Sieben Arten der Mitarbeiterklassifizierung in den USA und wie man sie richtig identifiziert

Die Einstufung von Mitarbeitern definiert, wie ein Beschäftigungsverhältnis strukturiert ist. Angesichts der anhaltenden Veränderungen in der Arbeitswelt sehen sich Personalagenturen und Personalvermittlungsunternehmen in den USA mit einem Klassifizierungsproblem konfrontiert, während sie eine mögliche Expansion in neue Bereiche oder eine Rationalisierung ihrer Dienstleistungen anstreben. Kunden neigen dazu, unabhängige Auftragnehmer zu bevorzugen, weil diese in Bezug auf Budget, Betrieb oder beides effizienter sein können. Bewerber für eine Stelle haben möglicherweise Fragen zur Einstufung als Angestellter oder als unabhängiger Auftragnehmer, wenn sie derzeit freiberuflich tätig sind.

Unabhängig von den Präferenzen der Kunden oder Bewerber gibt es bei der Einstufung von Arbeitnehmern klare Grenzen, die jedes Unternehmen beachten muss. Das Risiko einer falschen Einstufung kann für den Arbeitgeber saftige Geldstrafen, Gebühren und Steuernachzahlungen bedeuten.

Es gibt sieben Arbeitnehmerkategorien, die in den arbeitsrechtlichen Vorschriften anerkannt sind. Um eine Entgleisung Ihrer Agentur zu vermeiden, finden Sie hier einige wichtige Strategien, die Ihnen helfen, auf dem richtigen Weg zu bleiben.

Die sieben Mitarbeiterklassifikationen im Überblick

Wenn es um die Einstufung von Arbeitsplätzen in den USA geht, kann ein klarer Fahrplan den Unterschied zwischen einer reibungslosen Navigation und einem holprigen Weg für Personalvermittler ausmachen. Die Vorschriften auf Bundes- und Staatsebene können jederzeit geändert werden. Selbst wenn die Mitarbeiter nach den geltenden Gesetzen korrekt eingestuft werden, hat das Ausmaß der Remote- und Hybridbeschäftigung in den letzten Jahren den Trend zur Freiberuflichkeit beschleunigt, was bedeutet, dass die zuständigen Behörden den sich ändernden Trends noch nachkommen müssen.

Wer bestimmt die Einstufung der Mitarbeiter?

Die Einstufung von Arbeitnehmern wird in den USA sowohl auf Bundes- als auch auf Staatsebene festgelegt. Die Einstufung von Arbeitnehmern auf Bundesebene unterliegt in den USA dem Fair Labor Standards Act(FLSA), in dem Mindestlöhne, Überstundenvergütungen, Aufzeichnungen und Jugendarbeitsnormen festgelegt sind, die für Arbeitnehmer in der Privatwirtschaft sowie in Bundes-, Landes- und Kommunalbehörden gelten. Denken Sie daran, dass Änderungen in der Gesetzgebung auch Ihre Behörde betreffen können. So hat das US-Arbeitsministerium im April 2021 seine Vorschriften zum Schutz von Arbeitnehmern mit Trinkgeld aktualisiert. Eine der wichtigsten Änderungen besagt, dass Arbeitgeber die Trinkgelder ihrer Angestellten nicht mehr behalten dürfen, was sich stark auf das Gaststättengewerbe auswirkt, das Trinkgelder als normalen Teil seiner täglichen Arbeit einnimmt und weiterleitet.

Während die Bundesregierung allgemeine Regeln und Parameter für die Definition von Vollzeit- und Überstunden festlegt, variieren die weiteren Definitionen in Bezug auf Mindestlohn, Teilzeitdefinitionen und Bezahlung nach Arbeitnehmerkategorien auf staatlicher Ebene. Fernangestellte, die gerne von verschiedenen Standorten aus arbeiten, können eine Herausforderung für die Einhaltung der Vorschriften auf staatlicher Ebene darstellen.

