On observe une augmentation constante des risques liés aux RH depuis les années 1990. Le tourbillon de changements dans la nature de l’emploi depuis la pandémie a toutefois considérablement accru les préoccupations liées aux risques et à la conformité liée à l’emploi.
Cela s’explique, en partie, par les changements spectaculaires qui s’opèrent dans notre façon d’employer les gens. La demande pour de nouveaux styles de travail et un bassin de talents restreint ont accru l’utilisation de travailleurs autonomes, ce qui crée de nouveaux défis pour maintenir la conformité. La confusion règne concernant la classification des employés, les lois provinciales, l’application de l’ARC et du
Alors que la planification pour 2023 commence, il est bénéfique pour les dirigeants de prendre au sérieux les nouvelles définitions des employés et d’analyser comment les partenariats peuvent bénéficier aux programmes de gestion des risques et de conformité des employés de votre organisation.
Travailleurs autonomes : le paysage flou de la classification
Les entreprises ne se conforment plus souvent si elles utilisent des travailleurs indépendants ou des IC. La bonne catégorisation des travailleurs en employés à temps partiel ou à temps plein versus contractuels ne dépend pas d’un seul facteur, comme le fait que vous soyez obligé de travailler sur place ou de fournir votre propre ordinateur portable. Au lieu de cela, il y a une prépondérance de réponses à chercher, et des couches de preuves à explorer.
Tant aux États-Unis qu’au Canada, trier les qualifications pour les IC est en tête de liste des risques pour les erreurs en emploi. Cela s’explique par deux raisons : les règles changent et les descriptions sont confuses. L’IRS énumère 20 facteurs d’emploi à considérer seuls, et chacune des catégories d’emploi des différents États peut dérouter le cadre des ressources humaines le plus assidu. Et au Canada, il peut y avoir des employés, des travailleurs autonomes, et même des travailleurs à charge .
Il est important que les classifications appropriées soient abordées non seulement pour le système de votre pays, mais aussi État par État et province par province. Aucun facteur en particulier ne détermine le bon statut de classification, c’est plutôt la prévalence des réponses et des preuves.
Solutions partenaires
De plus en plus, les entreprises se tournent vers les programmes de services gérés (MSP) pour externaliser leur programme de main-d’œuvre temporaire et assurer la conformité. L’expertise qu’ils offrent peut aider à simplifier les complexités découlant de l’utilisation accrue des CI, et même aider en externalisant l’ensemble du processus de CI. La plupart des entreprises qui lisent cet article ont déjà un partenaire MSP.
Ces fournisseurs MSP, à leur tour, travaillent avec des prestataires externalisés de services d’Agent d’Enregistrement (AOR) pour des fonctions spécifiques d’intégration et de départ ainsi que pour l’assurance conformité nationale et mondiale.
Un agent enregistré est utilisé lorsque les clients interagissent avec des travailleurs indépendants. Les services AOR supportent à la fois le CI et le client du MSP du début à la fin. Dans certaines régions, cela s’appelle la « conformité des travailleurs indépendants », et les services peuvent inclure :
- Classification des travailleurs indépendants
- Documentation et gestion avant engagement
- Gestion du dossier de défense d’audit
- Administration des contrats
- Facturation et paiements
- Conformité continue
- Atténuation des risques et indemnisation
Les OR travaillent directement avec le MSP pour fournir ces services au nom de la société, augmentant ainsi les chances que votre entreprise reste conforme.
À noter pour la planification de 2023
Comme nous l’avons noté, la conformité peut être délicate, surtout lorsque des travailleurs autonomes sont impliqués. Ce n’est plus une situation binaire où tu es soit un employé, soit pas un employé – les frontières sont devenues floues et la nuance devient le mot d’ordre.
Lorsque vous commencez votre planification, considérez les éléments suivants :
- Transfert de propriété intellectuelle : C’est un point complexe de discussion parce que la propriété intellectuelle est des deux côtés de la table : celle de l’employeur et celle de la communauté de travail. Parce que les IC occupent un rôle si spécial et souvent de haut niveau dans l’organisation, ils peuvent avoir accès à l’intelligence d’entreprise. La situation est souvent inversée, car la richesse d’expertise que l’IC apporte à l’engagement fait qu’il apporte aussi sa propre propriété intellectuelle, qui n’est pas toujours confiée à l’entreprise. Il devient donc important de créer un processus et de construire une infrastructure qui sécurise la propriété intellectuelle de son propriétaire.
- Charte des droits des entrepreneurs/syndicalisation : Les IC travaillent lentement à obtenir une sorte de « charte des droits » pour accéder aux mêmes droits que les employés. Et alors que les discussions sur
la syndicalisation reprennent de l’ampleur, le mouvement risque de s’accélérer. Cela aura sans aucun doute un impact significatif sur les entreprises et ne manquera pas d’augmenter les risques.
- Pénurie persistante de talents : Alors que la pénurie de travailleurs disponibles persiste, il est dans l’intérêt des entreprises d’élargir leur recherche de talents à l’extérieur des États-Unis. Pour ceux qui ont engagé une zone d’opération, il est sécuritaire d’élargir votre zone de recherche pour inclure des travailleurs dans d’autres régions, car l’AOR vous assure de rester conforme.
Créer des solutions qui vous aident à planifier à l’avance pour rester en conformité peut se résumer à choisir le bon partenaire AOR. Ne pas planifier peut entraîner un non-respect, ce qui entraîne des amendes et des pénalités… et souvent pire. Communiquez avec votre fournisseur MSP ou People2.0 pour en savoir plus sur la façon dont l’utilisation d’un agent enregistré peut garantir que votre entreprise reste conforme lors de l’embauche de travailleurs autonomes.
