Misclassificatie van werknemers (over het algemeen gedefinieerd als het geval waarin een werknemer ten onrechte wordt geclassificeerd als een onafhankelijke aannemer terwijl hij een werknemer had moeten zijn) is een groeiend punt van zorg voor Amerikaanse werkgevers. In 2015 zagen we een aanzienlijke activiteit van federale en staatsregulerende instanties rond de classificatie van werknemers, en deze trend zal het komende jaar waarschijnlijk versnellen.
Het ministerie van Arbeid heeft de leiding genomen met de "Administrators Interpretation", waarin in wezen werd gesteld dat "de meeste werknemers" onder de huidige richtlijnen als niet-vrijgestelde werknemers moeten worden beschouwd. Deze regels, samen met de voortdurende handhavingsacties van de National Labor Relations Board en de IRS, benadrukken waarom een juiste classificatie en handhaving van werknemers een topprioriteit moet zijn.
Het effectief beheren van het risico op verkeerde werknemersclassificatie stelt bedrijven voor de uitdagende taak om flexibele werknemersrelaties te beheren om te voldoen aan hun veranderende bedrijfsbehoeften en tegelijkertijd te zorgen voor de juiste werknemersclassificatie onder een verwarrende reeks federale, staats- en lokale voorschriften.
De negatieve effecten van een verkeerde classificatie van werknemers en een mogelijke herclassificatie kunnen een ravage aanrichten in de Human Resources, Procurement, Finance en Employee Benefits functies van een organisatie. Er zijn veel zaken waar een bedrijf mee te maken krijgt als blijkt dat een werknemer verkeerd is ingedeeld. Hieronder volgt een gedeeltelijke lijst met problemen die moeten worden opgelost als een onafhankelijke aannemer als werknemer wordt beschouwd:
- Achterstallig loon (bijv. minimumloon en loon voor overwerk)
- Niet-inhouden en te weinig betalen van federale en staats/lokale inkomsten- en arbeidsbelastingen
- Het niet verstrekken van de juiste loonopgaven, zoals formulieren W-2
- Geen dekking personeelsbeloningen en passende corrigerende maatregelen
- Het niet afdragen van werkgevers- en werknemersbijdragen aan pensioen- en andere regelingen voor werknemers
- Het niet verstrekken van vereiste informatie over pensioenregelingen en administratieve kennisgevingen
- Accijnzen onder de Affordable Care Act (de "ACA") voor het niet bieden van verplichte dekking voor een ziektekostenverzekering
- Aansprakelijkheid wegens onrechtmatige daad jegens een verkeerd ingeschaalde werknemer en jegens derden die gewond zijn geraakt als gevolg van de nalatigheid van een verkeerd ingeschaalde werknemer
- Overtredingen van staats-, federale en/of buitenlandse arbeidswetten, die civielrechtelijke sancties en/of kennisgevingseisen van de overheidsinstantie kunnen inhouden
Naast deze juridische implicaties zijn er nog een aantal andere zaken (met aanzienlijke bijbehorende kosten) die vaak gepaard gaan met een rechtszaak over werknemers die verkeerd geclassificeerd zijn:
- Honoraria betaald aan externe arbeidsrechtadvocaten om de zaak te helpen verdedigen
- Tijd en afleiding voor het management om auditdossiers op te bouwen en te verdedigen
- Groepsacties
- Negatieve pers en schade aan het werkgeversmerk
Na het doornemen van de bovenstaande lijst zou het duidelijk moeten zijn dat werknemers verkeerd indelen een vervelende zaak kan zijn en het beste vermeden kan worden, als dat mogelijk is. Gelukkig kunnen experts op het gebied van onafhankelijke contractanten, zoals Synergy Services, helpen om het risico op een verkeerde indeling van werknemers te beperken.
Er zijn nog andere risico’s op werknemersmisclassificatie die bedrijven moeten evalueren en waarvan ze kunnen overwegen om preventieve maatregelen te nemen om problemen te voorkomen:
- Betaalbare zorgwet: Het fundament van de ACA is gebaseerd op de juiste classificatie van werknemers. De verantwoordelijkheden van werkgevers op het gebied van dekking en de berekening van boetes voor het niet bieden van een deugdelijke ziektekostendekking, hangen allemaal af van de vraag of een individu correct is geclassificeerd als "werknemer". Onafhankelijke contractanten die verkeerd geclassificeerd zijn, kunnen grote nadelige gevolgen hebben.
