Qu’est-ce qui est considéré comme « raisonnable dans les circonstances » comme preuve d’un congé d’urgence personnelle en Ontario?

En Ontario, le congé d’urgence personnel (PEL) a beaucoup changé depuis son introduction il y a quatre ans. Si vous avez du mal à suivre, vous n’êtes pas seul.

En 2018, le projet de loi 148 a introduit des changements au congé personnel en Ontario. Cela comprenait deux jours de congé personnel d’urgence payés, avec jusqu’à 10 jours au total disponibles. Plus tard cette année-là, avec un nouveau gouvernement provincial, les règles ont de nouveau changé. Les employés avaient droit à un total de 10 jours non payés.

À la suite de la COVID-19 et de l’invocation de la Loi sur l’état d’urgence en 2020, davantage d’employés ont été privés de PEL. Maintenant, deux ans après le début de la pandémie, avec le déploiement des vaccins et la fin de nombreuses mesures de santé publique, les employeurs peuvent aussi se poser des questions sur ce qui est considéré comme une preuve « raisonnable dans les circonstances » au-delà de la phase aiguë de la pandémie.

Heureusement, il existe des solutions pour vous aider à équilibrer les droits de l’employeur et des employés alors que les situations de travail et les restrictions de santé publique continuent d’évoluer.

Situations admissibles au congé d’urgence personnel

Le projet de loi 148 a conservé la plupart des raisons pour lesquelles un employé pourrait passer le PEL. Les raisons courantes incluent :

• Blessure physique ou maladie
• La maladie ou la blessure d’un membre de la famille, comme un parent, un enfant, un conjoint ou un frère ou une sœur
• Prendre soin d’un membre de la famille en cas de maladie ou de blessure
• La mort d’un membre de la famille

En 2019, le projet de loi 47 a séparé les 10 jours de PEL en trois types distincts de congé. Il s’agit du congé pour deuil, du congé pour responsabilité familiale et du congé de maladie. Ces journées ne sont pas réparties au prorata, et tout employé peut les prendre après avoir travaillé au moins deux semaines.

Congé d’urgence déclaré

En 2020, alors que la crise du coronavirus se propageait à travers le monde, l’Ontario a adopté la Loi sur l’état d’urgence. Cela a introduit un nouveau type de PEL : le congé d’urgence déclaré.Ce congé existe en vertu de l’article 50.1 de la Loi sur les normes d’emploi de 2000. La loi stipule que les employeurs doivent accorder aux employés touchés par l’urgence déclarée un congé non rémunéré protégé par l’emploi.
Dans le contexte de la COVID-19, les employés seraient admissibles s’ils étaient :

• Sous enquête médicale pour une infection à la COVID-19
• Sous supervision ou traitement pour la COVID-19
• En isolement ou en quarantaine conformément aux informations ou directives de santé publique
• Agir conformément à une ordonnance en vertu de la Loi sur la protection et la promotion de la santé
• Offrir des soins à une personne pour une raison liée à la COVID-19, comme s’occuper d’un enfant dont l’école a été fermée
• Incapable de rentrer en Ontario en raison de restrictions de voyage après avoir quitté la province

Les employés qui doivent s’occuper de membres de leur famille, comme un conjoint, un frère ou une sœur ou un grand-parent, peuvent prendre un congé pour maladie infectieuse.

Les employeurs peuvent aussi demander aux employés de ne pas venir, offrant plutôt un congé non payé au cas où ils auraient été exposés à la COVID-19.

Ces lignes directrices demeurent en vigueur en Ontario jusqu’au 31 juillet 2022, soit la fin de la « période COVID-19 » de la province. À partir d’août 2022, les employeurs devraient se préparer à ces changements :

• Les employés ne seront plus considérés comme étant en congé d’urgence non rémunéré pour maladies infectieuses.
• Les règles habituelles concernant le congédiement déguisé reprendront. Cela signifie qu’une réduction importante ou l’élimination des heures de travail ou du salaire d’un employé peut être considérée comme un licenciement constructif en vertu de l’ESA, même si le licenciement était pour des raisons liées à la COVID-19.
• Les règles habituelles concernant les mises à pied temporaires reprendront également. Pour des raisons pratiques, l’horloge de mise à pied temporaire d’un employé se remet à zéro le 31 juillet 2022.

Bien que la période COVID-19 telle que définie par le gouvernement de l’Ontario touche à sa fin, un employé peut encore prendre des urgences de maladies infectieuses non rémunérées (ou, le cas échéant, rémunérées). En d’autres termes, à la fin de la période COVID-19, même si les employés ne seront plus considérés comme étant en congé d’urgence non rémunéré pour maladie infectieuse, ils ont toujours le droit de prendre un congé d’urgence non rémunéré s’ils ne remplissent pas les exigences de leur poste pour certaines raisons liées à la COVID-19. L’urgence payée pour maladies infectieuses prendra fin le 31 juillet 2022.

Qu’est-ce qui compte comme preuve « raisonnable dans les circonstances »?

Lorsqu’un employé informe un employeur de son intention d’utiliser un congé d’urgence personnel, les employeurs peuvent demander une preuve de nécessité pour ce congé. Dans le cas d’un deuil, par exemple, cela peut inclure une copie d’une nécrologie ou d’un certificat de décès. D’autres preuves « raisonnables dans les circonstances » peuvent inclure :

• Une note d’une pharmacie, montrant une ordonnance
• Formulaire obligatoire par l’employeur pour un congé d’urgence

En 2018, le projet de loi 148 avait éliminé la possibilité pour les employeurs de demander des notes médicales afin de prouver un congé de maladie. Cela a été inversé en 2019 avec le projet de loi 47.

En lien avec le congé pour maladie infectieuse et le congé d’urgence déclaré, les employeurs peuvent toujours demander une preuve raisonnable. Si un employé affirme avoir été touché par des restrictions de voyage, par exemple, vous pourriez demander à voir une preuve d’un vol annulé. Un employé qui doit s’occuper de ses enfants peut être invité à présenter une note indiquant que l’école ou la garderie a été fermée en raison de la Loi sur les urgences.

Les employeurs ne peuvent pas demander de notes médicales pour appuyer la demande de congé d’urgence d’un employé en raison de la COVID-19, même au-delà de la période spéciale liée à la COVID-19. Les employés doivent tout de même demander ce congé, donc il se peut que vous soyez informé qu’ils ont été testés positifs ou qu’ils font l’objet d’une enquête. Demander une preuve médicale à ce moment imposera des fardeaux supplémentaires au système de santé qui continuent d’être remis en question. Cela pourrait aussi décourager les employés malades qui ne peuvent pas recevoir de test de rester à la maison et prévenir la propagation.

Les employeurs peuvent aussi vouloir faire preuve de discrétion lorsqu’ils demandent une preuve de congé de deuil. Le gouvernement de l’Ontario recommande de demander non seulement une preuve « raisonnable dans les circonstances », mais aussi de demander cette preuve lorsqu’elle est raisonnable compte tenu des circonstances.

Naviguez dans un paysage en mutation avec confiance

Alors que les Ontariens cherchent à aplatir la courbe et, éventuellement, à se tourner vers le monde post-pandémique, le paysage autour de l’urgence personnelle change encore une fois en 2022, et probablement pas pour la dernière fois. Il est logique que des employeurs comme vous consultent des experts en solutions pour la main-d’œuvre. Avec les bons conseils, vous serez prêt à vous adapter à un environnement d’emploi en constante évolution.