Wie der „One Big Beautiful Bill Act“ die Gehaltsabrechnung, die Einhaltung von Vorschriften und die Personalstrategie für 2025 umgestaltet
Das Gesetz „One Big Beautiful Bill Act“ (H.R. 1) trat am 4. Juli 2025 in Kraft und brachte erhebliche Änderungen in der Bundessteuerpolitik mit sich, die sich direkt darauf auswirken, wie Arbeitgeber ihre Gehaltsabrechnungen verwalten, Abzüge berechnen und Leistungen an Arbeitnehmer gestalten. Da einige Bestimmungen rückwirkend zum 1. Januar 2025 in Kraft treten, sind Arbeitgeber im ganzen Land damit beschäftigt zu verstehen, was diese Änderungen für ihre Personalmanagementstrategien bedeuten.
Während das Finanzministerium und die Steuerbehörde IRS noch an der Ausarbeitung von Umsetzungsrichtlinien arbeiten, können sich Arbeitgeber bereits jetzt auf diese Änderungen vorbereiten. Im Folgenden erfahren Sie, was Unternehmer über die wichtigsten Bestimmungen und ihre Auswirkungen auf die Personalplanung wissen müssen.
Neue Steuervorteile für Überstunden von Arbeitnehmern
Eine der wichtigsten Änderungen betrifft die Art und Weise, wie Überstundenvergütungen bei der Bundeseinkommensteuer behandelt werden. Mit dem Gesetz wird ein neuer Abzug für qualifizierte Überstundenvergütung eingeführt, von dem sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer profitieren könnten.
Was gilt als abzugsfähige Überstunden
Die Gesetzgebung ermöglicht es Arbeitnehmern, qualifizierte Überstunden in den Steuerjahren 2025 bis 2028 von ihren Bundeseinkommenssteuern abzuziehen. Dieser Abzug gilt unabhängig davon, ob die Arbeitnehmer die Abzüge einzeln aufführen oder den Standardabzug in Anspruch nehmen.
Zu den wichtigsten Einschränkungen gehören:
- Maximaler Abzug von $12.500 pro Jahr (oder $25.000 für Ehepaare, die gemeinsam einreichen)
- Gilt nur für Überstunden, die nach dem Fair Labor Standards Act (FLSA) zu zahlen sind.
- Der Abzug läuft aus, wenn das geänderte bereinigte Bruttoeinkommen 150.000 $ für Einzelpersonen bzw. 300.000 $ für gemeinsam veranlagte Ehepaare übersteigt.
Wichtiger Unterschied: Nur der Prämienanteil der Überstundenvergütung ist abzugsfähig. Verdient ein Arbeitnehmer beispielsweise 20 Dollar pro Stunde für die reguläre Arbeitszeit und 30 Dollar pro Stunde für die Überstunden, kommt nur der 10-Dollar-Anteil der Prämie für den Steuervorteil in Frage.
Herausforderungen bei der Umsetzung für Arbeitgeber
Das rückwirkende Inkrafttreten führt zu unmittelbaren Überlegungen zur Einhaltung der Vorschriften. Arbeitgeber müssen qualifizierte Überstundenvergütungen gesondert auf dem Formular W-2 erfassen und melden, obwohl der IRS noch nicht festgelegt hat, welches Meldefeld zu verwenden ist.
Für das Jahr 2025 können Arbeitgeber „jede vernünftige Methode“ anwenden, um qualifizierte Überstunden zu schätzen, aber diese Übergangsregel erfordert eine sorgfältige Dokumentation und muss möglicherweise angepasst werden, sobald die endgültigen Leitlinien vorliegen. Es wird erwartet, dass das Finanzministerium in den nächsten Wochen klarere Leitlinien für die Umsetzung vorlegen wird, um Arbeitgebern bei der Bewältigung dieser Übergangszeit zu helfen.
Permanente Änderungen der Bundessteuersätze
Durch das Gesetz werden mehrere Steuervorschriften, die ursprünglich auslaufen sollten, dauerhaft beibehalten, was eine bessere Vorhersehbarkeit für die langfristige Personalplanung ermöglicht.
Standardabzug und Stabilität der Steuersätze
Steuersätze und Standardabzugsbeträge, die seit 2018 in Kraft sind, sind nun fester Bestandteil des Bundessteuergesetzes. Darüber hinaus wird mit dem Gesetz ein vorübergehender jährlicher Abzug in Höhe von 6.000 USD bis 2028 für Steuerzahler im Alter von 65 Jahren oder älter eingeführt. Dieser zusätzliche Abzug ist vom Standardabzug getrennt und gilt für alle Steuerzahler ab 65 Jahren unabhängig von der Einkommenshöhe.
Diese Dauerhaftigkeit hilft den Arbeitgebern bei der mehrjährigen Vergütungsplanung und der Gestaltung der Leistungen, insbesondere für Unternehmen mit einer großen Anzahl älterer Arbeitnehmer, die von dem zusätzlichen Abzug profitieren können.
Änderungen beim Steuerabzug für staatliche und lokale Steuern
Die bundesstaatliche Obergrenze für den Abzug von Steuern auf bundesstaatlicher und lokaler Ebene (SALT) wird ab 2025 vorübergehend von 10.000 auf 40.000 Dollar angehoben und bis 2029 an die Inflation angepasst. Diese Änderung betrifft in erster Linie Arbeitnehmer in Hochsteuerstaaten wie New York, Kalifornien und New Jersey, in denen die staatlichen und lokalen Steuern häufig die bisherige Obergrenze von 10.000 Dollar übersteigen, was sich möglicherweise auf die Strategien von Unternehmen auswirkt, die in diesen Märkten um qualifizierte Arbeitskräfte konkurrieren.
