Le programme IC de People2.0 permet de réduire les risques, d’économiser des coûts et d’accélérer l’intégration
Résumé
Une marque grand public mondiale du Fortune 100, opérant sur plusieurs continents, a dû transformer son approche pour engager des travailleurs indépendants en raison de l’évolution de la législation mondiale et de processus inefficaces. Avec une présence importante sur les marchés mondiaux, ce chef de file de l’industrie faisait face à des défis croissants liés à la conformité à la classification des travailleurs, aux inefficacités administratives et à la gestion des risques dans son programme de main-d’œuvre contingente.
People2.0 a mis en place un programme complet de conformité IC qui assurait une classification correcte des travailleurs tout en simplifiant considérablement les processus administratifs. La solution a non seulement protégé la marque contre d’importants risques juridiques et financiers, mais a aussi permis des gains d’efficacité opérationnelle impressionnants. En établissant des processus standardisés, en tirant parti d’une expertise spécialisée en conformité et en mettant en œuvre une approche technologique, People2.0 a créé une solution répondant à la fois aux préoccupations immédiates de conformité et aux objectifs stratégiques à long terme de la main-d’œuvre.
Au cours de la première année suivant le lancement en février 2024, le programme a obtenu des résultats remarquables sur des indicateurs clés de performance. La solution a permis un taux de réussite IC de 95% (une amélioration de 46% par rapport au programme précédent), réduit le temps d’intégration de trois semaines et généré des économies importantes de 450 000 $. Ces réalisations démontrent la valeur significative générée par le partenariat, allant de la réduction des risques, de l’efficacité opérationnelle et de la performance financière.
Opportunité
Contexte client
Le client est une marque grand public mondiale du Fortune 100 avec des opérations couvrant plusieurs continents et une main-d’œuvre répartie sur de nombreux marchés à travers le monde. Leur entreprise nécessite des talents diversifiés dans les fonctions créatives, techniques et opérationnelles pour maintenir leur avantage concurrentiel dans l’industrie très dynamique des biens de consommation. Ces dernières années, l’entreprise s’est de plus en plus appuyée sur des contractuels indépendants spécialisés pour exécuter des travaux critiques basés sur des projets, particulièrement dans les domaines nécessitant une expertise spécialisée ou des capacités créatives.
Avant de collaborer avec People2.0, l’entreprise adoptait une approche décentralisée de la gestion des contractuels. Cette approche avait évolué de manière organique à mesure que l’entreprise s’étendait à l’échelle mondiale, entraînant des pratiques incohérentes entre régions et unités d’affaires. Bien que ce modèle décentralisé offrait de la flexibilité, il a créé d’importants défis alors que l’examen réglementaire de la classification des travailleurs s’intensifiait sur les marchés mondiaux.
Défis clés
L’entreprise faisait face à deux catégories de défis interconnectés qui menaçaient à la fois son efficacité opérationnelle et sa posture de conformité. Premièrement, les risques de conformité avaient considérablement augmenté en raison de l’évolution de la législation sur la classification des travailleurs dans plusieurs juridictions où ils opéraient. Chaque région présentait des exigences réglementaires uniques, créant un paysage de conformité complexe difficile à naviguer avec leurs ressources existantes. Les conséquences potentielles d’une mauvaise classification étaient graves, incluant des pénalités financières importantes, un impact négatif sur la marque et des relations compromettantes avec leur communauté d’entrepreneurs. Des examens internes avaient révélé des procédures d’évaluation et de documentation incohérentes qui créaient des vulnérabilités inutiles.
Deuxièmement, les inefficacités opérationnelles nuisaient à la capacité de l’entreprise à déployer rapidement les talents là où c’était nécessaire. Le processus actuel d’engagement des entrepreneurs impliquait de longues procédures d’intégration qui retardaient souvent le début des projets de plusieurs semaines, créant de la frustration tant pour les gestionnaires d’affaires que pour les entrepreneurs eux-mêmes. La direction manquait d’une visibilité complète sur l’utilisation de la main-d’œuvre contingente, ce qui rendait la planification stratégique de la main-d’œuvre difficile. L’approche fragmentée de la gestion des entrepreneurs indépendants a également entraîné des efforts dupliqués, des expériences incohérentes pour les entrepreneurs et des occasions manquées d’optimisation des programmes.
