Die meisten großen Organisationen beschäftigen mehr Mitarbeiter, als in den offiziellen Berichten über die Mitarbeiterzahl aufgeführt sind. Diese reichen von unabhängigen Auftragnehmern, die direkt von Managern eingestellt werden, bis hin zu Beratern, die außerhalb des Beschaffungswesens tätig sind und über lokale Budgets bezahlt werden.

All diese Arbeitnehmer arbeiten außerhalb der zentralen Aufsicht. Sie sind die versteckten Arbeitskräfte.

Für die Personalabteilung, das Beschaffungswesen und die Personalverantwortlichen stellt die versteckte Belegschaft ein Kontrollproblem dar. Die eingeschränkte Sichtbarkeit erschwert die Überprüfung der korrekten Einstufung und das Kostenmanagement, insbesondere wenn Teams versuchen, schnell zu arbeiten.

Beispiele für verdeckte Arbeitskräfte

In der Personalplanung bezieht sich die verdeckte Belegschaft auf nicht angestellte Mitarbeiter, die außerhalb zentralisierter Führungsstrukturen und Berichtssysteme tätig sind.

Dies kann Folgendes beinhalten:

• Unabhängige Auftragnehmer, die direkt von Personalchefs eingestellt werden
• Freiberufler, die außerhalb der zugelassenen Lieferantenkanäle beschafft werden
• Berater, die ohne dokumentierte Einstufungsprüfung arbeiten
• Internationale Auftragnehmer, die durch informelle Vereinbarungen bezahlt werden
• Dezentrale Ausgaben für Auftragnehmer werden in der Berichterstattung über die Gesamtbelegschaft nicht erfasst

Warum die verdeckte Belegschaft ein operatives Risiko darstellt

Kontingentierte Arbeitskräfte können die Flexibilität und den Zugang zu Fachkenntnissen verbessern. Ein unkontrollierter Einsatz birgt für Unternehmen jedoch Risiken in Bezug auf die Einhaltung von Vorschriften und finanzielle Risiken.

1. Gefährdung durch falsche Klassifizierung von Arbeitnehmern

Die Einstufung eines Arbeitnehmers entscheidet darüber, ob eine Person nach geltendem Arbeitsrecht als Arbeitnehmer oder als unabhängiger Auftragnehmer gilt.

In den Vereinigten Staaten werden die Einstufungsnormen durch den Fair Labor Standards Act geregelt und vom Arbeitsministerium durchgesetzt. Eine unsachgemäße Einstufung kann zu Lohnnachzahlungen, Steuerschulden, Strafen und Prüfungen führen.

Wenn Auftragnehmer ohne dokumentierte Überprüfung oder standardisierte Kriterien beauftragt werden, können Organisationen im Falle einer Anfechtung möglicherweise nicht nachweisen, dass sie die Vorschriften einhalten.

2. Fragmentierte Ausgaben und undichte Stellen im Beschaffungswesen

Ein dezentralisiertes Engagement der Auftragnehmer schränkt die Möglichkeiten der Führung ein:

• Verfolgen Sie die Gesamtausgaben für externe Mitarbeiter
• Vergleich der Kosten von Auftragnehmern mit denen von Arbeitnehmern
• Bewertung der Lieferantenkonzentration
• Durchsetzung der Beschaffungspolitik

Versteckte Auftragnehmer kommen oft bei Finanzprüfungen, Due-Diligence-Prüfungen bei Fusionen und Übernahmen oder bei der Rationalisierung von Lieferanten zum Vorschein, wenn unvollständige Unterlagen die Prüfung verzögern und das Risiko erhöhen.

3. Grenzüberschreitende steuerliche und regulatorische Risiken

Der Einsatz internationaler Auftragnehmer bringt zusätzliche Komplexität mit sich:

• Lokale arbeitsrechtliche Verpflichtungen
• Anforderungen an den Steuereinbehalt
• Sozialversicherungsbeiträge
• Überlegungen zur Betriebsstätte

Ohne eine zentrale Aufsicht können internationale Engagements ohne Prüfung der lokalen rechtlichen Anforderungen durchgeführt werden, was das Risiko sowohl für das Unternehmen als auch für den Personalvermittler, der die Vereinbarung vermittelt, erhöht .

Wie man die verdeckten Arbeitskräfte identifiziert

1. Durchführung eines Workforce Mapping

Überprüfung der Kreditorenbuchhaltung, der Lieferantenverträge und der Abteilungsbudgets, um alle Engagements von Nicht-Mitarbeitern zu ermitteln. Konsolidierung dieser Daten in einem zentralisierten Berichtsrahmen.

2. Überprüfung der Klassifizierung von Arbeitnehmern standardisieren

Einführung dokumentierter Einstufungskriterien, die mit den geltenden Arbeitsnormen übereinstimmen. Sicherstellen, dass jede Beauftragung eines Auftragnehmers eine schriftliche Bewertung und vertragliche Dokumentation umfasst.

3. Zentralisierung der Verwaltung durch Technologie

Lieferantenmanagementsysteme (VMS) und strukturierte Tracking-Tools bieten einen Überblick:

• Status und Dauer des Vertragsverhältnisses
• Ausgaben nach Geografie und Funktion
• Dokumentation zur Einhaltung der Vorschriften
• Vertragsbedingungen und Laufzeit

Eine zentralisierte Berichterstattung verbessert die Revisionssicherheit und die Kostenkontrolle.

4. Integration der Beschäftigungsinfrastruktur

Da die Zahl der Auftragnehmer zunimmt, insbesondere in den verschiedenen Gerichtsbarkeiten, wird die Beschäftigungsinfrastruktur eher zu einem Kontrollmechanismus als zu einer Verwaltungsfunktion.

