Een gewone overeenkomst met een aannemer kan al leiden tot een belastbare aanwezigheid in het buitenland.
Net als een ijsberg in het water worden bedrijven die buitenlands personeel aannemen geconfronteerd met een enorm risico dat net onder de oppervlakte van hun personeelsprogramma’s schuilgaat. Dit wordt het risico van een vaste inrichting genoemd en kan ernstige gevolgen hebben in de vorm van boetes en extra belastingdruk.
Gelukkig kunnen de juiste begeleiding en personeelsopbouw er in hoge mate toe bijdragen dat het risico op een vaste inrichting (PE) tot een minimum wordt beperkt. In dit artikel wordt onderzocht waar dat risico zich kan voordoen bij regelingen met tijdelijke krachten en hoe bedrijven dit kunnen aanpakken voordat het een groter probleem wordt.
Laten we beginnen met uit te leggen wat het risico van een vaste inrichting inhoudt en waarom het de moeite waard is hier aandacht aan te besteden.
Wat is het risico van een vaste inrichting? En waarom is dit van belang?
Is uw bedrijf actief op een locatie waar het niet officieel is gevestigd? Zo ja, dan kan een lokale belastingdienst besluiten dat het daar een vaste inrichting heeft, wat betekent dat het in dat rechtsgebied mogelijk vennootschapsbelasting verschuldigd is.
Een rechtsgebied is elke plaats met eigen belastingregels. Dat kan een land, een staat of een provincie zijn. Hoewel het risico van een vaste inrichting vaak ter sprake komt bij wereldwijde werving, kan hetzelfde fundamentele probleem zich dus voordoen telkens wanneer werk een belastinggrens overschrijdt.
Het risico bestaat dat het bedrijf belasting verschuldigd is terwijl het niet had verwacht dat het daar belastingplichtig zou zijn. Het kan ook te maken krijgen met boetes als de belastingdienst oordeelt dat het bedrijf zich op die locatie had moeten registreren, inkomsten had moeten aangeven of belasting had moeten betalen. In sommige gevallen kunnen dezelfde inkomsten op meer dan één plaats worden belast.
Een Amerikaans bedrijf kan bijvoorbeeld vennootschapsbelasting betalen in de VS. Als zijn activiteiten in Duitsland aanleiding geven tot een vaste inrichting, kan Duitsland ook de winst belasten die verband houdt met die markt. Een belastingverdrag kan de uiteindelijke kosten verlagen, maar het bedrijf kan nog steeds te maken krijgen met extra aangifteverplichtingen en fiscale controles.
Hoe PE-risico ontstaat
Er ontstaat een PE-risico wanneer een onderneming steeds meer gaat lijken op een gevestigde onderneming in een rechtsgebied waar zij niet officieel is geregistreerd. De regels verschillen per locatie, maar belastingautoriteiten letten doorgaans op bepaalde soorten activiteiten:
- Vaste vestigingsplaats: De onderneming beschikt over een fysieke locatie waar de bedrijfsactiviteiten plaatsvinden. Dit kan bijvoorbeeld een kantoor, een filiaal of een langdurige werkplek zijn.
- Bouwprojecten: Een bouwplaats, installatieproject of soortgelijke activiteit duurt langer dan de in de lokale voorschriften vastgestelde termijn.
- Activiteiten via een vertegenwoordiger: Een persoon of instantie treedt namens het bedrijf op in een ander rechtsgebied. Het risico is groter als deze persoon of instantie namens het bedrijf onderhandelt of contracten sluit.
- Virtuele vaste inrichting: Sommige rechtsgebieden kunnen een onderneming beschouwen als zijnde aanwezig voor belastingdoeleinden indien deze aanzienlijke digitale activiteiten op een markt ontplooit. Hieronder kunnen lokale servers, een datacenter of een onlineplatform vallen dat wordt gebruikt om diensten aan klanten in dat gebied te verkopen of te leveren.
Waarom het risico van PE vaak verborgen blijft
Een veelvoorkomende misvatting is dat het PE-risico alleen geldt voor rechtstreekse werknemers. Dat is niet altijd de manier waarop de belastingdienst deze kwestie beoordeelt.
