Seit den 1990er Jahren hat das personalbezogene Risiko stetig zugenommen. Der stürmische Wandel in der Art der Beschäftigung seit der Pandemie hat jedoch sowohl das Risiko als auch die beschäftigungsbezogenen Compliance-Belange massiv erhöht.
Dies ist zum Teil auf die dramatischen Veränderungen in der Art und Weise zurückzuführen, wie wir Menschen beschäftigen. Die Nachfrage nach neuen Arbeitsformen und ein knapper Talentpool haben dazu geführt, dass vermehrt unabhängige Auftragnehmer eingesetzt werden, was neue Herausforderungen für die Einhaltung der Vorschriften mit sich bringt. Es herrscht große Verwirrung in Bezug auf die Einstufung von Arbeitnehmern, die Gesetze der einzelnen Bundesstaaten, die Durchsetzung der Vorschriften des IRS und des Arbeitsministeriums sowie die Besteuerung und Berichterstattung für unabhängige Auftragnehmer. Diese Verwirrung erhöht das Risiko für Unternehmen im ganzen Land und auf der ganzen Welt.
Zu Beginn der Planung für das Jahr 2023 ist es für Führungskräfte von Vorteil, neue Mitarbeiterdefinitionen ernst zu nehmen und zu analysieren, wie Partnerschaften die Risiko- und Compliance-Programme Ihres Unternehmens unterstützen können.
Unabhängige Auftragnehmer: Die unscharfe Klassifizierungslandschaft
Unternehmen verstoßen vor allem dann gegen die Vorschriften, wenn sie unabhängige Auftragnehmer oder IK einsetzen. Die korrekte Einstufung von Arbeitnehmern als Teilzeit- oder Vollzeitbeschäftigte im Gegensatz zu Auftragnehmern wird nicht durch einen einzigen Faktor bestimmt, z. B. ob Sie vor Ort arbeiten oder Ihren eigenen Laptop bereitstellen müssen. Stattdessen gibt es eine Vielzahl von Antworten, die es zu finden gilt, und eine Vielzahl von Beweisen, durch die man sich durcharbeiten muss.
Sowohl in den USA als auch in Kanada steht das Durchsuchen der Qualifikationen für ICs ganz oben auf der Risikoliste für Einstellungsfehler. Dafür gibt es zwei Gründe: Die Regeln ändern sich, und die Beschreibungen sind verwirrend. Der IRS listet allein 20 Faktoren für die Beschäftigung auf, die zu berücksichtigen sind, und die verschiedenen Beschäftigungskategorien der einzelnen Bundesstaaten können selbst den sorgfältigsten Personalverantwortlichen verwirren. Und in Kanada kann es Angestellte, unabhängige Auftragnehmer und sogar abhängige Auftragnehmer geben.
Es ist wichtig, dass die richtige Einstufung nicht nur für das System Ihres Landes, sondern auch für jeden einzelnen Bundesstaat und jede einzelne Provinz vorgenommen wird. Es gibt keinen einzelnen Faktor, der den korrekten Klassifizierungsstatus bestimmt, sondern es kommt auf die Häufigkeit der Antworten und Beweise an.
Partner-Lösungen
Immer mehr Unternehmen wenden sich an Managed-Services-Programme (MSPs), um ihr Programm für externe Mitarbeiter auszulagern und die Einhaltung der Vorschriften zu gewährleisten. Das von ihnen angebotene Fachwissen kann dazu beitragen, die Komplexität, die sich aus dem zunehmenden Einsatz von ICs ergibt, zu rationalisieren, und sogar durch Auslagerung des gesamten IC-Prozesses helfen. Die meisten Unternehmen, die diesen Artikel lesen, haben bereits einen MSP-Partner.
Diese MSP-Anbieter arbeiten ihrerseits mit ausgelagerten Agent of Record (AOR)-Dienstleistern zusammen, um spezifische Onboarding- und Offboarding-Funktionen sowie die Einhaltung nationaler und globaler Vorschriften zu gewährleisten.
