Dans le monde de la gestion de la main-d’œuvre temporaire, la question de « qu’est-ce qu’un travailleur autonome » est peut-être l’une des questions les plus fondamentales et aussi les plus difficiles à répondre. Beaucoup d’organisations sont légitimement confuses quant à la façon de classer correctement les individus comme travailleurs autonomes par rapport aux employés, ce qui expose leur entreprise à des risques importants.
Malheureusement, pour les professionnels des RH et des achats chargés d’engager des travailleurs temporaires, il n’existe pas de réponse claire quant à savoir si une personne est un employé ou un travailleur autonome selon la loi sur les salaires et les heures. Cela s’explique en partie par le fait que la plupart des agences fédérales et étatiques ont des définitions et des tests différents, mais aussi parce que chaque norme est subjective et comporte une zone grise, ce qui peut être interprété ou discrétionnaire selon chaque cas particulier. En fait, il n’existe pas de critère « solution miracle » ou de question décisive à poser, mais plutôt que le praticien de la conformité doit rassembler toutes les preuves pour et contre le statut de CI, puis prendre une décision défendable.
Selon un récent bulletin du département du Travail des États-Unis (DOL), ainsi que de nombreux procès, une considération clé est le « test des réalités économiques ». Cette directive demande si un travailleur est légitimement en affaires à son compte (ce qui fait de lui un véritable travailleur autonome) ou s’il dépend économiquement de l’entreprise qui l’engage pour travailler (ce qui en fait un employé).
Les tribunaux évaluant le statut de travailleur autonome doivent tenir compte du critère des réalités économiques et donc examiner et analyser l’ensemble de divers facteurs, notamment :
- Quel est le degré de direction et de contrôle exercé par l’employeur sur le travailleur?
- Le travailleur a-t-il une opportunité de profit ou de perte, et quel est son investissement dans l’entreprise?
- Quel degré de compétence et d’initiative indépendante est requis pour accomplir ce travail?
- Quelle est la permanence ou la durée de la relation de travail?
- Dans quelle mesure le travail effectué par le travailleur est-il essentiel à l’entreprise de l’employeur?
Que devraient faire les entreprises?
Compte tenu de cette complexité, que devraient faire les entreprises? L’approche la plus conservatrice serait simplement de ne jamais utiliser de travailleurs autonomes. Cependant, la réalité actuelle de la rareté des talents, où de nombreux travailleurs du savoir qualifiés souhaitent être indépendants, ne rend pas une telle stratégie d’évitement réalisable pour la plupart des organisations. Une autre option est d’offrir à tous vos contractuels un emploi régulier. Cependant, cela élimine la flexibilité que recherchent tant les entreprises que les travailleurs. Pour les entreprises qui utilisent déjà des travailleurs indépendants, il n’est pas logique de simplement mettre fin aux engagements ou d’essayer de convertir des travailleurs indépendants en employés réguliers. Ces deux approches auront probablement des répercussions commerciales négatives importantes.
Comme nous l’avons vu plus tôt, il n’existe pas de méthode unique et définitive pour déterminer la classification appropriée des travailleurs indépendants. Heureusement, il existe certaines mesures pratiques que vous pouvez prendre pour défendre votre statut de travailleur autonome.
Contrats écrits avec des travailleurs indépendants
C’est un vieux principe juridique que le droit des contrats ne prime pas sur le droit du travail. Simplement indiquer que quelqu’un est un individu individuel dans un accord ne fait pas nécessairement de lui une personne, mais cela signale une intention. La meilleure approche consiste à rédiger une entente avec un entrepreneur indépendant, une entente de consultation ou une entente avec un fournisseur qui définit le travail à effectuer ainsi que les modalités et conditions de l’engagement, y compris les livrables. Vous voulez vous assurer d’avoir et de maintenir une entente commerciale écrite à distance avec chaque entrepreneur indépendant qui clarifie la portée de la relation et définit explicitement les domaines où le contractant est censé maintenir un contrôle important.