Sieben Mitarbeiterklassifikationen

Die Society for Human Resource Management (SHRM) bietet eine Aufschlüsselung der Beschäftigungsklassifikationen:

• Vollzeitbeschäftigter (FTE): ein Mitarbeiter, der regelmäßig 40 Stunden pro Woche beschäftigt ist.
• Teilzeitbeschäftigter (PTE): ein Arbeitnehmer, der regelmäßig mehr als 20 und weniger als 40 Stunden pro Woche arbeitet.
• Vertrag: ein Arbeitnehmer, der für einen klar definierten Zeitraum beschäftigt wird.
• Unabhängiger Auftragnehmer oder Freiberufler: Unabhängige Auftragnehmer gelten als selbständig und sind für die damit verbundenen Steuern verantwortlich; die Definitionen sind je nach Bundesland unterschiedlich, und die falsche Einstufung eines Arbeitnehmers als unabhängiger Auftragnehmer kann schwerwiegende Folgen haben.
• Befristet: Es kann sich um eine Voll- oder Teilzeitbeschäftigung handeln, die nicht länger als 90 Tage dauern sollte.
• Bereitschaftsdienst: Arbeitnehmer, die nicht regelmäßig zur Arbeit eingeteilt sind, sondern nach Bedarf des Unternehmens eingesetzt werden. Bei dieser besonderen Beschäftigungskategorie müssen die Unternehmen alle 180 Tage eine Neubewertung ihrer Position vornehmen.
• Freiwillige/Praktikanten: Sie sind für einen bestimmten Zeitraum, z. B. ein Schulsemester, beschäftigt und haben einen besonderen Status.

Darüber hinaus sollte Ihre Agentur wissen, ob ein Mitarbeiter als befreit oder als nicht befreit eingestuft wird.

• Befreit bedeutet, dass der Mitarbeiter unabhängig von der Arbeitszeit ein Gehalt erhält (z. B. würde der Vizepräsident für Marketing in einem Spielzeugunternehmen unter diese Klassifizierung fallen, ebenso wie ein Produktdesigner in der Bildungsabteilung desselben Unternehmens).

• Nicht befreit bedeutet, dass der Arbeitnehmer stundenweise bezahlt wird (z. B. könnte eine Hilfskraft im Gesundheitswesen unter diesem Status aufgeführt werden). Andererseits können stundenweise Beschäftigte als befreit bezeichnet werden, wenn sie ein Gehalt beziehen.

Warum die korrekte Einstufung von Mitarbeitern wichtig ist

Von Personalagenturen und Personalvermittlungsunternehmen wird erwartet, dass sie die verschiedenen Arten der Einstufung von Arbeitnehmern und ihre Funktionsweise kennen und verstehen, einschließlich neuer Einstufungen, die in der Zukunft eingeführt werden könnten. Die Einstufung von Arbeitnehmern kann sich jederzeit ändern, und Gesetze können vor Gericht angefochten werden. Ein aktuelles Beispiel für eine Kehrtwende bei der Einstufung von Arbeitnehmern war Proposition 22 in Kalifornien. Die kalifornischen Wähler stimmten diesem Gesetz im November 2020 zu, aber ein kalifornischer Richter hob es kürzlich auf. Proposition 22 war eine Initiative, die von Gig-Economy-Unternehmen wie DoorDash, Uber und Lyft unterstützt wurde, um Lieferfahrer als unabhängige Unternehmer einzustufen. Viele Gewerkschaftsgruppen lehnten die Initiative ab, da sie es den Unternehmen ermöglichte, die Leistungen für Arbeitnehmer im Rahmen der IC-Klassifizierung einzuschränken. Der Richter erklärte, dass das Gesetz Prop 22 verfassungswidrig und die Maßnahme nicht durchsetzbar sei. Die Unternehmen, die das Gesetz ursprünglich vorgeschlagen hatten, haben erklärt, dass sie sich weiterhin für neue Gesetze wie Proposition 22 einsetzen werden.

Ein weiterer wichtiger Grund, warum Personaldienstleister die Einstufung von Mitarbeitern verstehen müssen, ist, dass eine falsche Einstufung rechtliche Folgen haben kann. In jüngster Zeit haben Bundesbehörden damit begonnen, gegen Arbeitgeber vorzugehen, die Angestellte fälschlicherweise als unabhängige Auftragnehmer einstufen (IC). Zu den Bundesbehörden, die sich mit Klagen wegen falscher Einstufung von Arbeitnehmern befassen, gehören das Department of Labor (DOL), das National Labor Relations Board (NLRB) und der Internal Revenue Service (IRS), was bedeutet, dass die Fälle falscher Einstufung von Arbeitnehmern zunehmen werden.

