der Sozialleistungen mit eingerechnet werden. Jede dieser zusätzlichen EOR-Servicegebühren wird direkt von Ihrem Gewinn aus der Vermittlung abgezogen.

2. Ineffiziente Abläufe, die Sie Zeit (und Geld) kosten

Abgesehen von den offensichtlichen EOR/AOR-Gebühren können die Beziehungen eine zweite Ebene von Kosten in Form von betrieblichen Reibungen mit sich bringen. Sie werden dies zwar nicht auf einer Rechnung sehen, aber Sie werden es daran merken, wie Ihr Team seinen Tag verbringt. Einem kürzlich erschienenen SHRM-Bericht über den Zustand des Arbeitsplatzes zufolge können 40-57 % der Zeit für Verwaltungsarbeit und Fehlerkorrekturen aufgewendet werden, wenn die Systeme nicht integriert sind – die Art von versteckter Arbeitsbelastung, die durch schwerfällige EOR- oder AOR-Prozesse noch verstärkt wird.

Wenn Ihre Mitarbeiter die schwerfälligen Prozesse eines Anbieters umgehen müssen, schlagen sich diese verlorenen Stunden in echten finanziellen Auswirkungen nieder:

• Manuelle Prozesse: Wenn Ihr EOR oder AOR auf Tabellenkalkulationen, E-Mail-Anhänge oder manuelle Datenuploads angewiesen ist, fungieren Ihre Gehaltsabrechnungs- und HR-Teams letztendlich als Dateneingabebeamte. Jedes von Hand eingegebene Onboarding-Paket und jeder manuell zusammengestellte Gehaltszyklus ist Zeit, die in die Rekrutierung, den Kundenservice oder die strategische Arbeit hätte fließen können.
• Diskrepanzen und Streitigkeiten bei der Rechnungsstellung: Verwirrende oder inkonsistente Rechnungen zwingen Ihr Finanzteam in den Detektivmodus. Sie müssen Positionen abgleichen, Erklärungen suchen und auf Korrekturen drängen. Je mehr Zeit sie mit der Klärung von Rechnungsproblemen verbringen, desto weniger Zeit haben sie für die Verwaltung des Cashflows, die Unterstützung des Wachstums oder die Verbesserung interner Prozesse.
• Fehlende Systemintegration: Wenn ein Anbieter keine saubere Integration mit Ihren ATS-, CRM-, Zeiterfassungs- oder Gehaltsabrechnungstools vornehmen kann, müssen Sie am Ende mit parallelen Systemen arbeiten. Daten müssen zweimal eingegeben werden, Berichte stimmen nie ganz überein, und es schleichen sich Fehler ein. Diese Fehler führen oft zu mehr Verwaltungsaufwand und manchmal zu zusätzlichen EOR-Gebühren für „Korrekturen“.

Einfach ausgedrückt: Jede Stunde, die Ihre Personalvermittler, Finanz- und Betriebsteams damit verbringen, die Ineffizienzen eines EOR oder AOR zu kompensieren, ist eine Stunde, in der sie keine Einnahmen erzielen. Im Laufe eines Jahres kann sich diese verlorene Produktivität auf das Äquivalent mehrerer Vollzeitmitarbeiter summieren.

3. Compliance-Risiken sind mit hohen Kosten verbunden

Die Einhaltung der Vorschriften ist der größte Kostenfaktor in jeder EOR- oder AOR-Beziehung. Sie tauchen vielleicht nicht auf der monatlichen Rechnung auf, aber wenn etwas schief geht, können die Auswirkungen jede Dienstleistungsgebühr in den Schatten stellen, die Sie jemals bezahlt haben. Wenn Ihr Partner die Einhaltung der Vorschriften falsch handhabt, kann der finanzielle Schlag plötzlich und in großem Umfang kommen.

Zwei Bereiche sind besonders gefährlich:

• Falsche Einstufung von Arbeitnehmern: Wenn ein Arbeitnehmer als unabhängiger Auftragnehmer behandelt wird, obwohl er eigentlich ein Angestellter sein sollte, können die Folgen schwerwiegend sein. Eine falsche Einstufung kann Geldstrafen, Steuernachzahlungen, unbezahlte Leistungen, rückwirkende Überstunden und Sammelklagen sowie die Kosten für die Rechtsverteidigung nach sich ziehen. Und leider ist dies kein Randproblem – das US-Arbeitsministerium schätzt, dass etwa 10 % bis 30 % der Arbeitgeber ihre Arbeitnehmer falsch einstufen.
• Sich entwickelnde Arbeitsgesetze: Die Beschäftigungsvorschriften ändern sich ständig je nach Staat, Land und sogar Gemeinde. Steuervorschriften ändern sich, neue Arbeitnehmerschutzbestimmungen werden eingeführt, Leistungsanforderungen werden erweitert. Wenn Ihr EOR oder AOR diese Änderungen nicht überall, wo Sie tätig sind, aktiv verfolgt und umsetzt, kann Ihre Agentur unbemerkt von der Einhaltung der Vorschriften abweichen. Die Aufsichtsbehörden akzeptieren die Ausrede „Wir wussten es nicht“ nicht.

