Gestion des main-d’œuvre distribuées : les taxes sur la paie à distance

Les avancées technologiques ont permis aux employés de rechercher plus de flexibilité dans leur travail. La flexibilité des horaires et des lieux est devenue un outil clé pour attirer — et retenir — les talents. Malgré certaines résistances des organisations, les main-d’œuvre distribuées, et même la main-d’œuvre temporaire, peuvent en fait bénéficier à l’entreprise autant qu’au travailleur.

Les organisations peuvent profiter de ce virage vers le télétravail en exploitant un bassin de talents international qui permet aux entreprises d’embaucher les meilleurs talents au meilleur prix, peu importe l’emplacement. Avec de graves pénuries de talents qui touchent presque tous les secteurs à travers le monde, les stratégies mondiales d’acquisition de talents peuvent aider à combler certains de ces postes vacants.

Décider de travailler avec une main-d’œuvre distribuée comporte certainement ses avantages, mais cela comporte aussi des défis. Il y a des défis juridiques, de paie et fiscaux liés à l’embauche d’employés dispersés ou à distance. Les organisations devront être conscientes des obligations de conformité en matière d’emploi et fiscales dans chaque juridiction où travaillent leurs employés. Cela peut être un processus complexe et chronophage.

Chacun des 50 États américains a des lois différentes (plus quelques territoires comme Porto Rico et Guam). Il y a diverses retenues, différentes exigences pour la paperasse, etc. Et, si vous prévoyez embaucher à l’échelle mondiale, cela devient exponentiellement plus complexe.

La conformité est le plus grand défi

Avec les main-d’œuvre distribuées, que vous travailliez avec des employés à distance permanente ou des travailleurs temporaires, vos travailleurs résideront souvent dans plusieurs États, parfois même dans plusieurs pays. Les lois et règlements du travail varient d’un endroit à l’autre.

Le non-respect peut coûter beaucoup d’argent à l’entreprise en raison d’amendes et de frais, il est donc crucial que les entreprises respectent les lois du travail là où réside ou travaille le travailleur. Cela signifie le respect des règlements sur les ressources humaines, la fiscalité et la paie, ainsi que des avantages sociaux obligatoires, comme un régime de retraite exigé par l’État ou l’indemnisation des travailleurs.

Plus votre main-d’œuvre est répandue, plus la conformité devient complexe, car les taxes sur la masse salariale varient d’un État à l’autre et d’un pays à l’autre. Les règles fiscales seront différentes aux niveaux local et mondial ainsi qu’aux niveaux étatique et fédéral.

En plus de la complexité, il y a le défi supplémentaire d’une législation en constante évolution. Les organisations doivent non seulement se conformer aux règlements en vigueur, mais aussi rester à jour sur les changements en cours et apporter les ajustements nécessaires.

En raison de la législation différente au niveau local, les contrats types peuvent ne pas respecter les lois du travail d’une région à l’autre. Ainsi, en plus des considérations de conformité, les organisations devront avoir des contrats pouvant être mis à jour pour s’adapter aux règlements.

Taxes sur la paie pour les employés à distance

La paie, c’est plus que simplement transférer de l’argent à vos employés. Il y a plusieurs domaines d’impact différents lors de l’ajustement de la paie pour chaque juridiction. Les organisations sont responsables des retenues, des déductions, de la déclaration et du dépôt des impôts (qui peuvent inclure l’assurance-emploi, la retraite, les avantages sociaux, etc.), qui varient selon l’État ou le pays où réside votre employé.

Si votre travail à distance ou temporaire profite de la flexibilité de localisation et mène un mode de vie nomade numérique en se déplaçant à travers le pays (ou le monde) tout en travaillant dans votre organisation, ils pourraient obtenir un réseau fiscal que vous, en tant qu’employeur, devrez payer.

Défis des main-d’œuvre distribuées mondiales

L’acquisition mondiale de talents donne à de nombreuses organisations un avantage concurrentiel et réduit le déficit de talents. Malheureusement, comme mentionné plus haut, il présente aussi ses propres défis. Au-delà des barrières linguistiques, de nombreux pays exigent que les organisations créent des entités locales pour embaucher quelqu’un dans cette juridiction. Cela complique non seulement le processus, mais ajoute aussi des coûts.

La complexité des taxes sur la masse salariale et d’autres réglementations pour les employés internationaux rend de nombreuses organisations hésitantes à embaucher à l’extérieur de leur propre pays. Cela coupe effectivement le bassin mondial de talents, séparant les organisations des meilleurs talents.

Quand appeler un professionnel

La gestion de la conformité à la main-d’œuvre peut être particulièrement intimidante même pour un professionnel expérimenté des RH. Les entreprises qui embauchent en fonction des talents — s’ouvrant à un bassin international de talents — peuvent obtenir un avantage concurrentiel sur les organisations qui embauchent selon leur emplacement. Pour les organisations hésitantes, il existe de l’aide pour gérer la complexité des taxes sur la paie à distance.

Engager un employeur officiel (EOR) ou un agent officiel (AOR) pour assurer la conformité à la classification d’emploi, l’intégration et le traitement de la paie est une façon efficace de gérer efficacement les fonctions critiques — sans sacrifier votre stratégie mondiale d’acquisition de talents.

Qu’est-ce qu’un EOR?

Un employeur officiel (EOR) agit comme employeur légal aux fins fiscales. L’employé effectuera le travail pour l’embaucheur final, la société de placement ou une autre entreprise, tandis que l’EOR s’occupe des fonctions administratives comme les taxes sur la paie.

Qu’est-ce qu’un AOR?

Un agent officiel (AOR) est similaire à un EOR, mais il sert des travailleurs autonomes. Au lieu de l’employeur légal, l’AOR agit comme un tiers intermédiaire lors de l’administration des fonctions administratives. Ils s’occupent de l’engagement client, de la paie et des exigences de rapports gouvernementaux.

Un EOR ou AOR peut gérer toutes les fonctions du personnel liées à la « paie professionnelle », y compris le processus et le financement de la paie, les dépôts et dépôts d’impôts, ainsi que les contrats de travail et la paperasse. Un EOR/AOR mondial éliminera les complications liées à l’embauche internationale. L’EOR/AOR comprendra des entités locales dans plusieurs pays ainsi qu’une connaissance approfondie des lois et règlements locaux du travail.

People2.0 est la plus grande plateforme mondiale d’employeur de référence (EOR) et d’agent de référence (AOR), avec des capacités dans plus de 45 pays. Notre connaissance locale des lois et règlements complexes et en constante évolution entourant une main-d’œuvre distribuée peut vous assurer d’embaucher les meilleurs talents en conformité. Visitez People2.0 dès aujourd’hui!