De nouvelles lois sur les droits des travailleurs sont adoptées à travers le pays et dans le monde, et il est important que les employeurs et les fournisseurs de main-d’œuvre temporaire restent à jour face à l’évolution des responsabilités et obligations. Par exemple, la Californie a des règlements étendus concernant les processus de paie des employés, la déclaration de paie, les pauses repos et les pauses repas qui diffèrent des exigences des autres États. Selon l’article 2810.5 du Code du travail de la Californie, les employeurs qui ne respectent pas ces nouvelles réglementations peuvent faire face à de lourdes sanctions gouvernementales et à une augmentation des responsabilités financières envers les employés qui ne sont pas bien administrés.
En s’associant à une firme de services de l’employé enregistré (EOR) et de services à la paie, on peut simplifier les processus RH liés à l’administration et au paiement des employés W-2 et des travailleurs autonomes en Californie, surtout si vous jonglez avec les exigences des employés de plusieurs États. Voici quelques éléments importants à considérer lorsque vous embauchez des employés en Californie, mais vous devriez toujours consulter et vous assurer de respecter le code du travail officiel dans chaque État où vous employez des travailleurs.
Notification de la durée d’emploi
En vertu de la Loi sur la prévention du vol de salaire, les employeurs doivent fournir à tous les nouveaux employés un avis écrit de leurs droits en emploi, y compris, mais sans s’y limiter, les taux de paie, les heures supplémentaires, le calendrier des jours de paie, les congés de maladie, les droits à l’indemnisation des travailleurs, ainsi que le nom et l’adresse complets de votre employeur. Il est souvent recommandé de faire signer à votre employé un formulaire d’accusé de réception qui reconnaît légalement la réception de l’information avant la première affectation. Un partenaire en conformité peut automatiser ce processus avec vos nouvelles recrues par courriel, afin que vous puissiez clairement identifier les nouvelles recrues en conformité et prêtes à commencer le travail.
Chronométrage
La Californie exige que tous les employés horaires effectuent tout le travail pendant les heures et exige que l’employeur fournisse une méthode de mesure du temps via un portail web, une feuille de temps, un pointage ou une autre méthode. Les employés doivent enregistrer avec précision les heures de début et de fin ainsi que les pauses repas, et les gestionnaires sont responsables d’approuver les dossiers hebdomadaires et de reconnaître les incohérences.
Prolongation
L’article 510 du Code du travail de Californie exige que les employeurs paient des heures supplémentaires à 1,5 fois le taux régulier d’un employé si celui-ci travaille plus de huit heures par jour ou 40 heures par semaine. Les employés doivent être payés au double de leur taux habituel s’ils travaillent plus de 12 heures par jour. De plus, si un employé travaille un septième jour consécutif, il doit recevoir 1,5 fois son tarif pour les huit premières heures, et deux fois son taux pour toute heure supplémentaire. Un logiciel de gestion du temps, administré par un partenaire compétent en services RH, calculera automatiquement la paie et tiendra un registre de la conformité continue pour votre organisation.
Breaks
Les employés californiens ont droit à une pause de repos payée de 10 minutes pour chaque tranche de quatre heures travaillées. Pendant cette pause, les employés devraient être relevés de toutes leurs fonctions et autorisés à quitter les lieux. De plus, les employeurs doivent offrir une pause-repas de 30 minutes, non rémunérée, pour chaque cinq heures travaillées. Même si vos employés disent qu’ils n’ont pas besoin de pause ou qu’ils n’ont pas faim, les gestionnaires doivent les encourager à prendre des pauses au besoin. Les travailleurs assignés à des quarts de moins de six heures peuvent signer un formulaire de dispense de repas pour sauter leur pause-repas désignée et rester en service. Un système de suivi professionnel ou un logiciel administré par un partenaire RH de confiance peut aider les gestionnaires à suivre les pauses payées et non payées afin d’assurer que votre personnel reste conforme. Les employeurs sont légalement tenus de payer des pénalités pour chaque infraction au repos ou à la pause-repas, il est donc important que toutes les parties comprennent les exigences, les communiquent clairement et établissent des processus continus pour rester conformes dès le premier quart.
Exigences finales de rémunération
La Californie possède certaines des lois les plus strictes protégeant et donnant droit aux travailleurs au salaire final en cas de congédiement. Les employés congédiés, congédiés ou licenciés doivent être payés jusqu’au jour de leur congédiement. Il est judicieux pour les employeurs d’avoir le dernier chèque de paie de l’employé traité et prêt à être distribué avant de communiquer le congédiement. Les employés qui démissionnent avec au moins 72 heures de préavis ont droit à leur dernier chèque de paie lors de leur dernier jour d’emploi. Les employés qui démissionnent sans préavis doivent être payés dans les 72 heures suivant leur démission. L’employeur est assujetti à une pénalité quotidienne égale au taux de rémunération journalier de l’employé jusqu’à 30 jours après le licenciement. En Californie, effectuer la paie toutes les quelques semaines ne répond pas à ces exigences changeantes, et il est conseillé d’adopter des méthodes plus sophistiquées de suivi et d’émission des paiements.
Déductions
Afin de protéger les droits des travailleurs, la Californie n’autorise pas les déductions sur le chèque de paie d’un employé sauf dans des circonstances imposées par le gouvernement, telles que des retenues d’impôt, des saisies, des ordonnances judiciaires ou des régimes d’avantages sociaux (lorsqu’ils sont autorisés). Certaines déductions qui peuvent être permises dans d’autres États mais ne le sont pas en Californie incluent les coûts pour les examens pré-emploi ou médicaux obligatoires, les salaires en trop payé, ou les outils et uniformes de travail requis. Il est important de consulter quelqu’un ayant de l’expérience en droit du travail en Californie pour déterminer quelles déductions requises dans le cadre de vos processus d’emploi sont permises en Californie.
Ces réglementations supplémentaires font partie des nombreuses qui entrent en vigueur ou sont sur la table des négociations législatives dans tous les grands marchés du monde. Faire des affaires en Californie peut être rentable, mais seulement si vous évitez certaines des lourdes pénalités de conformité associées à votre personnel.
