We hebben het vaak over misclassificatie als zelfstandige en het grote risico dat dit kan inhouden voor werkgevers. Vandaag bespreken we een andere belangrijke vorm van verkeerde classificatie die vaak voorkomt: verkeerde classificatie bij vrijstellingen. Net als bij problemen die voortkomen uit de verkeerde classificatie van werknemers die worden aangeduid als onafhankelijke aannemers terwijl ze eigenlijk als W2-werknemers hadden moeten worden geclassificeerd, zijn er aanzienlijke negatieve gevolgen verbonden aan het verkeerd classificeren van een werknemer als vrijgesteld terwijl ze eigenlijk als niet-vrijgesteld hadden moeten worden geclassificeerd.
Een niet-vrijgestelde werknemer wordt betaald voor overuren tegen anderhalf uurloon voor alle uren die meer dan 40 uur per week worden gewerkt. In Californië is deze regel bijvoorbeeld strenger en wordt bij het uitbetalen van overuren ook rekening gehouden met alles wat er langer dan 8 uur op een dag wordt gewerkt. Er zijn uitzonderingen op de overwerkregels, en die worden "vrijgesteld" genoemd, wat betekent dat werknemers die aan deze criteria voldoen, zijn vrijgesteld van betaling van overuren.
De belangrijkste vrijstellingen in onze sector zijn Executive, Administrative, Professional en Computer Professional. Het is verplicht dat een werknemer aan alle vereisten van minstens één van deze vrijstellingen voldoet om als vrijgesteld te worden beschouwd en niet in aanmerking te komen voor uitbetaling van overuren.
Dit brengt ons bij wat er vandaag gebeurt in Californië met een collectieve rechtszaak tegen kantoorboekhandel Staples, Inc. (Staples), waarin wordt beweerd dat Staples geen overuren uitbetaalt en geen verplichte maaltijd- en rustpauzes inlast door een onjuiste classificatie van werknemers. De onjuiste classificatie in kwestie is dat werknemers die zijn aangenomen als General Manager zijn geclassificeerd als vrijgesteld in plaats van niet-vrijgesteld. Vanwege het werk dat wordt uitgevoerd, wordt aangenomen dat de General Manager is geclassificeerd als vrijgesteld op grond van de criteria voor administratieve vrijstelling.
In de ingediende class action stellen de eisers dat meer dan 50% van de dagelijkse activiteiten van de General Manager bestaat uit het routinematig uitvoeren van niet-leidinggevende taken zoals niet-vrijgestelde werknemers die uitvoeren, waaronder klantenservice, het vullen van winkelschappen en het buitenzetten van vuilnis. Omdat gesteld wordt dat deze taken meer dan 50% uitmaken van de dagelijkse werkzaamheden van de werknemer, is er reden tot bezorgdheid omdat de vrijstellingsclassificatie van de werknemer gebaseerd is op de taken waarmee hij of zij zich voornamelijk bezighoudt.
In Californië moet een vrijgestelde werknemer meer dan de helft van zijn of haar tijd besteden aan vrijgesteld werk. Dit betekent dat meer dan 50% van de dagelijkse activiteiten van de vrijgestelde werknemer moet voldoen aan de vrijstellingscriteria. (Terzijde is het vermeldenswaard dat de "50%-regel" in Californië ook een criterium is dat wordt gepresenteerd in de nieuwe voorgestelde wijzigingen in de federale overwerkregels).
De volgende factor is een goede illustratie van hoe moeilijk deze bepalingen kunnen zijn: Naast de 50%-regel wordt ook aangevoerd dat de rol van de General Manager niet voldoet aan de vrijstellingsstatus omdat ze geen beslissingen mogen nemen in "zaken van betekenis". Hoewel de titel van de werknemer General Manager is, mocht deze groep werknemers geen dingen doen die leidinggevend zijn voor een functie op dat niveau; het aannemen en ontslaan van personeel indien nodig. Het is echter belangrijk om op te merken dat "aangelegenheden van betekenis" niet betekent dat besloten moet worden wanneer een taak uitgevoerd moet worden, bijvoorbeeld omdat een General Manager heeft besloten om een taak morgen af te ronden in plaats van vandaag, impliceert niet dat er sprake is van een discretionaire bevoegdheid om onafhankelijk te oordelen, maar het onafhankelijke oordeel moet een directe invloed hebben op het managementbeleid of de algemene bedrijfsvoering om daadwerkelijk van betekenis te zijn en te voldoen aan de vrijstellingscriteria.
De administratieve vrijstelling heeft zeer specifieke criteria waaraan moet worden voldaan en sinds 1947 heeft het Hooggerechtshof geoordeeld dat de werkgever elk punt van een vrijstelling moet bewijzen om deze van toepassing te laten zijn.
De administratieve criteria:
- De werknemer verricht voornamelijk niet-manueel werk dat direct gerelateerd is aan de algemene bedrijfsvoering van de organisatie.
- De medewerker is in staat om regelmatig discretie en onafhankelijk beoordelingsvermogen uit te oefenen.
- De werknemer heeft speciale training, ervaring of kennis opgedaan.
- De werknemer besteedt meer dan 50% van de tijd aan deze activiteiten.
- De werknemer voldoet aan de minimumloontest.
Laten we het scenario met Staples nog eens bekijken: Het lijkt erop dat de General Managers niet voldoen aan alle criteria die zijn vereist voor de administratieve vrijstelling, en moeten worden geclassificeerd als niet-vrijgesteld en in aanmerking komen voor overuren en dezelfde maaltijd- en rustpauzes moeten krijgen als andere niet-vrijgestelde werknemers. Ondanks het feit dat ze de titel van General Manager hebben, is meer dan 50% van het dagelijkse werk hetzelfde als dat van niet-vrijgestelde werknemers en worden er geen onafhankelijke beslissingen genomen in "belangrijke aangelegenheden".
Het is niet voldoende dat de werknemer grotendeels aan alle vereisten voldoet, want zelfs als er maar aan één klein onderdeel van de vrijstellingscriteria niet wordt voldaan, wordt de werknemer als niet-vrijgesteld beschouwd. Daarom is het mogelijk dat Staples algemene managers ten onrechte als vrijgesteld heeft geclassificeerd en dat deze werknemers in aanmerking moeten komen voor overuren en verplichte maaltijd- en rusttijden. Omdat Staples de vrijstellingsstatus van de General Managers heeft vastgesteld, is het nu hun verantwoordelijkheid om dit te bewijzen. Er is een niet zo goed bewaard geheim in de arbeidswetgeving: Elke overheidsinstantie die zich bezighoudt met de classificatie van werknemers heeft een ongeschreven regel; hun vooroordeel is dat elke werknemer een niet-vrijgestelde werknemer is tenzij de werkgever het tegendeel kan bewijzen. Dit betekent niet dat je een werknemer niet kunt classificeren als een onafhankelijke aannemer of dat je een werknemer niet kunt classificeren als vrijgesteld. Het betekent alleen dat als je het doet, je de van toepassing zijnde federale en staatsrichtlijnen moet volgen en bereid moet zijn om je beslissing te verdedigen als je erop wordt aangesproken.
Als IC compliance en engagement experts neemt TalentWave home page elke dag beslissingen over de classificatie van werknemers voor honderden werkgevers in de VS. Wij zorgen ervoor dat flexibele arbeidskrachten die rechtstreeks worden ingehuurd op de juiste manier worden doorgelicht en aangenomen, zodat onze klanten ze snel kunnen inzetten voor belangrijke projecten.
