Embaucher ou placer des talents à travers les juridictions est essentiel pour bâtir une main-d’œuvre flexible et compétitive. Mais cela expose aussi les entreprises à des défis réglementaires complexes.
Nous détaillons ce que vous devez savoir sur la gestion de la conformité pour les travailleurs et entrepreneurs internationaux, ainsi que comment éviter des faux pas coûteux en cours de route.
La complexité cachée des engagements transfrontaliers
La conformité n’a jamais été aussi complexe. Selon la plus récente enquête mondiale sur la conformité de PwC, 85% des entreprises affirment que les exigences réglementaires sont devenues plus difficiles à gérer au cours des trois dernières années. Près de huit personnes sur dix rapportent que ces défis limitent déjà leur capacité à croître.
La gestion des talents entre juridictions comporte un risque important de conformité et peu de marge d’erreur. Quand nous utilisons le mot « juridiction », nous faisons référence à une longue liste d’arrangements possibles de travail à distance, incluant des placements internationaux et des engagements qui traversent les frontières étatiques ou provinciales.
Les règles régissant la classification de l’emploi, la retenue d’impôt, les avantages sociaux et les protections du travail varient grandement d’une juridiction à l’autre. Et ces règles s’appliquent que l’entreprise les comprenne pleinement ou non.
Les dangers du non-respect
De nombreuses entreprises et firmes de placement ont élargi leur portée, soit en recrutant des candidats à partir de plus d’emplacements, soit en desservant des clients sur de nouveaux marchés. Un rapport récent du Forum économique mondial, par exemple, note qu’environ un quart des employeurs dans le monde introduisent le télétravail transfrontalier, avec des chiffres atteignant près de 50% dans des régions comme l’Australie. Pourtant, dans bien des cas, ces engagements transfrontaliers se produisent sans les bonnes structures de conformité en place.
Ces entreprises jouent, souvent sans le savoir, un jeu dangereux. Classer accidentellement des travailleurs indépendants, par exemple, peut coûter des millions en amendes, sans parler des dommages à la réputation causés par le non-respect.
Les lois sur la vie privée sont devenues un défi majeur en matière de conformité en soi. Les exigences varient considérablement selon l’endroit, que ce soit le RGPD dans l’UE, le POPIA en Afrique du Sud ou le CalOPPA en Californie. Ne pas respecter ces normes peut entraîner un contrôle réglementaire et des pénalités financières. Une entreprise technologique de renom, par exemple, a récemment reçu une amende stupéfiante de 1,2 milliard d’euros pour violation du RGPD.
Ce ne sont pas des cas particuliers. Au contraire, ce sont le résultat commun et attendu lorsque la conformité est traitée comme une pensée secondaire. Pour toute entreprise qui place ou engage des talents au-delà des frontières, la conformité doit faire partie du modèle opérationnel central.
Ce qu’implique la conformité
Embaucher au-delà des frontières signifie s’aligner sur les normes légales et opérationnelles des juridictions où votre talent est basé. Que vous embauchiez un employé ou un travailleur autonome, ces normes influencent tout, de la façon dont vous classez les travailleurs à la façon dont vous les payez, les souteniez et tenez vos dossiers.
Les entreprises sont responsables de :
- Classification des travailleurs : Chaque juridiction a ses propres règles pour déterminer si quelqu’un est employé ou contractuel. Une mauvaise classification d’un travailleur peut entraîner des pénalités et des factures fiscales rétroactives.
- Retenue d’impôt et paie : Les employeurs doivent souvent s’enregistrer localement, calculer correctement les impôts et faire des contributions aux systèmes publics. Cela inclut l’impôt sur le revenu, l’assurance et d’autres charges sociales.
- Avantages et droits : Les prestations légales varient beaucoup et sont généralement non négociables. Cela peut inclure des congés payés, des pensions, des cotisations de soins de santé ou des congés de maladie.
- Contrats de travail : Les contrats doivent refléter les normes locales. Cela inclut d’utiliser le bon langage et d’énoncer clairement des termes comme les heures de travail et les délais de préavis.
- Données et documentation : Les lois sur la vie privée régissent la manière dont les données des travailleurs sont collectées et stockées. Plusieurs juridictions exigent aussi que vous conserviez des dossiers prouvant que vous avez correctement classé les travailleurs et respecté les exigences fiscales et de travail.
Respecter les normes locales est essentiel pour gagner la confiance. Les travailleurs sont plus enclins à s’engager avec des entreprises qui offrent des conditions équitables et respectent les normes de leur région. Dans les marchés concurrentiels, c’est essentiel pour attirer et retenir les meilleurs talents flexibles.
La conformité est complexe et en constante évolution
Respecter la conformité est un travail à temps plein, surtout que les règles varient non seulement d’un pays à l’autre, mais aussi d’un État, d’une province ou d’une région à l’autre. Un contrat d’entrepreneur qui travaille à New York pourrait être non conforme en Californie. Un processus de paie valide en Ontario peut être insuffisant en Colombie-Britannique. Ces différences influencent la conformité. Ils rendent aussi plus difficile la création d’un processus reproductible entre les régions, ce qui augmente le risque de faux pas à mesure que les équipes s’agrandissent.
En même temps, les exigences de conformité ne sont pas fixes. Les gouvernements révisent les lois, et les agences d’application mettent à jour la manière dont ces lois sont appliquées. Lorsque des changements entrent en vigueur, les entreprises doivent adapter leur façon d’engager les travailleurs sous peine de non-conformité. Les changements de conformité n’ont pas toujours beaucoup de temps, et même de petits ajustements peuvent avoir de graves conséquences financières ou réputatives s’ils sont manqués.
