Im ganzen Land und auf der ganzen Welt werden neue Gesetze zu Arbeitnehmerrechten verabschiedet, und es ist wichtig, dass Arbeitgeber und Anbieter von Zeitarbeitskräften mit den sich ändernden Verantwortlichkeiten und Verpflichtungen Schritt halten. So gibt es in Kalifornien beispielsweise umfangreiche Vorschriften für die Lohnabrechnung, die Lohnabrechnung, Ruhepausen und Essenspausen, die sich von den Anforderungen in anderen Bundesstaaten unterscheiden. Gemäß Abschnitt 2810.5 des kalifornischen Arbeitsgesetzes drohen Arbeitgebern, die sich nicht an diese neuen Vorschriften halten, empfindliche staatliche Strafen und eine erhöhte finanzielle Haftung für nicht ordnungsgemäß verwaltete Mitarbeiter.
Durch die Zusammenarbeit mit einem „Employee of Record“ (EOR) und einem Lohnabrechnungsdienstleister lassen sich die Personalprozesse im Zusammenhang mit der Verwaltung und Bezahlung von W-2-Mitarbeitern und unabhängigen Auftragnehmern in Kalifornien vereinfachen – insbesondere, wenn Sie die Anforderungen für Mitarbeiter in mehreren Bundesstaaten unter einen Hut bringen müssen. Erfahren Sie, wie wir einem weltweit führenden Personalunternehmen dabei geholfen haben, die Lohnabrechnung und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften in einem noch komplexeren Umfeld zu optimieren. Hier sind nur einige der wichtigen Punkte, die Sie bei der Einstellung von Mitarbeitern in Kalifornien beachten sollten. Sie sollten jedoch stets die offiziellen Arbeitsgesetze jedes Bundesstaates, in dem Sie Mitarbeiter beschäftigen, konsultieren und deren Einhaltung sicherstellen.
Benachrichtigung über die Beschäftigungsdauer
Gemäß dem Gesetz zur Verhinderung von Lohndiebstahl müssen Arbeitgeber alle neuen Mitarbeiter schriftlich über ihre Rechte als Arbeitnehmer informieren, einschließlich, aber nicht beschränkt auf Lohnsätze, Überstundenvergütung, Zahltage, Krankheitsurlaub, Arbeitnehmerentschädigungsansprüche sowie den vollständigen Namen und die Adresse des Arbeitgebers. In vielen Fällen empfiehlt es sich, die Mitarbeiter vor der ersten Anstellung ein Formular unterschreiben zu lassen, mit dem sie den Erhalt der Informationen rechtlich anerkennen. Ein Compliance-Partner kann diesen Prozess mit Ihren neuen Mitarbeitern per E-Mail automatisieren, so dass Sie eindeutig erkennen können, ob die neuen Mitarbeiter die Vorschriften einhalten und bereit sind, ihre Arbeit aufzunehmen.
Zeitmessung
Kalifornien verlangt von allen stundenweise beschäftigten Arbeitnehmern, dass sie ihre Arbeit rund um die Uhr verrichten, und verlangt vom Arbeitgeber, dass er eine Methode zur Zeiterfassung über ein Webportal, einen Stundenzettel, eine Stempeluhr oder eine andere Methode bereitstellt. Die Mitarbeiter müssen die Anfangs- und Endzeiten sowie die Essenspausen genau aufzeichnen, und die Vorgesetzten sind dafür verantwortlich, die wöchentlichen Aufzeichnungen zu genehmigen und Unstimmigkeiten zu erkennen.
Überstunden
Gemäß Abschnitt 510 des kalifornischen Arbeitsgesetzes sind Arbeitgeber verpflichtet, Überstunden mit dem 1,5-fachen des regulären Lohns zu vergüten, wenn der Arbeitnehmer mehr als acht Stunden am Tag oder 40 Stunden in der Woche arbeitet. Bei einer Arbeitszeit von mehr als 12 Stunden pro Tag muss der doppelte Satz gezahlt werden. Arbeitet ein Angestellter den siebten Tag in Folge, muss er für die ersten acht Stunden den 1,5-fachen Satz und für alle Überstunden den zweifachen Satz erhalten. Eine Zeiterfassungssoftware, die von einem sachkundigen Partner für Personaldienstleistungen verwaltet wird, berechnet automatisch die Lohn- und Gehaltsabrechnung und sorgt dafür, dass Ihr Unternehmen die Vorschriften kontinuierlich einhält.
