De pandemie heeft het landschap van de wereld van het werk veranderd, door een verschuiving van kantoor naar thuis. Gedistribueerde werkkrachten, werkplekken op afstand en zelfs hybride kantoren worden het nieuwe normaal. In 2022,
16% van de bedrijven
wereldwijd 100% op afstand werken. Uit een recent onderzoek bleek zelfs dat
25% van alle professionele banen
in Noord-Amerika tegen het einde van 2023 op afstand zullen werken. Hoewel
97,6% van de telewerkers
de rest van hun carrière op afstand willen blijven werken, zijn er nog veel uitdagingen waar ze mee te maken krijgen.

Buffer’s
2022 Staat van Werk op Afstand
onderzocht 2.000 werknemers op afstand wereldwijd en ontdekte dat slechts 31% van de ondervraagde werknemers op afstand geen problemen meldde. 25% had moeite om de stekker eruit te trekken, 21% had moeite om in verschillende tijdzones te werken, 17% had problemen met samenwerking en communicatie, en maar liefst 52% voelde zich minder verbonden met hun collega’s dan wanneer ze op kantoor werkten.

A
Statista
rapport onderzocht ongeveer 2100 telewerkers wereldwijd en ontdekte dat 24% worstelde met eenzaamheid, tegenover 16% in 2021.

Waar de rapporten het over eens zijn, is dat werknemers op afstand, of het nu gaat om uitzendkrachten of vaste werknemers, moeite hebben om verbonden te blijven en samen te werken met hun collega's.

Het is niet alleen fysieke afstand

Hoewel fysieke afstand zeker een rol speelt bij communicatie- en samenwerkingsproblemen, worstelen werknemers op afstand en gedistribueerde werkkrachten niet alleen met fysieke afstand. Ze worstelen ook met operationele afstand en affiniteitsafstand.

Operationele afstand

Operationele afstand verwijst naar de processen en procedures die teams kunnen helpen of verhinderen om samen te werken. Er zijn communicatieproblemen, werkdrukproblemen en een gebrek aan technische ondersteuning. Technologie is een veelgebruikte manier om de kloof te overbruggen, net als communicatieprotocollen, dagelijkse check-ins en goed projectmanagement.

Operationele problemen op afstand kunnen vaak worden opgelost met goed beheer van externe medewerkers en tijdelijke arbeidskrachten.

Affiniteitsafstand

Affiniteitsafstand verwijst naar de band tussen teamgenoten en collega's. Onthoud dat Buffer ontdekte dat 52% zich minder verbonden voelde met hun collega’s – dat is affiniteitsafstand. Deze afstand is zeker gemakkelijker te overbruggen als je volledig op kantoor of in een hybride kantooromgeving werkt. Maar er zijn ook genoeg manieren beschikbaar voor gedistribueerd personeel, zowel vaste werknemers als tijdelijke arbeidskrachten, om die verbinding via het internet te krijgen.

Samenwerking op afstand is essentieel

Een externe werkplek heeft de neiging om
de productiviteit te verhogen
Laat een gebrek aan motivatie en gevoelens van ontkoppeling daar geen schade aan toebrengen. Een goede samenwerking op afstand zorgt voor een naadloze samenwerking over afstanden en tijdzones heen.

Het bevordert meer dan samenwerking. Teams zullen beter samenwerken, meer kameraadschap voelen en zich meer gesteund voelen. Het kan veel communicatiebarrières wegnemen en zelfs de betrokkenheid op afstand vergroten.

Als je bent overgestapt op een gedistribueerd personeelsbestand of een externe werkplek, of zelfs een hybride kantoor, moet je de focus verleggen naar samenwerking op afstand. Je externe medewerkers zullen meer succes hebben in hun functie en gemotiveerder zijn om te blijven als je dat doet.

