In de wereld van contingent workforce management is de vraag "wat is een onafhankelijke aannemer" misschien wel een van de meest fundamentele en ook de moeilijkste om te beantwoorden. Veel organisaties zijn terecht in de war over hoe ze individuen op de juiste manier moeten classificeren als onafhankelijke aannemers versus werknemers en stellen hun bedrijf daardoor bloot aan aanzienlijke risico's.
Helaas is er voor HR- en inkoopprofessionals die belast zijn met het inhuren van uitzendkrachten geen eenduidig antwoord op de vraag of iemand een werknemer of een onafhankelijke aannemer is volgens de loon- en urenwet. Dit komt deels doordat de meeste federale en staatsinstanties verschillende definities en tests hanteren, maar ook omdat elke norm subjectief is en een grijs gebied heeft dat afhankelijk is van de interpretatie of discretie van elk uniek geval. In feite is er niet één "zilveren kogel" criterium of "knock-out" vraag die je moet stellen, maar moet de compliance officer al het bewijs verzamelen, zowel voor als tegen de IC-status, en vervolgens een verdedigbare beslissing nemen.
Volgens een recent bulletin van het Amerikaanse Ministerie van Arbeid (DOL) en veel rechtszaken is een belangrijke overweging de "economische realiteitstest". Deze richtlijn vraagt of een werknemer legitiem voor zichzelf werkt (waardoor hij een echte onafhankelijke aannemer wordt) of economisch afhankelijk is van het bedrijf dat hem in dienst neemt (waardoor hij een werknemer wordt).
Rechtbanken die de status van onafhankelijke aannemer beoordelen, moeten de economische realiteitstoets in overweging nemen en daarom de totaliteit van verschillende factoren bekijken en analyseren, waaronder:
- Wat is de mate van leiding en controle die de werkgever over de werknemer uitoefent?
- Heeft de werknemer een kans op winst of verlies en wat is zijn investering in het bedrijf?
- Welke mate van vaardigheid en onafhankelijk initiatief is vereist om het werk uit te voeren?
- Wat is het permanente karakter of de duur van de werkrelatie?
- Wat is de mate waarin het werk dat de werknemer uitvoert integraal deel uitmaakt van de activiteiten van de werkgever?
Wat moeten bedrijven doen?
Wat moeten bedrijven doen gezien deze complexiteit? De meest conservatieve aanpak zou zijn om gewoon nooit gebruik te maken van onafhankelijke aannemers. Maar de realiteit van de huidige talentschaarste, waar veel geschoolde kenniswerkers zelfstandig willen zijn, maakt zo’n vermijdingsstrategie voor de meeste organisaties niet haalbaar. Een andere optie is om alle contractors een vaste aanstelling te geven. Hierdoor verdwijnt echter de flexibiliteit die zowel bedrijven als werknemers wensen. Voor bedrijven die al gebruik maken van zelfstandigen is het niet zinvol om zomaar een einde te maken aan een contract of te proberen om zelfstandigen om te zetten in vaste werknemers. Beide benaderingen zullen waarschijnlijk aanzienlijke negatieve gevolgen hebben voor het bedrijf.
Zoals we eerder hebben gezien, is er geen eenduidige, definitieve manier om de juiste classificatie als onafhankelijke aannemer te bepalen. Gelukkig zijn er een aantal praktische stappen die je kunt nemen om de status van onafhankelijke aannemer te verdedigen.
Schriftelijke overeenkomsten met onafhankelijke contractanten
Het is een oud rechtsbeginsel dat het verbintenissenrecht niet boven het arbeidsrecht gaat. Door simpelweg in een overeenkomst te vermelden dat iemand een IC is, wordt dat niet noodzakelijkerwijs zo, maar het geeft wel de intentie aan. De beste aanpak is om een onafhankelijke aannemersovereenkomst, een consultancyovereenkomst of een leveranciersovereenkomst op te stellen waarin het uit te voeren werk en de voorwaarden van de opdracht worden vastgelegd, inclusief de te leveren prestaties. Je wilt er zeker van zijn dat je met elke onafhankelijke contractant een zakelijke, onafhankelijke overeenkomst hebt en onderhoudt waarin de reikwijdte van de relatie wordt verduidelijkt en waarin expliciet wordt aangegeven op welke gebieden de contractant geacht wordt een aanzienlijke mate van controle te behouden.
