Sept types de classification des employés aux États-Unis et comment les identifier correctement

La classification des employés définit la structure d’un engagement professionnel. Avec les changements continus dans le marché du travail, les agences de placement et les firmes de recrutement aux États-Unis font face à un dilemme de classification alors qu’elles envisagent une possible expansion vers de nouveaux secteurs ou la rationalisation de leurs services. Les clients ont tendance à préférer les travailleurs autonomes parce qu’ils peuvent être plus efficaces dans leur budget, leurs opérations, ou les deux. Les candidats au placement peuvent avoir des questions concernant la classification en tant qu’employé par rapport à un travailleur autonome s’ils travaillent actuellement à leur compte.

Peu importe les préférences du client ou du candidat, il existe des divisions claires dans les classifications de travailleurs auxquelles chaque entreprise doit prêter attention. Le risque de mauvaise classification peut entraîner de lourdes amendes, frais et arriérés d’impôts pour l’employeur.

Il existe sept classifications d’employés reconnues dans la réglementation du travail. Pour éviter de faire dérailler votre agence plus tard, voici quelques stratégies clés pour vous aider à rester sur la bonne voie.

Aperçu des sept classifications d’employés

En ce qui concerne la classification de l’emploi aux États-Unis, avoir une feuille de route claire peut faire la différence entre une navigation fluide et une route cahoteuse pour les agences de placement. Les règlements au niveau fédéral et étatique peuvent être modifiés à tout moment. Même si les employés sont correctement classés selon les lois actuelles, l’ampleur des travailleurs à distance et hybrides au cours des dernières années a accéléré la tendance vers le travail autonome, ce qui signifie que les instances directrices doivent encore suivre les tendances changeantes.

Qui détermine les classifications des employés?

La classification des employés aux États-Unis est déterminée à la fois au niveau fédéral et étatique. La classification de l’emploi au niveau fédéral aux États-Unis est régie par la Fair Labor Standards Act (FLSA), qui fixe le salaire minimum, la rémunération des heures supplémentaires, la tenue de registres et les normes d’emploi des jeunes qui affectent les employés du secteur privé ainsi que les gouvernements fédéral, étatique et local. Gardez à l’esprit que les changements législatifs peuvent aussi affecter votre organisme. Par exemple, le département du Travail des États-Unis a mis à jour ses règlements en avril 2021 pour protéger les travailleurs ayant reçu un pourboire. L’une des révisions clés stipule que les employeurs ne peuvent plus garder les pourboires monétaires de leurs employés, ce qui a eu un impact important sur l’industrie de la restauration qui collecte et verse habituellement les pourboires comme une partie normale de ses opérations quotidiennes.

Bien que le gouvernement fédéral ait établi des règles et des paramètres généraux concernant la définition des heures à temps plein et des heures supplémentaires, d’autres définitions concernant le salaire minimum, les définitions à temps partiel et le paiement selon les types de classification des employés varient au niveau provincial. Les employés à distance qui aiment travailler à partir de différents endroits peuvent représenter un défi au niveau de conformité de l’État.

Sept classifications d’employés

La Society for Human Resource Management (SHRM) offre une répartition des classifications d’emploi :

• Employé à temps plein (ETP) : un employé qui est régulièrement programmé pour 40 heures par semaine.
• Employé à temps partiel (PTE) : un employé qui est régulièrement programmé pour plus de 20 heures et moins de 40 heures par semaine.
• Contrat : un employé dont la durée d’emploi est clairement définie.
• Travailleur autonome (IC) ou travailleur autonome : considérés comme travailleurs autonomes, les travailleurs autonomes sont responsables des taxes associées; Les définitions varient au niveau de l’État et une mauvaise classification d’un employé comme individu indépendant peut avoir de graves conséquences.
• Temporaire : l’emploi peut être à temps plein ou à temps partiel et ne doit pas dépasser une période de 90 jours.
• Astreinte : employés qui ne sont pas régulièrement programmés mais qui sont employés au besoin par l’entreprise. Cette classification spéciale exige que les entreprises réévaluent leur situation tous les 180 jours.
• Bénévoles/Stagiaires : Employés pour une période précise, comme un semestre scolaire, ces rôles ont un statut spécial.

De plus, votre agence devrait comprendre si une classification d’employé est exemptée ou non exemptée.

• Exempté signifie que l’employé reçoit un salaire indépendamment des heures travaillées (c’est-à-dire que le vice-président du marketing dans une entreprise de jouets relèverait de cette classification, tout comme un concepteur de produits dans la division éducative de la même entreprise).

• Non exempté signifie que l’employé est payé à l’heure (c’est-à-dire qu’un aide à la santé pourrait être inscrit sous ce statut). En revanche, les travailleurs horaires peuvent être désignés comme exemptés s’ils sont salariés.

