Werkgelegenheidswetten kunnen sterk verschillen op verschillende overheidsniveaus, waarbij sommige vooruitstrevende gebieden zoals Californië en New York City vaak trends zetten voor de rest van het land. Werkgevers moeten zich houden aan de arbeidswetgeving van elke afzonderlijke staat en gemeente waar ze mensen aan het werk hebben. Er wordt wel gezegd dat de staten van de VS "laboratoria van de democratie" zijn en als een bepaald gebied genoeg invloed heeft, kunnen staats- en lokale wetten uiteindelijk federale wetten worden. Daarom is het belangrijk om op de hoogte te blijven van deze trends, zelfs als je niet actief bent in een staat met een nieuwe en meer restrictieve wet.
Er bestaat een wijdverbreide misvatting dat werkgevers van tijdelijke werknemers zijn vrijgesteld van de naleving van bepaalde arbeidswetgeving. Vaak geldt voor uw tijdelijke werknemers dezelfde arbeidswetgeving als voor uw vaste personeel. Hoewel er veel nieuwe ontwikkelingen zijn op het gebied van het arbeidsrecht die gevolgen hebben voor flexibele werknemers, zal dit artikel zich concentreren op enkele belangrijke daarvan.
Betaald ziekteverlof
De afgelopen jaren hebben veel staten en gemeenten een beleid ingevoerd voor betaald ziekteverlof. De bedoeling van deze wetten is ervoor te zorgen dat zieke werknemers thuis kunnen blijven van het werk om beter te worden en geen ziekte te verspreiden op de werkplek. Vaak gaan werknemers ziek naar het werk omdat ze het zich niet kunnen veroorloven een werkdag te missen. Wetten voor betaald ziekteverlof zijn bedoeld om werknemers in staat te stellen thuis te blijven van het werk zonder dat ze loon moeten inleveren.
In 2014 heeft Californië de Healthy Workplaces, Healthy Families Act, die werknemers recht geeft op 1 uur betaald ziekteverlof per 30 gewerkte uren, met een maximum van 24 uur of 3 dagen per jaar. De wet geldt voor alle werknemers die in de staat Californië werkzaam zijn.
In september heeft president Obama een uitvoeringsbesluit uitgevaardigd waarin verplichtingen inzake betaald ziekteverlof voor werknemers van federale aannemers zijn vastgelegd. Hoewel dit niet van toepassing is op de particuliere sector, laat het wel zien dat de federale overheid zich in de richting beweegt van het uiteindelijk vaststellen van federale vereisten voor betaald ziekteverlof voor alle werknemers in de VS. Het is belangrijk om op de hoogte te blijven van alle nieuwe wetgeving inzake betaald ziekteverlof in de staten en steden waar u actief bent.
Aangezien er in de particuliere sector geen federale regelgeving bestaat, hebben sommige grote bedrijven een beleid inzake betaald ziekteverlof opgelegd aan hun leveranciers van tijdelijk personeel. Een opvallend voorbeeld is Microsoft, dat eerder dit jaar een beleid aankondigde waarin hun uitzendbureaus worden verplicht om minimaal 15 dagen betaald vakantie- en ziekteverlof te verstrekken. Dit zou kunnen leiden tot een bredere trend waarbij bedrijven het initiatief nemen namens hun leveranciers. Er wordt nu gekeken naar regelingen voor betaald ziekteverlof voor programma’s met tijdelijke krachten, en niet alleen voor vaste fulltime werknemers. Op de Global Coverage-hub van People2.0 kunt u de huidige regels voor betaald ziekteverlof per staat bekijken.
Verbied de doos
In verschillende staten en steden is een nieuwe beweging op gang gekomen in de vorm van wetten die het vragen naar een strafblad op sollicitatieformulieren reguleren. De zogenaamde „Ban the Box”-wetten zijn bedoeld om het sollicitatieproces voor ex-gedetineerden te vergemakkelijken, met als uiteindelijk doel de discriminatie bij wervingspraktijken terug te dringen. Bovendien zijn deze wetten bedoeld om sollicitanten met een strafblad te helpen bij het vinden van betaald werk, gezien de moeilijkheden die voortvloeien uit het feit dat werkgevers vaak weigeren ex-gedetineerden in dienst te nemen. Veel „Ban the Box“-wetten staan wel toe dat vragen over eerdere veroordelingen in een later stadium van het sollicitatieproces worden gesteld.