Bovendien kan één verkeerd geclassificeerde werknemer leiden tot de aanslag van ACA-accijnzen op basis van het volledige voltijdse personeelsbestand van de werkgever. De ACA heeft er ook toe geleid dat veel werkgevers worstelen met het oplossen van problemen met "gezamenlijk dienstverband" en "mede-dienstverband" met hun leveranciers van personeel of andere personeelsdiensten. Bedrijven wordt aangeraden om extra voorzichtig te zijn met de classificatie van werknemers op dit gebied, omdat een fout kan leiden tot niet-naleving van de ACA en tot alle aansprakelijkheden voor verkeerde classificatie zoals hierboven vermeld. - Behandeling van verkeerd geclassificeerde werknemers in het document van het gezondheidsplan: De meeste gezondheidsplannen (zowel verzekerde als zelf gefinancierde) sluiten onafhankelijke contractanten uit van dekking. Zonder een uitdrukkelijke bepaling die anders bepaalt, kan een onafhankelijke contractant die als werknemer wordt geherclassificeerd in aanmerking komen voor dekking onder een ziektekostenverzekering. Dit kan ook retroactieve dekking inhouden. Sommige werkgevers pakken dit probleem aan door in hun ziektekostenverzekering een bepaling op te nemen die heringedeelde werknemers uitsluit van dekking.
- Testen op niet-discriminatie: De gegevens die een werkgever gebruikt om een nondiscriminatietest uit te voeren voor zelf gefinancierde gezondheidsplannen en cafetariaplannen sluiten onafhankelijke contractanten specifiek uit. In het geval van een herclassificatie is het, afhankelijk van de grootte en de kenmerken van de verkeerd geclassificeerde werknemersgroep, goed mogelijk dat de testresultaten veranderen. Daarom moet een werkgever, als onderdeel van zijn algehele reactie op een misclassificatie van werknemers, eerdere tests beoordelen en mogelijk opnieuw uitvoeren.
- Wettelijk verplichte mededelingen voor werknemers: Werkgevers hebben de verantwoordelijkheid om hun werknemers in verschillende stadia van het dienstverband te informeren over de ziektekostenverzekering. In het geval dat een werkgever onafhankelijke contractanten heeft geherclassificeerd als werknemers, moeten ze evalueren welke kennisgevingen hadden moeten worden verstrekt, maar ook hoe ze het eerdere gebrek aan kennisgeving moeten aanpakken. Een voorbeeld: een werkgever moet nagaan in welke mate COBRA-kennisgevingen of een overzicht van de dekking van de voordelen die onder de ACA vereist zijn, verstrekt hadden moeten worden, en vervolgens bepalen wat de impact is van het niet verstrekken van deze kennisgevingen aan de betrokken werknemers op het vereiste moment.
De verkeerde classificatie van "andere" werknemers
We horen vaak over de vorm van werknemersmisclassificatie waarbij een werknemer ten onrechte wordt geclassificeerd als een onafhankelijke aannemer in plaats van een werknemer. Er is echter nog een andere veelvoorkomende vorm van werknemersmisclassificatie: het ten onrechte classificeren van een werknemer als vrijgesteld van betaling van overuren en maaltijden en rustpauzes. Beide vormen van verkeerde classificatie komen vaak voor en beide stellen het bedrijf bloot aan grote toekomstige potentiële risico's.
Het komt vaak voor dat een audit van werknemers die verkeerd geclassificeerd zijn begint met een verkeerd geclassificeerde onafhankelijke aannemer die een werkloosheidsclaim of een loonclaim indient. In veel gevallen is deze ene werknemer die een loonclaim indient bij de staat voldoende om een audit van het hele bedrijf door de arbeidsdienst van de staat uit te lokken. Deze audits zijn vaak extreem belastend voor het bedrijf, zowel qua tijd als qua middelen, en omvatten meestal een controle van alle "onafhankelijke aannemers" en loonpraktijken van het bedrijf. Aangezien veel staten, de DOL en de IRS overeenkomsten hebben voor het delen van informatie, leiden deze audits er vaak toe dat andere instanties een soortgelijke audit uitvoeren, wat leidt tot achterstallige loonbetalingen samen met de verschillende belastingboetes zoals hierboven besproken.
Slimme volgende stap om verkeerde classificatie te voorkomen
Bedrijven die in welke hoedanigheid dan ook gebruikmaken van flexibele arbeidskrachten doen er verstandig aan om preventieve maatregelen te nemen om problemen met de verkeerde indeling van werknemers te voorkomen. Een slimme tactiek is om een grondig onderzoek uit te voeren naar alle flexibele arbeidskrachten die diensten verlenen aan het bedrijf om te bepalen of aannemers correct zijn ingedeeld. Organisaties wordt geadviseerd om strikte eisen en processen op te stellen voor het inhuren van aannemers en door middel van goed beleid en procedures moeten ze altijd alert zijn op het naleven van deze eisen. De meest strategische organisaties kiezen ervoor om in zee te gaan met een externe leverancier van IC Compliance en Engagement oplossingen, zoals TalentWave, om hun aannemers op een veilige, efficiënte, gemakkelijke en kosteneffectieve manier te screenen en in dienst te nemen.
