De vragen die u moet stellen voordat u uw inhuurprogramma aan een dienstverlener toevertrouwt
Volgens onderzoek van ManpowerGroup heeft tot 75% van de ondernemingen moeite om vacatures in te vullen. Zelfstandige aannemers helpen deze kloof te dichten door de specialistische vaardigheden en capaciteit te bieden die nodig zijn om projecten succesvol af te ronden.
Samenwerken met freelancers is vooral waardevol voor bedrijven die flexibiliteit hoog in het vaandel hebben staan. In plaats van vaste medewerkers aan te nemen, kunnen bedrijven het aantal freelancers op- of afschalen naarmate de bedrijfsbehoeften veranderen.
Hoewel de voordelen van het inzetten van zzp’ers duidelijk zijn, kan het op een regelconforme manier inschakelen ervan complex zijn, vooral als ze afkomstig zijn uit andere staten, provincies of landen. Gelukkig vereenvoudigt de juiste ‘agent of record’ (AOR) het proces door veel van de complexe backoffice-taken af te handelen die nodig zijn om freelancers in te schakelen. Hier delen we belangrijke overwegingen om u te helpen bij het vinden van een ideale AOR-partner.
Begin met het programma voor zelfstandige contractanten dat u nodig hebt
Bepaal, voordat u AOR’s met elkaar vergelijkt, welk programma voor zelfstandige contractanten u door hen wilt laten ondersteunen.
Begin bij de omvang en vorm ervan. Is de AOR bedoeld om een kleine groep specialisten te ondersteunen die aan één project werken, of om externe medewerkers te ondersteunen die bij verschillende bedrijfsonderdelen actief zijn? Bedenk hoeveel externe medewerkers ondersteuning nodig zullen hebben en in hoeverre dat aantal kan veranderen naarmate projecten van start gaan en worden afgerond.
Het is ook de moeite waard om na te gaan of de aanbieder ‘employer of record (EOR)’-diensten aanbiedt, met name als uw personeelsprogramma zowel zelfstandige contractanten als tijdelijke medewerkers omvat. Bij People2.0 bieden we zowel AOR- als EOR-diensten aan, zodat bedrijven deze verschillende soorten dienstverbanden via één partner kunnen beheren.
Ze moeten experts zijn op het gebied van de classificatie en naleving van regels voor zelfstandige aannemers
Naleving van de regelgeving voor zelfstandige aannemers is complex, omdat er geen universele aanpak bestaat die in elk rechtsgebied en bij elke opdracht werkt.
In de VS bijvoorbeeld hanteren verschillende staten verschillende methoden om te bepalen of iemand als zelfstandige aannemer kan worden aangemerkt. In Californië moet een opdracht aan alle voorwaarden van de ABC-test voldoen. New York hanteert een ander kader dat zich richt op de mate van toezicht en controle die het bedrijf over de werknemer uitoefent. Een classificatieproces dat voor het ene rechtsgebied is ontworpen, kan daarom niet zomaar in een ander rechtsgebied worden toegepast.
Naleving is bovendien nooit een eenmalige taak. Als de rol van de contractant of de manier waarop zijn werk wordt aangestuurd verandert, voldoet de opdracht mogelijk niet langer aan de classificatie-eisen. De AOR moet daarom beschikken over degelijke nalevingscontroles om ervoor te zorgen dat contractanten correct worden ingedeeld, vooral naarmate de opdracht zich ontwikkelt.
Menselijke expertise is cruciaal om het risico op verkeerde classificatie te verminderen
Een verkeerde classificatie van aannemers kan leiden tot aanzienlijke boetes en de reputatie van een onderneming schaden. Om dat risico te verminderen, is iemand nodig die de relevante wetgeving en de details van de opdracht kan interpreteren.
Technologie kan informatie ordenen en mogelijke problemen signaleren. Ze kan echter geen duidelijkheid scheppen bij dubbelzinnige regels of bepalen hoe tegenstrijdige feiten tegen elkaar moeten worden afgewogen. Bij een door mensen geleide AOR worden lokale compliance-experts bij de uiteindelijke beslissing betrokken, waarbij technologie hun oordeel ondersteunt.
Die deskundigen moeten bovendien een controleerbaar en verdedigbaar verslag van de beoordeling opstellen. Mocht de classificatie worden betwist, dan helpt dit verslag de onderneming om aan te tonen hoe de conclusie tot stand is gekomen en dat het juiste beoordelingsproces is gevolgd.
Kies een AOR met wereldwijde dekking en lokale expertise
Door in meerdere landen met één AOR samen te werken, beschikt een onderneming over een gecoördineerd programma en één aanspreekpunt. Dit maakt uitbreiding ook eenvoudiger, omdat het bedrijf niet telkens een nieuwe dienstverlener hoeft aan te wijzen wanneer het een nieuwe markt betreedt.
De AOR die u kiest, moet in elke markt over experts ter plaatse beschikken die op de hoogte blijven van de voortdurend veranderende lokale regelgeving. Ze moeten ook inzicht hebben in de culturele normen die van invloed zijn op de manier waarop aannemers het liefst communiceren en ondersteuning ontvangen. Zonder lokale inbreng kan een AOR achterop raken bij wijzigingen in de regelgeving of onnodige wrijving veroorzaken.
Zorg ervoor dat de AOR kan samenwerken met uw bestaande programma
Het platform van de AOR moet de volledige levenscyclus van een contractant ondersteunen, van classificatie en contractbeheer tot onboarding, betaling en offboarding. Uw team moet de status van elke opdracht kunnen inzien, evenals alle zaken die om actie vragen. Hoe meer inzicht u heeft in uw personeelsbestand, hoe gemakkelijker het is om kosten en nalevingsrisico’s te minimaliseren.
