Fragen, die Sie stellen sollten, bevor Sie einem Anbieter Ihr Auftragnehmerprogramm anvertrauen
Laut einer Studie der ManpowerGroup haben bis zu 75 % der Unternehmen Schwierigkeiten, Stellen zu besetzen. Freiberufler tragen dazu bei, diese Lücke zu schließen, indem sie die Fachkenntnisse und Kapazitäten bereitstellen, die für die erfolgreiche Umsetzung von Projekten erforderlich sind.
Die Zusammenarbeit mit Freiberuflern ist besonders wertvoll für Unternehmen, die Wert auf Flexibilität legen. Anstatt Festangestellte einzustellen, können Unternehmen den Einsatz von Freiberuflern je nach den sich ändernden geschäftlichen Anforderungen nach oben oder unten anpassen.
Zwar liegen die Vorteile des Einsatzes von Auftragnehmern auf der Hand, doch kann deren vorschriftsmäßige Beauftragung komplex sein, insbesondere wenn sie über Landes-, Provinz- oder Landesgrenzen hinweg rekrutiert werden. Glücklicherweise vereinfacht der richtige „agent of record (AOR)“ den Prozess, indem er viele der komplexen Backoffice-Aufgaben übernimmt, die für die Beauftragung von Auftragnehmern erforderlich sind. Hier stellen wir Ihnen wichtige Überlegungen vor, die Ihnen helfen sollen, einen idealen AOR-Partner zu finden.
Beginnen Sie mit dem Programm für unabhängige Auftragnehmer, das Sie unterstützen müssen
Bevor Sie AORs vergleichen, legen Sie fest, welches Programm für freiberufliche Mitarbeiter dieser unterstützen soll.
Beginnen Sie mit der Größe und Form. Soll das AOR eine kleine Gruppe von Spezialisten unterstützen, die an einem Projekt arbeiten, oder Auftragnehmer, die in verschiedenen Geschäftsbereichen tätig sind? Überlegen Sie, wie viele Auftragnehmer Unterstützung benötigen und inwieweit sich diese Zahl mit dem Beginn und dem Ende von Projekten ändern könnte.
Es lohnt sich außerdem zu prüfen, ob der Anbieter „Employer of Record“ (EOR)-Dienstleistungen anbietet, insbesondere wenn Ihr Personalprogramm sowohl freiberufliche Auftragnehmer als auch Zeitarbeitskräfte umfasst. Bei People2.0 bieten wir sowohl AOR- als auch EOR-Dienstleistungen an, sodass Unternehmen diese verschiedenen Beschäftigungsformen über einen einzigen Partner verwalten können.
Sie müssen Experten für die Einstufung und die Einhaltung von Vorschriften bei Auftragnehmern sein
Die Einhaltung der Vorschriften für unabhängige Auftragnehmer ist komplex, da es keinen universellen Ansatz gibt, der in allen Rechtsordnungen und bei allen Auftragsverhältnissen funktioniert.
In den USA beispielsweise wenden verschiedene Bundesstaaten unterschiedliche Methoden an, um zu entscheiden, ob jemand als unabhängiger Auftragnehmer behandelt werden kann. In Kalifornien muss ein Auftrag alle Bedingungen des ABC-Tests erfüllen. New York wendet einen anderen Rahmen an, bei dem im Mittelpunkt steht, inwieweit das Unternehmen Aufsicht und Kontrolle über den Arbeitnehmer ausübt. Ein für eine Rechtsordnung konzipiertes Einstufungsverfahren lässt sich daher nicht einfach auf eine andere übertragen.
Compliance ist zudem niemals eine einmalige Aufgabe. Wenn sich die Rolle des Auftragnehmers oder die Art und Weise, wie dessen Arbeit gesteuert wird, ändert, erfüllt das Arbeitsverhältnis möglicherweise nicht mehr die Einstufungsanforderungen. Der AOR sollte daher über solide Compliance-Prüfungen verfügen, um sicherzustellen, dass Auftragnehmer korrekt eingestuft werden, insbesondere wenn sich das Arbeitsverhältnis weiterentwickelt.
Menschliches Fachwissen ist entscheidend für die Verringerung des Risikos einer falschen Einstufung
Eine falsche Einstufung von Auftragnehmern kann zu erheblichen Geldstrafen führen und den Ruf eines Unternehmens schädigen. Um dieses Risiko zu verringern, bedarf es einer Person, die die einschlägigen Gesetze und die Einzelheiten des Auftrags auslegen kann.
