Un acuerdo habitual con un contratista podría estar generando ya una presencia fiscal en el extranjero.
Al igual que un iceberg en el agua, las empresas que contratan talento extranjero se enfrentan a un riesgo enorme que se esconde justo bajo la superficie de sus programas de gestión de personal. Se denomina «riesgo de establecimiento permanente» y puede acarrear graves consecuencias, como multas y una mayor carga fiscal.
Afortunadamente, una orientación adecuada y una estructura de plantilla adecuada contribuyen en gran medida a minimizar la exposición al riesgo de establecimiento permanente (EP). Este artículo analiza dónde puede surgir esa exposición en los acuerdos con trabajadores temporales y cómo las empresas pueden abordarla antes de que se convierta en un problema mayor.
Empecemos por entender qué es el riesgo de establecimiento permanente y por qué merece la pena prestarle atención.
¿Qué es el riesgo de establecimiento permanente? ¿Y por qué es importante?
¿Opera tu empresa en un lugar en el que no se ha establecido oficialmente? Si es así, la autoridad fiscal local podría considerar que tiene un establecimiento permanente en ese lugar, lo que significaría que podría estar sujeta al impuesto de sociedades en esa jurisdicción.
Una jurisdicción es cualquier lugar que cuente con su propia normativa fiscal. Puede tratarse de un país, un estado o una provincia. Así pues, aunque el riesgo de establecimiento permanente suele ser objeto de debate en el contexto de la contratación internacional, esta misma cuestión básica puede surgir siempre que el trabajo traspase una frontera fiscal.
El riesgo es que la empresa pueda tener que pagar impuestos en un lugar en el que no esperaba estar sujeta a tributación. También podría enfrentarse a sanciones si la autoridad fiscal decide que la empresa debería haberse dado de alta, haber declarado sus ingresos o haber pagado impuestos en ese lugar. En algunos casos, los mismos ingresos pueden estar sujetos a tributación en más de un lugar.
Por ejemplo, una empresa estadounidense puede pagar el impuesto de sociedades en EE. UU. Si su actividad en Alemania da lugar a un establecimiento permanente, Alemania también puede gravar los beneficios relacionados con ese mercado. Un convenio fiscal puede reducir el coste final, pero la empresa podría seguir teniendo que hacer frente a trámites adicionales y a un mayor control fiscal.
Cómo se desarrolla el riesgo de PE
El riesgo de PE surge cuando una empresa empieza a asemejarse a una empresa establecida en una jurisdicción en la que no se ha registrado oficialmente. Las normas varían según el lugar, pero las autoridades fiscales suelen prestar atención a determinados tipos de actividad:
- Sede fija: La empresa cuenta con un lugar físico en el que se desarrolla su actividad empresarial. Puede tratarse de una oficina, una sucursal o un lugar de trabajo a largo plazo.
- Proyectos de construcción: una obra, un proyecto de instalación o una actividad similar se prolonga más allá del plazo establecido por la normativa local.
- Actividad de representación: una persona o entidad actúa en nombre de la empresa en otra jurisdicción. El riesgo es mayor si negocian o celebran contratos en nombre de la empresa.
- Establecimiento permanente virtual: Algunas jurisdicciones pueden considerar que una empresa tiene presencia fiscal si lleva a cabo operaciones digitales significativas en un mercado. Esto podría incluir servidores locales, un centro de datos o una plataforma en línea utilizada para vender o prestar servicios a los clientes de ese mercado.
Por qué el riesgo de las inversiones de capital riesgo suele pasar desapercibido
Una idea errónea muy extendida es que el riesgo de PE solo se aplica a los empleados directos. Las autoridades fiscales no siempre evalúan la cuestión de esa manera.
Los trabajadores temporales —como los contratistas, los consultores o los trabajadores gestionados por proveedores— siguen suponiendo un riesgo si su actividad da la impresión de que la empresa está establecida en otra jurisdicción. La clasificación del trabajador es importante para explicar cómo se contrata a dicho trabajador, pero no determina si la empresa ha creado una presencia fiscal.
En el Reino Unido, por ejemplo, la autoridad fiscal establece claramente que no es necesario que los trabajadores sean empleados directos para que se genere un riesgo de establecimiento permanente. Cualquier trabajador que actúe en nombre de la empresa puede generar ese riesgo si su actividad da la impresión de que la empresa está establecida en ese mercado.