Ce n’est pas parce que vous avez un contrat bien rédigé que vous l’emporterez contre le DOL ou une agence d’État, ou que vous gagnerez un procès contestant votre classification. Bien qu’un accord de CI bien rédigé ne soit pas une baguette magique garantissant le statut de CI, une chose est claire : si vous n’avez pas un tel accord en place, il sera très difficile de soutenir que le travailleur en question n’était pas un employé.
Le langage que nous utilisons est important
Le langage que nous utilisons pour décrire une relation de travail avec un entrepreneur indépendant est très important. Quelques exemples :
- Un travailleur autonome a un taux de facture qui définit la façon dont il est rémunéré. En tant qu’« entreprise indépendante d’une seule personne », cela devrait inclure tout leur fardeau de travail autonome et leurs frais généraux. Un employé a un taux de rémunération, où l’employeur a des charges fiscales et d’avantages importants pour l’employeur.
- Ne qualifiez jamais vos contractuels d’employés et ne les laissez pas vous appeler leur « superviseur », ni par écrit ni verbalement.
- « Employé » ne devrait jamais apparaître dans vos ententes de contractuel; Elle ne devrait pas apparaître dans les polices que vous fournissez aux travailleurs autonomes; Il ne devrait pas non plus être utilisé dans aucun courriel.
- Un travailleur indépendant ne peut pas être l’un de vos dirigeants corporatifs, et ne devrait pas superviser les employés de l’entreprise.
- Les travailleurs autonomes soumettent des jalons ou livrables complétés pour paiement, ils ne devraient pas soumettre de feuille de temps pour les heures travaillées.
Tu dois abandonner un peu de contrôle
Un travailleur autonome est exactement cela – indépendant. Les avantages d’engager un travailleur autonome comportent un compromis pour l’acheteur — un véritable travailleur autonome n’est pas votre employé, et vous ne pouvez pas exercer le même degré de contrôle sur un travailleur autonome que sur un employé.
Qu’est-ce que ça veut dire? Eh bien, par exemple, vous ne devriez pas :
- Fournissez-leur les outils et l’équipement dont ils ont besoin pour faire le travail
- Fixez des heures de travail précises
- Traitez la mauvaise performance à l’aide de formulaires disciplinaires pour les employés ou de documents similaires
- Demandez aux entrepreneurs de superviser vos employés réguliers
- Limitez la capacité de vos entrepreneurs à effectuer des travaux pour d’autres entreprises
Cela ne veut pas dire que vous n’avez pas votre mot à dire sur la façon et le moment où le travailleur indépendant effectue son travail. Il suffit de changer votre état d’esprit, passant de l’achat de temps à un employé à l’achat de livrables ou de résultats auprès du travailleur autonome.
Les travailleurs autonomes ne sont pas des employés, alors ne les traitez pas de façon égale
Bien que les ententes écrites et les documents de politique soient utiles, une entreprise engageant des travailleurs autonomes doit aussi s’assurer que ses gestionnaires et autres employés connaissent le statut de travailleurs autonomes et ne traitent pas ces personnes de la même façon que des employés. Par exemple:
- N’invitez pas les travailleurs autonomes aux fêtes de bureau et à des événements similaires
- Ne fournissez pas d’avantages sociaux à vos travailleurs autonomes
- N’invitez pas de travailleurs autonomes à vos séances de formation pour employés
Demandez de l’aide à des experts
Comme nous l’avons vu, il existe plusieurs lois, ainsi que des agences gouvernementales fédérales et provinciales qui s’occupent de la classification correcte des travailleurs. La détermination du statut de travailleur autonome est complexe et comporte des risques. Non seulement la FLSA et les lois fiscales fédérales entrent en jeu, mais les entreprises doivent aussi se soucier du respect de nombreuses lois provinciales, notamment l’application des salaires et des heures, l’indemnisation des travailleurs et l’assurance-chômage. Chacun de ces enjeux est complexe et très nuancé. La meilleure chose à faire est d’avoir un expert, comme TalentWave, à vos côtés pour vous assurer d’évaluer et d’engager les travailleurs autonomes de la bonne façon.
