L’Internal Revenue Service (IRS) des États-Unis, ainsi que de nombreuses autres agences fédérales et étatiques, s’inquiète de plus en plus de la classification correcte des travailleurs, ainsi que de la mauvaise classification généralisée des travailleurs. Avec la croissance explosive de la main-d’œuvre indépendante et l’économie des petits boulots, l’intérêt réglementaire et la surveillance des pratiques des employeurs ne feront qu’augmenter.
Un peu de contexte sur la mauvaise classification des travailleurs
Presque toutes les entreprises ont des employés réguliers. À chaque paie, l’entreprise retient ses impôts sur la paie et verse ce montant à l’IRS. À la fin de l’année, l’employé reçoit un formulaire W-2 reflétant les retenues à la source, les cotisations de sécurité sociale, etc., qui ont été versées au gouvernement en son nom. En plus de ces taxes sur la masse salariale des employés, l’employeur paie aussi des impôts au gouvernement.
Beaucoup d’entreprises emploient aussi une autre catégorie de travailleurs, classés comme travailleurs autonomes. Ces travailleurs sont payés différemment. Ils reçoivent un montant brut et sont responsables de faire leurs propres dépôts d’impôt à l’IRS. L’entreprise rapporte ces gains au travailleur et au gouvernement via un formulaire 1099 à la fin de l’exercice.
Voici le défi pour l’IRS : ils préfèrent de loin percevoir l’impôt sur le revenu d’une seule source, celle de l’employeur. C’est ce qui arrive avec les employés W-2. Pour les travailleurs autonomes, déclarés via le formulaire 1099, l’IRS doit percevoir les impôts sur le revenu de chaque travailleur individuellement. Cela crée un fardeau administratif évident pour l’IRS, qui doit non seulement percevoir le paiement, mais aussi examiner attentivement les déclarations de revenus individuelles afin de s’assurer que les déductions et paiements d’impôt sont corrects. Cela peut souvent entraîner une réduction des recouvrements, car certains travailleurs ont dépensé l’argent qui aurait dû servir à faire leurs dépôts d’impôt estimés.
Pour régler ce fardeau administratif et augmenter les recouvrements, l’IRS (tout comme son partenaire réglementaire, le Département du Travail) a un fort biais en faveur de la classification des travailleurs comme employés plutôt que des travailleurs autonomes.
Si l’IRS décide d’enquêter sur les pratiques de classification d’une entreprise, il peut le faire rétroactivement — ce qui fait reculer l’employeur jusqu’à trois ans. S’ils découvrent une mauvaise classification des travailleurs, l’IRS
Pourquoi une erreur de classification des travailleurs est-elle un problème? Pourquoi les agences fédérales et étatiques se soucient-elles des travailleurs mal classés comme travailleurs indépendants?
Incitatifs financiers de la classification des travailleurs
Les employeurs pourraient choisir de classer les travailleurs comme travailleurs autonomes afin de :
- Économisez sur la part de l’employeur dans les taxes sur la sécurité sociale et Medicare.
- Il n’est pas nécessaire d’inclure le travailleur dans les régimes de soins de santé et de retraite de l’entreprise.
- Ne pas avoir à payer les taxes d’assurance-emploi de l’État.
- Permettre une résiliation plus facile d’un contrat de services plutôt que de devoir licencier un employé.
L’IRS souhaite que les travailleurs soient classés comme employés parce que cela entraîne :
- Reçus fiscaux plus rapides. Les employeurs soumettent les impôts sur la paie et le revenu à l’IRS sur une base mensuelle. Les travailleurs autonomes ne soumettent leurs impôts qu’une fois par trimestre.
- Augmentation des recettes fiscales. Les employés ne peuvent pas déduire de leurs revenus les dépenses d’entreprise. Les travailleurs autonomes le peuvent. Cela conduit à une baisse des revenus fiscaux provenant d’un travailleur autonome.
- Coût moindre des audits. Puisque les employeurs s’occupent effectivement du calcul fiscal d’un employé, il n’y a pas beaucoup d’inquiétude quant à une évasion fiscale potentielle. Mais comme les travailleurs autonomes calculent leurs propres impôts et peuvent déduire les dépenses d’entreprise, l’IRS doit engager des ressources pour auditer leurs déclarations.
