Nu steeds minder mensen de telefoon beantwoorden, zijn voicemailscripts voor recruiters een steeds belangrijker hulpmiddel om kandidaten te bereiken.

Maar nu AI-gestuurde sourcingtools de pijplijnen voor kandidaten uitbreiden en multi-channel engagement standaard wordt, is voicemail niet langer een op zichzelf staande activiteit. Het maakt deel uit van een breder communicatie-ecosysteem met e-mail, sms, LinkedIn-berichten en geautomatiseerde follow-ups.

Voor leiders op het gebied van personeelszaken en search is de relevante vraag niet of recruiters voicemails moeten inspreken. De vraag is hoe ze moeten inspelen op de mogelijkheden en beperkingen van multi-channel outreach. We delen lessen om je te helpen de impact van je outreach- en voicemailscripts te verbeteren, te beginnen met een verkenning van hoe een multichannelaanpak werkt.

Hoe de communicatie met kandidaten is veranderd

Visuele voicemail, transcriptietools en AI-spamfiltering hebben de manier waarop berichten worden ontvangen veranderd. Veel kandidaten lezen nu eerst de transcripties van voicemails voordat ze naar audio luisteren. In de praktijk betekent dit dat duidelijkheid en structuur net zo belangrijk zijn als de toon.

Tegelijkertijd staat het contact met een recruiter zelden op zichzelf. Eén enkele interactie met een kandidaat kan het volgende inhouden:

• Een telefoontje
• Een voicemail
• Een vervolg-e-mail
• Een LinkedIn bericht
• Een tekstbericht

Deze aanpak wordt vaak multi-channelsynchronisatie genoemd: een gestructureerde outreachstrategie waarbij recruiters berichten coördineren via meerdere communicatiekanalen in een geplande volgorde, zodat de boodschap, timing en naleving van de platforms consistent zijn.

Als het doordacht wordt geïmplementeerd, verbetert het de responspercentages en vermindert het overbodige contacten. Wanneer het ongestructureerd wordt geïmplementeerd, verhoogt het de blootstelling aan compliance en het merkrisico.

De nalevingsdimensie van modern bereik

Naarmate het aantal communicatiekanalen toeneemt, neemt ook de regelgeving toe.

SMS-campagnes kunnen vallen onder de toestemmingsregels voor SMS. E-mailcampagnes moeten in overeenstemming zijn met anti-spamwetten zoals CAN-SPAM in de Verenigde Staten of gelijkwaardige wetgeving in andere rechtsgebieden. In de EU bijvoorbeeld introduceren gegevensverwerking en AI-ondersteunde sourcing extra verplichtingen onder privacykaders zoals GDPR.

Voor wervingsbureaus die zich bezighouden met contractpersoneel of grensoverschrijdende plaatsingen, worden deze overwegingen complexer.

Bijvoorbeeld:

• Heeft uw bedrijf gedocumenteerde SMS opt-in processen?
• Voldoen de kandidaat-tools voor gegevensverrijking aan de normen voor gegevensbescherming in relevante rechtsgebieden?
• Zijn AI-gegenereerde boodschappen transparant en consistent met de merkpositionering?

Voicemailscripts zijn niet per definitie riskant. Als voicemail echter wordt gebruikt binnen een losjes beheerd multichannelsysteem, kan dit leiden tot reputatieschade of risico’s op het gebied van regelgeving.

Personeelsleiders moeten daarom outreachsystemen evalueren op workflowniveau, niet alleen op scriptniveau.

AI-gebaseerde personalisatie: Kansen en verantwoordelijkheid

AI-tools kunnen personalisatie versnellen door kandidaatprofielen samen te vatten en gestructureerde concepten voor outreach te genereren. Dit verbetert de productiviteit van rekruteerders en vermindert handmatig onderzoek.

AI-ondersteund bereik brengt echter belangrijke overwegingen met zich mee:

• Verifiëren recruiters AI-claims voordat ze contact opnemen met kandidaten?
• Zijn sourcingtools transparant over hoe kandidaatgegevens worden weergegeven?
• Is de berichtgeving afgestemd op de feitelijke functievereisten en compensatierealiteiten?