Änderungen bei den Leistungen für Arbeitnehmer
Durch das Gesetz werden bestimmte Leistungen für Arbeitnehmer, die zuvor ausgesetzt waren, dauerhaft abgeschafft, so dass die Arbeitgeber ihr Leistungsangebot überprüfen und möglicherweise umstrukturieren müssen.
Transportvorteile
Die seit 2018 ausgesetzte monatliche steuerfreie Erstattung von 20 US-Dollar für Fahrradfahrten wird nun dauerhaft abgeschafft. Allerdings erhalten andere qualifizierte Transport-Zusatzleistungen ein zusätzliches Jahr Inflationsanpassung, was einen gewissen Ausgleich für Arbeitgeber bietet, die Programme für Pendlerleistungen verwalten.
Erstattung von Umzugskosten
Sowohl die steuerfreie Erstattung von Umzugskosten durch Arbeitnehmer als auch der Abzug von Umzugskosten durch den Arbeitgeber werden dauerhaft abgeschafft. Diese Änderung betrifft Unternehmen, die Mitarbeiter umziehen lassen oder Talente anwerben, die eine Umzugshilfe benötigen.
Arbeitgeber sollten ihre Umzugsrichtlinien überprüfen und überlegen, wie sich diese Änderungen auf ihre Fähigkeit auswirken, Talente zu gewinnen, die geografisch umziehen müssen.
Planungsüberlegungen für Arbeitgeber
Sofortige Maßnahmen
Aktualisierungen der Gehaltsabrechnungssysteme: Arbeiten Sie mit den Anbietern von Gehaltsabrechnungen zusammen, um sicherzustellen, dass die Systeme qualifizierte Überstunden gesondert erfassen und ausweisen können. Dies kann Software-Updates oder Prozessänderungen erfordern.
Überprüfung der Richtlinien: Überprüfung der aktuellen Überstundenregelungen und Leistungspakete für Arbeitnehmer, um die von der neuen Gesetzgebung betroffenen Bereiche zu ermitteln.
Kommunikationsplanung: Bereiten Sie sich darauf vor, Ihre Mitarbeiter über neue Steuervorteile und Änderungen an bestehenden Leistungsprogrammen zu informieren.
Auswirkungen der Personalstrategie
Überstundenmanagement: Die neuen steuerlichen Vergünstigungen für Überstunden könnten die Bereitschaft der Mitarbeiter zur Leistung von Überstunden erhöhen, da sie nach Abzug der Steuern mehr von ihrer Prämienvergütung behalten können, was sich möglicherweise auf die Personaleinsatzplanung auswirkt.
Gestaltung von Leistungen: Wenn bestimmte Leistungen dauerhaft gestrichen werden, müssen Arbeitgeber möglicherweise alternative Wege finden, um die Bedürfnisse ihrer Mitarbeiter zu erfüllen, insbesondere in Bezug auf Pendeln und Umzüge.
Überwachung der Einhaltung: Die rückwirkende Umsetzung und die fortlaufende Entwicklung von Leitlinien erfordern verbesserte Systeme zur Überwachung der Einhaltung der Vorschriften.
Verwaltung der Komplexität bei der Implementierung
Die Kombination aus rückwirkenden Stichtagen, ausstehenden Leitlinien und unterschiedlicher steuerlicher Behandlung in den einzelnen Bundesstaaten schafft ein komplexes Umfeld für die Einhaltung der Vorschriften. Viele Arbeitgeber wenden sich an Anbieter von Personallösungen, um sich über Umsetzungsstrategien und die laufende Überwachung der Einhaltung der Vorschriften beraten zu lassen.
Professionelle Arbeitgeberorganisationen (PEOs), EOR-Anbieter (Employer of Record) und andere Anbieter von Personallösungen können Unternehmen bei der Bewältigung dieser Veränderungen unterstützen, indem sie sich um die Aktualisierung von Gehaltsabrechnungssystemen, Steuerberichtsanforderungen und die Überwachung der Einhaltung von Vorschriften kümmern, während sich die Arbeitgeber auf ihr Kerngeschäft konzentrieren.
Blick in die Zukunft
Da das Finanzministerium und die IRS in den kommenden Wochen Umsetzungsrichtlinien ausarbeiten werden, sollten sich die Arbeitgeber auf mögliche Anpassungen der ursprünglichen Compliance-Ansätze vorbereiten. Da einige Bestimmungen zeitlich befristet sind, muss auch überlegt werden, wie sich diese Änderungen in die längerfristigen Strategien zur Personalplanung einfügen. Arbeitgeber sollten bis Anfang August 2025 mit einer endgültigen Anleitung zu den W-2-Meldeanforderungen und angemessenen Schätzmethoden rechnen.
Für Unternehmen mit komplexen Arbeitsverhältnissen, Betrieben in mehreren Bundesstaaten oder erheblichen Überstundenanforderungen kann es von besonderem Wert sein, mit Experten zusammenzuarbeiten, die sich auf die Einhaltung der sich entwickelnden Arbeitsgesetzgebung spezialisiert haben.
Das Gesetz „One Big Beautiful Bill“ stellt einen bedeutenden Wandel in der Bundessteuerpolitik dar, der sich auf die Personalverwaltung auswirkt. Während die unmittelbaren Herausforderungen bei der Umsetzung beträchtlich sind, schaffen die Änderungen auch Möglichkeiten für eine strategische Personalplanung und verbesserte Leistungen für Arbeitnehmer. Arbeitgeber, die sich proaktiv mit diesen Änderungen auseinandersetzen und gleichzeitig über die sich entwickelnden Leitlinien informiert bleiben, werden am besten in der Lage sein, diese neuen Bestimmungen effektiv zu nutzen.
