Nu we aan het begin staan van een nieuw jaar en een nieuwe administratie, zijn we allemaal bezig met het maken van doelen. Natuurlijk zijn onze meest directe doelen om veilig te blijven en onze rekeningen te betalen in deze tijd. Na deze dringende doelen heb je, als je net als ik bent, misschien een doel om binnenkort filmpopcorn te eten in een bioscoop terwijl je naar de nieuwste extravaganza kijkt.
Alles wijst erop dat in 2021 veel gebruik zal worden gemaakt van freelance of niet-werknemerstalent. Met dat in gedachten moeten bedrijven deze doelen voor 2021 in overweging nemen als het gaat om het gebruik van onafhankelijke contractanten (IC's):
- Laat je niet in de problemen brengen door je eigen ideeën of gevoelens over hoe een IC zou moeten zijn. Volgens vrijwel alle wetten en toetsingscriteria moet een correct geclassificeerde IC-opdracht aan twee voorwaarden voldoen: een projectstructuur met een beperkte mate van aansturing en controle, en een IC met een bedrijfsstructuur die deze diensten levert. Als aan een van deze twee voorwaarden niet wordt voldaan en je betaalt als IC, heb je een verkeerde classificatie toegepast. Hoewel deskundige en ervaren compliance-bedrijven je kunnen helpen om aan de vereisten van deze wetten te voldoen, moet er wel degelijk aan worden voldaan. Dit betekent dat factoren die aan een IC doen denken (bijvoorbeeld: de werknemer kan zelf kiezen of hij al dan niet werkt, laagbetaald klussenwerk, geen strenge aansturing) in veel gevallen nog niet volstaan om van een IC te spreken. Als dat wel zo was, zouden bedrijven in de gig-economie niet zo vaak worden aangeklaagd wegens onjuiste classificatie en zouden hun werknemers niet als werknemers worden aangemerkt.
- Uw bedrijf is wettelijk verplicht om IC’s correct te classificeren. Het is geen keuze, het is de wet. Misschien wordt u nooit gecontroleerd (en hopelijk gebeurt dat ook niet), maar het gebeurt elke dag. Ik benadruk dit punt: het maakt niet uit dat jij en je IC tevreden zijn met de regeling; je wettelijke verplichting is niet vervallen en moet nog steeds worden nagekomen. Houd er rekening mee dat het, net als bij elke relatie, fout kan gaan. Met IC’s is één manier waarop het slecht kan gaan dat een formeel tevreden IC ontevreden wordt en een rechtszaak aanspant tegen jou over verkeerde classificatie – het gebeurt. Dus terwijl u de tijd neemt en investeert om het beste talent aan te trekken dat u in 2021 kunt vinden, mag u de plicht om uw bedrijf uit de brand te houden niet uit het oog verliezen.
- Dit is niet alleen een probleem van bekende bedrijven. Terwijl de krantenkoppen berichten over megabedrijven als Uber, FedEx, enz., zijn veel rechtszaken door werknemers of controles door overheden gericht op kleinere bedrijven met onbekende namen. Eerlijk gezegd, tenzij je je verdiept in de materie, ben je je misschien nooit bewust van de misclassificatie-activiteiten in jouw staat. Sommige staten, zoals Wisconsin, brengen verslag uit over jaarlijkse boetes voor controles en de DOL heeft een pagina met persberichten waar sommige van deze informatie te vinden is. Het punt is dat zowel grote als kleine bedrijven een doelwit zijn, of je er nu van hoort of niet.
- Onderschat de screening van je IC’s niet. Ter herinnering: je bent wettelijk verplicht om je IC’s, freelancers, gig-werknemers enz. correct te screenen. Als je een screeningsprocedure hebt, geweldig, maak daar dan gebruik van. En met ‘gebruik maken’ bedoel ik: als een project uiteindelijk als W-2 wordt geclassificeerd, ga dan ook door als W-2. Als je een goed bedrijf hebt dat je compliance regelt, zullen zij ervoor zorgen dat je nauwkeurige classificaties krijgt die risico’s beperken. Als je hun advies niet opvolgt, is dat een andere manier om een verkeerde classificatie te maken. Ook als je slechts een deel van je freelancers controleert, classificeer je waarschijnlijk een deel van je zelfstandigen verkeerd. Ten slotte: als je beoordelingsproces om een verkeerde classificatie van werknemers vast te stellen te kort of niet volledig is, dan mis je mogelijk grote en belangrijke aspecten die een auditor niet zal missen. Mijn advies: het is een nieuw jaar, dus dit is een goed moment om een externe deskundige te laten beoordelen of uw beoordelingsprogramma uw bedrijf voldoende houvast en bescherming biedt mocht u met een uitdaging worden geconfronteerd.
People2.0 kan u helpen om uw doelen te blijven nastreven en uw organisatie en uw IC’s te beschermen tegen mogelijke onjuiste indeling van werknemers. Neem gerust contact met ons op als u vragen heeft.