Beweringen zoals "ons platform heeft u gemarkeerd als een 95 procent match" mogen alleen worden gebruikt als de onderliggende gegevens accuraat zijn.

Recruitmentmanagers moeten AI zien als een productiviteitslaag die toezicht en een duidelijk gebruiksbeleid vereist. Dat is met name belangrijk voor wervingsbureaus die zakelijke klanten bedienen en die de sourcingpraktijken nauwkeurig kunnen onderzoeken als onderdeel van de due diligence van leveranciers.

Zo ziet een effectieve voicemail van een recruiter eruit

Binnen dit bredere kader blijft voicemail relevant als het bewust wordt gebruikt.

Een voicemail van een recruiter moet:

• Identificeer de specifieke rol vroeg in het bericht
• Laat zien dat je je bewust bent van de ervaring van de kandidaat
• Zorg voor een duidelijke volgende stap
• Beknopt blijven

Omdat transcripties vaak worden gelezen voordat de audio wordt afgespeeld, weegt de eerste zin onevenredig zwaar, dus wees meteen zo duidelijk mogelijk.

Een geweldige voorbeeldstructuur:

"Hallo [naam], ik bel in verband met een functie als Senior Data Engineering bij een fintech-klant die zijn team op afstand uitbreidt. Uw recente cloudmigratieproject sluit nauw aan bij wat ze aan het bouwen zijn. Ik zal een korte e-mail sturen met een overzicht van de reikwijdte en de compensatie."

Deze structuur:

• Relevantie van frontloads
• Referenties specifieke ervaring
• Signalen follow-up
• Vermijdt overdreven claims

Voicemail werkt het beste als het wordt geïntegreerd in een gedocumenteerde benaderingsreeks in plaats van als een op zichzelf staande tactiek.

Veelgestelde vragen

Moeten recruiters nog steeds voicemails inspreken?

Ja, vooral omdat veel kandidaten nog steeds naar voicemails luisteren. Voicemail moet worden gezien als een belangrijk onderdeel van een gecoördineerde benaderingsstrategie.

Hoe lang moet een voicemail van een recruiter zijn?

De meest effectieve voicemails voor recruiters variëren van 20-30 seconden. Hoe duidelijker en bondiger, hoe beter. Het bericht moet snel de functie identificeren, verwijzen naar relevante ervaring en een duidelijke volgende stap aangeven.

Is het toegestaan om kandidaten te sms'en na een gesprek?

Sms-campagnes kunnen onderhevig zijn aan toestemmingsvereisten, afhankelijk van de jurisdictie. In de Verenigde Staten moeten sms-campagnes voldoen aan de regelgeving met betrekking tot voorafgaande toestemming. Wervingsbedrijven moeten gedocumenteerde toestemmingsprocessen en een duidelijk communicatiebeleid hanteren.

Hebben AI-transcriptietools invloed op de respons van kandidaten?

AI-transcriptietools beïnvloeden de manier waarop voicemail wordt geconsumeerd, omdat veel kandidaten transcripties lezen voordat ze luisteren. Dit vergroot het belang van het vooraf aanbieden van relevante informatie.

Hoe houdt voicemailstrategie verband met de groei van contractpersoneel?

Naarmate bedrijven zich uitbreiden op het gebied van detachering, zorgen communicatieworkflows voor meer betrokkenheid van kandidaten in verschillende rechtsgebieden. Gestructureerde outreach, toestemmingsdocumentatie en een infrastructuur die voldoet aan de voorschriften helpen ervoor te zorgen dat plaatsingen worden uitgebreid zonder vermijdbare regelgevingsrisico’s te introduceren.

De inhoud van deze blogpost is afkomstig van een People2.0 webinar Telefoontechnieken voor Recruiters: How to Leave Voicemail That Will Get Backed! met recruiting trainer experts Tricia Tamkin en Jason Thibeault. Voor meer informatie over dit onderwerp, inclusief een uitgebreide versie van de "6 regels" en specifieke voicemail scripts die je kunt volgen, kun je de opname van het webinar bekijken in onze inhoudsbibliotheek.