Affiniteitsafstand verkleinen

Affiniteitsafstand is verreweg het grootste probleem voor werknemers op afstand en uitzendkrachten. Hoewel het misschien niet het belangrijkste lijkt om aan te pakken, met meer dan de helft van de ondervraagden die een gebrek aan verbondenheid noemen, zou het toch bovenaan de agenda moeten staan. Affiniteitsafstand kan de betrokkenheid verminderen, het moreel en de motivatie verlagen en de ontevredenheid van werknemers vergroten.

Verminder het verschil met:

• Virtuele teambuildingactiviteiten organiseren
• Actieve deelname aanmoedigen
• Videoconferenties vaak gebruiken

Communicatieprotocollen instellen

Een ander probleem voor externe werkplekken is communicatie. Gedistribueerde werknemers werken waarschijnlijk in verschillende tijdzones en tijdelijke werknemers hebben niet dezelfde werktijden. Het opstellen en naleven van communicatieprotocollen is een belangrijk onderdeel van het beheer van externe en tijdelijke werknemers.

• Stel aanvaardbare communicatie-uren in
• Verwachtingen voor reactietijd instellen
• Stel regels en voorschriften op voor de verschillende vormen van communicatie

Gebruik meerdere communicatiekanalen

Samenwerking is afhankelijk van communicatie. Als je externe medewerkers goed willen samenwerken, moet je ervoor zorgen dat ze effectief kunnen communiceren. Dit betekent vaak het gebruik van meerdere kanalen. E-mail is de meest voorkomende vorm van communicatie, maar een team op afstand gebruikt vaak chatplatforms zoals Slack, Microsoft Teams of Google Chat. Telefoon en sms kunnen ook een optie zijn voor je team.

Gegevens toegankelijk maken

Je gedistribueerde werknemers werken misschien niet in dezelfde tijdzone of op dezelfde uren, dus is het uiterst belangrijk dat ze toegang hebben tot alle gegevens en documentatie die ze nodig hebben om hun werk te voltooien. Er zijn tal van opties zoals Dropbox, Google Drive, Sharepoint of een andere cloud-gebaseerde schijf om dit gemakkelijker te maken voor je externe werknemers en tijdelijke arbeidskrachten. Deze kunnen worden afgeschermd en alleen toegankelijk zijn voor degenen die het nodig hebben.

Een ander belangrijk onderdeel hiervan is het bieden van ondersteuning en documentatie voor verschillende procedures, beleidsregels en andere zaken die de werknemers nodig kunnen hebben om hun werk zelfstandig uit te voeren.

Succes van medewerkers op afstand bevorderen

Je werknemers voorbereiden op succes met werken op afstand is niet zo moeilijk als het lijkt. Er zijn verschillende stappen die je kunt nemen om de last voor externe en tijdelijke werknemers te verlichten, zodat de productiviteit, betrokkenheid en samenwerking toenemen.

• Niet micromanagen
• Vergaderingen beperken en ervoor zorgen dat ze productief zijn
• Feedback bevorderen
• Stimuleer speciale werkplekken om afleiding te beperken
• Successen vieren
• Tijd en middelen besteden aan effectief projectmanagement

People2.0 is een expert op het gebied van gedistribueerd en contingent personeelsbeheer, omdat we ons eigen
Flexibel Werk Programma
. Leer om
flexibele arbeidskrachten
.

Gedistribueerde werkkrachten vergroten de talentenpool en stellen organisaties in staat om de beste kandidaat voor de functie te kiezen. Flexibel werk op afstand kan de retentie van werknemers verhogen, evenals
algehele werknemerstevredenheid
-als het goed wordt gedaan.

Het aantal gedistribueerde en tijdelijke werknemers neemt toe en veel werknemers geven de voorkeur aan externe werkplekken boven het traditionele kantoor. Als je profiteert van de vele voordelen van gedistribueerde en tijdelijke arbeidskrachten, kun je overwegen om een aantal van de moeilijkere aspecten van het beheer van externe en tijdelijke arbeidskrachten uit te besteden aan een AOR- of EOR-serviceprovider.

Je moet meer doen dan externe werknemers klaarstomen voor succes, je moet
talent aannemen volgens de regels
. Neem contact op met
People2.0
vandaag nog voor meer informatie.