De classificatie van werknemers bepaalt hoe een arbeidsovereenkomst is gestructureerd. Met de voortdurende verschuivingen in het personeelsbestand worden uitzend- en wervingsbureaus in de VS geconfronteerd met een classificatieprobleem wanneer ze op zoek zijn naar mogelijke uitbreiding naar nieuwe gebieden of het stroomlijnen van hun diensten. Klanten geven vaak de voorkeur aan onafhankelijke aannemers omdat ze efficiënter kunnen zijn qua budget, operaties of beide. Kandidaten voor plaatsing kunnen vragen hebben over hun classificatie als werknemer versus onafhankelijke contractant als ze momenteel freelancen.
Ongeacht de voorkeuren van klanten of kandidaten zijn er duidelijke verschillen in de classificatie van werknemers waar elk bedrijf aandacht aan moet besteden. Het risico van een verkeerde classificatie kan voor de werkgever hoge boetes, vergoedingen en achterstallige belastingen betekenen.
Er zijn zeven werknemersclassificaties die worden erkend in de arbeidswetgeving. Om te voorkomen dat je bureau in de toekomst ontspoort, zijn hier enkele belangrijke strategieën om je op het juiste spoor te houden.
Overzicht van de zeven werknemersklassen
Als het gaat om arbeidsclassificatie in de VS, kan een duidelijk stappenplan het verschil maken tussen soepel navigeren en een hobbelige weg voor uitzendbureaus. Regelgeving op federaal en staatsniveau kan op elk moment worden gewijzigd. Zelfs als werknemers volgens de huidige wetgeving correct worden geclassificeerd, heeft de schaalvergroting van externe en hybride werknemers de afgelopen jaren de trend naar freelancers versneld, wat betekent dat overheidsinstanties nog steeds een inhaalslag moeten maken om de verschuivende trends te volgen.
Wie bepaalt werknemersclassificaties?
De classificatie van werknemers in de VS wordt zowel op federaal als op staatsniveau bepaald. Arbeidsclassificatie op federaal niveau in de Verenigde Staten wordt geregeld door de Fair Labor Standards Act(FLSA), die het minimumloon, overuren, het bijhouden van gegevens en arbeidsnormen voor jongeren vaststelt voor werknemers in de privésector en bij federale, staats- en lokale overheden. Houd er rekening mee dat wijzigingen in de wetgeving ook van invloed kunnen zijn op jouw organisatie. Zo heeft het Amerikaanse ministerie van Arbeid zijn regelgeving in april 2021 bijgewerkt om werknemers met een fooi te beschermen. Een van de belangrijkste herzieningen stelt dat werkgevers niet langer de geldelijke fooien van hun werknemers mogen houden, wat een grote impact had op de restaurantbranche, waar het verzamelen en overmaken van fooien een normaal onderdeel van de dagelijkse werkzaamheden is.
Terwijl de federale overheid algemene regels en parameters heeft opgesteld voor het definiëren van voltijdse uren en overuren, verschillen de definities met betrekking tot minimumloon, deeltijddefinities en betaling per type werknemersclassificatie op staatsniveau. Werknemers op afstand die graag vanuit verschillende locaties werken, kunnen een uitdaging vormen vanuit het oogpunt van naleving door de staat.
Zeven werknemersklassen
De Society for Human Resource Management (SHRM) biedt een uitsplitsing van arbeidsclassificaties:
- Voltijdwerknemer (VTE): een werknemer die regelmatig 40 uur per week werkt.
- Deeltijdwerknemer (PTE): een werknemer die regelmatig wordt ingeroosterd voor meer dan 20 uur en minder dan 40 uur per week.
- Contract: een werknemer met een duidelijk gedefinieerde tewerkstellingsperiode.
- Onafhankelijke contractant (IC) of freelancer: Onafhankelijke contractanten worden beschouwd als zelfstandigen en zijn verantwoordelijk voor de bijbehorende belastingen; de definities verschillen per staat en het verkeerd classificeren van een werknemer als een IC kan grote gevolgen hebben.
- Tijdelijk: tewerkstelling kan voltijds of deeltijds zijn en mag niet langer duren dan 90 dagen.
- Aanwezigheidsdienst: werknemers die niet regelmatig worden ingeroosterd voor werk, maar worden ingezet als het bedrijf dat nodig heeft. Voor deze speciale arbeidsclassificatie moeten bedrijven hun functie elke 180 dagen opnieuw evalueren.
- Vrijwilligers/stagiairs: In dienst voor een specifieke periode, zoals een schoolsemester, hebben deze rollen een speciale statusaanduiding.
Daarnaast moet je instantie begrijpen of een werknemer is ingedeeld als vrijgesteld of niet-vrijgesteld.
- Vrijgesteld betekent dat de werknemer een salaris ontvangt ongeacht het aantal gewerkte uren (de VP Marketing bij een speelgoedbedrijf zou bijvoorbeeld onder deze classificatie vallen, net als een productontwerper bij de onderwijsafdeling van hetzelfde bedrijf).
- Niet-vrijgesteld betekent dat de werknemer per uur wordt betaald (een assistent in de gezondheidszorg kan bijvoorbeeld onder deze status vallen.) Aan de andere kant kunnen werknemers die per uur werken worden aangemerkt als vrijgesteld als ze in loondienst zijn.