Exigences de la solution
Après une évaluation approfondie de leurs pratiques d’engagement auprès des entrepreneurs, l’entreprise a établi plusieurs exigences essentielles pour une solution réussie. L’exigence principale était d’assurer le respect des lois et règlements locaux sur tous les marchés mondiaux où ils faisaient appel à des travailleurs autonomes. Cette conformité devait être intégrée dans des processus standardisés qui accéléreraient l’évaluation des entrepreneurs tout en maintenant des normes rigoureuses.
La solution devait grandement améliorer l’expérience utilisateur tant pour les gestionnaires internes que pour les contractuels, créant un parcours simplifié entre l’identification des besoins en talents et l’engagement productif. Un système unifié pour la gestion de la main-d’œuvre contingente offrirait la visibilité et le contrôle nécessaires à une gestion efficace des programmes tout en maintenant une flexibilité appropriée pour les besoins propres à chaque entreprise. Enfin, la solution devait permettre des économies mesurables et une réduction des risques, démontrant un retour sur investissement clair grâce à des économies dures et à d’effets.
Solution
Pourquoi People2.0
Après avoir évalué plusieurs partenaires potentiels, l’entreprise a choisi People2.0 en se basant sur plusieurs capacités distinctives qui correspondaient à leurs besoins complexes. People2.0 a offert une expertise mondiale complète en matière de conformité avec une compréhension approfondie des règlements de classification des travailleurs dans les divers marchés où l’entreprise opérait. Cette expertise a été complétée par une méthodologie d’évaluation éprouvée des CI, affinée par des mises en œuvre avec d’autres organisations multinationales faisant face à des défis similaires.
La scalabilité de la solution de People2.0 était particulièrement importante compte tenu de l’empreinte mondiale et de la trajectoire de croissance de l’entreprise. La solution a permis l’application cohérente des normes de conformité à travers les régions tout en tenant compte des variations locales nécessaires dans les exigences réglementaires. De plus, l’approche technologique de People2.0 promettait de rationaliser des processus auparavant très manuels et chronophages, créant ainsi des gains d’efficacité tout en améliorant les résultats de conformité.
Processus de mise en œuvre
La mise en œuvre a suivi une approche soigneusement structurée et progressive visant à minimiser les perturbations tout en comblant rapidement les lacunes de conformité et opérationnelles les plus critiques. La phase initiale a débuté par une évaluation complète des pratiques actuelles d’engagement des entrepreneurs à travers l’organisation. Ce processus de diagnostic a révélé des variations significatives dans la façon dont les relations avec les contractuels étaient évaluées, documentées et gérées entre différentes unités d’affaires et régions. People2.0 a travaillé en collaboration avec les équipes juridiques, RH et achats de l’entreprise pour identifier des exigences de conformité spécifiques par région, s’assurant que la solution répondrait à toutes les réglementations applicables. Ce travail fondamental a orienté le développement d’un cadre de programme personnalisé qui servirait de modèle pour la mise en œuvre.
La phase de déploiement s’est concentrée sur la mise en œuvre de procédures d’évaluation standardisées assurant une application cohérente des normes de conformité. Ces procédures ont été conçues pour équilibrer la conformité rigoureuse avec les besoins pratiques de l’entreprise, fournissant des directives claires tout en maintenant une flexibilité appropriée. Un effort considérable a été consacré à l’intégration avec les systèmes existants, y compris les plateformes de gestion des fournisseurs et d’approvisionnement de l’entreprise, afin de créer une expérience fluide pour les utilisateurs. Un déploiement complet de la formation des gestionnaires et des ressources de soutien a permis aux parties prenantes de comprendre à la fois l’importance de la conformité et le fonctionnement pratique du nouveau programme, renforçant ainsi l’adhésion organisationnelle durant cette transition cruciale.
