Les questions à poser avant de confier votre programme de contractuels à un fournisseur
Jusqu’à 75% des entreprises ont de la difficulté à pourvoir des rôles, selon la recherche de ManpowerGroup . Les entrepreneurs indépendants contribuent à combler cet écart en fournissant les compétences spécialisées et la capacité nécessaires pour mener à bien des projets.
Travailler avec des contractuels est particulièrement précieux pour les entreprises qui privilégient l’agilité. Au lieu d’embaucher des contrats permanents, les entreprises peuvent augmenter ou diminuer leurs engagements avec les entrepreneurs selon l’évolution des besoins d’affaires.
Bien que les avantages d’utiliser des contractuels soient évidents, les engager conformément à la conformité peut être complexe, surtout s’ils proviennent de l’autre côté des frontières provinciales, provinciales ou nationales. Heureusement, le bon agent de dossier (AOR) simplifie le processus en gérant plusieurs des tâches administratives complexes requises pour engager les contractuels. Ici, nous partageons des considérations clés pour vous aider à identifier un partenaire AOR idéal.
Commencez par le programme de travailleurs autonomes que vous devez soutenir
Avant de comparer les AOR, définissez le programme de travailleurs autonomes que vous devez leur soutenir.
Commencez par sa taille et sa forme. L’AOR soutiendra-t-il un petit groupe de spécialistes travaillant sur un même projet, ou des entrepreneurs engagés dans différentes unités d’affaires? Considérez combien d’entrepreneurs auront besoin de soutien et combien ce nombre pourrait changer à mesure que les projets débutent et se terminent.
Il vaut aussi la peine de considérer si le fournisseur offre des services d’employeur d’enregistrement (EOR), surtout si votre programme de main-d’œuvre inclut à la fois des travailleurs autonomes et des employés en situation réelle. Chez People2.0, nous offrons à la fois des services AOR et EOR, afin que les entreprises puissent gérer ces différents types d’engagement par un seul partenaire.
Ils doivent être des experts en classification et conformité des contractuels
La conformité des entrepreneurs indépendants est complexe parce qu’il n’existe pas d’approche universelle qui fonctionne dans toutes les juridictions et engagements.
Aux États-Unis, par exemple, différents États utilisent différentes méthodes pour décider si quelqu’un peut être traité comme un travailleur autonome. En Californie, un engagement doit répondre à toutes les conditions du test ABC. New York applique un cadre différent axé sur le degré de supervision et de contrôle que l’entreprise exerce sur le travailleur. Un processus de classification conçu pour une juridiction ne peut donc pas simplement être appliqué dans une autre.
La conformité n’est jamais une tâche unique et terminée. Si le rôle de l’entrepreneur ou la gestion de son travail change, l’engagement pourrait ne plus répondre aux exigences de classification. L’AOR devrait donc faire l’objet de vérifications de conformité rigoureuses pour s’assurer que les entrepreneurs sont correctement classifiés, surtout à mesure que l’engagement évolue.
L’expertise humaine est essentielle pour réduire le risque de mauvaise classification
La mauvaise classification d’un entrepreneur peut entraîner des amendes importantes et nuire à la réputation d’une entreprise. Réduire ce risque nécessite quelqu’un capable d’interpréter la loi pertinente et les détails de l’engagement.
La technologie peut organiser l’information et signaler les enjeux potentiels. Elle ne peut pas résoudre des règles ambiguës ni décider comment les faits contradictoires doivent être évalués. Un AOR dirigé par des humains réunit des experts locaux en conformité dans la décision finale, la technologie appuyant leur jugement.
Ces experts devraient aussi créer un dossier auditable et défendable de l’évaluation. Si la classification est contestée, cette piste aide l’entreprise à montrer comment la conclusion a été atteinte et que le bon processus d’examen a été suivi.
Choisissez un AOR avec couverture globale et expertise locale Travailler
avec un seul AOR dans plusieurs pays offre à une entreprise un programme coordonné et un point unique de responsabilité. Cela facilite aussi l’expansion, car l’entreprise n’a pas besoin de nommer un nouveau fournisseur à chaque entrée sur un autre marché.
L’AOR que vous choisissez devrait avoir des experts sur le terrain dans chaque marché qui suivent les réglementations locales en constante évolution. Ils devraient aussi comprendre les normes culturelles qui influencent la façon dont les entrepreneurs préfèrent communiquer et recevoir du soutien. Sans participation locale, un AOR peut prendre du retard dans les changements de conformité ou créer des frictions inutiles.
Assurez-vous que le AOR peut fonctionner avec votre programme existant
La plateforme de l’AOR devrait supporter tout le cycle de vie des sous-traitants, de la classification et la gestion des contrats jusqu’à l’intégration, le paiement et le démontage. Votre équipe devrait pouvoir voir l’état de chaque engagement et tout ce qui nécessite une action. Plus votre personnel est visible, plus il est facile de minimiser les coûts et les risques de conformité.
