Die Personalbeschaffung auf Vertragsbasis hat Konjunktur. Da bereits ein Drittel der US-Beschäftigung auf befristete Stellen umgestellt wurde, war der Bedarf an Personalvermittlern noch nie so hoch wie heute. Das derzeitige globale Klima hat das Tempo des Wandels beschleunigt, da die Arbeitgeber noch mehr Flexibilität suchen.
Wenn Sie darüber nachgedacht haben, die Personalvermittlung in Ihr Unternehmen aufzunehmen oder sogar Ihr eigenes Unternehmen zu gründen, ist jetzt ein guter Zeitpunkt. Bevor Sie jedoch loslegen, sollten Sie sich gründlich informieren.
Einer der komplexeren Aspekte kann der Umgang mit der Gehaltsabrechnung sein. Wir haben unser Fachwissen genutzt, um einige der häufigsten Fragen zum Thema Gehaltsabrechnung und Vertragsrekrutierung für Sie zu beantworten.
F: Was sind „Bezahlgebühren“?
Der Begriff “ Lohnkosten“ bezieht sich ganz einfach auf die Kosten der Gehaltsabrechnung. Man spricht auch von der Lohnsummenlast.
F: Was sind die Bestandteile der Lohnsummenbelastung?
Wenn Sie von Lohnkosten sprechen, denken Sie wahrscheinlich an Gehälter oder Löhne. Das ist jedoch nur eine Komponente der Lohnkosten. Die Kosten der Lohn- und Gehaltsabrechnung setzen sich aus vielen Komponenten zusammen, die alle richtig berechnet werden müssen.
Was sind diese Komponenten? Das müssen Sie berücksichtigen:
- Steuern und Steuerabzüge
- Leistungen und Leistungsverwaltung
- Entschädigung von Arbeitnehmern
Je nach Unternehmen, Branche und Gerichtsbarkeit können auch andere Aspekte eine Rolle spielen. In einigen US-Bundesstaaten müssen Sie z. B. auch die Arbeitslosenversicherung berücksichtigen. In den meisten kanadischen Provinzen müssen Sie das Urlaubsgeld und den bezahlten Urlaub berechnen und zurückstellen.
Wenn Sie mit einem Arbeitgeber (Employer of Record, EOR) oder einem anderen Partner zusammenarbeiten, sollten Sie sicherstellen, dass Ihre Aufschlagsberechnungen die Gesamtheit Ihrer Lohnkosten berücksichtigen. Auf diese Weise können Sie alle Lohn- und Gehaltsverpflichtungen abdecken und trotzdem einen Gewinn aus der Vermittlung von Leiharbeitnehmern über Ihre Agentur erzielen.
F: Benötigen Sie die Arbeiterunfallversicherung nur für Ihren Heimatstaat?
Wenn Sie Vertragsarbeiter in mehreren Staaten beschäftigen wollen, benötigen Sie für jeden Staat, in dem Sie tätig werden wollen, eine Arbeiterunfallversicherung.
Der Grund dafür ist, dass die Leistungen der Arbeiterunfallversicherung von Staat zu Staat unterschiedlich sind. Auch die Tarife können von Staat zu Staat und von Branche zu Branche unterschiedlich sein. Außerdem müssen Sie sich in jedem einzelnen Staat für Ihre Tätigkeit registrieren lassen.
Wenn Sie planen, in mehreren Staaten tätig zu werden, kann es von Vorteil sein, mit einem Full-Service-EOR zusammenzuarbeiten. Mit ihrer Hilfe müssen Sie sich nicht um mehrere Registrierungen kümmern. Stattdessen können Sie sich darauf verlassen, dass das Team alle Ihre Back-Office-Bedürfnisse abdeckt.
F: Welche anderen Versicherungsarten benötigen Sie?
Die Arbeiterunfallversicherung kann Ihnen helfen, Ihr Unternehmen und die von Ihnen beschäftigten Arbeitnehmer zu schützen, aber sie ist nicht die einzige Versicherung, die Sie abschließen sollten. Als absolutes Minimum sollten Sie auch eine allgemeine Haftpflichtversicherung abschließen, um Ihr Unternehmen zu schützen.
Für einige Agenturen kann auch eine Kfz-Versicherung sinnvoll sein. Andere, die sich auf die Vermittlung bestimmter Arten von Fachkräften spezialisiert haben, sollten sich nach Policen umsehen, die speziell diese Aufgaben abdecken. Strafrechtliche Risiken und Berufshaftpflicht sowie Fehler- und Unterlassungsversicherungen sind gute Optionen, die man prüfen sollte.