Pourquoi il est important de classer correctement les employés

Les agences de placement et les agences de recrutement sont censées connaître et comprendre la diversité des classifications des employés et leur fonctionnement, y compris les nouvelles classifications qui pourraient faire partie du paysage à l’avenir. La classification des employés peut changer à tout moment et les lois peuvent être contestées devant les tribunaux. Un exemple récent de revirement dans la classification des employés est la Proposition 22 en Californie. Les électeurs californiens ont adopté cette législation en novembre 2020, mais un juge de l’État californien l’a récemment annulée. La Proposition 22 était une initiative électorale promue par des entreprises de l’économie des petits boulots, dont DoorDash, Uber et Lyft, pour classer les livreurs comme travailleurs indépendants. De nombreux groupes syndicaux ont dénoncé cette initiative, affirmant qu’elle permettait aux entreprises de limiter les avantages sociaux selon la classification CI. Le juge a déclaré que la loi sur la Prop 22 était inconstitutionnelle et que la mesure était inapplicable. Les entreprises qui ont proposé la loi au départ ont déclaré qu’elles continueraient à plaider pour de nouvelles lois comme la Proposition 22.

Une autre raison cruciale pour laquelle les agences de placement doivent comprendre la classification des employés est que les erreurs de classification peuvent avoir des répercussions juridiques. Récemment, les agences fédérales ont commencé à sévir contre les employeurs qui classent à tort des employés comme travailleurs autonomes (IC). Les agences fédérales impliquées dans les réclamations pour mauvaise classification en emploi incluent le Département du Travail (DOL), le National Labor Relations Board (NLRB) et l’Internal Revenue Service (IRS), ce qui signifie qu’il y aura une augmentation des cas de mauvaise classification en emploi.

Les agences de placement doivent aussi garder à l’esprit que la classification aux États-Unis sous une bannière corporative peut ne pas se traduire dans d’autres pays. Au Canada, un récent recours collectif a été intenté contre Pizza Hut, l’une des plus grandes chaînes de pizzerias au monde, pour avoir mal classé ses livreurs comme travailleurs indépendants.

Le coût d’une mauvaise classification des employés peut inclure des amendes potentielles, le paiement de salaires impayés, des heures supplémentaires, des ajustements de primes d’assurance et d’autres pénalités, tant au niveau provincial que national, y compris la possible suppression de votre licence commerciale. En plus des conséquences financières, il y a les dommages à votre réputation, dont les conséquences peuvent être considérables.

Mise en place de la classification de l’emploi : Découverte

En ce qui concerne la diligence raisonnable concernant la classification des employés, les agences d’embauche devraient mettre en place une liste de vérification détaillée dans le cadre d’un protocole global. Lors de la détermination d’une relation d’emploi, il existe trois catégories clés :

1. Considération de la relation : Comment les parties travaillent-elles ensemble? Qu’est-ce que l’entente employeur-employé concernant les heures d’emploi, la durée et la rémunération?
2. Considérations comportementales : Ces questions définissent la façon dont l’employé travaillera, incluant les instructions pour effectuer le travail, l’équipement qui sera utilisé pour le travail et un calendrier pour la fin du travail. En général, plus une entreprise a de contrôle sur la personne qui effectue le travail, plus il est probable qu’elle soit classée comme employé plutôt que comme travailleur autonome.
3. Considérations financières : Quelle part des contributions de l’employeur équivaut à la rémunération totale de l’employé? Ce n’est pas parce qu’une personne dépend uniquement d’une entreprise pour son emploi qu’elle doit automatiquement être considérée comme employée.

Changement de type d’emploi

Les agences de placement et les firmes de recrutement devraient aussi envisager de « dépanner » les scénarios ou situations possibles où les classifications d’emploi pourraient changer. Par exemple, si une agence de placement place un IC dans une entreprise technologique qui finit par devenir une embauche directe, cela signifie non seulement une commission de recherche pour l’agence, mais aussi une reclassification. Ce processus peut être compliqué si la documentation appropriée n’est pas respectée. Voici quelques exemples d’autres scénarios :

• Un FTE à un IC est complexe parce qu’il doit démontrer que le changement de classification est dû à des changements d’emploi et n’est pas strictement un changement « sur papier ».
• Le passage de personnel temporaire ou IC à FTE est moins complexe parce que la personne serait embauchée directement comme employé avec le statut d’exempté ou non exempté applicable pour le travail qu’elle effectuerait.
• Le passage du personnel temporaire à l’IC pourrait survenir si le contrat temporaire se termine et que l’entreprise souhaite embaucher la personne comme travailleur autonome. Dans ce cas, la documentation de reclassification serait assez simple si le contrat temporaire avait une date de fin prévue.

En ce qui concerne la classification des emplois, la connaissance est essentielle tant pour les lois du travail que pour les fins fiscales. Vous ne savez pas comment classer les employés? Besoin d’aide pour revoir les classifications des employés? Contactez les experts de People2.0.