Het platform moet bovendien naadloos samenwerken met de systemen die uw onderneming al gebruikt. Informatie moet soepel worden uitgewisseld tussen het AOR-platform en de tools die worden gebruikt door uw personeels-, inkoop- en financiële teams.
Veel bedrijven maken ook gebruik van een managed service provider (MSP) of personeelsleveranciers. De AOR moet informatie uitwisselen met deze partners en duidelijk maken wie welke stap voor zijn rekening neemt. Anders raakt je team verstrikt in het doorgeven van berichten en het oplossen van problemen tussen de verschillende dienstverleners.
Veel bedrijven maken ook gebruik van een managed service provider (MSP) of personeelsleveranciers. De AOR moet informatie uitwisselen met deze partners en duidelijk maken wie welke stap voor zijn rekening neemt. Anders raakt je team verstrikt in het doorgeven van berichten en het oplossen van problemen tussen de verschillende dienstverleners.
Vijf vragen die u aan een potentiële AOR moet stellen
Er zijn veel vragen die het waard zijn om gesteld te worden voordat u een AOR kiest. Als uitgangspunt vatten de volgende vijf vragen de bedrijfsbehoeften samen in kernvragen die u aan elke dienstverlener moet stellen:
- Kunt u de landen en de omvang van de opdrachten ondersteunen die we op dit moment nodig hebben, evenals onze verwachte uitbreiding?
- Hoe beoordelen en documenteren uw experts elke classificatie, en wat is de aanleiding voor een herbeoordeling?
- Zullen er in elke markt lokale experts beschikbaar zijn om wijzigingen in de regelgeving uit te leggen en onze contractanten te ondersteunen?
- Hoe zal uw platform contracten, onboarding en betalingen beheren in samenwerking met onze bestaande systemen en personeelspartners?
- Welke serviceniveaus kunt u garanderen, en welk bewijs toont aan dat u hieraan kunt voldoen voor een programma van onze omvang?
Samenwerken met People2.0, een beproefde AOR-partner
Bij People2.0 ondersteunen we al meer dan 25 jaar wereldwijde personeelsprogramma’s. Onze EOR- en AOR-diensten voor grote ondernemingen worden vertrouwd door Fortune 500-bedrijven en worden ondersteund door de capaciteiten die u van een betrouwbare partner mag verwachten:
- Compliance onder leiding van experts: Lokale compliance-specialisten passen de geldende regels voor opdrachtnemers toe op elke opdracht, waarbij hun werk wordt ondersteund door geïntegreerde technologie.
- Brede wereldwijde dekking: Zet zelfstandige contractanten in volgens de regels in meer dan 130 markten.
- Bewezen ervaring op grote schaal: we voeren jaarlijks meer dan 10.000 beoordelingen van onafhankelijke contractanten uit, zonder enige verkeerde classificatie in alle regio’s.
- Betrouwbare backoffice-infrastructuur: wij beheren contracten, onboarding, facturen en betalingen, waardoor de werkdruk voor uw interne teams aanzienlijk wordt verlicht.
Of u nu nieuwe markten wilt aanboren of een bestaand aannemersprogramma wilt versterken, People2.0 beschikt over de expertise en infrastructuur om u daarbij te ondersteunen.
Neem contact met ons op om uw AOR-behoeften te bespreken.
Veelgestelde vragen
Hoe kan een onderneming een shortlist opstellen van potentiële aanbieders van agent-of-record-diensten?
Begin met het vaststellen van de omvang, de locaties en de behoeften van het aannemersprogramma dat de AOR moet ondersteunen. Vervolgens kan de onderneming een aanbieder kiezen waarvan het dekkingsgebied en de dienstverlening het beste aansluiten bij die vereisten.
Welke criteria moeten bedrijven hanteren bij het vergelijken van AOR-aanbieders?
Vergelijk de aanbieders op de shortlist op basis van hun expertise op het gebied van compliance, lokale kennis, platformmogelijkheden en ervaring met grootschalige projecten. Deze criteria geven aan of een AOR contractanten correct kan classificeren en het programma betrouwbaar kan beheren.
Hoe moet een AOR samenwerken met een MSP of een uitzendbureau?
Een AOR moet de nodige informatie uitwisselen met de MSP of de personeelsleveranciers van een onderneming en duidelijk aangeven wie verantwoordelijk is voor elke stap. Dit helpt vertragingen en dubbel werk te voorkomen.
Welk bewijsmateriaal moet een onderneming opvragen bij het vergelijken van AOR-aanbieders?
Vraag om bewijs dat de aanbieder soortgelijke programma’s voor zzp’ers betrouwbaar heeft beheerd. Referenties van andere bedrijven en servicegegevens kunnen aantonen of de aanbieder op de vereiste schaal presteert, terwijl in verklaringen over naleving duidelijk moet worden vermeld welke diensten en welke groepen werknemers hieronder vallen.
Wat mag een onderneming verwachten van een AOR-platform?
Een AOR-platform moet de onderneming duidelijk inzicht bieden in haar opdrachten aan aannemers, inclusief het werk dat aan de dienstverlener is uitbesteed. Het moet aangeven in welke fase elke opdracht zich bevindt, zaken markeren die door de onderneming moeten worden goedgekeurd, en informatie uitwisselen met haar bestaande systemen.