Tijdelijke werknemers — zoals aannemers, consultants of door leveranciers aangestuurde werknemers — vormen nog steeds een risico als hun werkzaamheden de indruk wekken dat de onderneming in een ander rechtsgebied is gevestigd. De indeling van de werknemer is belangrijk om te verduidelijken op welke basis de werknemer wordt ingezet, maar deze is niet bepalend voor de vraag of de onderneming een belastbare aanwezigheid heeft gecreëerd.
In het Verenigd Koninkrijk bijvoorbeeld stelt de belastingdienst duidelijk dat werknemers geen directe werknemers hoeven te zijn om een vaste inrichting te vormen. Elke werknemer die namens de onderneming optreedt, kan een risico vormen als zijn of haar activiteiten de indruk wekken dat de onderneming op die markt is gevestigd.
Dit is met name van belang bij PE via een afhankelijke vertegenwoordiger. Dit is het geval wanneer er een belastbare aanwezigheid ontstaat doordat iemand namens de onderneming in een ander land optreedt. Het cruciale punt is de bevoegdheid. Als een tijdelijke werknemer bevoegd is om contracten te ondertekenen of in te stemmen met belangrijke voorwaarden, kunnen de belastingautoriteiten van mening zijn dat die werknemer een lokale zakelijke aanwezigheid creëert. Er kan ook een risico ontstaan als zij onderhandelingen leiden over deals die de onderneming doorgaans accepteert.
Om risico’s tot een minimum te beperken, moet elke grensoverschrijdende regeling voor tijdelijke werknemers worden getoetst aan de regels van het rechtsgebied waar het werk plaatsvindt. Bij deze toetsing moet worden nagegaan of de werknemer het bedrijf louter vanuit een andere locatie ondersteunt, of dat zijn of haar activiteiten de indruk wekken dat de onderneming op die markt actief is.
Het risico neemt toe wanneer de werknemer het bedrijf ter plaatse vertegenwoordigt. Dat kan betekenen dat hij of zij akkoord gaat met de voorwaarden van klanten, contracten ondertekent of optreedt als vaste contactpersoon van het bedrijf op de markt. Een vaste werkplek kan ook een aanwijzing zijn voor een vaste inrichting als deze een uitvalsbasis wordt voor het uitvoeren van de bedrijfsactiviteiten.
De OESO-update die aanleiding geeft tot een hernieuwde risicobeoordeling
De herziening van het OESO-modelbelastingverdrag uit 2025 bevat nieuwe richtlijnen over wanneer werken op afstand meetelt voor het bestaan van een vaste inrichting. De belangrijkste wijziging betreft het commentaar bij artikel 5, dat wordt gebruikt om te bepalen wanneer een onderneming een belastbare aanwezigheid in een ander land kan hebben.
Aangezien het verdrag bepalend is voor veel grensoverschrijdende belastingverdragen, zal de herziening waarschijnlijk een aanzienlijke invloed hebben op de wijze waarop de status van vaste inrichting in verschillende rechtsgebieden wordt beoordeeld.
Nieuwe richtlijnen voor het beoordelen van het risico op PE
Volgens EY worden met de aanpassingen twee duidelijke richtlijnen ingevoerd voor het bepalen van het PE-risico.
De eerste is de 50%-norm voor werktijd. Dit is de belangrijkste conclusie: als iemand meer dan de helft van zijn werktijd vanaf dezelfde locatie werkt, kan die locatie gaan lijken op een vaste vestigingsplaats voor de onderneming. Het risico is het duidelijkst wanneer telewerkers gevestigd zijn in rechtsgebieden waar de onderneming geen formele aanwezigheid heeft. Dat geldt ook voor tijdelijke werknemers, die mogelijk buiten de traditionele mobiliteitsbeoordelingen vallen.
De tweede richtlijn is de toets op commerciële gronden. Hierbij wordt nagegaan of de locatie van een werknemer de bedrijfsvoering ondersteunt, bijvoorbeeld door contacten met lokale klanten of leveranciers. Daarentegen zal telewerken dat is ingegeven door persoonlijk gemak, het behoud van talent of besparingen op kantoorkosten, op zichzelf waarschijnlijk niet volstaan om de aanwezigheid van een vaste inrichting vast te stellen.