Ein Agent of Record wird eingesetzt, wenn Kunden mit unabhängigen Auftragnehmern zusammenarbeiten. AOR-Dienste unterstützen sowohl den IC als auch den Kunden des MSP von Anfang bis Ende. In einigen Regionen wird dies als „Compliance für unabhängige Auftragnehmer“ bezeichnet, und die Dienstleistungen können Folgendes umfassen:
- Einstufung als unabhängiger Auftragnehmer
- Dokumentation und Management vor dem Engagement
- Pflege der Audit-Verteidigungsdatei
- Vertragsverwaltung
- Rechnungsstellung und Zahlungen
- Laufende Einhaltung
- Risikominderung und Entschädigung
AORs arbeiten direkt mit dem MSP zusammen, um diese Dienstleistungen im Namen des Unternehmens zu erbringen, was die Wahrscheinlichkeit erhöht, dass Ihr Unternehmen die Vorschriften einhält.
Für die Planung 2023 zu beachten
Wie wir bereits festgestellt haben, kann die Einhaltung der Vorschriften schwierig sein, insbesondere wenn es sich um unabhängige Auftragnehmer handelt. Es ist keine binäre Situation mehr, in der man entweder ein Arbeitnehmer oder kein Arbeitnehmer ist – die Grenzen sind fließend geworden und Nuancen sind das Gebot der Stunde.
Wenn Sie mit der Planung beginnen, sollten Sie Folgendes beachten:
- Übertragung von geistigem Eigentum: Dies ist ein komplexer Diskussionspunkt, da das geistige Eigentum auf beiden Seiten des Tisches liegt: auf der Seite des Arbeitgebers und auf der Seite des IC. Da die IK eine so besondere und oft hochrangige Rolle in der Organisation einnehmen, können sie Zugang zu Unternehmensinformationen erhalten. Die Kehrseite der Medaille ist oft, dass die IK aufgrund ihres umfangreichen Fachwissens auch ihr eigenes geistiges Eigentum mitbringen, das nicht immer dem Unternehmen zur Verfügung steht. Daher ist es wichtig, einen Prozess zu entwickeln und eine Infrastruktur aufzubauen, die das geistige Eigentum des Eigentümers schützt.
- Gesetzentwurf über die Rechte von Auftragnehmern/Gewerkschaftsbildung: Die Auftragnehmer arbeiten langsam auf eine Art „Bill of Rights“ hin, um Zugang zu denselben Rechten zu erhalten, die auch Arbeitnehmer haben. Und da die Gespräche über die gewerkschaftliche Organisierung wieder zunehmen, wird die Bewegung wahrscheinlich an Fahrt gewinnen. Dies wird zweifelsohne erhebliche Auswirkungen auf die Unternehmen haben und das Risiko erhöhen.
- Anhaltende Talentknappheit: Angesichts des anhaltenden Mangels an verfügbaren Arbeitskräften ist es für Unternehmen ratsam, ihre Talentsuche auf Länder außerhalb der USA auszudehnen. Wer eine AOR beauftragt hat, kann sein Suchgebiet auf Arbeitskräfte in anderen Regionen ausdehnen, da die AOR dafür sorgt, dass die Vorschriften eingehalten werden.
Bei der Entwicklung von Lösungen, die Ihnen helfen, vorausschauend zu planen und die Vorschriften einzuhalten, kann es darauf ankommen, den richtigen AOR-Partner auszuwählen. Eine fehlende Planung kann zur Nichteinhaltung der Vorschriften führen, was Geldstrafen und Bußgelder nach sich zieht – und oft noch Schlimmeres. Wenden Sie sich an Ihren MSP-Anbieter oder an People2.0, um mehr darüber zu erfahren, wie Sie mit einem Agent of Record sicherstellen können, dass Ihr Unternehmen bei der Beauftragung unabhängiger Auftragnehmer die Vorschriften einhält.
