Die US-Steuerbehörde Internal Revenue Service (IRS) und viele andere Bundes- und Landesbehörden sind zunehmend besorgt über die korrekte Einstufung von Arbeitnehmern sowie über die grassierende Fehlklassifizierung von Arbeitnehmern. Mit dem explosionsartigen Wachstum der unabhängigen Arbeitskräfte und der Gig-Economy werden das Interesse der Regulierungsbehörden und die Prüfung der Arbeitgeberpraktiken nur noch zunehmen.
Einige Hintergrundinformationen zur Fehlklassifizierung von Arbeitnehmern
Fast jedes Unternehmen hat regelmäßig Mitarbeiter. Mit jedem Gehaltsscheck behält das Unternehmen die Lohnsteuer ein und führt diesen Betrag an die Steuerbehörde ab. Am Ende des Jahres erhält der Arbeitnehmer ein W-2-Formular, in dem die einbehaltenen Steuern, Sozialversicherungsbeiträge usw. aufgeführt sind, die in seinem Namen an die Regierung gezahlt wurden. Zusätzlich zu diesen Lohnsteuern des Arbeitnehmers zahlt auch der Arbeitgeber Steuern an die Regierung.
Viele Unternehmen setzen auch eine andere Kategorie von Arbeitnehmern ein, die als unabhängige Auftragnehmer eingestuft werden. Diese Arbeitnehmer werden anders bezahlt. Sie erhalten einen Bruttobetrag und sind selbst dafür verantwortlich, dass sie ihre Steuern an das Finanzamt abführen. Das Unternehmen meldet diese Einkünfte dem Arbeitnehmer und der Regierung am Jahresende über ein 1099-Formular.
Hier liegt die Herausforderung für die IRS: Sie ziehen es vor, die Einkommenssteuer von einer einzigen Quelle zu erheben, nämlich vom Arbeitgeber. Das ist bei W-2-Angestellten der Fall. Bei unabhängigen Auftragnehmern, die mit dem Formular 1099 gemeldet werden, muss die IRS die Einkommenssteuer von jedem einzelnen Arbeitnehmer einfordern. Dies bedeutet einen erheblichen Verwaltungsaufwand für die Steuerbehörde, die nicht nur die Zahlungen einzieht, sondern auch die einzelnen Steuererklärungen prüft, um sicherzustellen, dass die Abzüge und Steuerzahlungen korrekt sind. Dies kann häufig zu einem geringeren Steueraufkommen führen, da einige Arbeitnehmer das Geld ausgegeben haben, das sie eigentlich für ihre geschätzten Steuerzahlungen hätten verwenden sollen.
Um diesen Verwaltungsaufwand zu beheben und die Steuereinnahmen zu erhöhen, bevorzugt die IRS (ähnlich wie ihr Partner, das Arbeitsministerium) die Einstufung von Arbeitnehmern als Angestellte gegenüber unabhängigen Auftragnehmern.
Wenn der IRS beschließt, die Einstufungspraktiken eines Unternehmens zu untersuchen, kann er dies rückwirkend tun – der Arbeitgeber muss bis zu drei Jahre zurückgehen. Wird eine falsche Einstufung des Arbeitnehmers festgestellt, kann die IRS das Unternehmen auffordern, alle Steuern des unabhängigen Auftragnehmers so zu zahlen, als ob er ein Angestellter des Unternehmens gewesen wäre, zuzüglich Strafen und Zinsen, selbst wenn der Arbeitnehmer diese Steuern bereits gezahlt hat. Auch für den Arbeitnehmer besteht ein Risiko, da einem neu eingestuften unabhängigen Auftragnehmer möglicherweise Vorsteuerabzüge (z. B. für ein häusliches Arbeitszimmer, SEP-IRA usw.) verweigert werden und er gezwungen ist, geänderte Steuererklärungen für die fraglichen Jahre einzureichen.
