De vraag creëert momenteel grote kansen voor talentleveranciers. Forbes en een recent SIA-rapport stellen dat freelancers en aannemers ongeveer 35% van de beroepsbevolking uitmaken. Experts in de sector voorspellen dat dit percentage in de toekomst zal blijven stijgen.
Naarmate het werk mobieler en globaler wordt, vertrouwen organisaties op personeelspartners om hen te helpen bij het werven in een wereld zonder grenzen. Dit creëert een opening voor ambitieuze talentleveranciers die op zoek zijn naar groeimogelijkheden. Met wereldwijde expansie neemt echter ook het risico op overtredingen van de HR-regelgeving toe, wat duur en schadelijk kan zijn.
Om de risico’s te beperken, werken deze talentleveranciers vaak samen met een employer of record (EOR) en agent of record (AOR). Dergelijke partners bieden lokale expertise en een extra beschermingslaag. In deze blogpost worden enkele specifieke problemen besproken die zich voordoen bij het plaatsen van werknemers in andere landen. Er wordt ook uitgelegd hoe EOR- en AOR-partners zoals People2.0 kunnen helpen.
Met welke HR compliance risico’s worden talentleveranciers geconfronteerd als ze wereldwijd willen uitbreiden?
Wereldwijde expansie heeft grote voordelen, zoals het vergroten van de diversiteit van je talentenpool en je winstmarges. Naarmate je echter uitbreidt, neemt je blootstelling aan HR compliance risico’s exponentieel toe met elke nieuwe regio die je betreedt. De verschillende vereisten kunnen een administratieve nachtmerrie zijn om bij te houden en een wirwar van regels kan een ramp betekenen voor je bedrijf.
Uitdagingen in het garanderen van HR compliance:
Denk eens na over deze potentiële valkuilen. Heb je de bandbreedte en de middelen om ze intern op te lossen?
- Verkeerde classificatie van werknemers: Een simpele fout bij het classificeren van werknemers als onafhankelijke aannemers in plaats van werknemers kan uitmonden in juridische en financiële nachtmerries.
- Naleving van arbeidswetten: Elke regio waarin u actief bent heeft zijn eigen wetten en regels. Eén misstap kan leiden tot hoge boetes en slepende juridische geschillen.
- Naleving van belastingregels: De ingewikkelde belastingregels verschillen van land tot land. Zorgen voor accurate en tijdige belastinginhouding, -rapportage en -afdracht is geen kleinigheid en als je dit niet doet, kan dit ernstige gevolgen hebben.
- Contractuele en juridische risicobeperking: Contracten met klanten en kandidaten zijn complex. Slecht opgestelde overeenkomsten kunnen u blootstellen aan juridische risico’s en geschillen, waardoor uw zakelijke relaties in gevaar komen.
- Onboarding en Offboarding: Het begin en het einde van een arbeidsrelatie zijn kritieke overgangspunten. Misstappen in processen zoals juridische documentatie, training, exitgesprekken en naleving van ontslagwetten kunnen verstorend en schadelijk zijn.
- Gegevensbescherming en privacy: In ons digitale tijdperk kan een verkeerde omgang met gevoelige gegevens leiden tot inbreuken, rechtszaken en reputatieschade.
- Lokale aanwezigheid en vertegenwoordiging: Beweren dat je lokaal aanwezig en deskundig bent is één ding; het bewijzen is iets anders. Het ontbreken van een legitieme lokale vertegenwoordiging kan leiden tot problemen met samenwerking en juridische complicaties.
- Culturele en taalbarrières: Werken over de grens betekent vaak communiceren met verschillende culturen en talen. Miscommunicatie kan leiden tot misverstanden en zo uw relaties met klanten en werknemers beïnvloeden.
De componenten waar een EOR-partner naar zoekt in HR-compliancebeheer
1. Begrijp uw huidige status
Een EOR-partner (employer of record) begint met het evalueren van het bestaande HR-compliance framework. Dit houdt in dat het beleid, de werknemersclassificaties, de salarisprocessen en de naleving van de lokale arbeidswetgeving worden gecontroleerd. Inzicht in uw huidige status helpt bij het identificeren van sterke punten en gebieden die verbetering behoeven en zorgt ervoor dat HR voldoet aan de veranderende regelgeving in verschillende regio's.
2. Begrijp je wereldwijde expansiedoelen
Een EOR-partner zorgt ervoor dat HR-compliance is afgestemd op uw wereldwijde expansiedoelen door de behoeften aan personeel, wettelijke vereisten en landspecifieke regelgeving te evalueren. Dit omvat het beoordelen van aanwervingsstructuren, loonbelasting,
3. Voer een risicobeoordeling uit
Een grondige risicobeoordeling is cruciaal voor het identificeren van potentiële HR compliance risico’s die kunnen leiden tot juridische aansprakelijkheid of financiële boetes. Een EOR-partner onderzoekt aspecten zoals
4. Hiaten beoordelen en prioriteren
Zodra de risico’s voor HR compliance zijn geïdentificeerd, is de volgende stap het beoordelen van hiaten in beleid en procedures. Een EOR-partner helpt bij het prioriteren van deze hiaten op basis van de ernst en urgentie, zodat kritieke compliance-kwesties, zoals niet op elkaar afgestemde arbeidscontracten of ontoereikende gegevensregistratie, als eerste worden aangepakt. Dankzij deze strategische aanpak kunnen bedrijven efficiënt corrigerende maatregelen doorvoeren, waardoor ze minder juridische risico’s lopen en hun personeelsbeleid kunnen verbeteren.
