Die 4 besten Tipps für die Verwaltung von Fernarbeitern

Auch wenn das Phänomen der Telearbeit durch die COVID-19-Pandemie ausgelöst wurde, entscheiden sich immer mehr Arbeitnehmer dafür, aus der Ferne zu arbeiten, und immer mehr Unternehmen entscheiden sich dafür, Mitarbeiter aus der Ferne einzustellen.

In einer Welt vor der Pandemie arbeiteten nur 6 % der Beschäftigten ausschließlich von zu Hause aus, während über 25 % teilweise von zu Hause aus arbeiteten. Das bedeutet, dass etwa 75 % der Arbeitnehmer noch nie aus der Ferne gearbeitet haben. Bis 2021 hatten sich diese Zahlen deutlich verschoben: 38 % der Beschäftigten arbeiten zumindest in Teilzeit von zu Hause aus und verbringen durchschnittlich 5,61 Stunden pro Woche außerhalb des Büros.

Heute steigen diese Zahlen weiter an. Von denjenigen, die einen Arbeitsplatz haben, der aus der Ferne erledigt werden kann, arbeiten 59 % ständig von zu Hause aus, während 18 % gelegentlich aus der Ferne arbeiten. 61 % derjenigen, die aus der Ferne arbeiten, entscheiden sich dafür, nicht im Büro des Unternehmens zu arbeiten oder für ein Unternehmen zu arbeiten, das ausschließlich aus der Ferne arbeitet.

Heimbüros werden immer mehr zum gewünschten Arbeitsplatz, da die Arbeitnehmer weiterhin Flexibilität bei der Wahl des Standorts und der Arbeitszeiten fordern. Für viele ist Remote-Arbeit oder Remote-Management neu und ungewohnt. Die Erwartungen und Realitäten der Fernarbeit unterscheiden sich von denen der Arbeit im Büro. Was im Büro eine gute Führungskraft ausmacht, funktioniert bei der Leitung von Remote-Teams möglicherweise nicht.

Herausforderungen bei der Arbeit aus der Ferne

Obwohl die Zahl der Arbeitnehmer, die Fernarbeit bevorzugen, steigt, gibt es immer noch Herausforderungen bei der Arbeit aus der Ferne zu bewältigen. Es kann schwierig sein, diese Herausforderungen zu bewältigen, aber diejenigen, die für die Fernarbeit zuständig sind, sollten sich darüber im Klaren sein, wie sich die Fernarbeit auf ihre Teams auswirken kann.

• Verlust der persönlichen Betreuung . Manche Arbeitnehmer fühlen sich wohl, wenn sie eine direkte Aufsicht und einen Manager oder Vorgesetzten haben, an den sie sich wenden können, wenn sie Fragen oder Bedenken haben. Auch wenn Fernarbeitskräfte dies immer noch haben, kann der Verlust der persönlichen Zeit mit dem Management für einige schwierig sein.
• Begrenzter Zugang zu notwendigen Informationen. Eine der Herausforderungen bei der Telearbeit sind die isolierten Informationen. In vielen Unternehmen haben die Mitarbeiter keinen freien Zugang zu den Informationen, die sie zur Erledigung ihrer Aufgaben benötigen. Möglicherweise sind sie von bestimmten Anwendungen ausgeschlossen oder wissen nicht, wo sie etwas finden können. Dies kann für Fernmitarbeiter besonders schwierig sein, da sie nicht einfach in das Büro eines Mitarbeiters gehen und ihn fragen können.
• Ablenkungen und Unterbrechungen zu Hause. Im Büro gibt es sicherlich Ablenkungen. Und obwohl Studien gezeigt haben, dass Remote- und Hybrid-Arbeiter ihre Produktivität steigern, sind die Ablenkungen zu Hause ganz anders als im Büro.
• Schwierigkeiten bei der Kommunikation und Zusammenarbeit . Fernarbeitskräfte verlieren nicht nur die Zeit, die sie mit ihrem Management verbringen. Sie verlieren sie auch mit ihren Kollegen. Fernarbeit kann die Kommunikation behindern und die Zusammenarbeit erschweren.
• Fehlen von klaren Grenzen und Erwartungen. Dieses Problem kann auch bei Mitarbeitern im Büro auftreten. Allerdings trauen sich Fernmitarbeiter nicht immer, die fehlenden Grenzen und Erwartungen festzulegen.
• Soziale Isolation. Die meisten Telearbeiter arbeiten von zu Hause aus. Die Zeit, die sie sonst im Büro oder beim Mittagessen verbracht haben, verbringen sie nun zu Hause. Das kann in sozialer Hinsicht extrem isolierend sein.
• Burnout, wenn sie nicht abschalten können. Die Unfähigkeit, abzuschalten und auszusteigen, ist etwas, mit dem 25 % der Telearbeiter zu kämpfen haben. Ohne klare Grenzen zwischen Büro und Zuhause kann es schwierig sein, mit der Arbeit aufzuhören, selbst wenn man für den Tag fertig ist.
• Fehlende Verbindung zu den Kollegen. Der Mangel an „gegenseitigem Wissen“ ist ein „zentrales Problem der geografisch verteilten Zusammenarbeit“ und „senkt die Bereitschaft, Kollegen in schwierigen Situationen den Vertrauensvorschuss zu geben“, so die Studie.