Esto cobra especial importancia en el caso de los agentes dependientes (PE). Se da cuando alguien que actúa en nombre de la empresa en otro país genera una presencia fiscal. La cuestión clave es la autoridad. Si un trabajador temporal tiene autoridad para firmar contratos o acordar condiciones clave, las autoridades fiscales pueden considerar que dicho trabajador genera una presencia empresarial local. También puede surgir un riesgo si dicho trabajador lleva a cabo operaciones que la empresa suele aceptar.
Para minimizar el riesgo, es necesario analizar cada acuerdo de trabajo transfronterizo con trabajadores contingentes a la luz de la normativa de la jurisdicción en la que se realiza el trabajo. En dicho análisis se debe determinar si el trabajador se limita a prestar apoyo a la empresa desde otra ubicación o si su actividad da la impresión de que la empresa opera en ese mercado.
El riesgo aumenta cuando el trabajador representa a la empresa a nivel local. Esto podría implicar aceptar las condiciones de los clientes, firmar contratos o actuar como persona de contacto habitual de la empresa en el mercado. Un lugar de trabajo habitual también puede constituir una prueba de establecimiento permanente si se convierte en una base para el desarrollo de la actividad empresarial.
La actualización de la OCDE que da lugar a una nueva evaluación de riesgos
La actualización de 2025 del Modelo de Convenio Fiscal de la OCDE introduce nuevas orientaciones sobre cuándo el teletrabajo se considera un establecimiento permanente. El cambio más importante se refiere al Comentario al artículo 5, que se utiliza para interpretar cuándo una empresa puede tener presencia fiscal en otro país.
Dado que la convención sirve de base para muchos convenios fiscales transfronterizos, es probable que esta actualización tenga un impacto significativo en la forma en que se evalúa la condición de establecimiento permanente en las distintas jurisdicciones.
Nuevas directrices para evaluar el riesgo de PE
Según EY, las modificaciones introducen dos directrices claras para determinar el riesgo de PE.
El primero es el criterio de referencia del 50 % del tiempo de trabajo. Esta es la conclusión principal: si alguien trabaja desde una misma ubicación durante más de la mitad de su jornada laboral, esa ubicación puede empezar a considerarse un centro de actividad fijo para la empresa. El riesgo es más evidente cuando los trabajadores a distancia se encuentran en jurisdicciones en las que la empresa no tiene presencia formal. Esto incluye a los trabajadores temporales, que pueden quedar fuera de los análisis tradicionales de movilidad.
La segunda directriz es la prueba de la razón comercial. Esta prueba consiste en determinar si la ubicación de un trabajador contribuye a las operaciones comerciales, como la interacción con clientes o proveedores locales. Por el contrario, el teletrabajo motivado por la comodidad personal, la retención de talento o el ahorro en los costes de oficina tiene menos probabilidades de constituir, por sí solo, una base para determinar la existencia de un establecimiento permanente.
La necesidad de auditar los acuerdos transfronterizos
Las actualizaciones de la OCDE instan a las empresas a revisar sus acuerdos laborales transfronterizos antes de que se conviertan en problemas fiscales. Es posible que muchas organizaciones se den cuenta de que estas actualizaciones aumentan su exposición al riesgo, o de que dicha exposición ya era elevada desde el principio.
Según expertos jurídicos como Ogletree Deakins, estas actualizaciones no convierten la evaluación de riesgos de PE en un mero ejercicio de marcar casillas. Por el contrario, ponen de relieve la importancia de «marcos sólidos de seguimiento y políticas», que son fundamentales para mantener el cumplimiento normativo y evitar sanciones.
Dado que el riesgo de PE depende de la actividad que realiza el trabajador y del lugar donde la lleva a cabo, la evaluación debe incluir tanto a los empleados fijos como al personal temporal. Dicha auditoría debería tener en cuenta factores como:
- Lugar de trabajo de los trabajadores
- Cuánto tiempo dedican al trabajo en cada país
- ¿Qué actividad realizan?
- Si existe una razón empresarial que justifique la ubicación
- Si la normativa local trata este acuerdo de forma diferente a lo establecido en las directrices de la OCDE
Las normas locales son tan importantes como el marco general de la OCDE
Las directrices de la OCDE tienen gran influencia, pero no deben considerarse una norma universal. EY señala que varias jurisdicciones han expresado reservas o interpretaciones diferentes respecto a las nuevas actualizaciones, lo que significa que las normas locales pueden seguir aplicándose de forma distinta. India y Nigeria, por ejemplo, discrepan en algunos aspectos del criterio de la razón comercial. Israel también añade sus propias salvedades, entre ellas la forma en que puede calcular el umbral del 50 %.
