Table des matières
- Qu’est-ce que la dépense de queue? Définir le problème 80/20
- Le retour sur investissement caché : pourquoi une gestion efficace des dépenses finales est une priorité stratégique
- Les principaux défis pour dompter la queue de dépense
- Une stratégie en 5 étapes pour une gestion efficace des dépenses de queue
- Le rôle de la technologie : IA, automatisation et analytique
- Focus particulier : Réduire les risques liés aux dépenses de main-d’œuvre et de services contingentes
Qu’est-ce que la dépense de queue? Définir le problème 80/20
Tout le monde en affaires a entendu parler du principe de Pareto, aussi connu sous le nom de règle du 80/20. Du point de vue des achats, 80% des transactions totales d’une entreprise et du volume des fournisseurs proviennent seulement de 20% de leurs dépenses annuelles. Ces 20% restants des dépenses sont appelés Dépense de queue.
Les dépenses en queue de ligne se caractérisent par un volume élevé d’achats de faible valeur, non essentiels ou peu fréquents, souvent très fragmentés et non gérés. Cela inclut tout, des pièces et fournitures de bureau pour l’entretien, la réparation et les opérations (MRO) aux honoraires de consultation ponctuels et Engagement des petits fournisseurs.
Caractéristiques et conséquences de la dépense en queue
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Caractéristiques |
Conséquences pour l’approvisionnement |
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Volume élevé de fournisseurs (80% de votre liste de fournisseurs) |
Difficulté dans la consolidation des fournisseurs et la gestion des contrats. |
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Transactions à faible valeur |
Ratio coût/processus élevé , rendant la gestion manuelle inefficace. |
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Manque de surveillance |
Ça mène à des dépenses Maverick et des achats malveillants en dehors des contrats établis. |
Il existe une idée reçue courante selon laquelle le résultat ne vaut pas l’effort nécessaire pour bien vérifier et gérer ce segment. Cependant, ces achats, bien qu’individuellement petits, entraînent d’énormes défis de charge de travail et des risques organisationnels, ce qui met votre équipe en place en queue de queue.
Le retour sur investissement caché : pourquoi une gestion efficace des dépenses finales est une priorité stratégique
Un mauvais contrôle et une mauvaise gestion des dépenses de queue pourraient exposer votre organisation à des conséquences inattendues et à des occasions manquées importantes. Dédié La gestion des dépenses en queue peut libérer une valeur significative, entraînant souvent des économies de 5% à 10 % qui vont directement au résultat net.
Principaux avantages de la gestion des dépenses en queue
- Libérer des économies significatives : En centralisant les achats et en tirant parti de l’automatisation, les organisations obtiennent des économies immédiates grâce à la visibilité des dépenses.
- Réduire les risques organisationnels et améliorer la conformité : La normalisation des processus limite l’exposition aux problèmes de non-conformité (y compris les normes de sécurité et les règlements locaux).
- Libérer les ressources en approvisionnement : L’automatisation gère la charge transactionnelle, permettant au personnel senior des achats de se concentrer sur l’approvisionnement stratégique et les contrats à forte valeur.
Les principaux défis pour dompter la queue de dépense
La fragmentation et le volume inhérents à la dépense de queue créent plusieurs obstacles pour les organisations d’approvisionnement :
1. Mauvaise visibilité des données et fragmentation
C’est le problème numéro un. Comme ces achats sont souvent effectués à l’aide de cartes d’achat ou de factures manuelles dans de nombreux départements, il est extrêmement difficile d’obtenir des données propres et catégorisées pour analyse.
2. Manque de normalisation
L’absence de politiques établies fait que les achats sont souvent incohérents, ce qui empêche des rabais sur le volume et introduit des inefficacités dans les processus.
3. Coûts de procédé élevés
Le coût administratif (temps passé à traiter les PO, les factures et la gestion des contrats) pour un achat de 100 $ est souvent le même que pour un achat de 100 000 $, ce qui rend le coût par transaction inacceptablement élevé.
