Onlangs verscheen er een bericht waarin Elon Musk zich publiekelijk verontschuldigde voor het feit dat werknemers van onderaannemers die door Tesla werden ingehuurd slechts $5 per uur betaald kregen. Voor elk bedrijf kan dit een schande zijn en eerlijk gezegd had dit gemakkelijk voorkomen kunnen worden. Omdat zo veel bedrijven in de huidige economie gebruik maken van onderaannemers vanwege de efficiëntie en kostenbesparingen die ze bieden, is het essentieel dat ze goed begrijpen hoe een leveranciers-/onderaannemersprogramma werkt.
Wat is een onderaannemer?
In de bredere sector van uitzendkrachten zijn er verschillende termen die gebruikt worden om specifieke soorten relaties tussen leveranciers en onderaannemers te beschrijven. Onder de algemene noemer "onderaannemer" bestaan onderaannemers, verkopers en leveranciers. Over het algemeen leveren onderaannemers een dienst aan hun klant, en in de meeste scenario’s bestaat die dienst uit het leveren van geschoolde arbeiders om werk uit te voeren voor de klant of de eindklant van de klant. Meestal is deze dienst nodig omdat de klant zelf niemand heeft om het werk af te maken. Of er nu behoefte is aan een gespecialiseerde vaardigheid die intern niet beschikbaar is, een variabele vraag die een flexibele personeelsoplossing vereist of een behoefte aan kostenbesparing, uitbesteden is een blijvertje.
De onthullingen over de salarissen bij Tesla toonden aan hoe belangrijk het is voor bedrijven om echt inzicht te hebben in de manier waarop ze hun leveranciersnaleving en -kwalificatie beheren. Tesla en bedrijven die vergelijkbare leveranciersprocessen hanteren, zouden er baat bij hebben om hun leverancierspopulatie nader te bekijken en ervoor te zorgen dat hun leveranciers niet alleen voldoen aan het beleid en de praktijken van de klant, maar dat de leverancier ook voldoet aan de wet.
Met best practices voor het kwalificeren van leveranciers is het belangrijk om de zekerheid te hebben dat elke leverancier in het leveranciersprogramma van de klant past. Het
Om er zeker van te zijn dat een leveranciersprogramma in overeenstemming met de voorschriften wordt beheerd, moet ook de betaling aan de werknemer die de diensten uitvoert in overweging worden genomen. Een bedrijf dat zich aan de regels houdt, moet controleren of de leverancier zijn werknemer een redelijk loon betaalt, of hij correct is geclassificeerd als werknemer of onafhankelijke contractant en of hij correct wordt betaald als een vrijgestelde of niet-vrijgestelde werknemer volgens de FLSA-richtlijnen. Veel bedrijven hebben strenge eisen en processen voor antecedentenonderzoek waaraan moet worden voldaan voordat een werknemer werkzaamheden mag uitvoeren op de locatie van een klant. Op basis van onze ervaring zal een eenvoudig antecedentenonderzoek bijna nooit voldoen aan de strenge eisen die veel bedrijven stellen aan werknemers die op locatie bij een klant werken of toegang krijgen tot gevoelige en vaak vertrouwelijke informatie. Deze voorafgaande screenings kunnen bestaan uit drugstests, licentieverificaties, werkgelegenheids- en opleidingsverificaties, FINRA-onderzoeken, FACIS-onderzoeken, enzovoort. Als er geen kwalificatie- en nalevingsproces voor leveranciers is, is er geen garantie dat de werknemer zelfs maar voldoet aan de minimumnormen voor voorafgaande screening van de klant.
Een aanzienlijk deel van deze geschoolde werknemers die door leveranciers/subcontractors worden geïdentificeerd, zijn geen Amerikaanse staatsburgers en kunnen alleen in de VS werken met een H-1B-visum. Omdat een werknemer alleen een H-1B-visum kan krijgen door zijn werkgever dat visum te laten sponsoren, zou de werkgever de enige laag tussen de werknemer en de klant moeten zijn. Zoals eerder besproken zijn er vaak meerdere lagen tussen de klant, de verkoper en de werknemer, en het is binnen deze meerdere lagen dat er vaak sprake is van niet-naleving.
Een voorbeeld om de complexiteit van onderaanneming te illustreren
Het volgende voorbeeld illustreert de complexiteit van deze opdrachten: Bedrijf A heeft een behoefte aan een hoogopgeleide werknemer en heeft een leverancier of toeleverancier die ze gebruiken om deze specifieke functies in te vullen. Bedrijf A is gericht op het vervullen van de behoefte en let niet op hoe de verkoper de behoefte vervult. In ons scenario besteedt verkoper 1 uit aan een andere verkoper, verkoper 2, die feitelijk zijn werknemer levert om het werk uit te voeren. Achter de schermen kan de verkoper echter onderaannemer zijn van een andere verkoper of leverancier, die op zijn beurt mogelijk weer onderaannemer is van een andere verkoper of leverancier, die uiteindelijk degene is die de benodigde werknemer identificeert die het werk voor de klant zal uitvoeren. In de ogen van bedrijf A is het proces naadloos omdat de behoefte is vervuld, het werk is voltooid en leverancier 1, die een relatie heeft met bedrijf A, bedrijf A factureert voor het uitgevoerde werk. Het proces is echter niet naadloos en er kunnen veel problemen ontstaan door de meerdere lagen in ons scenario. Ten eerste is er geen manier om te garanderen dat de werknemer een redelijk loon krijgt, of helemaal niet. Verkoper 1 is niet de werkgever van de werknemer en is niet daadwerkelijk verantwoordelijk voor het betalen van de werknemer. Verkoper 1 betaalt verkoper 2 gewoon. Dit kan resulteren in werknemers die werk uitvoeren voor bedrijf A, maar die niet echt betaald worden voor het uitgevoerde werk. Dit is een groot probleem. Uiteindelijk loopt Bedrijf A risico en is het verantwoordelijk voor het betalen van de werknemer, zelfs als Bedrijf A al voor dit werk heeft betaald door Verkoper 1 te betalen.