Wenn die Einhaltung der Vorschriften versagt, geht der Schaden über Geldstrafen hinaus. Ihre Kunden beauftragen Sie, damit Sie ihnen helfen, in komplexen Märkten sicher zu agieren. Ein sichtbares Versagen bei der Einhaltung von Vorschriften kann ihr Vertrauen erschüttern, Ihrer Marke schaden und Ihre Expansion in neue Regionen verlangsamen oder zum Stillstand bringen.

Wie viel auf dem Spiel steht, zeigen die großen, viel beachteten Fälle. So wurde beispielsweise festgestellt, dass FedEx Tausende von Fahrern falsch eingestuft hatte und allein in einem Fall mit einem Vergleich in Höhe von 228 Millionen Dollar rechnen musste. Wenn ein Fortune-500-Unternehmen die Einstufung in diesem Ausmaß falsch vornehmen kann, ist auch jeder Personaldienstleister, der sich auf eine EOR oder AOR verlässt, gefährdet.

4. Cashflow-Einschränkungen und Wachstumsverzögerungen

Die letzten großen versteckten Kosten zeigen sich oft eher als verpasste Chancen denn als direkte Kosten. Reibungsverluste beim Cashflow und langsame Einführungszeiträume können Ihr Wachstum und dessen Geschwindigkeit unbemerkt einschränken.

Langsame, komplexe Implementierungen sind ein häufiger Grund dafür. Allein die Implementierung typischer Personal- und Gehaltsabrechnungssysteme dauert oft drei bis sechs Monate vom Startschuss bis zur Inbetriebnahme, so dass länderübergreifende Beschäftigungsprogramme, die die Einhaltung von Vorschriften und Leistungen einbeziehen, selten schneller vorankommen. Letztlich bedeutet dies, dass sich Vermittlungen, Rechnungen und Umsätze verzögern.

Auch bei der Personalbeschaffung kann sich die Kundennachfrage schnell ändern. Wenn eine neue Markteinführung oder ein großer Kundenanstieg Monate braucht, um auf der EOR-Seite vollständig aktiviert zu werden, können Konkurrenten mit schnellerem Aufbau einspringen und die Arbeit zuerst übernehmen.

Abrechnungs- und Zahlungsfristen stellen eine weitere Belastung dar. Wenn ein EOR Rechnungen verspätet schickt oder auf langen Zahlungsfristen besteht, kann es sein, dass Ihre Agentur die Gehaltsabrechnungen finanziert, bevor Sie eine Rückzahlung erhalten. Diese Lücke muss irgendwie geschlossen werden, und viele Unternehmen greifen auf Kreditlinien, Überziehungskredite oder Factoring zurück, um die Differenz zu überbrücken. Die Zinsen und Gebühren für diese kurzfristige Finanzierung werden direkt von Ihrer Gewinnspanne abgezogen, obwohl die zugrunde liegende Arbeit bereits erledigt ist.

Diese Cashflow- und Timing-Probleme sind in der Regel am schlimmsten, wenn Sie versuchen, Ihr Unternehmen zu vergrößern. Es ist schon schwierig genug, mit ehrgeizigen Wachstumszielen in ein neues Jahr oder Quartal zu starten. Aber wenn Ihre EOR-Einführung noch nicht abgeschlossen ist oder ein beträchtlicher Teil Ihres Betriebskapitals gebunden ist, während Sie darauf warten, dass Rechnungen verschickt werden und Zahlungen eintreffen, sind Sie schon ein paar Schritte im Rückstand.

Agenturen, die in der Lage sind, neue Märkte schnell zu erschließen und ihren Geldkreislauf eng zu halten, kommen schneller voran. Sie können neuen Kunden und Talenten sofort zusagen, während andere noch darauf warten, dass die Vorbereitungen abgeschlossen oder die Mittel freigegeben werden.

Die Lösung: Mit People2.0 gebührenfrei in Q1 starten

Wenn man die versteckten Gebühren, Ineffizienzen, das Risiko der Einhaltung von Vorschriften und die Belastung des Cashflows hinzurechnet, liegen die tatsächlichen Kosten einer typischen EOR- oder AOR-Einrichtung weit über dem Leitsatz. People2.0’s Zero Cost Launch wurde entwickelt, um das Drehbuch umzudrehen und Ihrer Agentur einen sofortigen finanziellen Aufschwung bis zum ersten Quartal 2026 zu geben.

Bei unserer Null-Kosten-Einführung zahlen neue Kunden vier Monate lang keine EOR- oder AOR-Servicegebühren. Während dieses gesamten Zeitraums verzichtet People2.0 auf Einrichtungs-, Einführungs-, Ausführungs-, Verwaltungs- und Compliance-Gebühren. Wenn Sie an eine effektive Gebühr von 1,5 % bis 2,5 % für die Lohn- und Gehaltsabrechnung gewöhnt sind, behalten Sie diese Marge in den ersten vier Monaten und profitieren gleichzeitig von einer integrierten Plattform, einer schnellen Implementierung und proaktivem Compliance-Support in jedem Markt, in den Sie eintreten.

Das Ergebnis ist einfach. Sie beginnen das Jahr 2026 mit höheren Gewinnspannen, reibungsloseren Abläufen, besserer Compliance und mehr Betriebskapital, das Sie in Wachstum investieren können. Sichern Sie sich Ihren Zero-Cost-Launch für das 1. Quartal 2026, indem Sie eine Strategiesitzung mit dem People2.0-Team buchen und sich das Angebot sichern, solange es verfügbar ist.