Eine Dachpolice ist oft die wirtschaftlichste Lösung, da sie mehrere Bereiche abdeckt. Da die Policen gebündelt werden, bietet sie nicht nur mehr Versicherungsschutz, sondern auch mehr Kosteneffizienz.
F: Sollten Sie Excel oder Outlook für die Bewerberverfolgung verwenden?
Es kann verlockend sein, die Technologie zu nutzen, die Ihnen bereits zur Verfügung steht, um Bewerber zu erfassen. Wenn Sie Microsoft Office verwenden, ist es einfach, eine neue Tabelle in Excel zu öffnen, um Informationen über Bewerber manuell zu erfassen und zu aktualisieren. Sie können auch auf Freeware wie Google Sheets zurückgreifen.
Das Problem bei dieser Lösung ist, dass sie nicht die beste Lösung ist, die Ihnen zur Verfügung steht. Es gibt bessere Lösungen, die speziell auf die Bedürfnisse der Personalbeschaffungsbranche zugeschnitten sind und viel leistungsfähigere Tools bieten, die Sie bei der effizienteren Verfolgung von Bewerbern unterstützen. Diese Tools können Ihnen dabei helfen, die zeitaufwändige Dateneingabe und -aktualisierung zu automatisieren, die Berichterstellung und die Business Intelligence zu verbessern und möglicherweise sogar eine Verbindung zu anderer von Ihnen verwendeter Software herzustellen.
Jedes dieser hochwertigen, benutzerfreundlichen, cloudbasierten Systeme kann Ihre Verfahren verbessern. Und das wiederum wird das Wachstum Ihres Unternehmens fördern.
F: Was gehört zu einer angemessenen Zeit- und Gehaltserfassung?
Sie müssen sicherstellen, dass Sie die Zeit der Vertragsarbeiter und Ihre Lohn- und Gehaltsabrechnung überwachen. Die Bereitstellung von Zeitkarten oder Zeiterfassungssoftware ist oft der erste Schritt. Sie sollten auch geeignete Verfahren einführen, um sicherzustellen, dass die Zeit korrekt erfasst wird. Sie sollten sowohl mit Ihren Kunden als auch mit den Arbeitnehmern entsprechende Verfahren festlegen.
Die Gehaltsabrechnung erfordert eine genaue Zeiterfassung und die Berechnung der aufgelaufenen Löhne. Dann müssen Sie Steuern, Einbehaltungen und andere Kosten berechnen. Schließlich muss die Lohn- und Gehaltsabrechnung rechtzeitig verwaltet werden, um sicherzustellen, dass die Lohn- und Gehaltsüberweisungen pünktlich erfolgen und die Arbeitnehmer zu dem Zeitpunkt bezahlt werden, zu dem sie laut Vertrag bezahlt werden sollen.
F: Wie unterscheidet sich die Bezahlung von Leiharbeitern von der von Festangestellten?
Der Hauptunterschied zwischen Vertragsarbeitsverhältnissen und unbefristeten Arbeitsverhältnissen besteht darin, dass Sie jede Woche für die Lohn- und Gehaltsabrechnung aufkommen müssen, und zwar so lange, wie der Arbeitnehmer beschäftigt ist. Wenn Sie mit Ihren Kunden Nettozahlungsbedingungen von 30 Tagen haben, müssen Sie vier Wochen lang die Lohnkosten vorstrecken, bevor Sie ein Einkommen vom Kunden sehen.
Dies kann eine große Belastung und sogar ein Risiko darstellen, aber eine strenge Kreditgenehmigungspraxis kann Ihnen helfen, Ihre Kunden zu überprüfen. Außerdem sollten Sie die Rechnungen bei Erhalt fällig stellen, um mögliche Cashflow-Probleme zu minimieren.
Möglicherweise müssen Sie Kreditfazilitäten in Betracht ziehen, um Ihre Gehaltsabrechnung oder Ihr Betriebskapital zu finanzieren. Kreditlinien, Factoring und Full-Service-Finanzierung sind alles Optionen, die Sie in Betracht ziehen sollten.
Lassen Sie sich von Experten helfen
Die Gründung eines eigenen Personalvermittlungsunternehmens oder die Aufnahme dieser Dienstleistung in Ihr bestehendes Unternehmen ist ein kluger Schritt, aber der Weg dorthin ist mit einigen Herausforderungen verbunden. Ein guter erster Schritt ist es, zu recherchieren und Antworten auf häufige Fragen zu erhalten.
Eine weitere gute Möglichkeit ist die Zusammenarbeit mit einem erfahrenen Back-Office-Anbieter. Dieser kann sein Fachwissen nutzen, um Ihr Unternehmen beim Wachstum zu unterstützen.
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