Waarom werknemers juist classificeren belangrijk is
Van uitzendbureaus en wervingsbureaus wordt verwacht dat ze de verschillende soorten werknemersclassificaties kennen en begrijpen hoe ze werken, inclusief nieuwe classificaties die in de toekomst deel kunnen gaan uitmaken van het landschap. De classificatie van werknemers kan op elk moment veranderen en wetten kunnen voor de rechtbank worden aangevochten. Een recent voorbeeld van een ommezwaai in de classificatie van werknemers was Proposition 22 in Californië. De Californische kiezers hebben deze wetgeving in november 2020 aangenomen, maar een Californische rechter heeft deze onlangs vernietigd. Proposition 22 was een stembusinitiatief dat werd gepromoot door gig-economiebedrijven, waaronder DoorDash, Uber en Lyft, om bezorgers te classificeren als onafhankelijke aannemers. Veel vakbondsgroepen keurden het initiatief af, omdat het bedrijven in staat stelde om de voordelen voor werknemers te beperken onder de IC-classificatie. De rechter verklaarde dat de Prop 22 wet ongrondwettelijk was en dat de maatregel niet uitvoerbaar was. De bedrijven die de wet in eerste instantie voorstelden hebben verklaard dat ze zullen blijven pleiten voor nieuwe wetten zoals Proposition 22.
Een andere belangrijke reden waarom uitzendbureaus inzicht moeten hebben in de classificatie van werknemers is dat een verkeerde classificatie juridische gevolgen kan hebben. Onlangs zijn federale instanties begonnen met het hard aanpakken van werkgevers die werknemers verkeerd indelen als onafhankelijke aannemers (IC). De federale instanties die betrokken zijn bij claims over verkeerde inschaling zijn onder andere het Department of Labor (DOL), National Labor Relations Board (NLRB) en de Internal Revenue Service (IRS).
Personeelsbureaus moeten er ook rekening mee houden dat classificatie in de VS onder een bedrijfsnaam niet altijd opgaat in andere landen. In Canada werd onlangs een collectieve rechtszaak aangespannen tegen Pizza Hut, een van de grootste pizzaketens ter wereld, wegens het verkeerd classificeren van zijn bezorgers als onafhankelijke contractanten.
De kosten van het verkeerd indelen van werknemers kunnen bestaan uit mogelijke boetes, betaling van onbetaald loon, loon voor overwerk, aanpassingen van verzekeringspremies en andere straffen op zowel staats- als nationaal niveau, waaronder de mogelijke intrekking van uw bedrijfsvergunning. Naast de financiële gevolgen is er de schade aan uw reputatie, waarvan de gevolgen verstrekkend kunnen zijn.
Arbeidsclassificatie instellen
Als het gaat om due diligence met betrekking tot de classificatie van werknemers, moeten inhuurbureaus een gedetailleerde checklist implementeren als onderdeel van een algemeen protocol. Bij het bepalen van een arbeidsrelatie zijn er drie belangrijke categorieën:
- Relatie Overweging: Hoe werken de partijen samen? Wat is de overeenkomst tussen werkgever en werknemer met betrekking tot werktijden, duur en compensatie?
- Gedragsmatige overwegingen: Deze vragen definiëren hoe de werknemer zal werken, inclusief instructies om het werk te doen, welke apparatuur zal worden gebruikt voor het werk en een tijdlijn voor wanneer het werk zal worden gedaan. In het algemeen geldt: hoe meer controle een bedrijf heeft over de persoon die het werk uitvoert, hoe waarschijnlijker het is dat deze persoon als werknemer moet worden geclassificeerd in plaats van als onafhankelijke aannemer.
- Financiële overwegingen: Hoeveel van de werkgeversbijdragen komt overeen met de totale vergoeding van de werknemer? Het is niet omdat iemand uitsluitend afhankelijk is van één bedrijf dat hij of zij automatisch als werknemer moet worden geclassificeerd.
Van type werk veranderen
Personeels- en wervingsbureaus moeten ook nadenken over het "trouble-shooten" van mogelijke scenario’s of situaties waarin de arbeidsclassificatie zou kunnen veranderen. Als een uitzendbureau bijvoorbeeld een IC plaatst bij een technologisch bedrijf dat uiteindelijk direct in dienst komt, betekent dat niet alleen een vindersloon voor het bureau, maar ook een herclassificatie. Dat proces kan lastig zijn als er niet aan de juiste documentatie wordt voldaan. Hier zijn een paar voorbeelden van andere scenario's:
- Een FTE naar een IC is complex omdat moet worden aangetoond dat de classificatiewijziging het gevolg is van veranderingen in tewerkstelling en niet strikt een "op papier" wijziging is.
- Tijdelijk personeel of IC naar FTE is minder complex omdat de persoon direct wordt aangenomen als werknemer met de toepasselijke vrijgestelde of niet-vrijgestelde status voor het werk dat hij/zij zou doen.
- Tijdelijk personeel naar IC kan voorkomen als het tijdelijke contract afloopt en het bedrijf de persoon als onafhankelijke aannemer wil aannemen. In dit geval zou de herclassificatiedocumentatie vrij eenvoudig zijn als het tijdelijke contract een verwachte einddatum had.
Als het gaat om het classificeren van werknemers, is kennis van cruciaal belang, zowel voor de arbeidswetgeving als voor belastingdoeleinden. Weet u niet zeker hoe u werknemers moet classificeren? Hulp nodig bij het beoordelen van werknemersclassificaties? Neem contact op met de experts van People2.0.