De noodzaak om grensoverschrijdende regelingen te controleren
De aanpassingen van de OESO zetten bedrijven ertoe aan hun grensoverschrijdende arbeidsregelingen onder de loep te nemen voordat deze tot fiscale problemen leiden. Veel organisaties zullen wellicht tot de conclusie komen dat de aanpassingen hun risicoblootstelling vergroten, of dat hun blootstelling al vanaf het begin af aan hoog was.
Volgens juridische deskundigen zoals Ogletree Deakins maken deze aanpassingen de risicobeoordeling op het gebied van PE niet tot een simpele kwestie van vakjes aanvinken. Integendeel, ze benadrukken het belang van „degelijke monitoring- en beleidskaders”, die van cruciaal belang zijn om aan de regelgeving te blijven voldoen en boetes te voorkomen.
Aangezien het PE-risico afhangt van wat de werknemer doet en waar hij of zij dat doet, moet bij de beoordeling zowel rekening worden gehouden met vaste medewerkers als met tijdelijke krachten. Bij die beoordeling moet onder meer worden gekeken naar factoren zoals:
- Waar de werknemers werkzaam zijn
- Hoeveel tijd besteden ze aan werken vanuit elk land?
- Welke werkzaamheden ze verrichten
- Of er een zakelijke reden is voor de locatie
- Of lokale regelgeving deze regeling anders behandelt dan de OESO-richtlijnen
Lokale regels zijn net zo belangrijk als het bredere OESO-kader
De OESO-richtlijnen zijn invloedrijk, maar mogen niet als een universele regel worden beschouwd. EY merkt op dat verschillende rechtsgebieden voorbehouden hebben gemaakt of de nieuwe aanpassingen anders interpreteren, wat betekent dat lokale regels nog steeds op een andere manier kunnen worden toegepast. India en Nigeria zijn het bijvoorbeeld niet eens met bepaalde onderdelen van de ‘commercial reason’-toets. Ook Israël voegt eigen nuanceringen toe, onder meer met betrekking tot de wijze waarop de drempel van 50% wordt berekend.
Canada is een ander nuttig voorbeeld. BLG merkt op dat de OESO-richtlijnen weliswaar niet bindend zijn voor Canadese rechtbanken, maar wel een gevestigd hulpmiddel vormen bij de uitleg van de Canadese belastingverdragen. Voor Amerikaanse werkgevers met werknemers in Canada zou dit bijvoorbeeld aanleiding moeten zijn om na te gaan of die regelingen een risico op een vaste inrichting (PE) met zich meebrengen.
De gedachte hierachter is dat er weliswaar heersende winden zijn die een algemene richting aangeven, maar dat lokale expertise nodig is om wegwijs te worden in de specifieke regels en risico’s in elk rechtsgebied.
Waar programma’s voor tijdelijke arbeidskrachten doorgaans tekortschieten.
Veel programma’s voor tijdelijke arbeidskrachten zijn opgezet om een praktische vraag te beantwoorden: kan deze werknemer worden ingezet?
Die beoordeling kan voldoende zijn om de opdracht verder te brengen. Maar het geeft wellicht geen antwoord op de onderliggende fiscale vraag: zou het werk van deze persoon de indruk kunnen wekken dat de onderneming in dat land actief is?
Het gevolg is een veelvoorkomende lacune op het gebied van governance en compliance die de blootstelling aan risico’s vergroot. Meestal ontstaat deze lacune als gevolg van een eerder genoemd punt. De verantwoordelijkheid voor de inzet van werknemers is verdeeld over vele partijen, die elk hun eigen prioriteiten en taken hebben. Tegelijkertijd kunnen risico’s aan het licht komen tijdens het gehele proces van het inhuren van werknemers, bijvoorbeeld bij het opzetten van de lokale salarisadministratie of tijdens de onboarding. Uit de analyse van KPMG van de OESO-richtlijnen blijkt dat het risico op een vaste inrichting (PE) toeneemt door kleine details in de manier waarop werknemers worden ingehuurd. Deze details worden vaak over het hoofd gezien bij standaard leveranciersbeoordelingen, hoewel ze van cruciaal belang zijn voor de PE-kwestie.