5. Beleid en procedures invoeren
Duidelijke beleidsregels en procedures zorgen voor consistentie, verantwoording en efficiëntie. Ze definiëren rollen, stroomlijnen activiteiten en verminderen risico’s door miscommunicatie. Een sterk kader ondersteunt de besluitvorming, conflictoplossing en naleving van regelgeving, wat uiteindelijk de geloofwaardigheid en het succes op lange termijn ten goede komt.
6. De vereiste controles implementeren
Het implementeren van de vereiste controles is een kritieke stap in elk proces, vooral bij het streven naar compliance, efficiëntie en risicobeheer. In deze fase moeten professionals het bestaande raamwerk beoordelen en gebieden identificeren waar controles kunnen worden ingesteld of verbeterd om potentiële risico’s te beperken en de operationele effectiviteit te verbeteren.
7. Verslag over naleving
Compliance rapportering dient meerdere doelen: het biedt niet alleen een duidelijk kader om de naleving van externe regels en normen te evalueren, maar helpt bedrijven ook om verbeterpunten te identificeren. Deze allesomvattende benadering van compliance helpt risico’s te beperken, het vertrouwen van belanghebbenden op te bouwen en de algehele operationele effectiviteit van het bedrijf te verbeteren.
Navigeren door wereldwijde uitdagingen op het gebied van salarisadministratie en classificatie van werknemers
Het beheren van de wereldwijde salarisadministratie en het naleven van de classificatie van werknemers is een cruciale uitdaging voor organisaties die in meerdere landen actief zijn. Elk rechtsgebied heeft unieke arbeidswetten, belastingregels en arbeidsclassificaties waar bedrijven doorheen moeten navigeren om naleving te garanderen en dure boetes te vermijden. Het verkeerd indelen van werknemers – als onafhankelijke aannemers of fulltime werknemers – kan leiden tot juridische geschillen, achterstallige belastingen en reputatieschade.
Om deze uitdagingen effectief aan te pakken, moeten bedrijven een strategische aanpak hanteren die expertise op het gebied van lokale regelgeving integreert met geavanceerde payroll-technologieën. Samenwerken met een EOR kan de compliance-inspanningen verder verbeteren door te zorgen voor een nauwkeurige classificatie van werknemers, het beheren van belastingverplichtingen en het afstemmen van arbeidscontracten op de landspecifieke arbeidswetgeving.
Checklist naleving HR: 8 belangrijke punten om rekening mee te houden
1. Wettelijke naleving
Wettelijke naleving verwijst naar de naleving door een bedrijf van wetten en regels die zijn opgesteld door overheidsinstanties. Dit omvat een breed scala aan wettelijke verplichtingen, waaronder arbeidswetten, belastingregels, gezondheids- en veiligheidsnormen en milieubescherming. Niet-naleving kan leiden tot ernstige gevolgen, waaronder rechtszaken, verlies van licenties en schade aan het merkimago.
2. Naleving van regelgeving
Naleving van regelgeving verwijst naar het volgen van wetten, voorschriften, richtlijnen en normen die specifiek zijn voor een bepaald bedrijf of een bepaalde branche. Bedrijven in verschillende sectoren moeten zich door een complex landschap van regels bewegen die ontworpen zijn om eerlijkheid, veiligheid en ethische normen binnen hun activiteiten te handhaven. Compliance-eisen kunnen aanzienlijk verschillen op basis van factoren zoals locatie, bedrijfstak en de aard van het bedrijf zelf. Financiële instellingen zijn bijvoorbeeld onderworpen aan strenge voorschriften met betrekking tot anti-witwaspraktijken (AML), terwijl organisaties in de gezondheidszorg moeten voldoen aan wetten ter bescherming van de privacy van patiënten en informatiebeveiliging, zoals HIPAA in de Verenigde Staten.
3. Contractuele naleving
Contractuele naleving verwijst naar de garantie dat alle partijen die betrokken zijn bij een contract zich houden aan de voorwaarden die in de overeenkomst zijn vastgelegd. Het is een cruciaal aspect van de bedrijfsvoering, dat ervoor zorgt dat overeenkomsten worden nagekomen en dat beide partijen hun verplichtingen nakomen zoals bepaald. Niet-naleving kan leiden tot juridische geschillen, financiële boetes en schade aan de reputatie van een bedrijf.
