Die komplizierte Welt der Lohn- und Gehaltsabrechnung an einem neuen Standort kann eine überwältigende Erfahrung sein. Als globaler Employer of Record (EOR) und Agent of Record (AOR) kennt People2.0 die Compliance-Risiken und den Verwaltungsaufwand, der mit der Verwaltung der Gehaltsabrechnung über Grenzen hinweg und im Ausland verbunden ist.
Diese Belastung wird durch das Fehlen einer umfassenden Gehaltsabrechnungssoftware, die den komplexen Steuer- und Gehaltsabrechnungsanforderungen in jedem Land gerecht wird, noch verstärkt.
| Hongkong | Frankreich | Vereinigte Staaten | |
| Überstunden | Keine Verpflichtung zur Zahlung | Entmutigt (nicht Teil des Gehalts) | Erforderlich für stundenweise Beschäftigte |
| Krankengeld | Obligatorische Lohnfortzahlung im Krankheitsfall | Obligatorische Lohnfortzahlung im Krankheitsfall | Kein föderales Mandat |
| Feiertage | 13 obligatorische bezahlte Feiertage (17 insgesamt bis 2030) | 11 obligatorische bezahlte Feiertage | Keine obligatorischen gesetzlichen Feiertage |
| Arbeitsverträge | Nicht erforderlich | Erforderlich | Nicht erforderlich |
Dies ist nur ein kleiner Einblick in die komplexe Reihe von Überlegungen zur Lohn- und Gehaltsabrechnung, die Unternehmen bei der Verwaltung von Arbeitnehmern in verschiedenen Ländern anstellen müssen.
Wir bei People2.0 verfügen über mehr als zwei Jahrzehnte Erfahrung und Fachwissen, um sicherzustellen, dass unsere Kunden die arbeitsrechtlichen Vorschriften einhalten, unabhängig von Standort, Art des Arbeitnehmers oder Arbeitsvereinbarung. In diesem Beitrag geben wir einen Einblick in vier Schlüsselbereiche der Lohn- und Gehaltsabrechnung, die aufgrund ihrer länderspezifischen Unterschiede Recherchen und Sorgfalt erfordern: Steuern, Sozialleistungen, Arbeitnehmerentschädigung und Bankanforderungen.
1. Gehaltsabrechnung und Steuern
Jedes Land hat unterschiedliche Steuervorschriften und Anforderungen. Unternehmen, die Niederlassungen im Ausland eröffnen, sind sich manchmal nicht bewusst, dass Mitarbeiter, die in ein anderes Land gehen, dort Steuern zahlen und alle Vorschriften einhalten müssen, auch wenn die Entsendung nicht dauerhaft ist.
Es kann zwar verlockend sein, Kosten zu sparen, indem man die Lohn- und Gehaltsabrechnung intern durchführt, aber das birgt ein großes Risiko für Ihr Unternehmen und möglicherweise auch für Ihren Gewinn. Ihr internes Lohnbuchhaltungsteam hat möglicherweise nicht die nötige Erfahrung, um die Lohnbuchhaltung in einem anderen Land durchzuführen, und das wird riskant, wenn es die für die internationale Lohnbuchhaltung erforderlichen Überlegungen nicht kennt.
Nicht nur die Steuergesetze unterscheiden sich von Land zu Land, auch andere Details sind von Land zu Land verschieden. Es gibt Unterschiede in der Art und Weise, wie und wann Arbeitnehmer bezahlt werden, was auf einer Gehaltsabrechnung aufgeführt werden sollte und ob ein Arbeitnehmer per direkter Einzahlung oder per Papierlohnscheck bezahlt werden muss.
An dieser Stelle kommt ein EOR (employer of record) ins Spiel. Wir von People2.0 haben kürzlich einem in den USA ansässigen Personaldienstleister geholfen, indem wir als EOR für einen Kunden fungierten, der einen Zeitarbeiter in Hongkong einsetzte. Das Personaldienstleistungsunternehmen hatte keine Niederlassung in Hongkong und war sich nicht sicher, wie es diese Vermittlung handhaben sollte.
Da People2.0 über ein Team in Hongkong verfügt, waren wir in der Lage, die Gehaltsabrechnung für den Arbeitnehmer rechtskonform abzuwickeln, d. h. Steuern, Registrierung, Bankanforderungen und andere Angelegenheiten wurden effizient und legal abgewickelt.
Die Zusammenarbeit mit einem Experten, der in dem Land ansässig ist, in dem Sie geschäftlich tätig werden wollen, spart Zeit und mindert das Risiko, da er mit all diesen Varianten bereits vertraut ist.
2. Vorteile
Gesundheitsfürsorge und andere Leistungen werden in den einzelnen Ländern auf unterschiedliche Weise erbracht, was die Lohn- und Gehaltsabrechnung noch komplexer macht. Staatliche Gesundheitsversorgung und andere Leistungen sind in vielen Ländern die Norm, aber es gibt auch Unterschiede. Wenn Ihr Unternehmen beispielsweise in den USA ansässig ist, sind Sie vielleicht mit dem Konzept der Privatversicherung vertraut und können entsprechend budgetieren, aber in einigen Ländern sind Leistungen vorgeschrieben, die in den Vereinigten Staaten als optional gelten.
