Er zijn tijdens COVID-19 veel zakelijke lessen geleerd. Een daarvan is dat kantoorruimte misschien niet zo noodzakelijk is als veel mensen ooit dachten.
Nu steeds meer bedrijven hun kantoren permanent sluiten, heb je waarschijnlijk gemerkt dat sommige van je klanten hun geografische grenzen hebben verruimd bij het aannemen van personeel. Zonder beperkingen op fysieke kantoorlocaties kunnen bedrijven nu nationaal en internationaal toptalent vinden en inhuren. En nu er overal ter wereld thuisblijfopdrachten worden gegeven, werk jij waarschijnlijk ook vanuit huis. Beide trends betekenen dat je meer video-interviews afneemt dan je in je hele wervingscarrière hebt gedaan.
Voorlopig, en waarschijnlijk in de nabije toekomst, zul je meer van dit soort interviews doen. Natuurlijk wil je ervoor zorgen dat je video-interviews net zo professioneel verlopen als je persoonlijke interviews. Hoewel er overeenkomsten zijn tussen beide, hebben video-interviews hun eigen unieke uitdagingen die je vakkundig moet afhandelen. Hier zijn enkele tips die je helpen om naadloos en professioneel video-interviews te voeren met kandidaten.
1. Kies de juiste software
In eerste instantie denk je misschien dat elke videosoftware volstaat, maar je moet geen video-interview afnemen via FaceTime gewoon omdat het kan. Je moet investeren in de juiste software die aan je behoeften voldoet. Je zult versteld staan van de functionaliteit van sommige opties op de markt.
Je kunt bijvoorbeeld software kiezen die eenrichtingsinterviews (ideaal ter vervanging van telefonische screenings) of tweeweg live interviews (ter vervanging van persoonlijke interviews) mogelijk maakt. Bij het kiezen van software zijn er een paar dingen die je moet afvinken voordat je tot aanschaf overgaat: Zorg ervoor dat het veilig is, dat het gemakkelijk te gebruiken is voor kandidaten en dat het integreert met uw sollicitantvolgsysteem om uw leven gemakkelijker te maken.
2. Test en bereid voor
Als je morgen om 16.00 uur een gesprek hebt met een kandidaat, wacht dan niet tot 15.50 uur met bellen. Bereid je van tevoren voor om ervoor te zorgen dat je de dag zelf niet tegen technische problemen aanloopt. Download de software van tevoren en test je audio en video. Video heeft absoluut de voorkeur boven een verbinding met alleen audio, omdat het je kan helpen een band op te bouwen met de kandidaat, non-verbale signalen op te pikken en zelfs je geheugen van het gesprek te verbeteren. Test ook je verbinding – zorg ervoor dat je je computer instelt op een plek waar je thuis een goede verbinding hebt.
Neem een video-interview net zo serieus als elk ander persoonlijk interview. Houd de cv van de kandidaat klaar om te bekijken en neem je interviewvragen van tevoren door.
3. De kandidaat voorbereiden
Als je al een aantal video-interviews achter de rug hebt, voel je je misschien al een oude rot. Maar het kan ook de eerste keer zijn dat de kandidaat de software gebruikt. Het is altijd een goed idee om de kandidaat van tevoren de link naar het video-interview te geven, samen met instructies voor het openen of downloaden van de software indien nodig. Zo hebben ze de tijd om hun eigen audio en video te testen en zijn er geen toegangsproblemen op het moment van het interview. Maak tijdens het doorgeven van de instructies duidelijk dat ze voor de camera komen en dat ze zich moeten voorbereiden op zowel audio als video.
Als je een internationale kandidaat of iemand uit een andere staat interviewt, wil je ook de datum en tijdzone bevestigen om er zeker van te zijn dat jullie allebei op de juiste tijd verschijnen.
4. Plan meer tijd dan je nodig hebt
Vooral als je back-to-back interviews hebt, is het een goed idee om meer tijd in te plannen dan nodig is. Als je interview een uur duurt, plan het dan in je agenda in voor een uur en 15 minuten. Dit geeft je extra tijd om rekening te houden met technische problemen die zich nog kunnen voordoen aan het begin (of in het midden) van het interview. Er kan immers nog steeds iets misgaan, zelfs als jij en de kandidaat de verbinding de dag ervoor hebben getest.
Door jezelf wat tijd te gunnen, laat je de volgende kandidaat niet alleen wachten op een videogesprek op de geplande tijd als het eerste gesprek langer duurt dan verwacht. Extra opvulling maakt ook toiletpauzes mogelijk en geeft je de tijd om aantekeningen te maken na een gesprek (en natuurlijk om je volgende kop koffie te halen).
5. Stel je interviewlocatie in
Naast een goede verbinding wil je er ook voor zorgen dat de ruimte waar je je opstelt goed verlicht is. Als dat niet het geval is, haal er dan wat extra lampen bij of zet de zonwering open. Speel ook met de plaats van je computer om verblinding te voorkomen. Bovendien moet de ruimte waarin je je instelt ook relatief stil zijn. Achtergrondgeluiden kunnen storend zijn en het moeilijker voor je maken om te horen en gehoord te worden.
6. Er goed uitzien
Je bent misschien thuis, maar dat betekent niet dat je een pyjamabroek moet dragen onder die blazer. Behandel video-interviews als elke andere – je bent nog steeds te zien en de eerste indruk telt. Kleed en gedraag je professioneel voor de camera. Dat verwacht je tenslotte van de kandidaat en dat mag je ook van jezelf verwachten. En als je er professioneel en representatief uitziet, voel je je ook beter voorbereid en zelfverzekerder.
7. Wees je bewust van achtergrondvooroordelen
Als doorgewinterde professional weet je dat je niet moet inhuren op basis van vooroordelen. Maar je realiseert je misschien niet dat video-interviews onbewuste vooroordelen kunnen creëren. Dit komt omdat je op de achtergrond meer van het thuisleven van de kandidaat ziet. Misschien zie je religieuze symbolen of hoor je kinderen op de achtergrond. Wees je hiervan bewust.
Pro tip: als je Zoom gebruikt, kun je een virtuele achtergrond inschakelen om afleiding van de achtergrond te voorkomen. Kies een professionele omgeving (niet het strand) als achtergrond. Video-interviews zijn misschien wel de toekomst van werving en selectie. Als je meer en meer van dit soort interviews gaat afnemen, loont het om de best practices te kennen en toe te passen. De juiste software kiezen voor je behoeften, je van tevoren voorbereiden, de kandidaat voorbereiden, een goed schema en een goede locatie opstellen en je bewust zijn van vooroordelen op de achtergrond zijn allemaal goede tips voor je volgende video-interview.
Lees meer tips en strategieën voor werving in onze sectie met bronnen.
