Claims voor misclassificatie van zelfstandige contractanten kunnen verwarrend en kostbaar zijn voor werkgevers. De risico’s in verband met IC misclassificatie zijn wijdverspreid en een toenemend aantal federale en staatsagentschappen richt zich op deze kwestie. Het is voor elk bedrijf belangrijk om deze organisaties en hun rol bij het bepalen van IC-classificatie te begrijpen. In dit artikel geven we een overzicht van de regelgevende instanties op verschillende overheidsniveaus die verantwoordelijk zijn voor verschillende aspecten van IC-misclassificatie.
Meer dan de helft van de staten heeft een Memorandum of Understanding ondertekend met het Amerikaanse ministerie van Arbeid waarin de deelnemende staten informatie over IC-misclassificatie mogen delen met andere overheidsinstanties. Als één overheidsinstantie wordt gealarmeerd over een verkeerde classificatieclaim, kan de informatie worden gedeeld met andere overheidsinstanties. Als een werknemer bijvoorbeeld een werkloosheidsclaim indient in de staat Californië, kan het werkloosheidsbureau van de staat de IRS op de hoogte brengen en kan de IRS een audit uitvoeren bij uw bedrijf. Eén claim voor misclassificatie van één overheidsinstantie kan gemakkelijk uitmonden in vele claims van verschillende overheidsinstanties.
De drie federale instanties die verantwoordelijk zijn voor het behandelen van claims over de verkeerde indeling van werknemers zijn het Department of Labor (DOL), de Internal Revenue Service (IRS) en de National Labor Relations Board (NLRB).
Ministerie van Arbeid
De DOL heeft twee instanties die zich bezighouden met IC-claims over verkeerde indeling: de Wage and Hour Division (WHD) en het Office of Workers' Compensation Programs (OWCP). Onlangs publiceerde het DOL de interpretatie van de administrateur over de classificatie van werknemers op basis van de economische realiteitstest.
Op de website van de DOL staat: "De missie van Wage and Hour is het bevorderen en naleven van arbeidsnormen om het welzijn van de nationale beroepsbevolking te beschermen en te verbeteren. Als een werknemer ten onrechte is geclassificeerd als een IC-werknemer terwijl hij eigenlijk geclassificeerd zou moeten worden als een W2-werknemer, kan de werknemer een claim voor minimumloon of overuren indienen bij de DOL. De WHD onderzoekt dit soort claims. Als blijkt dat een werknemer verkeerd is ingedeeld, is de werkgever verantwoordelijk voor het terugbetalen van loon aan de verkeerd ingedeelde werknemer.
Het Office of Workers' Compensation Programs beheert programma’s voor arbeidsongeschiktheidsuitkeringen aan gewonde werknemers. Als een onafhankelijke aannemer een claim indient bij het OWCP, wordt de IC-status van de werknemer in twijfel getrokken. Aangezien IC’s geen werknemers zijn, komen ze niet in aanmerking voor een arbeidsongeschiktheidsuitkering. Als een IC door het OWCP verkeerd wordt geclassificeerd, dan is het bedrijf verantwoordelijk voor het betalen van de werknemerscompensatie-uitkeringen.
NLRB
De National Labor Relations Board is een federale instantie die "het recht van werknemers om zich te organiseren beschermt" en "oneerlijke arbeidspraktijken voorkomt en verhelpt". Het NLRB hanteert een brede aanpak wat betreft de soorten claims die ze zullen onderzoeken. Een IC die verkeerd geclassificeerd is, kan beweren dat het bedrijf waarmee hij een contract heeft oneerlijk met hem omgaat. De IC kan denken dat hij werknemer is van het bedrijf en een claim indienen. Als het NLRB oordeelt dat de IC verkeerd is geclassificeerd en in feite een werknemer is, kan het bedrijf aansprakelijk worden gesteld voor verschillende straffen op basis van de oneerlijke praktijk. Het NLRB gebruikt niet één specifieke test om de classificatie van IC’s te bepalen, maar baseert zich op verschillende tests.