Technologie kann Informationen strukturieren und potenzielle Probleme aufzeigen. Sie kann jedoch keine Unklarheiten in Regeln beseitigen oder entscheiden, wie widersprüchliche Fakten gegeneinander abgewogen werden sollen. Bei einem menschengeführten AOR-Prozess werden lokale Compliance-Experten in die endgültige Entscheidung einbezogen, wobei die Technologie deren Urteilsvermögen unterstützt.
Diese Experten sollten zudem eine überprüfbare und nachvollziehbare Dokumentation der Bewertung erstellen. Wird die Einstufung angefochten, hilft dieser Nachweis dem Unternehmen zu zeigen, wie die Schlussfolgerung zustande kam und dass der korrekte Überprüfungsprozess eingehalten wurde.
Wählen Sie einen AOR mit globaler Reichweite und lokaler Expertise
Die Zusammenarbeit mit einer einzigen AOR über mehrere Länder hinweg bietet einem Unternehmen ein koordiniertes Programm und einen einzigen Ansprechpartner. Außerdem erleichtert dies die Expansion, da das Unternehmen nicht jedes Mal, wenn es in einen neuen Markt eintritt, einen neuen Anbieter beauftragen muss.
Die von Ihnen gewählte AOR sollte in jedem Markt über Experten vor Ort verfügen, die mit den sich ständig ändernden lokalen Vorschriften Schritt halten. Sie sollten zudem die kulturellen Normen verstehen, die beeinflussen, wie Auftragnehmer am liebsten kommunizieren und Unterstützung erhalten. Ohne lokale Einblicke kann eine AOR bei Änderungen der Compliance-Vorgaben ins Hintertreffen geraten oder unnötige Reibungspunkte schaffen.
Stellen Sie sicher, dass die AOR mit Ihrem bestehenden Programm zusammenarbeiten kann
Die Plattform des AOR sollte den gesamten Lebenszyklus eines Auftragnehmers abdecken – von der Einstufung und dem Vertragsmanagement über die Einarbeitung bis hin zur Bezahlung und zum Ausscheiden. Ihr Team sollte den Status jedes einzelnen Auftrags sowie alle Maßnahmen, die ergriffen werden müssen, einsehen können. Je besser Sie den Überblick über Ihre Belegschaft haben, desto einfacher ist es, Kosten und Compliance-Risiken zu minimieren.
Die Plattform muss zudem mit den Systemen kompatibel sein, die Ihr Unternehmen bereits nutzt. Der Informationsfluss zwischen der AOR und den Tools, die von Ihren Mitarbeitern sowie den Teams in den Bereichen Beschaffung und Finanzen verwendet werden, sollte reibungslos funktionieren.
Viele Unternehmen greifen zudem auf Managed-Service-Provider (MSP) oder Personaldienstleister zurück. Die AOR muss sich mit diesen Partnern abstimmen und klar festlegen, wer für die einzelnen Schritte zuständig ist. Andernfalls muss Ihr Team ständig Nachrichten weiterleiten und Probleme zwischen den Anbietern klären.
Viele Unternehmen greifen zudem auf Managed-Service-Provider (MSP) oder Personaldienstleister zurück. Die AOR muss sich mit diesen Partnern abstimmen und klar festlegen, wer für die einzelnen Schritte zuständig ist. Andernfalls muss Ihr Team ständig Nachrichten weiterleiten und Probleme zwischen den Anbietern klären.
Fünf Fragen, die Sie einem potenziellen AOR stellen sollten
Es gibt viele Fragen, die es sich lohnt zu stellen, bevor man sich für einen AOR entscheidet. Als Ausgangspunkt fassen die folgenden fünf Fragen die Anforderungen des Unternehmens in Kernfragen zusammen, die jedem Anbieter gestellt werden sollten:
- Können Sie den aktuellen Bedarf an Ländern und Auftragnehmern sowie unsere voraussichtliche Expansion abdecken?
- Wie bewerten und dokumentieren Ihre Experten die einzelnen Einstufungen, und was löst eine Neubewertung aus?
- Werden in jedem Markt lokale Experten zur Verfügung stehen, um regulatorische Änderungen zu erläutern und unsere Auftragnehmer zu unterstützen?