Om de risico’s tot een minimum te beperken, hebben ondernemingen ondersteuning nodig van deskundige partners die het lokale belastinglandschap door en door kennen. Ze hebben partners nodig die weten hoe ze opdrachten moeten structureren en controleren, zodat deze aan de regels voldoen zonder dat dit ten koste gaat van snelheid en efficiëntie.
Hoe EOR- en AOR-samenwerkingsverbanden het PE-risico verminderen
EOR- en AOR-partnerschappen verminderen het risico op een vaste vestiging door belangrijke verantwoordelijkheden op het gebied van werkgeverschap en personeelszaken over te nemen die anders bij de onderneming zouden liggen. Ze helpen organisaties om op een regelconforme manier grensoverschrijdend talent in te zetten, zonder dat daarvoor een lokale entiteit hoeft te worden opgericht of onnodige risico’s op een vaste vestiging ontstaan. Elk model richt zich op een ander deel van de arbeidsmarkt.
Een ‘employer of record’(EOR) wordt ingezet om tijdelijke werknemers in dienst te nemen die in een ander land moeten werken. De EOR neemt de werknemer in dienst via zijn eigen lokale rechtspersoon en wordt daarmee verantwoordelijk voor de arbeidsrelatie. Dit vermindert het directe risico op een vaste inrichting (PE), omdat de lokale arbeidsrelatie bij de EOR berust en niet bij de opdrachtgever.
Een ‘agent of record’(AOR) wordt ingezet om zelfstandige opdrachtnemers in te schakelen. De AOR treedt niet op als werkgever. In plaats daarvan helpt hij bij het beheer van de relatie met de opdrachtnemer, waaronder de indeling in een categorie, de documentatie en de salarisadministratie. Dit beperkt het risico door de directe relatie van de onderneming met de opdrachtnemer in dat rechtsgebied te beperken.
Bedrijven maken steeds vaker gebruik van EOR en AOR om talent aan te trekken, waar dat zich ook bevindt. Belastingdeskundigen van Thomas Reuters prijzen de betrouwbaarheid van deze diensten, die niet alleen helpen het PE-risico te verminderen, maar bedrijven ook in staat stellen „snel uit te breiden naar nieuwe regio’s zonder dat dit een aanzienlijke operationele last met zich meebrengt.”
Voordelen van een samenwerking met een AOR of EOR
Samenwerkingsverbanden op basis van EOR en AOR zorgen voor een duidelijkere verantwoordelijkheidsstructuur binnen personeelsprogramma’s voor bedrijven. In plaats van verspreid te zijn over meerdere teams, vallen de naleving van arbeidswetgeving en fiscale aspecten onder de verantwoordelijkheid van één gespecialiseerde partner met expertise op precies deze gebieden.
Die partner kan vervolgens de verantwoordelijkheid op zich nemen voor de belangrijkste administratieve taken die bepalend zijn voor de samenwerking, waaronder:
- Beheer van lokale werknemers of aannemers
- Loonadministratie en betalingen aan opdrachtnemers
- Indeling van werknemers en documentatie
- Belastinginhouding en wettelijke voorschriften
- Doorlopende ondersteuning bij het naleven van de regelgeving naarmate de lokale voorschriften veranderen
Samen bieden deze activiteiten leidinggevenden een duidelijker beeld van wie waar werkt, hoe elke medewerker betrokken is en welke regelingen mogelijk nader moeten worden onderzocht op het gebied van belastingen of naleving.
Ze zorgen er bovendien voor dat grensoverschrijdende werving beter standaardiseerbaar wordt. In plaats van het proces per markt afzonderlijk uit te werken, kunnen teams elke opdracht via een partner laten verlopen die gespecialiseerd is in het beheer van lokale arbeids- en contractantenvereisten.
