Wie wir schon früher geschrieben haben, ist die richtige Einstufung als unabhängiger Auftragnehmer nicht einfach. Es gibt viele verschiedene Faktoren, die berücksichtigt werden müssen, und kein einzelner Faktor liefert eine endgültige Antwort. Die Aufgabe wird noch dadurch erschwert, dass verschiedene Bundes- und Landesbehörden unterschiedliche Definitionen und Standards anwenden, um festzustellen, ob ein flexibler Arbeitnehmer als Angestellter oder als unabhängiger Auftragnehmer eingestuft werden sollte.
In unserer Rolle als Spezialisten für die Einhaltung von Vorschriften und die Beauftragung unabhängiger Auftragnehmer, die Unternehmenskunden im ganzen Land unterstützen, bewertet das Synergy Services-Compliance-Team jedes Jahr Tausende von Beratern. Wir müssen jeden einzelnen Mitarbeiter und die Arbeit, mit der er beauftragt wurde, im Zusammenhang mit den geltenden bundes- und einzelstaatlichen Vorschriften bewerten. Eine wichtige Norm zur Klassifizierung von Arbeitnehmern, die wir immer berücksichtigen müssen, ist die des US-Arbeitsministeriums.
Nach der jüngsten Auslegung des US-Arbeitsministeriums (DOL) haben wir in letzter Zeit etwas mehr Klarheit über die Definition dessen, was das DOL als Arbeitnehmer betrachtet, gewonnen. Das DOL vertritt die Auffassung, dass der Fair Labor Standards Act (FLSA oder „der Act“) für die regulierte Gemeinschaft bei der Klassifizierung von Arbeitnehmern und letztlich bei der Eindämmung von Fehleinstufungen hilfreich sein kann. Die im FLSA enthaltene Definition des Begriffs „beschäftigen“ als „arbeiten lassen oder erlauben“ und der später entwickelte Test der „wirtschaftlichen Realitäten“ bieten einen breiteren Rahmen für die Beschäftigung als der traditionellere Kontrolltest des Common Law.
Bei der Prüfung flexibler Arbeitskräfte können diese Definitionen die für die Einhaltung der Vorschriften Verantwortlichen oft in eine Grauzone führen. Wenn ein Unternehmensleiter Arbeitskräfte einstellen muss, vor allem auf Projektbasis, kann die Grenze zwischen unabhängigen Auftragnehmern und W2-Angestellten schnell verschwimmen.
Bei Bauarbeitern und Krankenschwestern scheint ein Arbeitnehmerverhältnis oft eindeutig zu sein. Aber in einem realen Beispiel, wenn ein hochqualifizierter Softwareentwickler eingestellt wird und der Test der wirtschaftlichen Realitäten angewendet wird, kann ein Arbeitgeber in eine schwierige Situation bei der Einstufung von Arbeitnehmern geraten. Werfen wir einen Blick auf die Anwendung des Tests der wirtschaftlichen Realitäten in dieser Situation.
Bei der Prüfung der wirtschaftlichen Realitäten wird genauer untersucht, wie ein Arbeitgeber einen Arbeitnehmer bezahlt, der als unabhängiger Auftragnehmer eingestuft wurde. Die wichtigsten Punkte, die dabei ermittelt und hinterfragt werden, sind:
- Ist die geleistete Arbeit ein wesentlicher Bestandteil der Geschäftstätigkeit des Arbeitgebers?
- Wenn der Arbeitnehmer eine Entscheidung trifft, bestimmt diese Entscheidung, ob der Arbeitnehmer einen Gewinn oder einen Verlust erleidet?
- Erfordert die auszuführende Arbeit eine besondere Qualifikation?
- Besteht das Verhältnis zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber fort?
- Inwieweit hat der Arbeitgeber die Kontrolle über den Arbeitnehmer und die ausgeführte Arbeit?
Anhand der Antworten auf diese Fragen lässt sich feststellen, ob ein Arbeitnehmer wirklich ein selbständiges Unternehmen ist oder ob er wirtschaftlich vom Arbeitgeber abhängig ist.
Ist der Arbeitnehmer ein integraler Bestandteil des Unternehmens des Arbeitgebers?
Das Beispiel des Verwalters bezieht sich auf ein Bauunternehmen, das mit Hilfe eines Zimmermanns Häuser baut. In diesem Fall ist die Arbeit des Zimmermanns ein wesentlicher Bestandteil des Unternehmens und sollte als W2-Angestellter betrachtet werden.
