Changements clés à la Loi sur les normes d’emploi affectant les employeurs comptant 25+ employés, en vigueur en juillet 2025 et janvier 2026
Les employeurs de l’Ontario doivent se préparer à des changements importants à venir à la Loi sur les normes d’emploi de 2000 (ESA). De nouvelles exigences concernant les offres d’emploi et la tenue des dossiers d’emploi seront déployées en deux phases, avec des dates d’effet confirmées maintenant disponibles.
Ces changements auront un impact sur les employeurs comptant 25 employés ou plus et représentent le plus récent effort de l’Ontario pour accroître la transparence et l’équité en milieu de travail.
Chronologie clé de mise en œuvre
Les nouvelles exigences de l’ESA entreront en vigueur en deux phases :
- 1er juillet 2025 : Exigences d’information d’emploi pour les nouvelles recrues (cette mise à jour ne s’applique pas aux travailleurs assignés et donc aucune mise à jour des notifications générées par le système n’est requise)
- 1er janvier 2026 : Exigences pour l’offre d’emploi publique
Les deux types de changements s’appliquent uniquement aux employeurs comptant 25 employés ou plus.
Exigences pour l’offre d’emploi (en vigueur le 1er janvier 2026)
La Loi Working for Workers Four de 2024 et la Loi Working for Workers Five de 2024 ont introduit de nouvelles exigences complètes pour les offres d’emploi publiquement affichées. Les règlements récents ont clarifié la portée et les détails de ces obligations.
Qu’est-ce qui constitue une offre d’emploi publique
Une offre d’emploi publique inclut toute offre d’emploi externe qu’un employeur ou une personne agissant en son nom annonce au grand public de quelque manière que ce soit.
Les exceptions importantes incluent :
- Campagnes de recrutement générales qui ne font pas la promotion d’un poste précis
- Affiches générales de recherche d’aide sans détails précis sur le poste
- Offres réservées aux employés existants
- Postes où le travail est effectué à l’extérieur de l’Ontario (avec des conditions spécifiques)
Nouvelles exigences pour les offres d’emploi
Divulgation de la fourchette de rémunération
Les employeurs doivent inclure les informations sur la rémunération attendue ou la fourchette de rémunération dans les offres d’emploi. Détails clés :
- Si vous fournissez une fourchette, la différence entre les taux supérieur et inférieur ne peut pas dépasser 50 000 $ (exemple : 70 000 $ à 120 000 $)
- La rémunération inclut ce que l’ESA définit comme des « salaires »
- Cette exigence ne s’applique pas aux postes dont la rémunération annuelle attendue dépasse 200 000 $
Restrictions sur l’expérience canadienne
Les employeurs ne peuvent pas inclure d’exigences liées à l’expérience canadienne dans les offres d’emploi ou les formulaires de candidature.
Divulgation de l’intelligence artificielle
Les employeurs utilisant l’intelligence artificielle pour filtrer, évaluer ou sélectionner les candidats doivent divulguer cet usage dans l’offre d’emploi. Le règlement définit l’intelligence artificielle comme « un système basé sur des machines qui, pour des objectifs explicites ou implicites, déduit des données qu’il reçoit pour générer des sorties telles que des prédictions, du contenu, des recommandations ou des décisions pouvant influencer les environnements physiques ou virtuels. »
Statut vacant existant
Les offres d’emploi doivent inclure une déclaration indiquant si l’offre correspond à un poste déjà vacant ou non.
Communication post-entrevue
Si un employeur passe une entrevue avec un candidat, il doit l’informer dans les 45 jours suivant la dernière entrevue si une décision d’embauche a été prise concernant l’offre d’emploi.
Exigences de conservation des dossiers
Les employeurs doivent conserver les offres d’emploi, les formulaires de candidature associés et les informations post-entrevue fournis aux candidats pendant trois ans.
Informations sur l’emploi pour les nouvelles recrues (en vigueur le 1er juillet 2025)
À partir du 1er juillet 2025, les employeurs doivent fournir aux nouveaux employés des informations spécifiques par écrit avant leur premier jour de travail, ou dès que raisonnablement possible si leur fournir à l’avance n’est pas réalisable.
Exemptions importantes
Ces exigences d’information sur l’emploi ne s’appliquent pas à :
- Employeurs comptant moins de 25 employés lors de leur premier jour de travail
- Employés assignés (ceux employés par des agences d’aide temporaire pour les affectations temporaires de clients)
Informations requises
Les employeurs doivent fournir :
- Le nom légal de l’employeur et tout autre nom d’exploitation ou d’entreprise
- Informations de contact incluant adresse, numéro de téléphone et noms de contact
- Une description générale de l’endroit où l’employé effectuera initialement son travail
- Le salaire horaire de départ, les autres taux de salaire ou la structure de commission de l’employé
- La période de paie établie et la date de paie
- Une description générale des heures de travail initiales prévues par l’employé
Prochaines étapes pour les employeurs
Ces nouvelles exigences représentent des changements importants dans le paysage de l’emploi en Ontario. Les employeurs comptant 25 employés ou plus devraient commencer à se préparer dès maintenant en :
- Révision des pratiques et modèles actuels d’offres d’emploi
- Établir des politiques et procédures pour la fourchette de rémunération
- Mettre à jour les processus de recrutement pour s’adapter aux nouvelles exigences de divulgation
- Mise en œuvre de systèmes de suivi et de conservation des dossiers requis
- Former les équipes RH et les gestionnaires d’embauche sur les nouvelles obligations
La législation sur les normes d’emploi continue d’évoluer alors que les gouvernements réagissent aux dynamiques changeantes du milieu de travail. Ces changements à l’ESA de l’Ontario reflètent des tendances plus larges vers une plus grande transparence et protection des travailleurs.
Chez People2.0, nous surveillons les développements législatifs dans toutes les juridictions où nous opérons, en veillant à ce que nos partenaires reçoivent des mises à jour en temps opportun et des conseils pratiques pour la mise en œuvre.
Pour toute question sur l’impact de ces changements sur vos opérations, contactez notre équipe chez HRCanada@people20.com.