- Wie wird Ihre Plattform Verträge, die Einarbeitung neuer Mitarbeiter und Zahlungen verwalten, während sie mit unseren bestehenden Systemen und Personalpartnern zusammenarbeitet?
- Zu welchen Servicelevels verpflichten Sie sich, und welche Nachweise belegen, dass Sie diese bei einem Programm unserer Größenordnung einhalten können?
Partnerschaft mit People2.0, einem bewährten AOR-Partner
Bei People2.0 unterstützen wir seit mehr als 25 Jahren globale Personalprogramme. Unsere EOR- und AOR-Dienstleistungen für Unternehmen genießen das Vertrauen von Fortune-500-Unternehmen und zeichnen sich durch die Kompetenzen aus, die Sie von einem zuverlässigen Partner erwarten dürfen:
- Von Experten geleitete Compliance: Lokale Compliance-Spezialisten wenden bei jedem Auftrag die aktuellen Vorschriften für Auftragnehmer an, wobei ihre Arbeit durch integrierte Technologie unterstützt wird.
- Umfassende globale Abdeckung: Beauftragen Sie unabhängige Auftragnehmer in über 130 Märkten unter Einhaltung aller Vorschriften.
- Bewährte Erfahrung in großem Maßstab: Wir führen jährlich über 10.000 Bewertungen unabhängiger Auftragnehmer durch – ohne eine einzige Fehlklassifizierung in allen Regionen.
- Zuverlässige Backoffice-Infrastruktur: Wir verwalten Verträge, die Einarbeitung neuer Mitarbeiter, Rechnungen und Zahlungen und entlasten so Ihre internen Teams erheblich.
Ganz gleich, ob Sie in neue Märkte expandieren oder ein bestehendes Partnerprogramm ausbauen möchten – People2.0 verfügt über das Fachwissen und die Infrastruktur, um Sie dabei zu unterstützen.
Kontaktieren Sie uns, um Ihre AOR-Anforderungen zu besprechen.
FAQs
Wie kann ein Unternehmen eine Auswahlliste potenzieller Anbieter für das „Agent of Record“-Programm erstellen?
Zunächst sollten die Größe, die Standorte und die Anforderungen des Auftragnehmerprogramms definiert werden, das der AOR-Anbieter unterstützen soll. Anschließend kann das Unternehmen einen Anbieter auswählen, dessen Abdeckung und Dienstleistungen diesen Anforderungen am besten entsprechen.
Nach welchen Kriterien sollten Unternehmen AOR-Anbieter vergleichen?
Vergleichen Sie die in die engere Wahl gekommenen Anbieter anhand ihrer Compliance-Kompetenz, ihrer lokalen Kenntnisse, ihrer Plattformfunktionen und ihrer Erfahrung mit großen Projektvolumina. Anhand dieser Kriterien lässt sich erkennen, ob ein AOR Auftragnehmer korrekt klassifizieren und das Programm zuverlässig betreiben kann.
Wie sollte ein AOR mit einem MSP oder Personaldienstleister zusammenarbeiten?
Ein AOR sollte die erforderlichen Informationen mit dem MSP oder den Personaldienstleistern eines Unternehmens austauschen und klarstellen, wer für den jeweiligen Schritt verantwortlich ist. Dies trägt dazu bei, Verzögerungen und Doppelarbeit zu vermeiden.
Welche Nachweise sollte ein Unternehmen beim Vergleich von AOR-Anbietern einfordern?
Verlangen Sie Nachweise dafür, dass der Anbieter ähnliche Auftragnehmerprogramme zuverlässig verwaltet hat. Unternehmensreferenzen und Leistungsdaten können zeigen, ob der Anbieter in dem erforderlichen Umfang arbeitet, während Angaben zur Compliance klar darlegen sollten, welche Dienstleistungen und welche Arbeitnehmergruppen sie abdecken.
Was sollte ein Unternehmen von einer AOR-Plattform erwarten?
Eine AOR-Plattform sollte dem Unternehmen einen klaren Überblick über seine Auftragsbeziehungen zu Dienstleistern verschaffen, einschließlich der an den Anbieter ausgelagerten Arbeiten. Sie sollte den aktuellen Stand jedes einzelnen Auftrags anzeigen, alles kennzeichnen, was das Unternehmen genehmigen muss, und Informationen mit den bestehenden Systemen austauschen.