Canadá es otro ejemplo ilustrativo. BLG señala que, aunque las directrices de la OCDE no son vinculantes para los tribunales canadienses, constituyen una herramienta consolidada para interpretar los convenios fiscales de Canadá. Para las empresas estadounidenses con trabajadores en Canadá, por ejemplo, esto debería dar lugar a una revisión para determinar si dichos acuerdos entrañan un riesgo de establecimiento permanente.
La idea es que, aunque hay tendencias generales que marcan una dirección, se necesita experiencia local para lidiar con las normas y los riesgos específicos de cada jurisdicción.
En qué aspectos suelen fallar los programas de personal temporal.
Muchos programas de personal temporal se han diseñado para responder a una pregunta práctica: ¿se puede contratar a este trabajador?
Es posible que ese análisis sea suficiente para sacar adelante el encargo. Pero quizá no resuelva la cuestión fiscal subyacente: ¿podría el trabajo de esta persona dar la impresión de que la empresa opera en ese país?
El resultado es una brecha habitual en materia de gobernanza y cumplimiento normativo que aumenta la exposición al riesgo. En la mayoría de los casos, esta brecha se debe a lo señalado anteriormente: la responsabilidad sobre la contratación de los trabajadores se reparte entre numerosas partes, cada una de las cuales tiene sus propias prioridades y tareas que llevar a cabo. Al mismo tiempo, el riesgo puede surgir a lo largo de todo el proceso de contratación de los trabajadores, por ejemplo, durante la configuración de la nómina local o la incorporación. El análisis de KPMG sobre las directrices de la OCDE destaca que el riesgo de establecimiento permanente (PE) aumenta en función de pequeños detalles relacionados con la forma en que se contrata a los trabajadores. Estos detalles suelen pasarse por alto en las revisiones habituales de proveedores, a pesar de que son fundamentales para la cuestión del PE.
Para minimizar el riesgo, las empresas necesitan el apoyo de socios expertos que conozcan el panorama fiscal local. Necesitan socios que sepan cómo estructurar y revisar los proyectos para que cumplan con la normativa sin sacrificar la rapidez y la eficiencia.
Cómo las alianzas entre EOR y AOR reducen el riesgo de PE
Las asociaciones de EOR y AOR reducen la exposición al concepto de «establecimiento permanente» al asumir responsabilidades clave en materia de contratación y gestión del personal que, de otro modo, recaerían en la empresa. Ayudan a las organizaciones a contratar talento transfronterizo cumpliendo con la normativa, sin necesidad de constituir una entidad local ni de generar una exposición innecesaria al concepto de «establecimiento permanente». Cada una de ellas atiende a un segmento diferente del mercado de talento.
Se recurre a un «empleador registrado» (EOR, por sus siglas en inglés) para contratar a trabajadores temporales que deben trabajar en otro país. El EOR contrata al trabajador a través de su propia entidad jurídica local y asume la responsabilidad de la relación laboral. Esto reduce la exposición directa a la presencia permanente (PE), ya que la relación laboral local recae en el EOR, en lugar de recaer en la organización cliente.
Se recurre a un agente de record(AOR) para contratar a trabajadores autónomos. El AOR no se convierte en el empleador, sino que se encarga de gestionar la relación con el trabajador autónomo, lo que incluye su clasificación, la documentación y la nómina. De este modo se minimiza el riesgo, al limitar la relación directa de la empresa con el trabajador autónomo en esa jurisdicción.
Las empresas recurren cada vez más a EOR y AOR para captar talento allá donde se encuentre. Los expertos fiscales de Thomas Reuters elogian su fiabilidad a la hora de ayudar a reducir el riesgo de establecimiento permanente (PE), al tiempo que permiten a las empresas «adaptarse rápidamente a nuevas zonas geográficas sin añadir una carga operativa significativa».
Ventajas de colaborar con una agencia de contratación (AOR) o una empresa de gestión de personal (EOR)
Las colaboraciones con EOR y AOR ofrecen a los programas de personal de las empresas una cadena de responsabilidad más clara. En lugar de estar repartidas entre varios equipos, las cuestiones relacionadas con el cumplimiento normativo de los trabajadores y los aspectos fiscales recaen en un único socio especializado en estas áreas concretas.