Onlangs heeft New York City de de Fair Chance Act, die op 27 oktober 2015 van kracht is geworden. De "Ban the Box"-wet van New York City verbiedt vragen in sollicitatieformulieren en sollicitatiegesprekken over het strafblad van een sollicitant. De werkgever mag pas een antecedentenonderzoek uitvoeren nadat hij de sollicitant een voorwaardelijk aanbod tot aanstelling heeft gedaan. Bovendien verbiedt de wet dat in vacatureadvertenties wordt vermeld dat er een antecedentenonderzoek zal plaatsvinden. Deze regeling stelt een sollicitant in staat om verder te komen in het wervingsproces en is bedoeld om een eerlijkere omgeving te creëren waarin ex-gedetineerden een baan kunnen vinden. Aangezien steeds meer steden en staten hun arbeidswetgeving aanpassen om ‘Ban the Box’-bepalingen op te nemen, is het verstandig om op de hoogte te blijven van nieuwe wijzigingen in de arbeidswetgeving.
Een aanbevolen werkwijze om problemen te voorkomen, is te overwegen vragen over het strafblad uit sollicitatieformulieren en sollicitatiegesprekken te schrappen. Het meest geschikte moment om het strafblad met een sollicitant te bespreken, is nadat er een voorwaardelijk aanbod is gedaan en de achtergrondcontrole is afgerond. Als er bij een antecedentenonderzoek een probleem aan het licht komt, kan het strafblad van de sollicitant worden beoordeeld met het oog op mogelijke negatieve maatregelen. People2.0 heeft een procedure voor negatieve maatregelen ontwikkeld waarbij elke treffer bij een antecedentenonderzoek per geval wordt geanalyseerd, wat helpt bij het uitbannen van discriminerende wervingspraktijken.
Krediethistorie controleren
Net als bij de „Ban the Box“-wetgeving hebben sommige steden en staten beperkingen ingesteld op het controleren van de kredietgeschiedenis van sollicitanten of huidige werknemers. Sommige werkgevers maken gebruik van kredietcontroles bij het nemen van beslissingen over aanstellingen of promoties. Het doel van dit soort wetgeving is om discriminatie op de arbeidsmarkt tegen huishoudens met een laag of gemiddeld inkomen te voorkomen.
In 2013 heeft de staat Colorado de„Employment Opportunity Act“ ingevoerd, die het gebruik van kredietcontroles bij sollicitanten en werknemers beperkt tot alleen diegenen van wie de kredietgegevens „wezenlijk verband houden“ met de functie. Het is belangrijk op te merken dat er verschillende uitzonderingen op dit soort wetten gelden, afhankelijk van het soort werk dat de werknemer verricht en het beveiligingsniveau. Veel andere steden en staten hebben soortgelijke wetten die het gebruik van kredietcontroles bij potentiële werknemers verbieden.
Binnen de context van een programma voor tijdelijke arbeidskrachten kan het een goed idee zijn om een algemeen beleid voor kredietcontroles te schrappen. In plaats daarvan kun je overwegen om de noodzaak van de kredietcheck te herzien op basis van het soort werk dat de werknemer gaat doen.
Beste praktijken
De arbeidswetgeving kan op federaal, staats- en lokaal niveau sterk verschillen. Het is een voor de hand liggende, maar zeer moeilijk toe te passen best practice om uw programma’s voor tijdelijk personeel voortdurend in de gaten te houden, zodat u zeker weet dat u op de hoogte blijft van recente wijzigingen en trends in de arbeidswetgeving.
Als uw bedrijf werknemers in meer dan één staat in dienst heeft, kan het lastig worden om alle wijzigingen in het arbeidsrecht bij te houden. Soms groeien deze staats- en lokale wetten uit tot federale regelgeving en worden ze van toepassing op uw gehele personeelsbestand. Een eenvoudige oplossing is om samen te werken met een onafhankelijke specialist op het gebied van naleving en betrokkenheid van contractanten, zoals People2.0. Zo moeten wij bijvoorbeeld, als onderdeel van onze professionele ‘Employer of Record’-loonadministratiediensten voor werknemers in alle 50 Amerikaanse staten, voortdurend op de hoogte blijven van de arbeidswetgeving op federaal, staats- en lokaal niveau. People2.0 waarborgt de naleving van alle arbeidswetten en beperkt de risico’s voor uw tijdelijke personeelsbestand.