Zoals het bovenstaande hypothetische voorbeeld illustreert, kunnen hier problemen ontstaan omdat er geen manier is om te weten hoeveel lagen er betrokken zijn. Dit betekent dat er geen manier is om te garanderen dat de werknemer correct wordt betaald via alle verschillende lagen, en in sommige extreme gevallen kunnen deze werknemers een claim indienen tegen de klant waarin ze zeggen dat ze nooit zijn betaald, en omdat de DOL de relatie volgt in plaats van het geld, is de klant uiteindelijk degene die het risico loopt en verantwoordelijk is voor het corrigeren en uitbetalen van de werknemer, zelfs als de klant de factuur die verkoper 1 had ingediend al had betaald. Nogmaals, meestal is er in de ogen van de klant maar één laag en gaat alles gewoon door.
In sommige gevallen, wanneer er sprake is van een H-1B-visum, moet de werkgever in kwestie, ook de sponsor, een brief kunnen overleggen aan het USCIS waarin wordt uitgelegd wat de functie inhoudt, inclusief een functieomschrijving, een beschrijving van waarom de werknemer gekwalificeerd is voor de functie en een verklaring voor de relatie met de klant of de eindklant van de klant. Als er meerdere lagen bij betrokken zijn, kan deze brief omslachtig en verwarrend worden, wat onnodige risico’s met zich meebrengt voor de klant omdat de werknemer het H-1B-visum geweigerd kan worden door de USCIS-agent die de brief beoordeelt.
Wanneer er meerdere lagen van leveranciers zijn en er geen H-1B-visum bij betrokken is, is een ander mogelijk risico dat voorkomen kan worden de mogelijkheid van onjuiste classificatie van werknemers. Dit risico is aanwezig wanneer het klantbedrijf gelooft dat de leverancier met wie ze de overeenkomst hebben hun eigen werknemers correct heeft geclassificeerd. Dit classificatierisico doet zich niet alleen voor bij de status van onafhankelijke aannemer, maar ook bij het classificeren van de werknemer als vrijgesteld of niet-vrijgesteld, wat betekent dat deze wel of niet in aanmerking komt voor overwerk.
Veel bedrijven denken ten onrechte dat deze classificatieverantwoordelijkheid uitsluitend bij de werkgever ligt. In werkelijkheid zal de overheid, in het geval van een rechtszaak of audit, de relatie volgen van de werknemer tot de ontvanger van het werkproduct, wat betekent dat als die W2-werknemer ten onrechte is geclassificeerd als vrijgesteld, het bedrijf uiteindelijk risico loopt. De kans op verkeerde classificatie is in dit scenario veel groter dan je zou denken, omdat de klant zich meestal niet bewust is van eventuele problemen en de werknemer niet anders zal behandelen dan andere voorwaardelijke werknemers, terwijl ze hem in werkelijkheid misschien behandelen als een gewone werknemer. Er is maar één werknemer nodig om een claim in te dienen waarin hij beweert dat hij verkeerd is ingedeeld en werknemer van het bedrijf van de klant zou moeten zijn, of een claim in te dienen voor arbeidsongevallenvergoeding vanwege een werkgerelateerd letsel, of een werkloosheidsclaim in te dienen omdat het project of het werk eerder dan verwacht is beëindigd. Elk van deze claims kan leiden tot een mogelijke audit voor het bedrijf van de klant en zelfs mogelijk voor de eindklant van de klant.
Waarom is een kwalificatieproces voor verkopers nodig?
Zoals uit deze discussie is gebleken, is het voor elke organisatie die gebruik maakt van tijdelijke arbeidskrachten van vitaal belang om een kwalificatieproces voor leveranciers in te stellen om risico’s te beperken, zowel vanuit financieel oogpunt als vanuit het oogpunt van reputatie. Het zou niet nodig moeten zijn dat een CEO van een organisatie als Tesla zich moet verontschuldigen omdat hij ontdekt dat werknemers die voor zijn bedrijf werken slechts $5 per uur betaald krijgen in de wereld van vandaag. Een kwalificatieproces voor verkopers zou niet alleen dit onnodige risico beperken, maar zou organisaties ook helpen om verkopers snel, efficiënt en volgens de regels aan te nemen. TalentWave’s oplossingen voor leverancierskwalificatie en onderaanneming stellen organisaties in staat om gebruik te maken van onze expertise op het gebied van vendor compliance en stellen elk bedrijf in staat om te werken met de leveranciers die ze nodig hebben om hun belangrijke werk gedaan te krijgen. TalentWave kan diensten voor leveranciersbeheer leveren en zorgen voor volledige naleving van alle aspecten van elk van de hierboven genoemde risico's. Met deze oplossing treedt TalentWave op als uw partner die zorgt voor flexibiliteit, succes, compliance, risicobeperking en kostenbesparingen voor alle betrokken partijen.