IRS
De Internal Revenue Service is de federale overheidsinstelling "verantwoordelijk voor het innen van belastingen en het handhaven van de belastingwetgeving". De IRS kan IC misclassificatie vinden door een audit, of door een claim van een andere overheidsinstantie via een Memorandum of Understanding. Als blijkt dat een werknemer verkeerd is ingedeeld, zal de IRS het bedrijf onderzoeken op andere werknemers die mogelijk ook verkeerd zijn ingedeeld. Als de IRS vaststelt dat een werknemer verkeerd is ingedeeld, moet het bedrijf achterstallige belastingen betalen met 9% rente, plus een boete van 12%-35% van de belastingaanslag per werknemer. Het bedrijf is ook aansprakelijk voor overuren of minimumloon. De IRS gebruikt de Common Law test om te bepalen of een werknemer verkeerd is ingedeeld.
Nationale arbeidsbureaus
Op staatsniveau heeft elke staat zijn eigen overheidsinstanties die werknemers compenseren, discriminatie, werkloosheid en andere diensten verlenen. Elke staat gebruikt zijn eigen test om IC-classificatie te bepalen. De straffen variëren per staat en type claim.
Als voorbeeld van hoe verwarrend dit kan worden, nemen we een kijkje in New York. De staat New York pakt werknemersmisclassificatie op verschillende manieren aan. Onder leiding van het New Yorkse ministerie van Arbeid heeft New York de
Elk van de zes instanties pakt verschillende facetten van misclassificatie aan, afhankelijk van hun primaire functies: Het New York State Department of Labor; De New York State Workers' Compensation Board; De New York State Workers' Compensation Fraud Inspector General; Het New York State Department of Taxation and Finance; Het New York State Attorney General’s Office; De Comptroller of the City of New York.
Met name het New York State Department of Labor, een van de zes agentschappen, heeft verschillende divisies die zich bezighouden met arbeidskwesties: De Unemployment Insurance Division (afdeling werkloosheidsverzekering), de Division of Labor Standards (afdeling arbeidsnormen), de Division of Safety and Health (afdeling veiligheid en gezondheid), het Office of Special Investigations (bureau voor speciaal onderzoek) en het Bureau of Public Work (bureau voor openbare werken). IC-claims voor misclassificatie kunnen van elk van deze divisies naar elk van de andere divisies of agentschappen worden doorgesluisd. Wanneer een claim voor verkeerde classificatie ontstaat, of het nu gaat om werkloosheid, arbeidsongeschiktheid, belastingen, werknemerscompensatie of overwerk, kan één instantie informatie delen met alle instanties, waardoor een potentieel kostbaar web van problemen voor het bedrijf ontstaat.
Beste praktijken
Dit is geen volledige lijst van instanties die claims over misclassificatie onderzoeken. Er zijn nog enkele andere instanties waar claims over verkeerde indeling kunnen voorkomen, zoals de Equal Employment Opportunity Commission (EEOC) en de Occupational Safety and Health Administration (OSHA). Een enkele IC-claim voor misclassificatie kan snel uit de hand lopen. De meest risicomijdende manier om IC-claims voor verkeerde classificatie te bestrijden is een preventieve aanpak van de classificatie van uw werknemers.
Agentschap Tabel
| Agentschap | Test | Soorten claims | Boetes voor verkeerde indeling |
| Afdeling Loon en Arbeid van DOL | Economische realiteiten | Minimumloon, overwerk | Achterstallig loon |
| Bureau voor werknemerscompensatieprogramma’s van DOL | Verschilt per staat (ABC, gewoonterecht of economische realiteiten) | Compensatie voor werknemers | Terugbetalingen, boetes |
| IRS | Gewoonterecht | Belastingclaims, werkloosheid | Achterstallige belastingen, boetes, werkloosheidsuitkeringen, overwerk, minimumloon |
| NLRB | Verschilt per geval | Oneerlijkheid van werknemers; vakbondsvorming | Verschilt per soort claim |
| Arbeidsbemiddelingsbureaus van de staat | Verschilt per staat (ABC, gewoonterecht of economische realiteiten) | Werkloosheid, discriminatie, werknemerscompensatie, belasting | Verschilt per type claim en staat |