Am Beispiel eines hochrangigen Softwareentwicklers ist dies nicht so klar. Warum? Die Arbeit des Entwicklers ist für das Unternehmen wichtig, denn ohne die Software kann das Unternehmen nicht umsetzen, was es braucht, um innovativ, wettbewerbsfähig und rentabel zu bleiben. Die geleistete Arbeit wird sicherlich als ein wichtiges Element für das Unternehmen angesehen, aber ist sie auch integral?
Beeinflusst die Führungskompetenz des Arbeitnehmers die Gewinn- oder Verlustchancen des Arbeitnehmers?
Der Verwalter erläutert anhand eines Beispiels, wie eine Arbeitskraft, die Reinigungsdienste für Firmenkunden erbringt, nur dann arbeitet, wenn das Reinigungsunternehmen dies bestimmt, und die auch nicht die Möglichkeit hat, Werbung zu machen oder für andere Kunden zu arbeiten, als W2-Angestellter des Reinigungsunternehmens betrachtet würde. Auf der anderen Seite könnte eine Arbeitskraft, die Reinigungsdienste für Firmenkunden anbietet, Werbung macht, Preise aushandelt, andere Kunden hat, entscheidet, wann sie arbeitet, und die Möglichkeit hat, Aufträge abzulehnen, als unabhängiger Auftragnehmer betrachtet werden.
Der Softwareentwickler in unserem Beispiel ist in der Lage, andere Aufträge abzulehnen, wird aber durch die Tatsache eingeschränkt, dass er fast Vollzeit für den Arbeitgeber arbeitet, was bedeutet, dass der Entwickler angesichts der Vollzeitstunden und der Langlebigkeit des Projekts keine anderen Kunden annehmen kann. Obwohl der Entwickler seinen eigenen Preis bis zu einem gewissen Grad aushandelte, basierte er auf dem Preis für einen Angestellten, der ähnliche Arbeiten durchführt, und darüber hinaus hatte der Entwickler kein Marketingmaterial außer etwas Mundpropaganda und Netzwerkverbindungen.
Erfordert die ausgeführte Arbeit besondere Fähigkeiten und Initiative?
Der Verwalter geht bei dieser Frage weiter als nur zu fragen, ob der Arbeitnehmer über spezielle Fähigkeiten verfügt, wie z. B. ein hochqualifizierter Tischler, sondern vielmehr, ob der Arbeitnehmer unabhängige Entscheidungen trifft, einschließlich der Entscheidung über die Reihenfolge der Arbeiten, die Bestellung von Material und die Verfolgung des nächsten Auftrags. Ein W2-Angestellter bekommt die Reihenfolge der Arbeiten vorgegeben und bekommt im Wesentlichen gesagt, was und wie er die Arbeit zu tun hat.
Der unabhängige Auftragnehmer würde diese Entscheidungen treffen, und in unserem Beispiel des High-Level-Entwicklers legt der Entwickler die Reihenfolge mit dem Manager fest, da dies die erforderlichen Fähigkeiten sind, aber der Manager gibt immer noch die Frist an und stellt eine Abfolge von Ereignissen zur Verfügung, die höchstwahrscheinlich dazu führen wird, dass der Entwickler auch am nächsten aufeinander folgenden Projekt für den Arbeitgeber arbeitet. Dies lässt das Projekt als eine Art fortlaufende Beziehung erscheinen.
Ist das Verhältnis zwischen dem Arbeitnehmer und dem Arbeitgeber dauerhaft oder unbefristet?
Nach Ansicht des Verwalters ist dies eine einfache Frage. Wenn die Arbeit unbefristet oder dauerhaft ist, suggeriert der Arbeitgeber ein W2-Arbeitnehmerverhältnis.
Es gibt einige Szenarien, in denen dies verwirrend sein kann. Eines davon ist, dass ein Manager einen Mitarbeiter einsetzt und sogar ein Enddatum für das Projekt festgelegt hat, aber aufgrund der Arbeit werden das Enddatum und das Projekt ständig verlängert. Es ist völlig normal, dass ein Projekt verlängert wird und dass sich der Umfang der Arbeit vergrößert und die Anforderungen an die zu erbringenden Leistungen steigen, aber schließlich sollte das Projekt tatsächlich zu Ende gehen. Einige Arbeiten, die ein Arbeitgeber benötigt, beginnen als Projekt mit einem angegebenen Enddatum, das auch wirklich endet, werden aber im Laufe der Arbeit so sehr zum Kern des Unternehmens, dass es kein Enddatum mehr gibt und der Arbeitnehmer zur einzigen Ressource für das Unternehmen wird, die die spezifische Funktion erfüllen kann, wodurch das, was ursprünglich korrekt als unabhängiger Auftragnehmer eingestuft wurde, zu einem Arbeitnehmerverhältnis wird.
