In de tweede helft van 2015 publiceerden zowel de IRS als het Department of Labor (DOL) richtlijnen om het belang van de juiste werknemersclassificatie voor bedrijven te benadrukken. Nu we terugkeren van de vakantieperiode en 2016 ingaan, is het een goed moment om de potentiële risico’s van werknemersclassificatie te bespreken en effectieve strategieën voor risicobeperking te bespreken.
Bedrijfsleiders voor Human Resources, Legal en Procurement zullen inzien dat deze overheidspublicaties ook effectief dienen als voorspellingen van handhavingstrends door de overheidsinstanties die ze publiceren. Als gevolg daarvan zullen strategische leiders zich dienovereenkomstig voorbereiden om mogelijk aanzienlijke juridische risico’s te beperken.
Het risico van een onjuiste classificatie van werknemers
Zowel de DOL als de IRS richten zich op een van de meest voorkomende fouten die bedrijven maken – het verkeerd classificeren van een werknemer als een onafhankelijke aannemer, terwijl deze persoon eigenlijk als werknemer geclassificeerd zou moeten worden.
Werkgevers van alle groottes worden geplaagd door het probleem van de misclassificatie van werknemers – van het kleinste lokale bedrijf tot beursgenoteerde multinationals. Het is waarschijnlijk ook een van de duurste arbeidsrechtelijke fouten die een bedrijf kan maken, omdat het snel in omvang kan toenemen. Als een werknemer niet correct wordt geclassificeerd, kan dat ertoe leiden dat er op vele fronten voor dezelfde fout moet worden betaald:
- Belastingen, rente en boetes: Ten eerste, vanuit fiscaal oogpunt, zal de werkgever aansprakelijk zijn tegenover de IRS voor bepaalde onbetaalde belastingen op arbeid, samen met rente en boetes.
- Blootstelling aan andere agentschappen, wetten en regels: Los van de IRS kunnen verschillende andere federale en staatsagentschappen een handhavingsactie tegen de werkgever instellen. Op grond van de Fair Labor Standards Act kan de DOL bijvoorbeeld beweren dat de werkgever, door zijn werknemers verkeerd in te delen als onafhankelijke aannemers, zijn werknemers belangrijke bescherming op de werkplek ontzegt, zoals het minimumloon en compensatie voor overwerk. Om dit tegen te gaan heeft het DOL een uitgebreid "Misclassificatie-initiatief" gelanceerd om de inspanningen met betrekking tot het delen van informatie en de handhaving van deze kwesties tussen federale instanties(bijv. Employee Benefits Security Administration, OSHA, Office of Federal Contract Compliance Programs en het Office of the Solicitor) te coördineren. Het DOL heeft momenteel met 27 staten een Memorandum of Understanding (MOU) gesloten voor het delen van informatie. Als gevolg hiervan kan een eenvoudige en vaak onschuldige verkeerde classificatie een onwetende werkgever aansprakelijk stellen voor overtredingen van wetten op het gebied van gezins- en medisch verlof, werkloosheidsverzekering, werknemerscompensatie, veiligheid op de werkplek, werknemersvoordelen en/of arbeidsverificatie. De gevolgen voor een werkgever die werknemers verkeerd classificeert, kunnen vervolgens leiden tot onderzoeken door en boetes van een groot aantal andere federale en staatsinstanties.
- Class-action rechtszaken: Het niet juist classificeren van werknemers kan zelfs resulteren in een class-action rechtszaak van de werknemers zelf. Bij wijze van voorbeeld: na een uitspraak van het Ninth Circuit in 2014 dat FedEx zijn chauffeurs verkeerd had geclassificeerd als onafhankelijke aannemers, berichtten nieuwsmedia over besprekingen over een schikking van $ 228 miljoen tussen het bedrijf en een groep van zijn chauffeurs.
Conclusie
Het is altijd een goede gewoonte voor elke organisatie en haar managementteam om ervoor te zorgen dat het bedrijf volledig voldoet aan alle toepasselijke regels en voorschriften met betrekking tot de classificatie van werknemers. Het goede nieuws is dat bedrijven proactief in plaats van reactief kunnen zijn wat betreft naleving. Een bedrijf kan bijvoorbeeld een expert op het gebied van onafhankelijke contractanten inschakelen, zoals