Tipps für die Verwaltung von Fernarbeitern

Die Verwaltung von Remote-Teams kann eine Herausforderung sein. Es sind nicht nur die Arbeitnehmer, die mit den Herausforderungen der Fernarbeit zu kämpfen haben. Unabhängig davon, ob Sie ein paar Mitarbeiter, externe Auftragnehmer oder eine vollständig verteilte Belegschaft verwalten, kann es schwierig sein, ein effektives Remote-Management zu ermöglichen.

1. Kommunikation ist der Schlüssel

Bei der Arbeit im Büro ist die Kommunikation viel einfacher als bei der Verwaltung von Fernarbeitskräften. Dies ist ein wichtiger Bestandteil jeder Arbeitsbeziehung, aber bei der Leitung von Fernarbeitsteams wird dies noch wichtiger. Der Wegfall der persönlichen Interaktion kann die Kommunikation erschweren, da viele der bisher genutzten Kommunikationswege wegfallen.

Nahezu ein Viertel der Remote-Mitarbeiter hat Probleme mit der Kommunikation und Zusammenarbeit. Lassen Sie nicht zu, dass dies die Produktivität und die Ergebnisse Ihres Teams beeinträchtigt. Ergreifen Sie Maßnahmen. Sie können die Kommunikation verbessern, wenn Sie:

• Führen Sie strukturierte Kontrollbesuche durch, vorzugsweise täglich oder alle zwei Wochen, mindestens aber wöchentlich.
• Bieten Sie virtuelle Bürozeiten oder eine bestimmte Zeit an, in der Sie für Ihre Mitarbeiter und Auftragnehmer verfügbar sind.
• Legen Sie Kommunikationsrichtlinien oder „Einsatzregeln“ fest .
• Nutzen Sie verschiedene Kommunikationskanäle wie E-Mail, Instant Chat und Videokonferenzen.
• Pflegen Sie eine ständige, gut erreichbare Kommunikation, damit die Arbeitnehmer wissen, dass sie sich jederzeit an Sie wenden können.
• Konzentrieren Sie sich auf persönliche Gespräche, um Ihre Mitarbeiter zu ermutigen, offen mitzuteilen, wo sie Schwierigkeiten haben.
• Kommunizieren Sie klar und häufig, damit sie die Erwartungen und Grenzen kennen.

2. Gefechtseinsatz und Affinitätsentfernung

Wir stellen fest, dass die geografische Entfernung nicht die einzige Art der Entfernung ist, mit der Fernarbeitnehmer zu kämpfen haben. Auch die Affinitätsdistanz, die sich auf die Verbindung zwischen den Mitarbeitern bezieht, ist davon betroffen. Eine alarmierende Anzahl von Fernarbeitern fühlt sich von ihren Kollegen getrennt, bis zu 60 %.