Un point d’honneur sur la conformité régionale
Aux États-Unis, la Californie utilise le test ABC pour déterminer si un travailleur peut être traité comme un travailleur autonome. Cette norme est plus stricte que celle appliquée dans les autres États. À mesure que la législation évolue, les entreprises pourraient devoir reclasser les travailleurs ou réviser les contrats pour éviter d’être exposés. Des différences comme celles-ci rendent difficile l’application d’une seule police d’entrepreneur à travers les États.
Au Royaume-Uni, les entreprises s’adaptent encore à l’application de l’IR35, ce qui impose le fardeau de la conformité fiscale à la partie qui embauche. Les récents changements dans la façon dont les sociétés parapluies sont traitées ont augmenté le risque pour les entreprises qui dépendent de ces modèles.
L’Australie connaît un flux constant de changements réglementaires. Plusieurs États exigent maintenant des permis de location de main-d’œuvre, même pour des stages à court terme. Les récentes mises à jour de la Loi sur l’équité du travail et de la législation sur la fermeture des failles ont ajouté de nouvelles obligations de conformité pour les entreprises engageant des talents australiens.
Suivi des évolutions juridiques
Connaître les règles est important, mais ce n’est pas suffisant. Les entreprises doivent aussi surveiller comment ces règles évoluent au fil du temps. Rester conforme signifie revoir régulièrement les processus et les ajuster chaque fois que le paysage juridique évolue.
Obtenir un bon recrutement transfrontalier avec un EOR ou un AOR
Pour surmonter la complexité de la conformité transfrontalière, de nombreuses firmes de placement et entreprises collaborent avec des fournisseurs d’employeurs de dossier (EOR) et d’agents de dossier (AOR).
En tant qu’experts en talents et en conformité, ces partenaires sont essentiels pour minimiser les risques en aidant les entreprises à s’étendre sur de nouveaux marchés sans prendre du retard sur les règles locales.
Ce que fait un EOR
Un employeur enregistré agit comme employeur légal en votre nom. Ils gèrent les contrats, gèrent la paie, administrent les avantages sociaux et gèrent les cotisations fiscales locales pour les travailleurs temporaires.
Vous gérez toujours le travail, tandis que l’EOR veille à ce que l’emploi soit assuré conformément à la loi. C’est utile lorsqu’on embauche des talents flexibles dans des pays ou des juridictions où votre entreprise ou agence n’est pas configurée pour opérer directement.
Si votre entreprise semble bénéficier d’un partenariat avec un employeur officiel, consultez notre Guide complet des services EOR.
Ce que fait un AOR
Un agent de dossier aide les entreprises à engager des travailleurs indépendants.
Ils confirment le statut d’entrepreneur, gèrent l’intégration et la facturation, et s’assurent que toute la documentation respecte les normes locales. Cela réduit le risque de reclassification des travailleurs et vous permet de travailler avec des talents indépendants tout en restant du bon côté de la loi.
Pour tout ce que vous devez savoir sur les agents de référence, lisez notre Guide complet des services AOR.
Avez-vous besoin d’un AOR ou d’un EOR?
Utilisez un EOR lorsque vous embauchez des travailleurs temporaires dans une juridiction où vous n’avez pas d’entité juridique.
Utilisez un AOR lorsque vous travaillez avec des travailleurs autonomes et que vous avez besoin d’aide pour structurer correctement les mandats.
Les deux modèles vous aident à minimiser les risques et à assurer la conformité. Chez People2.0, par exemple, nous offrons à la fois des services EOR et AOR et avons une histoire de 20+ ans de soutien aux organisations pour accéder aux talents partout où elles en ont besoin. De nombreuses organisations bénéficient d’une combinaison des deux services.
Élaborer une stratégie de main-d’œuvre plus agile et rentable
Un modèle de conformité solide, comme celui offert par un EOR ou un AOR, fait plus que simplement protéger votre entreprise des ennuis. En gérant des tâches critiques, cela peut réduire la pression opérationnelle quotidienne et offrir aux entreprises plus de flexibilité dans la façon dont elles construisent et gèrent les équipes distribuées.
Avec un EOR ou un AOR qui s’occupe de la conformité, les entreprises peuvent entrer sur de nouveaux marchés sans avoir à créer des entités juridiques locales ou à constituer des équipes de conformité internes. Cette voie est souvent plus rentable, car elle réduit les investissements initiaux et diminue les coûts opérationnels continus.
Cela allége aussi la charge interne. Les bons partenaires en conformité peuvent assumer un large éventail de responsabilités, allant de la rédaction de contrats conformes à la gestion de l’intégration, de la paie et de la documentation. Sans ce soutien, ces tâches retomberaient sur les équipes RH, finance et juridique. En plus de réduire la charge administrative et les frais généraux, votre partenaire limite le besoin d’un travail juridique réactif si les choses tournent mal. Et avec le bon soutien, les entreprises peuvent augmenter ou diminuer leur effectif sans être liées à des infrastructures fixes dans chaque région.
Simplifier la conformité transfrontalière
L’embauche internationale ouvre la porte à des bassins de talents plus larges et à de nouvelles opportunités de croissance. Exploiter ces marchés nécessite un cadre solide de conformité, aligné sur les normes légales et opérationnelles de chaque région.
Chez People2.0, nous aidons les firmes et entreprises de recrutement à engager des travailleurs temporaires et des contractuels à travers différentes juridictions. Notre équipe gère plus de 150 000 déploiements de travailleurs chaque année, avec une conformité réglementaire complète et aucune erreur de classification enregistrée.
Le bon soutien transforme l’embauche internationale en levier de croissance. Discutez avec nos experts en conformité pour voir comment nous rendons l’embauche et les placements transfrontaliers plus simples, plus sécuritaires et plus faciles à faire évoluer.