Pausen
Kalifornische Arbeitnehmer haben Anspruch auf eine bezahlte 10-minütige Ruhepause pro vier Arbeitsstunden. Während dieser Pause sollten die Arbeitnehmer von allen Aufgaben entbunden werden und das Gelände verlassen dürfen. Darüber hinaus müssen Arbeitgeber alle fünf Arbeitsstunden eine unbezahlte 30-minütige Essenspause außerhalb des Dienstes einlegen. Auch wenn Ihre Mitarbeiter sagen, sie bräuchten keine Pause oder hätten keinen Hunger, müssen die Vorgesetzten sie ermutigen, die erforderlichen Pausen einzulegen. Arbeitnehmer, die in Schichten von weniger als sechs Stunden eingeteilt sind, können ein Formular für den Verzicht auf Mahlzeiten unterschreiben, um die ihnen zugewiesene Essenspause auszulassen und weiter zu arbeiten. Ein professionelles Erfassungssystem oder eine Software, die von einem vertrauenswürdigen Partner für Personaldienstleistungen verwaltet wird, kann Managern dabei helfen, den Überblick über bezahlte und unbezahlte Pausen zu behalten, um sicherzustellen, dass Ihre Belegschaft die Vorschriften einhält. Arbeitgeber sind gesetzlich verpflichtet, bei Verstößen gegen die Vorschriften für Ruhe- und Essenspausen Strafen zu zahlen. Daher ist es wichtig, dass alle Beteiligten die Anforderungen verstehen, sie klar kommunizieren und fortlaufende Prozesse einrichten, damit die Vorschriften von der ersten Schicht an eingehalten werden.
Endgültige Lohnforderungen
Kalifornien verfügt über einige der strengsten Gesetze zum Schutz von Arbeitnehmern, die im Falle einer Kündigung Anspruch auf das letzte Gehalt haben. Arbeitnehmer, die entlassen, entlassen oder entlassen werden, müssen bis zum Tag ihrer Kündigung bezahlt werden. Es ist ratsam, dass Arbeitgeber den letzten Gehaltsscheck eines Arbeitnehmers vor der Mitteilung der Kündigung bearbeiten und auszahlen lassen. Arbeitnehmer, die mit einer Frist von mindestens 72 Stunden kündigen, haben Anspruch auf ihren letzten Gehaltsscheck an ihrem letzten Arbeitstag. Arbeitnehmer, die ohne Vorankündigung kündigen, müssen innerhalb von 72 Stunden nach der Kündigung bezahlt werden. Der Arbeitgeber muss bis zu 30 Tage nach der Kündigung eine Strafe in Höhe des Tagessatzes des Arbeitnehmers zahlen. In Kalifornien reicht es nicht mehr aus, die Gehaltsabrechnung alle paar Wochen durchzuführen, und es wird empfohlen, ausgefeiltere Methoden für die Nachverfolgung und Auszahlung einzuführen.
Abzüge
Um die Rechte der Arbeitnehmer zu schützen, ist es in Kalifornien nicht erlaubt, Abzüge vom Gehalt vorzunehmen, es sei denn, es handelt sich um staatlich angeordnete Abzüge, wie z. B. Steuerabzüge, Pfändungen, gerichtliche Anordnungen oder Krankenversicherungsbeiträge (sofern genehmigt). Zu den Abzügen, die in anderen Bundesstaaten zulässig sind, in Kalifornien jedoch nicht, gehören Kosten für Voruntersuchungen oder vorgeschriebene medizinische Untersuchungen, zu viel gezahlte Löhne oder erforderliche Arbeitsmittel und Uniformen. Es ist wichtig, dass Sie sich an jemanden wenden, der sich mit kalifornischem Arbeitsrecht auskennt, um festzustellen, welche Abzüge, die im Rahmen Ihres Arbeitsverhältnisses erforderlich sind, in Kalifornien zulässig sind.
Diese zusätzlichen Vorschriften sind nur einige von vielen, die auf allen wichtigen Märkten der Welt in Kraft treten oder auf dem Gesetzgebungstisch liegen. Eine Geschäftstätigkeit in Kalifornien kann rentabel sein, aber nur, wenn Sie einige der kostspieligen Strafen für die Einhaltung der Vorschriften vermeiden, die mit Ihrer Belegschaft verbunden sind.
