Inhaltsübersicht
- Was ist Tail Spend? Die Definition des 80/20-Problems
- Der verborgene ROI: Warum ein effektives Tail Spend Management eine strategische Priorität ist
- Die größten Herausforderungen bei der Zähmung des Spend Tail
- Eine 5-Schritte-Strategie für effektives Tail Spend Management
- Die Rolle der Technologie: KI, Automatisierung und Analytik
- Besonderer Fokus: Risikoreduzierung bei Ausgaben für kontingentierte Arbeit und Dienstleistungen
Was ist Tail Spend? Die Definition des 80/20-Problems
Jeder Geschäftsmann hat schon einmal vom Pareto-Prinzipauch bekannt als die 80/20-Regel. Aus Sicht der Beschaffung entfallen 80 % der gesamten Transaktionen und des Lieferantenvolumens eines Unternehmens auf nur 20 % der jährlichen Ausgaben. Diese verbleibenden 20 % der Ausgaben sind bekannt als Heckkosten.
Endverbraucherausgaben sind gekennzeichnet durch ein hohes Volumen an geringwertigen, nicht zum Kerngeschäft gehörenden oder seltenen Käufen, die oft stark fragmentiert und nicht verwaltet werden. Dazu gehört alles von Ersatzteilen für Wartung, Reparatur und Betrieb (MRO) und Bürobedarf bis hin zu Ad-hoc-Beratungsgebühren und Engagement von Kleinanbietern.
Merkmale und Folgen der Ausgaben am Ende der Kette
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Charakteristisch |
Konsequenz für die Beschaffung |
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Hohes Volumen an Lieferanten (80% Ihrer Lieferantenliste) |
Schwierigkeiten bei der Lieferantenkonsolidierung und Vertragsverwaltung. |
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Transaktionen mit geringem Wert |
Hohe Kosten pro Prozess Verhältnis, was die manuelle Verwaltung ineffizient macht. |
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Fehlende Aufsichtsbehörden |
Führt zu Maverick Spend und unseriösen Einkäufen außerhalb der bestehenden Verträge. |
Es ist ein weit verbreiteter Irrglaube, dass das Ergebnis den Aufwand für die ordnungsgemäße Prüfung und Verwaltung dieses Segments nicht wert ist. Diese Käufe, auch wenn sie für sich genommen geringfügig sind, bringen jedoch eine enorme Arbeitsbelastung und ein organisatorisches Risiko mit sich, so dass Ihr Team im Trudeln.
Der verborgene ROI: Warum ein effektives Tail Spend Management eine strategische Priorität ist
Eine unsachgemäße Kontrolle und Verwaltung der Ausgaben für die Beschattung könnte unerwartete Folgen und erhebliche verpasste Chancen für Ihr Unternehmen mit sich bringen. Dedizierte Management der Ausgaben am Ende der Kette kann einen erheblichen Wert freisetzen, der oft zu folgenden Ergebnissen führt 5 bis 10 % an Kosteneinsparungen die sich direkt auf das Endergebnis auswirken.
Die wichtigsten Vorteile von Tail Spend Management
- Erhebliche Kosteneinsparungen freisetzen: Durch die Zentralisierung der Einkäufe und die Nutzung der Automatisierung erzielen Unternehmen sofortige Einsparungen durch Transparenz der Ausgaben.
- Verringerung des organisatorischen Risikos und Verbesserung der Compliance: Die Standardisierung von Prozessen begrenzt die Anfälligkeit für Probleme der Nichteinhaltung (einschließlich Sicherheitsstandards und lokaler Vorschriften).
- Freisetzung von Beschaffungsressourcen: Automatisierung übernimmt die Transaktionslast, so dass sich das leitende Beschaffungspersonal auf die strategische Beschaffung und hochwertige Verträge konzentrieren kann.
Die größten Herausforderungen bei der Zähmung des Spend Tail
Die Fragmentierung und der Umfang der Ausgaben für Beschaffungsdienstleistungen stellen die Beschaffungsorganisationen vor mehrere Hindernisse:
1. Schlechte Sichtbarkeit und Fragmentierung der Daten
Dies ist das Hauptproblem. Da diese Einkäufe oft mit Einkaufskarten oder manuellen Rechnungen über viele Abteilungen hinweg getätigt werden, ist es äußerst schwierig, saubere, kategorisierte Daten für die Analyse zu erhalten.
2. Fehlende Standardisierung
Das Fehlen etablierter Richtlinien bedeutet, dass die Einkäufe oft uneinheitlich sind, was Mengenrabatte verhindert und ineffiziente Prozesse zur Folge hat.
3. Hohe Prozesskosten
Die Verwaltungskosten (Zeitaufwand für die Bearbeitung von Bestellungen, Rechnungen und die Verwaltung von Verträgen) für einen Kauf im Wert von 100 Dollar sind oft genauso hoch wie für einen Kauf im Wert von 100.000 Dollar, so dass die Kosten pro Transaktion unannehmbar hoch sind.
Eine 5-Schritte-Strategie für effektives Tail Spend Management
Die optimale Lösung für dieses Dilemma ist ein durchgängiger Plan für die Einbindung und Verwaltung aller kleineren Lieferanten und Einkäufe.