Warum ist die falsche Einstufung von Arbeitnehmern ein Problem? Warum kümmern sich Bundes- und Landesbehörden um Arbeitnehmer, die fälschlicherweise als unabhängige Auftragnehmer eingestuft werden?
Klassifizierung von Arbeitnehmern Finanzielle Anreize
Arbeitgeber können sich dafür entscheiden, Arbeitnehmer als unabhängige Auftragnehmer einzustufen, um:
- Sparen Sie den Arbeitgeberanteil an der Sozialversicherung und der Medicare-Lohnsteuer.
- Sie müssen den Arbeitnehmer nicht in die Kranken- und Rentenversicherungspläne des Unternehmens einbeziehen.
- Sie müssen keine staatlichen Arbeitslosensteuern zahlen.
- Erleichterung der Beendigung eines Dienstleistungsvertrags anstelle der Entlassung eines Mitarbeiters.
Das Finanzamt möchte, dass die Arbeitnehmer als Angestellte eingestuft werden, weil dies zu einer Verbesserung führt:
- Schnellere Steuereinnahmen. Arbeitgeber reichen monatlich Lohn- und Einkommenssteuern bei der IRS ein. Selbstständige Unternehmer reichen nur vierteljährlich Steuern ein.
- Höhere Steuereinnahmen. Angestellte können ihre Betriebsausgaben nicht von ihrem Einkommen abziehen. Selbständige Unternehmer können das. Dies führt zu niedrigeren Steuereinnahmen bei unabhängigen Auftragnehmern.
- Geringere Kosten für Betriebsprüfungen. Da die Arbeitgeber sich effektiv um die Steuerberechnung der Arbeitnehmer kümmern, ist die Sorge um eine mögliche Steuerhinterziehung nicht groß. Da unabhängige Auftragnehmer jedoch ihre Steuern selbst berechnen und Geschäftsausgaben absetzen können, muss das Finanzamt Ressourcen für die Prüfung ihrer Steuererklärungen bereitstellen.
Informationsaustausch und Risikokaskade
Leider kann es für ein Unternehmen, das ins Visier des IRS geraten ist, noch schlimmer werden. Der IRS gibt seine Informationen über Neueinstufungsprüfungen häufig an andere Bundes- und Landesbehörden weiter. Infolgedessen könnte ein Unternehmen auch eine zusätzliche Prüfung von einer anderen staatlichen Behörde erhalten, die eine Neueinstufung von Arbeitnehmern für Zwecke der staatlichen Steuer oder Arbeitslosigkeit anstrebt. Auch das US-Arbeitsministerium könnte eine Neueinstufung der betreffenden Arbeitnehmer anstreben, wodurch das Unternehmen einer weiteren Überprüfung der Lohn- und Arbeitszeiten ausgesetzt wäre.
Diese Neueinstufungen können auch eine Reihe von damit zusammenhängenden Problemen auslösen, wie z. B. die Überprüfung der Einwanderungsbestimmungen, die Haftung für die Entschädigung von Arbeitnehmern, bundes- und einzelstaatliche Diskriminierungsgesetze usw.
Klagen wegen falscher Einstufung von Arbeitnehmern werden häufig von verärgerten Arbeitnehmern eingereicht. Sie werden in der Regel auf eine von drei Arten ausgelöst:
- Der Arbeitnehmer meldet sich beim Staat arbeitslos. Nachdem er erfahren hat, dass nur Arbeitnehmer und nicht unabhängige Auftragnehmer Anspruch auf UI haben, macht er geltend, dass er als Arbeitnehmer hätte eingestuft werden müssen.
- Der Arbeitnehmer wird während seines Projekts verletzt und stellt einen Antrag auf Arbeiterunfallversicherung. Wenn er nicht als Selbständiger in eine Arbeitsunfallkasse eingezahlt hat, wird eine Agentur in der Regel die Einstufung als Arbeitnehmer in Frage stellen.