Die betriebliche Distanz bezieht sich auf die Prozesse und Verfahren. Diese Art von Distanz hindert die Arbeitnehmer daran, angemessen zusammenzuarbeiten oder auf die Informationen zuzugreifen, die sie zur Erledigung ihrer täglichen Aufgaben benötigen. Diese Distanz lässt sich einfacher verringern, da sie nur einen leichteren Zugang und eine bessere Organisation erfordert. Schaffen Sie Strukturen und gut dokumentierte Prozesse/Verfahren und machen Sie diese leicht verfügbar und zugänglich.

Sie können dazu beitragen, die Affinitätsdistanz zu verringern, wenn Sie:

• Bieten Sie Möglichkeiten zur sozialen Interaktion für Remote-Teams.
  • Virtuelle Happy Hours wie Trivia oder Gruppenspiele und ein virtueller Wasserspender zur Interaktion während der Arbeitszeit sind großartige Optionen.
  • Instant-Chat-Optionen wie Slack eignen sich ebenfalls hervorragend für soziale Interaktion und Kommunikation.
• Bieten und fördern Sie emotionale Unterstützung für Mitarbeiter im Außendienst.
• Hören Sie bei Einzelgesprächen aufmerksam zu und machen Sie diejenigen darauf aufmerksam, die mit Isolation und Burnout/Unfähigkeit zum Abschalten zu kämpfen haben.

Passen Sie Ihre Erwartungen an

Denken Sie daran, dass die Verwaltung von Remote-Teams nicht dasselbe ist wie die Verwaltung von Teams im Büro. Die Erwartungen in Bezug auf Leistung und Verfügbarkeit müssen angepasst werden.

• Setzen Sie keine Prioritäten bei Zeitplänen und allgemeinen Arbeitszeiten.
  • Asynchrone Zeitpläne lassen sich problemlos mit mehreren Zeitzonen vereinbaren und können die Effizienz steigern und die Integration fördern.
• Setzen Sie klare Erwartungen und Fristen.
  • Legen Sie von Anfang an Erwartungen und Fristen fest
  • Regelmäßig einchecken
  • Klar kommunizieren
• Konzentrieren Sie sich weniger auf die am Schreibtisch verbrachte Zeit und mehr auf die Ergebnisse.

Onboarding priorisieren

Wenn Ihr Team vollständig dezentralisiert ist oder Sie viele externe Mitarbeiter und Auftragnehmer haben, dann wird das Onboarding zu einem noch wichtigeren Teil des Puzzles. Ein unsachgemäßes Onboarding oder unklare Verfahren verstärken nur die operative Distanz, die Ihre Mitarbeiter empfinden.

Bewährte Praktiken für die Fernverwaltung

Was einen guten Manager im Büro ausmacht, ist nicht dasselbe wie das, was einen guten Fernmanager ausmacht. Die Liste der Soft Skills – und manchmal auch der Hard Skills -, die ein Remote-Manager benötigt, wird sich teilweise überschneiden, aber die Prioritäten können unterschiedlich sein.

• Gutes Fernmanagement bedeutet, zu sein:
  • Organisiert
  • Flexibel
  • Einfühlsam
  • Zuverlässig
• Gute Fernmanager werden:
  • Hören Sie
  • Vermeiden Sie Mikromanagement
    • Wenn sie aktiv kommunizieren und keine Fristen versäumen, können Sie davon ausgehen, dass sie produktiv sind.
  • Feiern Sie Erfolge
    • Konzentrieren Sie sich nicht nur auf Misserfolge

Die Fernverwaltung kann noch effizienter werden, wenn Sie mit einem etablierten globalen EOR/AOR zusammenarbeiten. People2.0 ist die größte globale Plattform für Arbeitgeber- und Vermittlungsdienste. Wir helfen Ihnen bei der Einstellung von Mitarbeitern aus der Ferne, übernehmen die komplexe Gehaltsabrechnung für Ihre verteilten Mitarbeiter und stellen sicher, dass Sie immer regelkonforme Einstellungen vornehmen. Kontaktieren Sie People2.0 noch heute, um mehr zu erfahren.