4. Naleving van de wetgeving van de Unie
Naleving van de vakbondswetgeving verwijst naar de wettelijke kaders die zijn opgesteld door verschillende vakbonden en de arbeidswetgeving binnen hun jurisdictie. Deze wetten zijn bedoeld om de rechten van werknemers te beschermen en eerlijke arbeidspraktijken te garanderen, en behandelen zaken als lonen, arbeidsomstandigheden en collectieve onderhandelingen.
5. Naleving van HR-technologie
Organisaties moeten ervoor zorgen dat hun HR-systemen in overeenstemming zijn met wettelijke kaders zoals de General Data Protection Regulation (GDPR) in Europa, de Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) in de Verenigde Staten en andere lokale regelgeving. Niet-naleving kan leiden tot hoge boetes, juridische uitdagingen en schade aan de reputatie van een organisatie, waardoor het noodzakelijk is voor HR-professionals om compliance-maatregelen op te nemen in hun technologische frameworks.
6. Interne naleving
Interne compliance verwijst naar de processen en systemen die organisaties opzetten om ervoor te zorgen dat hun activiteiten voldoen aan de geldende wetten, voorschriften en interne beleidsregels. Dit aspect van governance is cruciaal voor het behoud van de integriteit van de organisatie en het beperken van risico’s verbonden aan niet-naleving, zoals juridische sancties, financiële verliezen en reputatieschade.
7. Internationaal arbeidsrecht
Het internationale arbeidsrecht is verankerd in verschillende internationale verdragen en conventies, waaronder die van de Internationale Arbeidsorganisatie (ILO), en richt zich op zaken als kinderarbeid, dwangarbeid, discriminatie en het recht op collectieve onderhandelingen. Deze bepalingen zijn niet alleen bedoeld om de arbeidsnormen te verhogen, maar ook om een rechtvaardige economische ontwikkeling te bevorderen door de arbeidsomstandigheden wereldwijd te verbeteren.
8. Naleving van landspecifieke HR-regels
Inzicht in landspecifieke HR-compliance is essentieel voor bedrijven die grensoverschrijdend effectief willen opereren. Elk land heeft zijn eigen wettelijk kader dat voorschrijft hoe bedrijven hun personeel moeten managen, wat een aanzienlijke invloed kan hebben op de operationele efficiëntie en het algehele succes van het bedrijf. Bedrijven moeten zich door deze regels heen worstelen om ervoor te zorgen dat ze niet alleen aan de regels voldoen, maar ook een positieve werkomgeving creëren die aansluit bij de lokale culturele normen.
Hoe kan een Employer of Record Partner helpen uitbreiden in nieuwe regio's?
Door de immense last van deze risico’s zoeken veel talentleveranciers partners die de compliance kunnen beheren, zodat ze zich kunnen concentreren op hun kerncompetenties. Hier volgen enkele manieren waarop het uitbesteden van risicobeheer kan helpen bij wereldwijde expansie:
- Risicobeperking en compliance management: People2.0’s EOR en AOR diensten bieden een uitgebreid compliance schild, uitgerust om de ingewikkelde nuances van wereldwijde en lokale regelgeving aan te kunnen.
- Efficiënte operaties op afstand: Onze infrastructuur biedt de tools die je nodig hebt om werknemers op afstand in dienst te nemen, complexe salarisadministratie af te handelen en compliance te garanderen bij het wereldwijd aannemen van personeel.
- Ontwikkeling van eigentijdse personeelsprogramma's: We helpen talentleveranciers om zelfstandigen toe te voegen en wereldwijd talent binnen te halen, wat resulteert in een veelzijdiger personeelsbestand.
- Focus op talentacquisitie: Het uitbesteden van administratieve lasten aan People2.0 optimaliseert je operationele efficiëntie, waardoor je middelen vrijkomen om je te concentreren op het onderhouden van relaties met talent en het leveren van klanttevredenheid.
Conclusie
Dit tijdperk van veranderingen in de wereld van werk heeft ongekende mogelijkheden gecreëerd om uw tijdelijke arbeidskrachten uit te breiden. Als je klaar bent om een wereldwijde talentenpool aan te boren, doe het dan zonder in een compliance dilemma te belanden.
Een partner als People2.0 kan je door de fijne kneepjes van compliance loodsen, risico’s beperken en je organisatie beschermen. Je besteedt niet alleen de backoffice uit; je gaat een strategisch partnerschap aan dat is ontworpen om activiteiten te stroomlijnen, efficiëntie te optimaliseren en je in staat te stellen je te richten op wat echt belangrijk is – het werven van talent en het leveren van klanttevredenheid. Begin vol vertrouwen en met een gerust hart aan uw wereldwijde expansie. Neem vandaag nog contact met ons op voor meer informatie over de kracht van onze samenwerking.
Ben je geïnteresseerd in outsourcing en weet je niet zeker of je een EOR of een AOR moet kiezen? Bekijk onze blogpost om erachter te komen welke service voor jou geschikt is.