Une stratégie en 5 étapes pour une gestion efficace des dépenses de queue
La solution optimale à ce dilemme est un plan de bout en bout pour l’engagement et la gestion de tous les petits fournisseurs et achats.
Étape 1 : Définir, nettoyer et classifier vos données
La gestion des dépenses en queue commence par l’établissement du contrôle grâce à l’analyse des dépenses. Cela nécessite d’identifier et de classifier chaque transaction dans vos systèmes ERP et P2P, de normaliser les noms des fournisseurs et d’établir une taxonomie cohérente pour votre queue. On ne peut pas gérer ce qu’on ne voit pas.
Étape 2 : Rationaliser les processus et établir la gouvernance
Une fois la visibilité établie, centralisez les politiques d’achat. Mettre en œuvre un système de Achats guidés (e-catalogues ou listes de fournisseurs préférés) pour orienter les utilisateurs finaux loin des achats indépendants vers des options approuvées et pré-vérifiées.
Étape 3 : Exploiter l’automatisation et l’IA pour des transactions à fort volume
Technologie c’est la seule façon durable de gérer le volume même des dépenses de la queue. Mettre en œuvre des solutions pour l’automatisation de l’approvisionnement et l’automatisation robotisée des processus (RPA) pour gérer des tâches transactionnelles de faible valeur telles que l’émission de demandes d’offres simples, la validation des factures et le filtrage des fournisseurs.
Étape 4 : Favoriser la consolidation et la rationalisation des fournisseurs
Travailler activement à réduire le grand nombre de fournisseurs (le volume de 80%). Consolidez les dépenses par catégorie en moins de fournisseurs stratégiques capables d’offrir un meilleur service et une meilleure tarification, réduisant ainsi les frais administratifs et les risques.
Étape 5 : Surveillez les progrès et suivez les KPI clés
Une stratégie bien exécutée offre un contrôle accru des achats, une visibilité accrue des dépenses et une amélioration de l’efficacité. Établir des indicateurs clés de performance (ICP) tels que Pourcentage de dépenses sous gestion (SUM), réduction du temps de cycle et économies de coûts par rapport à l’indice de référence.
Focus particulier : Réduire les risques liés aux dépenses de main-d’œuvre et de services contingentes
Bien que la gestion des dépenses finales soit large, l’engagement et l’utilisation de petits fournisseurs pour les services et la main-d’œuvre présentent des défis spécifiques et à haut risque.
Enjeux élevés dans l’engagement des petits fournisseurs
Les avantages d’utiliser des fournisseurs plus petits incluent une plus grande diversité de la base d’approvisionnement et l’exploitation de l’économie des petits boulots, ce qui pourrait potentiellement créer un bassin de fournisseurs plus large et qualifié pour votre organisation. Cependant, les risques peuvent être importants :
- Dépenses hors normes et fraude : Les petits fournisseurs non autorisés augmentent la probabilité de facturation et de dépenses non conformes.
- Risque de mauvaise classification des travailleurs : Les petits fournisseurs peuvent introduire des niveaux importants de risque de mauvaise classification des travailleurs dans votre organisation (par exemple, en classant mal les employés W-2 comme travailleurs autonomes), ce qui entraîne d’énormes pénalités et amendes.
- Risque de non-conformité : S’assurer que les petits fournisseurs respectent les politiques internes, les lois externes et les exigences spécifiques d’assurance devient un fardeau manuel et chronophage.
Mettre en œuvre une stratégie conforme aux petits fournisseurs
L’engagement réussi des petits fournisseurs commence par un plan solide et conforme intégré à votre processus P2P. Les considérations pour la mise en œuvre devraient inclure :
- Validation automatisée du fournisseur : Configuration numérique du fournisseur, validation de toute la documentation (licences commerciales, assurance, déclaration de la taxe sur la paie).
- Vérification et classification des ressources : S’assurer que les ressources effectuant des services en votre nom auprès du fournisseur sont correctement vérifiées et classifiées (surtout les W-2 contre les 1099).
- Contrôle de bout en bout : Intégrer directement les exigences de paiement des fournisseurs et de déclaration fiscale de fin d’année dans votre solution de gestion.
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