Schritt 1: Definieren, bereinigen und klassifizieren Sie Ihre Daten
Verwaltung der Endvergütungen beginnt mit der Schaffung von Kontrolle durch Ausgaben-Analytik. Dies erfordert die Identifizierung und Klassifizierung jeder Transaktion in Ihren ERP- und P2P-Systemen, die Normalisierung von Lieferantennamen und die Erstellung einer einheitlichen Taxonomie für Ihre Schwänze. Sie können nicht verwalten, was Sie nicht sehen können.
Schritt 2: Rationalisierung von Prozessen und Einführung von Governance
Sobald die Transparenz hergestellt ist, sollte die Einkaufspolitik zentralisiert werden. Einführung eines Systems zur Geführtes Einkaufen (elektronische Kataloge oder Listen bevorzugter Lieferanten), um die Endnutzer von unkonventionellen Käufen weg zu genehmigten, vorab geprüften Optionen zu führen.
Schritt 3: Nutzung von Automatisierung und KI für großvolumige Transaktionen
Technologie ist der einzige nachhaltige Weg, um das schiere Volumen der Schwanzausgaben zu bewältigen. Implementierung von Lösungen für automatisierte Beschaffung und die Automatisierung robotergestützter Prozesse (RPA) zur Erledigung geringwertiger, transaktionaler Aufgaben, wie z. B. die Erstellung einfacher Anfragen, die Validierung von Rechnungen und die Überprüfung von Lieferanten.
Schritt 4: Konsolidierung und Rationalisierung der Lieferanten vorantreiben
Aktiv daran arbeiten, die große Zahl der Lieferanten zu reduzieren (die 80 %). Konsolidieren Sie Sie die Ausgaben nach Kategorien bei weniger strategischen Anbietern, die einen besseren Service und bessere Preise bieten können, und reduzieren Sie so den Verwaltungsaufwand und das Risiko.
Schritt 5: Fortschritte überwachen und wichtige KPIs verfolgen
Eine richtig umgesetzte Strategie ermöglicht eine bessere Kontrolle des Einkaufs, erhöht die Transparenz der Ausgaben und verbessert die Effizienz. Legen Sie wichtige Leistungsindikatoren (KPIs) fest, wie z. B. % der verwalteten Ausgaben (SUM), Reduzierung der Zykluszeit und Kosteneinsparungen im Vergleich zum Benchmark.
Besonderer Fokus: Risikoreduzierung bei Ausgaben für kontingentierte Arbeit und Dienstleistungen
Während Verwaltung der Ausgaben für Beschattung breit gefächert ist, stellen die Beauftragung und Nutzung kleinerer Anbieter für Dienstleistungen und Arbeitskräfte besondere, risikoreiche Herausforderungen dar.
Hoher Einsatz für das Engagement kleiner Anbieter
Zu den Vorteilen des Einsatzes kleinerer Zulieferer gehören eine größere Vielfalt der Zuliefererbasis und die Erschließung der Gig-Economy, wodurch möglicherweise ein größerer, qualifizierter Zuliefererpool für Ihr Unternehmen geschaffen wird. Die Risiken können jedoch erheblich sein:
- Unerlaubte Ausgaben und Betrug: Nicht zugelassene kleine Anbieter erhöhen die Wahrscheinlichkeit, dass Rechnungen und Ausgaben nicht den Vorschriften entsprechen.
- Risiko der falschen Klassifizierung von Arbeitnehmern: Kleinere Zulieferer können ein erhebliches Maß an Risiko der falschen Klassifizierung von Arbeitnehmern in Ihr Unternehmen einbringen (z. B. die falsche Einstufung von W-2-Mitarbeitern als unabhängige Auftragnehmer), was enorme Strafen und Bußgelder nach sich zieht.
- Risiko der Nichteinhaltung von Vorschriften: Die Sicherstellung der Einhaltung interner Richtlinien, externer Gesetze und spezifischer Versicherungsanforderungen durch kleine Anbieter wird zu einer manuellen, zeitintensiven Belastung.
Umsetzung einer Strategie für kleine Anbieter
Eine erfolgreiche Zusammenarbeit mit kleinen Lieferanten beginnt mit einem soliden, konformen Plan, der in Ihren P2P-Prozess integriert ist. Zu den Überlegungen für die Implementierung sollten gehören:
- Automatisierte Lieferantenvalidierung: Digitale Einrichtung von Lieferanten, Validierung aller Unterlagen (Geschäftslizenzen, Versicherungen, Lohnsteuerberichte).
- Überprüfung und Klassifizierung von Ressourcen: Sicherstellen, dass die Ressourcen, die in Ihrem Namen Dienstleistungen vom Lieferanten erbringen, ordnungsgemäß überprüft und angemessen eingestuft werden (insbesondere W-2s vs. 1099s).
- End-to-End-Kontrolle: Integrieren Sie die Anforderungen für die Bezahlung von Lieferanten und die Steuerberichterstattung am Jahresende direkt in Ihre Verwaltungslösung.
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