In het hele land en over de hele wereld wordt nieuwe wetgeving aangenomen op het gebied van werknemersrechten en het is belangrijk voor werkgevers en leveranciers van tijdelijke arbeidskrachten om op de hoogte te blijven van de veranderende verantwoordelijkheden en verplichtingen. Californië heeft bijvoorbeeld uitgebreide regels met betrekking tot de salarisadministratie van werknemers, salarisrapportage, rustpauzes en maaltijdpauzes die verschillen van de vereisten in andere staten. Op grond van California Labor Code Section 2810.5 kunnen werkgevers die zich niet aan deze nieuwe regels houden, geconfronteerd worden met zware boetes van de overheid en een grotere financiële aansprakelijkheid voor werknemers die niet goed worden beheerd.
Door samen te werken met een ‘Employee of Record’ (EOR) en een salarisverwerkingsbedrijf kunt u de HR-processen vereenvoudigen die komen kijken bij het beheer en de uitbetaling van W-2-werknemers en zelfstandige contractanten in Californië, vooral als u te maken hebt met de vereisten voor werknemers in meerdere staten. Ontdek hoe we een wereldwijde marktleider op het gebied van personeelsbeheer hebben geholpen bij het optimaliseren van de salarisadministratie en naleving van de regelgeving, zelfs bij een nog grotere mate van complexiteit. Hieronder volgen enkele belangrijke punten waarmee u rekening moet houden bij het aannemen van werknemers in Californië, maar u dient altijd de officiële arbeidswetgeving te raadplegen en ervoor te zorgen dat u hieraan voldoet in elke staat waar u werknemers in dienst heeft.
Kennisgeving dienstverband
Volgens de Wet ter voorkoming van loondiefstal moeten werkgevers alle nieuwe werknemers schriftelijk op de hoogte stellen van hun arbeidsrechten, met inbegrip van, maar niet beperkt tot, loontarieven, vergoedingen voor overwerk, het loondagschema, ziekteverlof, werknemerscompensatierechten en de volledige naam en het adres van de werkgever. Het is vaak de beste gewoonte om je werknemer een bevestigingsformulier te laten ondertekenen dat wettelijk erkent dat hij of zij de informatie heeft ontvangen voordat hij of zij voor het eerst aan de slag gaat. Een compliancepartner kan dit proces met je nieuwe werknemers automatiseren via e-mail, zodat je duidelijk kunt zien welke nieuwe werknemers voldoen aan de regels en klaar zijn om aan de slag te gaan.
Tijdregistratie
Californië eist van alle werknemers met een uurloon dat ze alle werkzaamheden op de klok uitvoeren en eist van de werkgever dat hij een tijdregistratiemethode aanbiedt via een webportaal, urenstaat, prikklok of een andere methode. Werknemers moeten begin- en eindtijden en maaltijdpauzes nauwkeurig registreren en managers zijn verantwoordelijk voor het goedkeuren van wekelijkse records en het herkennen van inconsistenties.
Overwerk
Sectie 510 van de arbeidswet van Californië vereist dat werkgevers overuren betalen tegen 1,5 keer het normale tarief van een werknemer als de werknemer meer dan acht uur per dag of 40 uur per week werkt. Werknemers moeten twee keer hun normale loon uitbetaald krijgen als ze meer dan 12 uur per dag werken. Bovendien, als een werknemer een zevende opeenvolgende dag werkt, moeten ze 1,5 keer hun tarief ontvangen voor de eerste acht uur, en twee keer hun tarief voor alle overuren. Software voor tijdregistratie die wordt beheerd door een HR-servicepartner met kennis van zaken berekent automatisch de loonlijst en houdt voor uw organisatie bij of de regels worden nageleefd.
Breuken
Werknemers in Californië hebben recht op een betaalde rustpauze van 10 minuten voor elke vier uur die ze werken. Tijdens deze pauze moeten werknemers van alle taken worden ontheven en moeten ze het pand kunnen verlaten. Daarnaast moeten werkgevers een onbetaalde maaltijdpauze van 30 minuten per vijf gewerkte uren inlassen. Zelfs als je werknemers zeggen dat ze geen pauze nodig hebben of geen honger hebben, moeten managers hen aanmoedigen om de nodige pauzes te nemen. Werknemers die minder dan zes uur moeten werken, kunnen een formulier ondertekenen waarmee ze afzien van hun maaltijdpauze en toch blijven werken. Een professioneel trackingsysteem of software van een betrouwbare HR-servicepartner kan managers helpen bij het bijhouden van betaalde en onbetaalde pauzes om ervoor te zorgen dat uw personeel zich aan de wet houdt. Werkgevers zijn wettelijk verplicht om boetes te betalen voor elke overtreding van de rust- of maaltijdpauzes, dus het is voor alle partijen belangrijk om de vereisten te begrijpen, ze duidelijk te communiceren en doorlopende processen in te stellen om vanaf de allereerste dienst aan de regels te blijven voldoen.
Vereisten voor eindsalaris
Californië heeft een van de strengste wetten die werknemers beschermt en recht geeft op een eindloon in het geval van ontslag. Werknemers die ontslagen worden, moeten betaald worden tot de dag van hun ontslag. Het is verstandig voor werkgevers om de laatste loonstrook van een werknemer verwerkt en klaar te hebben om te verdelen voordat de beëindiging wordt gecommuniceerd. Werknemers die ontslag nemen met een opzegtermijn van minstens 72 uur, hebben recht op hun laatste loon op de laatste dag van hun tewerkstelling. Werknemers die ontslag nemen zonder opzegtermijn moeten binnen 72 uur na ontslag worden betaald. De werkgever is onderworpen aan een dagelijkse boete gelijk aan het dagloon van de werknemer tot 30 dagen na beëindiging. In Californië voldoen loonlijsten om de paar weken niet aan deze veranderende eisen en er wordt voorgesteld om meer geavanceerde methoden te gebruiken voor het bijhouden en uitbetalen van betalingen.
Aftrek
Om de rechten van werknemers te beschermen, staat Californië geen inhoudingen toe op het loonstrookje van een werknemer, tenzij er sprake is van door de overheid voorgeschreven omstandigheden, zoals belastinginhoudingen, derdenbeslag, gerechtelijke bevelen of ziektekostenverzekeringen (indien toegestaan). Sommige inhoudingen die in andere staten wel zijn toegestaan, maar in Californië niet, zijn onder andere kosten voor pre-employment of verplichte medische onderzoeken, te veel betaald loon of verplicht werkgereedschap en uniformen. Het is belangrijk om iemand te raadplegen die ervaring heeft met arbeidsrecht in Californië om te bepalen welke inhoudingen die nodig zijn als onderdeel van uw arbeidsproces toegestaan zijn in Californië.
Deze aanvullende regels zijn enkele van de vele die van kracht worden of op de wetgevende tafel liggen in alle grote markten ter wereld. Zakendoen in Californië kan winstgevend zijn, maar alleen als je een aantal van de kostbare nalevingsboetes voor je personeel vermijdt.