La plateforme doit aussi fonctionner avec les systèmes que votre entreprise utilise déjà. L’information doit circuler clairement entre la zone d’opérations et les outils utilisés par vos équipes de travail, d’approvisionnement et de finances.
De nombreuses entreprises utilisent aussi un fournisseur de services gérés (MSP) ou des fournisseurs de dotation. L’AOR doit échanger des informations avec ces partenaires et préciser qui gère chaque étape. Sinon, votre équipe finit par transmettre des messages et résoudre les problèmes entre fournisseurs.
De nombreuses entreprises utilisent aussi un fournisseur de services gérés (MSP) ou des fournisseurs de dotation. L’AOR doit échanger des informations avec ces partenaires et préciser qui gère chaque étape. Sinon, votre équipe finit par transmettre des messages et résoudre les problèmes entre fournisseurs.
Cinq questions à poser à un potentiel AOR
Il y a beaucoup de questions qui valent la peine d’être posées avant de choisir un AOR. Pour commencer, les cinq exigences suivantes détaillent les exigences d’entreprise en questions principales à poser à chaque fournisseur :
- Pouvez-vous soutenir les pays et les volumes de contractuels dont nous avons besoin aujourd’hui, ainsi que notre expansion probable?
- Comment vos experts évaluent-ils et documentent-ils chaque classification, et qu’est-ce qui déclenche une réévaluation?
- Des experts locaux seront-ils disponibles sur tous les marchés pour expliquer les changements réglementaires et soutenir nos entrepreneurs?
- Comment votre plateforme gérera-t-elle les contrats, l’intégration et les paiements tout en travaillant avec nos systèmes existants et nos partenaires de main-d’œuvre?
- À quels niveaux de service vous engagerez-vous, et quelles preuves démontrent que vous pouvez les atteindre pour un programme de notre ampleur?
En partenariat avec People2.0, un partenaire AOR éprouvé
chez People2.0, nous soutenons des programmes de main-d’œuvre à l’échelle mondiale depuis plus de 25 ans. Nos services EOR et AOR d’entreprise sont utilisés par des entreprises du Fortune 500 et soutenus par les capacités que vous attendez d’un partenaire de confiance :
- Conformité dirigée par des experts : Les spécialistes locaux de la conformité appliquent les règles actuelles des contractuels à chaque mandat, avec une technologie intégrée soutenant leur travail.
- Couverture globale large : Engager avec conformité les travailleurs indépendants sur 130+ marchés.
- Expérience éprouvée à grande échelle : Nous réalisons plus de 10 000 évaluations de travailleurs indépendants chaque année, sans aucune erreur de classification dans toutes les régions.
- Infrastructure fiable de back-office : Nous gérons les contrats, l’intégration, les factures et les paiements, réduisant considérablement le travail confié à vos équipes internes.
Que vous vous étendiez à de nouveaux marchés ou que vous renforciez un programme d’entrepreneurs existant, People2.0 a l’expertise et l’infrastructure pour vous soutenir.
Contactez-nous pour discuter de vos besoins en AOR.
Foire aux questions
Comment une entreprise peut-elle identifier une liste restreinte de fournisseurs potentiels d’agents d’enregistrement?
Commencez par définir la taille, les emplacements et les besoins du programme contractuel que l’AOR doit soutenir. L’entreprise peut ensuite choisir un fournisseur dont la couverture et le service correspondent le mieux à ces exigences.
Quels critères les entreprises devraient-elles utiliser pour comparer les fournisseurs AOR?
Comparez les fournisseurs présélectionnés selon leur expertise en conformité, leur connaissance locale, leurs capacités de plateforme et leur expérience à grande échelle. Ces critères montrent si un AOR peut classer correctement les entrepreneurs et gérer le programme de manière fiable.
Comment un AOR devrait-il fonctionner avec un MSP ou un fournisseur de personnel?
Un AOR devrait échanger les informations nécessaires avec le MSP ou les fournisseurs de dotation d’une entreprise et préciser qui est responsable de chaque étape. Cela aide à prévenir les retards et les travaux répétés.
Quelles preuves une entreprise devrait-elle demander lorsqu’elle compare des fournisseurs AOR?
Demandez des preuves que le fournisseur a géré de manière fiable des programmes contractuels similaires. Les références d’entreprise et les données de service peuvent indiquer si le fournisseur performe à l’échelle requise, tandis que les réclamations de conformité doivent clairement indiquer quels services et populations de travailleurs ils couvrent.
À quoi une entreprise doit-elle s’attendre d’une plateforme AOR?
Une plateforme AOR devrait offrir à l’entreprise une visibilité claire sur ses engagements avec les sous-traitants, y compris le travail externalisé au fournisseur. Elle devrait montrer où se situe chaque engagement, signaler tout ce que l’entreprise doit approuver, et échanger des informations avec ses systèmes existants.