Ese socio podrá entonces encargarse de las tareas administrativas fundamentales que definen la colaboración, entre las que se incluyen:
- Gestión del empleo local o de los contratistas
- Nóminas y pagos a contratistas
- Clasificación y documentación de los trabajadores
- Retenciones fiscales y requisitos legales
- Asistencia continua en materia de cumplimiento normativo a medida que cambian las normas locales
En conjunto, estas actividades ofrecen a los responsables una visión más clara de quién trabaja en cada lugar, cuál es el grado de implicación de cada trabajador y qué situaciones podrían requerir un análisis más detallado en materia fiscal o de cumplimiento normativo.
Además, hacen que la contratación transfronteriza sea más predecible. En lugar de tener que definir el proceso mercado por mercado, los equipos pueden canalizar cada contrato a través de un socio especializado en gestionar los requisitos locales en materia de empleo y contratación de autónomos.
Encontrar al socio adecuado en materia de recursos humanos favorece el cumplimiento normativo a nivel internacional
La gestión de los establecimientos permanentes en el marco de una plantilla flexible requiere algo más que saber dónde trabaja el personal. Las empresas necesitan una estructura de plantilla que haga que cada contrato transfronterizo sea claro, cumpla con la normativa y sea fácil de revisar.
People2.0 ayuda a las organizaciones a contratar y asignar personal de forma conforme a la normativa en distintas jurisdicciones y más allá de las fronteras. Nuestros expertos en cumplimiento normativo en cada región aportan su conocimiento local en materia de clasificación de trabajadores, obligaciones laborales, gestión de nóminas y compromiso de los trabajadores.
A través de nuestros servicios de «empleador registrado» (EOR) y de «agent of record» (AOR), puede externalizarnos tareas administrativas fundamentales, lo que le permitirá simplificar la contratación de trabajadores temporales o autónomos, respectivamente.
Si su organización está revisando sus planes de plantilla a nivel mundial, People2.0 puede ayudarle a identificar dónde pueden existir riesgos en materia de relaciones laborales. También podemos ayudarle a reducir el riesgo en cada proyecto y mercado. Póngase en contacto con nosotros para descubrir cómo podemos ayudarle a captar talento más allá de las fronteras.
PREGUNTAS FRECUENTES
1. ¿Qué es el riesgo de establecimiento permanente?
El riesgo de establecimiento permanente surge cuando su empresa realiza una actividad lo suficientemente importante en otro país como para que la autoridad fiscal local la considere sujeta a tributación en dicho país, aunque no haya constituido una entidad local. Esto puede dar lugar a obligaciones fiscales inesperadas, requisitos de información, sanciones o un control más riguroso.
2. ¿Pueden los trabajadores temporales suponer un riesgo en materia de responsabilidad civil para una empresa?
Sí, los trabajadores temporales pueden suponer un riesgo de establecimiento permanente si su actividad da la impresión de que la empresa está establecida en otra jurisdicción. Su situación laboral es importante, pero las autoridades fiscales pueden prestar mayor atención a lo que hace el trabajador, dónde lo hace y en qué medida su trabajo está vinculado a la empresa.
3. ¿Qué actividades de los trabajadores temporales son las que más probabilidades tienen de generar una exposición a la PE?
La exposición a la responsabilidad civil empresarial es más probable cuando un trabajador temporal representa a la empresa en un mercado local. Esto puede incluir la gestión de las relaciones con los clientes, la negociación de condiciones, la formalización de contratos o la prestación regular de servicios esenciales para la empresa desde ese país.
4. ¿Cómo ha cambiado la actualización de 2025 de la OCDE la evaluación de riesgos de PE?
La actualización de 2025 de la OCDE añadió orientaciones más claras para evaluar en qué casos el teletrabajo puede suponer un riesgo de establecimiento permanente. Introdujo un umbral del 50 % del tiempo de trabajo y una prueba de la razón comercial, que hacen mayor hincapié en el lugar donde se realiza el trabajo y en el motivo por el que el trabajador tiene su base allí.
5. ¿Cómo contribuyen las asociaciones EOR y AOR a reducir la exposición al PE?
Las colaboraciones con el empleador registrado (EOR) y el agente de registro (AOR) ayudan a reducir el riesgo de la empresa al asumir responsabilidades clave propias del empleador o de la contratación que, de otro modo, recaerían sobre la empresa. El EOR presta apoyo a los trabajadores temporales a través de una relación laboral local, mientras que el AOR ayuda a estructurar los contratos de los contratistas independientes de forma que se cumplan mejor las normas.
Supervisión editorial a cargo de Jeremiah Akin, director sénior de Marca Global y Contenidos