Das andere Szenario ist, dass das Projekt endet, aber der Manager dem Arbeitnehmer das nächste Projekt anbietet und ihn zu seiner nächsten Aufgabe schickt, oder dass der Arbeitnehmer möglicherweise für ein anderes Projekt in einer anderen Abteilung desselben Unternehmens eingesetzt wird. Dieses häufige Szenario verwirrt viele Manager, die fälschlicherweise glauben, dass sie durch den Wechsel des Arbeitnehmers von Projekt zu Projekt davor geschützt sind, den Arbeitnehmer wie einen Angestellten zu behandeln.
In unserem Beispiel des hochrangigen Entwicklers wurde das Projekt kontinuierlich erweitert und soll nun enden, aber angesichts der Art des Projekts wird der nächste Teil des Projekts beginnen, an dem der Arbeitgeber höchstwahrscheinlich auch den Entwickler arbeiten lassen will. In diesem Fall hat der Entwickler die Wahl, das nächste Projekt zu übernehmen, aber aufgrund dieser Tatsache und der Tatsache, dass dieser Entwickler diese Art von Arbeit für denselben Arbeitgeber in der Vergangenheit als unabhängiger Auftragnehmer ausgeführt hat, sind einige rote Fahnen zu sehen. Erschwerend kommt in unserem Beispielfall hinzu, dass der Bauunternehmer zwar eine GmbH gegründet hat, aber in keiner Weise für sich selbst geworben hat, keine anderen aktuellen Kunden hatte, die bewiesen hätten, dass es sich um ein rechtmäßiges unabhängiges Unternehmen handelte, und dass er vor diesem Auftrag bereits einige Zeit als Angestellter für einen anderen Arbeitgeber tätig war, der sehr ähnliche Arbeiten ausführte. Der Entwickler hatte eine Gewerbeversicherung abgeschlossen und sah auf den ersten Blick aus, als sei er tatsächlich ein unabhängiges Unternehmen.
Welcher Art ist die Kontrolle des Arbeitgebers und wie stark ist sie?
Der Verwalter misst dieser Frage nicht so viel Bedeutung bei, wie es in der Vergangenheit verstanden wurde, zumindest wenn man sie durch die Brille der wirtschaftlichen Realitäten betrachtet. Jede Kontrolle, die über einen Arbeitnehmer ausgeübt wird, deutet auf ein W2-Arbeitnehmerverhältnis hin. Der Verwalter ist der Ansicht, dass die Arbeit von zu Hause aus ein sehr geringes Indiz für eine fehlende Kontrolle durch den Arbeitgeber ist, und dass die Kontrolle des Arbeitnehmers über seine eigenen Arbeitszeiten ebenfalls kein Indiz für den unabhängigen Status ist. Dies ist eine knifflige Frage, denn bis zu einem gewissen Grad werden alle Manager, die einen Arbeitnehmer für einen Auftrag einstellen müssen, eine gewisse Kontrolle ausüben, damit ihr Projekt zufriedenstellend abgeschlossen wird und das Unternehmen weiterhin funktioniert.
In unserem Beispiel arbeitet der hochrangige Entwickler von zu Hause aus und wird nicht direkt beaufsichtigt. Der Entwickler legt Statusberichte vor und trifft sich in halbjährlichen Abständen mit dem Projektteam. Der Entwickler wird nicht angewiesen, kontrolliert und erhält keine Anweisungen oder Schulungen zur Durchführung der Arbeit, aber dies allein bestimmt nicht den unabhängigen Status. Es ist wichtig, darauf hinzuweisen, dass der Verwalter klarstellt, dass kein einzelner Faktor, einschließlich der Kontrolle über die Arbeit, überbetont werden sollte, da der eigentliche Schlüssel darin liegt, ob der Arbeitnehmer wirklich ein unabhängiges Unternehmen ist und nicht wirtschaftlich vom Arbeitgeber abhängig ist.
Auf den ersten Blick sieht dieser Entwickler wie ein unabhängiges Unternehmen aus, aber da er keine anderen Kunden hat, die Langlebigkeit des Projekts auf eine Vollzeitbeschäftigung und Dauerhaftigkeit hindeutet und es keine wirklichen Verlustmöglichkeiten gibt, sollte dieser Entwickler als W2-Angestellter betrachtet werden, wenn man die wirtschaftliche Realität der Beziehung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer betrachtet.
Wir hoffen, dass Ihnen dieses Beispiel aus der Praxis geholfen hat, die Komplexität der Durchführung einer umfassenden Bewertung der Arbeitnehmereinstufung zu verstehen. Dies ist die Welt, in der die Compliance-Experten von TalentWave jeden Tag im Auftrag unserer Unternehmenskunden arbeiten!