Personalvermittler müssen auch bedenken, dass die Einstufung in den USA unter einer Unternehmensfahne in anderen Ländern nicht unbedingt gilt. In Kanada wurde kürzlich eine Sammelklage gegen Pizza Hut, eine der größten Pizzaketten der Welt, angestrengt, weil sie ihre Auslieferungsfahrer falsch als unabhängige Auftragnehmer eingestuft hatte.

Die Kosten für die falsche Einstufung von Arbeitnehmern können potenzielle Geldbußen, die Zahlung von unbezahlten Löhnen, Überstundenlöhnen, die Anpassung von Versicherungsprämien und andere Strafen sowohl auf staatlicher als auch auf nationaler Ebene umfassen, einschließlich des möglichen Entzugs Ihrer Geschäftslizenz. Zu den finanziellen Auswirkungen kommt noch die Schädigung Ihres Rufs, die weitreichende Folgen haben kann.

Einrichten der Ermittlung von Beschäftigungseinstufungen

Wenn es um die Sorgfaltspflicht in Bezug auf die Einstufung von Mitarbeitern geht, sollten einstellende Agenturen eine detaillierte Checkliste als Teil eines Gesamtprotokolls einführen. Bei der Feststellung eines Beschäftigungsverhältnisses gibt es drei Hauptkategorien:

1. Betrachtung der Beziehung: Wie arbeiten die Parteien zusammen? Wie sieht die Vereinbarung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer in Bezug auf Arbeitszeiten, Dauer der Beschäftigung und Vergütung aus?
2. Verhaltenstechnische Überlegungen: Diese Fragen legen fest, wie der Arbeitnehmer arbeiten wird, einschließlich der Arbeitsanweisungen, der für die Arbeit zu verwendenden Geräte und eines Zeitplans für die Erledigung der Arbeit. Im Allgemeinen gilt: Je mehr Kontrolle ein Unternehmen über die Person hat, die die Arbeit verrichtet, desto wahrscheinlicher ist es, dass sie als Arbeitnehmer und nicht als unabhängiger Auftragnehmer eingestuft wird.
3. Finanzielle Erwägungen: Wie hoch sind die Beiträge des Arbeitgebers im Verhältnis zur Gesamtvergütung des Arbeitnehmers? Nur weil eine Person ausschließlich von einem Unternehmen abhängig ist, bedeutet dies nicht automatisch, dass sie als Arbeitnehmer eingestuft werden sollte.

Wechsel der Beschäftigungsart

Personalagenturen und Personalvermittler sollten auch mögliche Szenarien oder Situationen berücksichtigen, in denen sich die Beschäftigungseinstufung ändern könnte. Wenn ein Personalvermittler beispielsweise einen Mitarbeiter in ein Technologieunternehmen vermittelt, der am Ende direkt eingestellt wird, bedeutet dies nicht nur einen Finderlohn für den Vermittler, sondern auch eine Neueinstufung. Dieser Prozess kann schwierig sein, wenn die Dokumentation nicht ordnungsgemäß eingehalten wird. Hier sind einige Beispiele für andere Szenarien:

• Die Umwandlung eines Vollzeitäquivalents in ein VZÄ ist kompliziert, da nachgewiesen werden muss, dass die Änderung der Einstufung auf Veränderungen in der Beschäftigung zurückzuführen ist und nicht nur eine Änderung auf dem Papier darstellt.
• Die Umwandlung von Zeitarbeitskräften in Vollzeitäquivalente ist weniger komplex, da die Person direkt als Angestellter mit dem für die jeweilige Tätigkeit geltenden Status „freigestellt“ oder „nicht freigestellt“ eingestellt wird.
• Die Umwandlung von Zeitarbeitskräften in IK kann erfolgen, wenn der Zeitvertrag endet und das Unternehmen die Person als unabhängigen Auftragnehmer einstellen möchte. In diesem Fall wäre die Dokumentation der Neueinstufung recht einfach, wenn der Zeitvertrag ein voraussichtliches Enddatum hat.

Wenn es um die Einstufung von Arbeitnehmern geht, ist Wissen sowohl für arbeitsrechtliche als auch für steuerliche Zwecke entscheidend. Sie wissen nicht, wie Sie Ihre Mitarbeiter einstufen sollen? Benötigen Sie Hilfe bei der Überprüfung von Mitarbeiterklassifizierungen? Wenden Sie sich an die Experten von People2.0.