Partage d’information et risque en cascade
Malheureusement, la situation peut empirer pour une entreprise ciblée par l’IRS. L’IRS partage souvent ses informations d’audit de reclassification avec d’autres agences fédérales et étatiques. Par conséquent, une entreprise pourrait aussi recevoir un audit supplémentaire d’une autre agence provinciale cherchant à reclasser les travailleurs à des fins fiscales ou de chômage de l’État. De plus, le département du Travail des États-Unis pourrait vouloir reclassifier les travailleurs concernés, exposant davantage l’entreprise à un contrôle des salaires et des heures.
Ces reclassifications peuvent aussi entraîner plusieurs questions connexes, telles que l’examen de l’immigration, la responsabilité en matière d’indemnisation des travailleurs, les lois fédérales et provinciales sur la discrimination, etc.
Les réclamations pour erreur de classification des travailleurs sont souvent initiées par un travailleur mécontent. Ils sont généralement déclenchés de trois façons :
- Le travailleur fait une demande d’assurance-emploi auprès de l’État. Après avoir appris que seuls les employés, et non les travailleurs autonomes, ont droit à l’assurance-emploi, ils affirment qu’ils auraient dû être classés comme employés.
- Le travailleur est blessé pendant son projet et fait une demande d’indemnisation des travailleurs. S’ils n’ont pas cotisé à un fonds d’indemnisation des travailleurs en tant que travailleurs autonomes, alors une agence questionnera généralement la classification des travailleurs.
- Le travailleur décide de déposer de manière proactive une demande SS-8 de l’IRS pour obtenir la classification du travailleur. Ces formulaires constituent une source importante d’audits sur le terrain pour l’IRS.
Contexte sur la mauvaise classification des travailleurs indépendants
Le problème de la mauvaise classification des travailleurs existe depuis des années. D’un point de vue fiscal fédéral, la question de savoir si un travailleur est un travailleur autonome ou un employé est tranchée selon certaines questions de common law, ainsi que selon les règlements de l’IRS. L’IRS considère tous les travailleurs comme potentiellement l’un des types suivants : contractant autonome, employé, employé statutaire ou non-employé statutaire.
Les employés statutaires comprennent certains conducteurs (ceux qui distribuent de la viande, des légumes, des fruits ou des produits de boulangerie; des boissons autres que le lait; ou des services de blanchisserie ou de nettoyage à sec pour leur mandataire, et qui répondent à d’autres exigences), les vendeurs d’assurance vie, les travailleurs à domicile et autres vendeurs.
Les non-employés statutaires incluent les agents immobiliers qualifiés et les vendeurs directs. Ils sont traités comme des travailleurs autonomes.
Pour tous les autres travailleurs, les employeurs, comme l’indique le Code des impôts internes, doivent d’abord se référer aux principes de common law, puis à la liste de contrôle en 20 points de l’IRS pour les aider à prendre une décision. L’IRS a identifié trois catégories de preuves qui pourraient être pertinentes pour déterminer si le contrôle requis existe selon le test de common law et a regroupé les facteurs illustratifs sous ces trois catégories :
- Contrôle comportemental
- Contrôle financier
- Relation entre les parties
L’IRS souligne que les facteurs en plus des 20 points peuvent être pertinents, que le poids des facteurs peut varier selon les circonstances, que les facteurs pertinents peuvent évoluer avec le temps, et que tous les faits doivent être examinés. De plus, ils stipulent qu’aucun facteur unique ne déterminera le résultat, mais plutôt la « prépondérance » des preuves.
Si l’employeur ne parvient pas à déchiffrer ce sujet confus, il (ou, comme mentionné plus haut, le travailleur!) peut déposer un formulaire SS-8, Détermination du statut de travailleur aux fins des taxes fédérales sur l’emploi et de la retenue d’impôt sur le revenu, auprès de l’IRS et de l’IRS qui prendra une décision pour lui!
Si un employeur commet une mauvaise classification d’un travailleur concernant un travailleur autonome, sans motif raisonnable, il sera alors responsable des taxes sur le revenu et l’emploi non ou sous-retenues, ainsi que des pénalités et amendes possibles si l’acte était volontaire ou grave.
Conclusion
En fin de compte, l’IRS (comme le DOL et plusieurs agences d’État) préfère que les travailleurs soient classés comme employés. La charge de prouver qu’un travailleur est un travailleur autonome incombe à l’employeur. Heureusement, les entreprises peuvent s’appuyer sur des experts en conformité et engagement des travailleurs indépendants, comme TalentWave, pour bâtir et gérer un programme qui classe correctement chaque travailleur autonome. Les fournisseurs de services de qualité offriront non seulement une indemnisation au client, mais aussi une défense contre les audits au cas où l’IRS ou toute autre agence frapperait à la porte.