EOR-Dienste (Employer of Record) verwalten die gesetzlichen Arbeitgeberpflichten, wenn das einstellende Unternehmen keine eigene Einheit unterhält. In der Zwischenzeit unterstützen die AOR-Dienste (Agent of Record) die rechtskonforme Beschäftigung unabhängiger Auftragnehmer, einschließlich der Dokumentation der Klassifizierung und der Zahlungsabwicklung.

Durch die Verankerung dieser Infrastruktur werden die Einbindungspraktiken formalisiert und die Abhängigkeit von informellen Vereinbarungen verringert.

Infrastruktur für Arbeitskräfte als Hebel für die Unternehmensentwicklung

Für Personalvermittler und Talentlieferanten beeinflusst die Sichtbarkeit der Arbeitskräfte sowohl das Risiko als auch den Umsatz.

Unternehmenskunden erwarten zunehmend:

• Dokumentierte Klassifizierungsprozesse
• Unterstützung bei der Einhaltung grenzüberschreitender Vorschriften
• Zentralisierte Berichtsfunktion
• Skalierbarkeit der Verwaltung

Unternehmen, die eine strukturierte Beschäftigungsinfrastruktur in ihr Servicemodell integrieren, können die Zahl der externen Mitarbeiter erhöhen, ohne den internen Aufwand für die Einhaltung der Vorschriften zu erhöhen.

People2.0 bietet EOR- und AOR-Dienste an, die als Beschäftigungsinfrastrukturebene innerhalb von Programmen für befristet Beschäftigte fungieren. Durch die Zentralisierung der Klassifizierungsaufsicht, der Lohn- und Gehaltsabrechnung und der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften können Unternehmen die Gruppe der Auftragnehmer in definierte Governance-Strukturen einbinden.

Formalisierung der Governance ohne Einschränkung der Flexibilität

Das Aufspüren der versteckten Arbeitskräfte erfordert keine Einschränkung des Engagements von Mitarbeitern. Vielmehr muss dieses Engagement in dokumentierte, vertretbare Prozesse eingebunden werden.

Wenn Organisationen:

• Karte der Auftragnehmerpopulationen
• Formalisierung von Klassifizierungsstandards
• Konsolidierung der Berichterstattung
• Integration der Beschäftigungsinfrastruktur

Sie ersetzen die fragmentierte Aufsicht durch eine strukturierte Governance, die Kostentransparenz und die Angleichung der Rechtsvorschriften unterstützt.

Für Führungskräfte, die ihre Personalplanung überprüfen, ist die Identifizierung versteckter Risiken oft der erste Schritt zur Verbesserung der Compliance und der finanziellen Transparenz.

Wenn Ihr Unternehmen verdeckte Personalrisiken bewertet oder die Beschäftigung von Mitarbeitern in verschiedenen Märkten ausweitet, bieten die Dienste von People 2.0 für Arbeitgeber (EOR) und Vermittler (AOR) eine strukturierte Beschäftigungsinfrastruktur zur Unterstützung der gesetzeskonformen Ausführung.

Kontaktieren Sie unser Team um Ihre Personalstrategie zu besprechen:

Häufig gestellte Fragen

Was sind die versteckten Arbeitskräfte?

Die verdeckte Belegschaft bezieht sich auf nicht angestellte Mitarbeiter, die außerhalb zentralisierter Personalverwaltungssysteme beschäftigt werden. Dazu gehören unabhängige Auftragnehmer, Freiberufler und Berater, die direkt von Managern eingestellt werden, ohne dass eine standardisierte Überprüfung der Klassifizierung oder eine Einbeziehung in die konsolidierte Personalberichterstattung erfolgt.

Warum ist die verdeckte Belegschaft ein Compliance-Risiko?

Wenn es bei der Beauftragung von Auftragnehmern an einer dokumentierten Klassifizierungsprüfung und einer zentralen Aufsicht mangelt, können Unternehmen für eine falsche Klassifizierung haftbar gemacht werden und steuerliche und gesetzliche Strafen riskieren. Das Risiko wird noch komplexer, wenn sich die Auftragnehmer auf mehrere Gerichtsbarkeiten verteilen.

Wie können Unternehmen versteckte Auftragnehmer identifizieren?

Unternehmen führen in der Regel ein Workforce Mapping durch, indem sie die Kreditorenbuchhaltung, Lieferantenvereinbarungen und Abteilungsbudgets überprüfen, um Engagements von Nicht-Mitarbeitern zu erfassen. Zentralisierte Berichterstattungssysteme können dann die Daten der Auftragnehmer konsolidieren, um die Einhaltung der Vorschriften und die finanzielle Transparenz zu gewährleisten.

Wie kann ein Arbeitgeber die versteckte Personalführung unterstützen?

Ein Employer of Record übernimmt die gesetzlichen Arbeitgeberpflichten in Ländern, in denen das einstellende Unternehmen keine eigene Niederlassung hat. Die EOR-Dienstleistungen verwalten die Gehaltsabrechnung, die gesetzlichen Leistungen und die Einhaltung lokaler arbeitsrechtlicher Vorschriften und verringern so das Risiko der Regulierung während der Formalisierung der Belegschaft.

Wann sollte ein Unternehmen einen Bevollmächtigten beauftragen?

Ein Agent of Record (AOR) unterstützt das Engagement unabhängiger Auftragnehmer, indem er den Klassifizierungsstatus überprüft, die Vertragsunterlagen verwaltet und die Zahlungen verwaltet. AOR-Dienste sind nützlich, wenn sich die Zahl der Auftragnehmer erhöht oder wenn die Prüfungen strenger werden.