Het feit dat je een goed opgesteld contract hebt, betekent niet dat je de DOL of een overheidsinstantie voor je hebt, of dat je een rechtszaak wint waarin je classificatie wordt aangevochten. Hoewel een goed opgestelde IC-overeenkomst geen toverstafje is dat de IC-status garandeert, is één ding duidelijk: als je zo’n overeenkomst niet hebt, zal het heel moeilijk zijn om te beargumenteren dat de werknemer in kwestie geen werknemer was.
De taal die we gebruiken is belangrijk
De taal die we gebruiken om een werkrelatie met een onafhankelijke aannemer te beschrijven is erg belangrijk. Een paar voorbeelden:
- Een onafhankelijke aannemer heeft een factuurtarief dat bepaalt hoe hij wordt beloond. Als een onafhankelijk "bedrijf van één" moet dit alle lasten voor zelfstandigen en overheadkosten omvatten. Een werknemer heeft een loontarief, waarbij de werkgever aanzienlijke werkgeverslasten heeft op het gebied van belastingen en secundaire arbeidsvoorwaarden.
- Noem je aannemers nooit werknemers en laat ze niet naar jou verwijzen als hun "supervisor", noch schriftelijk noch mondeling.
- "Werknemer" mag nooit voorkomen in je aannemersovereenkomsten; het mag niet voorkomen in beleidsregels die je verstrekt aan onafhankelijke aannemers; en het mag ook niet worden gebruikt in e-mails.
- Een onafhankelijke aannemer kan niet een van je bedrijfsfunctionarissen zijn en mag geen toezicht houden op werknemers van het bedrijf.
- Onafhankelijke aannemers dienen voltooide mijlpalen of deliverables in voor betaling, ze moeten geen tijdkaart indienen voor gewerkte uren.
Je moet wat controle opgeven
Een onafhankelijke aannemer is precies dat – onafhankelijk. De voordelen van het inhuren van een onafhankelijke aannemer hebben een keerzijde voor de koper – een echte onafhankelijke aannemer is niet je werknemer en je kunt niet dezelfde mate van controle over een onafhankelijke aannemer uitoefenen als over een werknemer.
Wat betekent dit? Nou, je moet bijvoorbeeld niet:
- Voorzie ze van het gereedschap en de apparatuur die ze nodig hebben om hun werk te doen
- Specifieke werktijden instellen
- Slechte prestaties aanpakken via disciplinaire formulieren voor werknemers of soortgelijke documenten
- Vraag aannemers om toezicht te houden op je vaste werknemers
- De mogelijkheid van uw aannemers beperken om werk uit te voeren voor andere bedrijven
Dit betekent niet dat je niets te zeggen hebt over hoe en wanneer de zelfstandige zijn werk doet. Je moet alleen je manier van denken veranderen van het kopen van tijd van een werknemer naar het kopen van producten of resultaten van de onafhankelijke aannemer.
Onafhankelijke contractanten zijn geen werknemers, dus behandel ze niet gelijk
Hoewel schriftelijke overeenkomsten en beleidsdocumenten nuttig zijn, moet een bedrijf dat onafhankelijke aannemers inhuurt er ook voor zorgen dat zijn managers en andere werknemers zich bewust zijn van de status van onafhankelijke aannemers en deze personen niet op dezelfde manier behandelen als werknemers. Bijvoorbeeld:
- Nodig onafhankelijke aannemers niet uit voor vakantiefeestjes en soortgelijke evenementen op kantoor
- Bied geen secundaire arbeidsvoorwaarden aan je onafhankelijke aannemers
- Nodig geen onafhankelijke aannemers uit op trainingen voor je werknemers
Vraag hulp aan experts
Zoals we hebben gezien zijn er meerdere wetten en federale en staatsoverheidsinstanties die zich bezighouden met de juiste classificatie van werknemers. Het bepalen van de status van onafhankelijke aannemer is een uitdagende en risicovolle taak. Niet alleen spelen de FLSA en de federale belastingwetgeving een rol, maar bedrijven moeten zich ook zorgen maken over de naleving van talloze staatswetten, waaronder de handhaving van de loon- en werktijdenwetgeving, de vereisten voor werknemerscompensatie en werkloosheidsverzekering. Elk van deze kwesties is complex en zeer genuanceerd. Het beste is om een expert, zoals TalentWave, aan uw zijde te hebben om ervoor te zorgen dat u onafhankelijke aannemers op de juiste manier evalueert en in dienst neemt.