Après le déploiement initial, le programme est entré dans une phase d’optimisation caractérisée par une amélioration continue basée sur la rétroaction et les indicateurs de performance. La solution s’est étendue à d’autres unités d’affaires au-delà du cadre initial à mesure que le succès devenait évident. People2.0 a collaboré avec l’entreprise pour affiner les processus et accroître l’efficacité tout en maintenant l’intégrité de la conformité, démontrant un engagement continu envers le succès du programme au-delà de la mise en œuvre.
Caractéristiques principales
La solution mise en œuvre intégrait plusieurs fonctionnalités clés conçues pour répondre aux défis spécifiques de l’entreprise. Au cœur du processus d’évaluation de la conformité se trouvait un processus rigoureux d’évaluation de chaque relation avec l’entrepreneur selon les normes réglementaires locales applicables. Cette évaluation a utilisé une analyse sophistiquée et multifactorielle, adaptée aux exigences spécifiques de chaque juridiction en matière de statut de contractant indépendant. Le résultat fut une décision fiable et défendable qui protégeait à la fois l’entreprise et les entrepreneurs.
Un flux de travail d’intégration simplifié a considérablement simplifié le processus pour les travailleurs autonomes, réduisant les frictions et le temps de productivité. Le système de gestion centralisé offrait une visibilité complète sur tous les engagements de la communauté de travail, permettant une gouvernance efficace des programmes et une planification stratégique de la main-d’œuvre. Des procédures de vérification complètes pour les vérifications des antécédents et la conformité fiscale ont permis de réaliser toute la diligence raisonnable nécessaire avant l’engagement, tandis que la surveillance continue de la conformité tout au long du cycle de vie de l’engagement a abordé la nature dynamique des relations avec les entrepreneurs et l’évolution des exigences réglementaires.
Résultats
Impact du programme en un coup d’œil
La mise en œuvre de la solution de conformité CI de People2.0 a produit des résultats transformateurs dans plusieurs dimensions, démontrant qu’une conformité accrue peut coexister avec l’efficacité opérationnelle et les économies de coûts :
Excellence en conformité
- Taux de réussite à l’évaluation IC de 95% (augmentation de 46% par rapport au programme précédent)
- Réduction spectaculaire de l’exposition au risque de mauvaise classification
- Des processus de conformité cohérents et défendables pour toutes les missions
Efficacité opérationnelle
- Réduction de 3 semaines dans l’évaluation et le calendrier d’intégration
- 450 000 $ d’économies importantes en dollars durant la première année
- Augmentation de 500% des projets IC uniques par rapport aux programmes précédents
Adoption par programme
- 141 gestionnaires différents utilisant activement la solution
- 21+ fonctions distinctes prises en charge avec succès
- Étendu au-delà du cadre initial pour devenir la norme de l’organisation
Cette amélioration spectaculaire des taux de réussite dans l’évaluation des CI a considérablement réduit l’exposition au risque de l’entreprise tout en créant un processus d’engagement plus prévisible pour les utilisateurs d’affaires. L’échéancier accéléré a créé une valeur commerciale substantielle en permettant un déploiement plus rapide des ressources de talents critiques et en améliorant l’expérience des entrepreneurs. Plus important encore, ces améliorations ont démontré qu’une conformité rigoureuse et une efficacité opérationnelle peuvent être atteintes simultanément avec la bonne approche stratégique.