Wenn Sie die Lohn- und Gehaltsabrechnung für Arbeitnehmer im Ausland intern abwickeln wollen, müssen Sie Ihre Hausaufgaben in Bezug auf die Verteilung der Leistungen und die Anforderungen des Arbeitgebers in dem Land, in dem Sie tätig werden wollen, machen. Auch hier kann das Outsourcing an einen globalen Talentpartner mit lokalen Experten in diesen Ländern helfen.
People2.0 half beispielsweise einem Personaldienstleister, der einen lokalen Partner in Singapur benötigte, um ein Projekt mit einem großen US-Technologieunternehmen zu unterstützen. Die Talente waren vorhanden, aber der Personaldienstleister hatte keine lokalen Ressourcen, um die Personalverwaltung, die Gehaltsabrechnung, die Verwaltung der Sozialleistungen, die Bereitstellung der Ausrüstung und andere Aufgaben zu unterstützen. Mit People2.0 als EOR wurden die Details geklärt, und das Technologieunternehmen konnte expandieren.
3. Arbeiterunfallversicherung
In vielen Ländern gibt es spezielle Vorschriften oder Versicherungsprogramme für Arbeitsunfälle und Berufskrankheiten. In einigen Ländern übernimmt der Staat die Kosten für verletzte Arbeitnehmer, aber die Unterschiede sind von Land zu Land sehr groß. Dies kann sich auf die Kosten für die Beschäftigung eines Arbeitnehmers auswirken und ist ein Detail, über das man sich am besten lange vor der Expansion eines Unternehmens an einen neuen Standort informiert.
Partner wie EORs übernehmen die Recherche, damit Sie es nicht tun müssen. EORs wie People2.0 verfügen über lokale Experten, die mit den Gesetzen in Bezug auf verletzte oder kranke Arbeitnehmer vertraut sind, so dass Sie sich keine Sorgen machen müssen, dass Sie irgendwelche Details übersehen. Ihr Wissen und ihre Erfahrung tragen dazu bei, Risiken zu minimieren und sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen die Vorschriften einhält, während es weltweit expandiert.
4. Anforderungen an das Bankkonto
Die Auszahlung der Gelder an die Mitarbeiter am Zahltag ist keine Kleinigkeit, insbesondere wenn Sie Mitarbeiter in mehreren Ländern beschäftigen. Wie bei anderen Details der Lohn- und Gehaltsabrechnung kommt es auch hier auf das Know-how im jeweiligen Land an. In einigen Ländern müssen die Arbeitnehmer über Banken in den Ländern bezahlt werden, in denen sie beschäftigt sind, und die Dinge können sogar noch komplizierter werden, wenn es um Territorien geht.
Nehmen Sie zum Beispiel Puerto Rico. Da das nicht inkorporierte Territorium immer noch ein Teil der Vereinigten Staaten ist, sind seine Bürger rechtlich gesehen US-Bürger. Das Gesetz besagt jedoch, dass Unternehmen, die Arbeitnehmer mit Sitz in Puerto Rico bezahlen, eine Bank mit Sitz auf der Insel nutzen müssen.
Ziemlich kompliziert, oder? Aber leider ist es für die Expansion notwendig. Sie können Ihr Unternehmen in einem neuen Land nicht ausbauen, wenn Sie nicht die Möglichkeit haben, die dort lebenden Mitarbeiter zu bezahlen. Die Gesetze sind nicht immer leicht zu durchschauen. Zögern Sie nicht, einen Partner hinzuzuziehen, der sich in der Region auskennt oder in dem Land, das Sie interessiert, ansässig ist.
Expertenhilfe für die internationale Gehaltsabrechnung
Wenn Sie erfolgreich sein wollen, brauchen Sie einen EOR-Partner mit Fachwissen und Präsenz an den Standorten, an denen Sie Mitarbeiter vermitteln. Auf diese Weise verfügen Sie über Lohnbuchhaltungsexperten, die über rechtliche und steuerliche Änderungen auf dem Laufenden sind.
People2.0 ist der EOR oder AOR für mehr als 150.000 Arbeitnehmer in mehr als 50 Ländern. Wir helfen Personaldienstleistern und Unternehmen bei der Bewältigung komplizierter Personal- und Gehaltsabrechnungen, damit sie sich auf die umsatzsteigernden Aktivitäten konzentrieren können, die sie am besten beherrschen.
Wir sind seit über 20 Jahren im Geschäft und haben 16 Audits unterstützt, ohne dass Empfehlungen aufgehoben oder Geldstrafen gezahlt wurden. Wenn Sie mit ruhigem Gewissen Einstellungen und Gehaltsabrechnungen vornehmen wollen, sind wir bereit, Ihnen zu helfen.