Het vinden van de juiste partner op het gebied van personeelszaken draagt bij aan de naleving van internationale regelgeving
Het beheren van vaste vestigingen binnen een flexibel personeelsbestand vereist meer dan alleen weten waar mensen werken. Bedrijven hebben een personeelsstructuur nodig die ervoor zorgt dat elke grensoverschrijdende inzet duidelijk, conform de regelgeving en eenvoudig te controleren is.
People2.0 helpt organisaties bij het werven en inzetten van talent, waarbij de wet- en regelgeving in verschillende rechtsgebieden en over de grenzen heen wordt nageleefd. Onze regionale compliance-experts beschikken over lokale kennis op het gebied van de indeling van werknemers, arbeidsrechtelijke verplichtingen, salarisadministratie en werknemersbetrokkenheid.
Via onze ‘Employer of Record’ (EOR) – en ‘Agent of Record’ (AOR)-diensten kunt u cruciale backoffice-taken aan ons uitbesteden, waardoor het inzetten van tijdelijke krachten respectievelijk zzp’ers voor u een stuk eenvoudiger wordt.
Als uw organisatie haar wereldwijde personeelsplannen aan het herzien is, kan People2.0 u helpen vast te stellen waar er mogelijk risico’s op het gebied van personeelszaken liggen. We kunnen u ook helpen het risico per opdracht en per markt te beperken. Neem contact met ons op om te ontdekken hoe we u kunnen helpen bij het aantrekken van talent over de grenzen heen.
FAQ
1. Wat is het risico van een vaste inrichting?
Er is sprake van het risico van een vaste inrichting wanneer uw bedrijf voldoende werkzaamheden in een ander land verricht, zodat de lokale belastingdienst het daar als belastbaar beschouwt, zelfs als u geen lokale entiteit hebt geregistreerd. Dit kan leiden tot onverwachte belastingverplichtingen, rapportageverplichtingen, boetes of verscherpt toezicht.
2. Kunnen tijdelijke werknemers een PE-risico voor een onderneming vormen?
Ja, tijdelijke werknemers kunnen een risico op een vaste inrichting met zich meebrengen als hun werkzaamheden de indruk wekken dat de onderneming in een ander rechtsgebied is gevestigd. Hun arbeidsstatus speelt weliswaar een rol, maar de belastingautoriteiten zullen wellicht meer aandacht besteden aan wat de werknemer precies doet, waar hij of zij dat doet en in hoeverre het werk nauw verbonden is met de bedrijfsactiviteiten.
3. Bij welke werkzaamheden van uitzendkrachten is de kans het grootst dat er een PE-risico ontstaat?
De kans op blootstelling aan PE is groter wanneer een tijdelijke werknemer de onderneming op een lokale markt vertegenwoordigt. Dit kan onder meer inhouden dat hij of zij klantrelaties beheert, onderhandelt over voorwaarden, contracten sluit of vanuit dat land regelmatig bedrijfskritische diensten levert.
4. Hoe heeft de update van de OESO voor 2025 de risicobeoordeling van PE veranderd?
In de update van de OESO uit 2025 zijn duidelijkere richtlijnen opgenomen om te beoordelen wanneer werken op afstand kan leiden tot het risico op een vaste inrichting. Er is een benchmark van 50% van de werktijd ingevoerd, evenals een toets op commerciële gronden, waarbij meer nadruk wordt gelegd op de plaats waar het werk wordt verricht en de reden waarom de werknemer daar is gestationeerd.
5. Hoe dragen EOR- en AOR-partnerschappen bij aan het verminderen van de blootstelling aan PE?
Samenwerkingsverbanden met een ‘employer of record’ (EOR) en een ‘agent of record’ (AOR) helpen het risico op permanente aanwezigheid (PE) te verminderen door belangrijke verantwoordelijkheden op het gebied van werkgeverschap of opdrachtbeheer over te nemen die anders bij de onderneming zouden liggen. Een EOR ondersteunt tijdelijke werknemers via een lokale arbeidsrelatie, terwijl een AOR helpt om opdrachten aan zelfstandige aannemers op een meer regelconforme manier te structureren.
Redactionele begeleiding door Jeremiah Akin, Senior Manager, Global Brand and Content