Avantages transformateurs
Au-delà des indicateurs mesurables, le programme a généré des bénéfices qualitatifs substantiels qui ont transformé l’approche de l’entreprise en gestion des travailleurs indépendants :
Atténuation des risques : Le résultat le plus stratégiquement significatif a été la réduction drastique de l’exposition au risque liée à la mauvaise classification des travailleurs. En mettant en œuvre des processus de conformité cohérents et défendables pour toutes les missions, l’entreprise a considérablement réduit les responsabilités potentielles qui auraient pu entraîner des pénalités financières, des dommages à la réputation et des perturbations opérationnelles.
Expérience utilisateur améliorée : Le programme a amélioré l’expérience des gestionnaires grâce à un processus simplifié pour l’engagement des travailleurs autonomes. Ce qui était auparavant une expérience complexe et souvent frustrante est devenu un processus fluide et prévisible que les dirigeants d’entreprise pouvaient naviguer avec confiance. Cette amélioration s’est également étendue à l’expérience des entrepreneurs, avec une intégration plus rapide et un traitement des paiements plus fiable, renforçant la réputation de l’entreprise au sein de la communauté des entrepreneurs.
Visibilité stratégique de la main-d’œuvre : L’approche de gestion centralisée offrait une meilleure visibilité sur l’utilisation contingente de la main-d’œuvre, permettant des décisions basées sur les données concernant l’allocation des ressources et la planification stratégique de la main-d’œuvre. Peut-être plus important encore, le programme a établi une qualité standardisée grâce à des normes de conformité cohérentes dans tous les engagements, créant une base d’excellence qui pouvait être maintenue et développée au fil du temps.
Client Satisfaction
Le programme a été adopté dans toute l’organisation, s’étendant bien au-delà de son champ initial pour devenir la norme pour l’engagement des travailleurs indépendants. Les commentaires positifs des dirigeants d’entreprise, des entrepreneurs et des parties prenantes en conformité ont renforcé la proposition de valeur du programme. L’entreprise continue de collaborer étroitement avec People2.0 pour faire évoluer le programme en réponse aux nouveaux défis commerciaux et aux exigences réglementaires changeantes, démontrant ainsi l’importance stratégique et l’orientation à long terme du partenariat.
Perspectives d’avenir
S’appuyant sur le succès initial du programme, le partenariat s’étend pour englober d’autres régions mondiales où l’entreprise opère, étendant ainsi les avantages en matière de conformité et d’efficacité. Les plans incluent l’intégration de capacités analytiques avancées pour la planification de la main-d’œuvre, permettant des décisions stratégiques de main-d’œuvre plus sophistiquées basées sur des données complètes du programme. Le partenariat explore également le développement de capacités améliorées d’approvisionnement auprès des entrepreneurs qui faciliteraient l’identification et l’engagement de professionnels indépendants qualifiés.
L’amélioration continue demeure un axe central, avec des efforts continus pour optimiser davantage les structures de coûts et les processus opérationnels. À mesure que le programme mûrit, les deux organisations s’engagent à identifier de nouvelles occasions de créer de la valeur grâce au programme de main-d’œuvre contingente, afin de s’assurer qu’il demeure aligné sur les besoins d’affaires évolutifs et les exigences réglementaires.
Prêt à transformer votre programme de main-d’œuvre temporaire?
Votre organisation fait-elle face à des défis similaires en matière de conformité des travailleurs indépendants? Tu n’es pas seul. De nombreuses entreprises mondiales peinent à équilibrer les exigences de conformité avec l’efficacité opérationnelle lorsqu’elles engagent des talents indépendants.
People2.0 a aidé des organisations de premier plan dans tous les secteurs à atteindre ce qu’on croyait autrefois impossible : améliorer la conformité tout en réduisant les coûts et en accélérant les processus. Nos clients bénéficient de la tranquillité d’esprit en sachant que leurs relations avec les entrepreneurs sont bien structurées, tandis que leurs utilisateurs d’affaires bénéficient de processus rationalisés qui font travailler les talents plus rapidement.
N’attendez pas qu’un problème de conformité impose des changements réactifs. Prenez le contrôle proactif de votre stratégie de main-d’œuvre temporaire dès aujourd’hui.