- Der Arbeitnehmer beschließt, proaktiv ein IRS SS-8-Formular einzureichen, um die Klassifizierung als Arbeitnehmer zu beantragen. Diese Formulare sind eine wichtige Quelle für Vor-Ort-Prüfungen durch die IRS.
Hintergrund zur Fehlklassifizierung von unabhängigen Auftragnehmern
Das Problem der falschen Einstufung von Arbeitnehmern gibt es schon seit Jahren. Aus Sicht der Bundessteuerbehörde wird die Frage, ob ein Arbeitnehmer ein unabhängiger Auftragnehmer oder ein Angestellter ist, anhand einiger gewohnheitsrechtlicher Fragen sowie anhand der IRS-Vorschriften entschieden. Die IRS betrachtet alle Arbeitnehmer als einen der folgenden Typen: unabhängige Auftragnehmer, Angestellte, gesetzliche Angestellte oder gesetzliche Nicht-Angestellte.
Zu den Pflichtarbeitnehmern gehören bestimmte Kraftfahrer (die für ihren Auftraggeber Fleisch, Gemüse, Obst oder Bäckereiprodukte, andere Getränke als Milch oder Wäscherei- und Reinigungsdienste vertreiben und weitere Voraussetzungen erfüllen), Lebensversicherungsverkäufer, Heimarbeiter und andere Verkäufer.
Zu den gesetzlich nicht Beschäftigten gehören qualifizierte Immobilienmakler und Direktverkäufer. Sie werden als unabhängige Auftragnehmer behandelt.
Bei allen anderen Arbeitnehmern müssen die Arbeitgeber gemäß dem Internal Revenue Code zunächst die Grundsätze des Common Law und dann die 20 Punkte umfassende Checkliste des IRS heranziehen, um eine Entscheidung treffen zu können. Der IRS hat drei Kategorien von Beweisen identifiziert, die bei der Feststellung, ob die erforderliche Kontrolle nach dem Common Law Test vorliegt, relevant sein können, und hat illustrative Faktoren unter diesen drei Kategorien gruppiert:
- Verhaltenskontrolle
- Finanzkontrolle
- Verhältnis der Parteien zueinander
Die IRS betont, dass neben den 20 Punkten weitere Faktoren relevant sein können, dass das Gewicht der Faktoren je nach den Umständen variieren kann, dass sich relevante Faktoren im Laufe der Zeit ändern können und dass alle Fakten geprüft werden müssen. Außerdem wird darauf hingewiesen, dass nicht ein einziger Faktor für das Ergebnis ausschlaggebend ist, sondern die „überwiegende Mehrheit“ der Beweise.
Wenn der Arbeitgeber dieses verwirrende Thema nicht entziffern kann, kann er (oder, wie oben erwähnt, der Arbeitnehmer!) ein Formular SS-8, Feststellung des Arbeitnehmerstatus für Zwecke der Bundesarbeits- und Einkommenssteuereinbehaltung, bei der IRS einreichen, und die IRS wird eine Entscheidung für ihn treffen!
Wenn ein Arbeitgeber einen unabhängigen Auftragnehmer ohne vernünftigen Grund falsch einstuft, haftet er für nicht oder zu wenig einbehaltene Lohn- und Einkommenssteuern sowie für mögliche Strafen und Bußgelder, wenn die Handlung vorsätzlich oder ungeheuerlich war.
Schlussfolgerung
Unterm Strich bevorzugt die IRS (wie auch das DOL und viele staatliche Behörden) die Einstufung von Arbeitnehmern als Angestellte. Die Beweislast dafür, dass ein Arbeitnehmer ein unabhängiger Auftragnehmer ist, liegt beim Arbeitgeber. Glücklicherweise können Unternehmen auf Experten für die Einhaltung von Vorschriften für unabhängige Auftragnehmer und die Einstellung von Mitarbeitern zurückgreifen, wie z. B.
