Beheer verspreide werknemers: Loonheffingen op afstand

Dankzij de technologische vooruitgang kunnen werknemers flexibeler werken. Flexibiliteit in uren en locatie is een belangrijk middel geworden om talent aan te trekken en te behouden. Ondanks wat weerstand van organisaties kan een gedistribueerd personeelsbestand, en zelfs arbeid op contractbasis, zowel het bedrijf als de werknemer ten goede komen.

Organisaties kunnen profiteren van deze verschuiving naar werken op afstand door een internationale talentenpool aan te boren waarmee bedrijven het beste talent voor de beste prijs kunnen inhuren, ongeacht de locatie. Nu bijna elke sector wereldwijd te kampen heeft met een ernstig tekort aan talent, kunnen wereldwijde strategieën voor talentacquisitie helpen om een aantal van die vacatures in te vullen.

Beslissen om te werken met een gedistribueerd personeelsbestand heeft zeker zijn voordelen, maar het komt ook met uitdagingen. Er zijn juridische, loonadministratieve en fiscale uitdagingen die komen kijken bij het in dienst hebben van verspreide of externe werknemers. Organisaties moeten zich bewust zijn van de naleving van de arbeidswetgeving en de belastingverplichtingen in elk rechtsgebied waar hun werknemers werken. Dit kan een complex en tijdrovend proces zijn.

Elk van de 50 Amerikaanse staten heeft andere wetten (plus een handvol territoria zoals Puerto Rico en Guam). Er zijn verschillende inhoudingen, verschillende vereisten voor papierwerk, enz. En als je van plan bent om wereldwijd in te huren, wordt het nog veel ingewikkelder.

Compliance is de grootste uitdaging

Met een gedistribueerd personeelsbestand, of je nu werkt met werknemers die permanent op afstand werken of met uitzendkrachten, wonen je werknemers vaak in meerdere staten en soms zelfs in meerdere landen. De arbeidswet- en regelgeving verschilt van locatie tot locatie.

Niet-naleving kan het bedrijf veel geld kosten in de vorm van boetes en vergoedingen, dus het is essentieel dat bedrijven de arbeidswetgeving naleven waar de werknemer woont of werkt. Dat betekent naleving van de HR-, belasting- en loonregels, samen met verplichte voordelen, zoals een door de staat verplicht pensioenplan of werknemerscompensatie.

Hoe groter de omvang van je personeelsbestand, hoe complexer het wordt om de regels na te leven, aangezien de loonbelasting van staat tot staat en van land tot land verschilt. De belastingregels verschillen op lokaal en mondiaal niveau, evenals op staats- en federaal niveau.

Bovenop de complexiteit komt nog de uitdaging van de voortdurend veranderende wetgeving. Organisaties moeten niet alleen voldoen aan bestaande regelgeving, maar ook op de hoogte blijven van voortdurende veranderingen en dienovereenkomstig aanpassingen doorvoeren.

Door de verschillende wetgeving op lokaal niveau is het mogelijk dat standaardcontracten niet voldoen aan de arbeidswetgeving van het ene gebied tot het andere. Organisaties moeten dus niet alleen rekening houden met naleving, maar moeten ook contracten hebben die kunnen worden aangepast aan de regelgeving.

Loonbelasting voor werknemers op afstand

Loonadministratie is meer dan alleen maar geld overmaken naar je werknemers. Er zijn verschillende gebieden die van invloed zijn bij het aanpassen van de salarisadministratie voor elk rechtsgebied. Organisaties zijn verantwoordelijk voor het inhouden, aftrekken, indienen en storten van belastingen (waaronder werkloosheid, pensioen, uitkeringen, etc.) die veranderen afhankelijk van de staat of het land waar je werknemer woont.

Als je werknemers op afstand of op contractbasis gebruikmaken van de flexibiliteit van de locatie en een digitaal nomadische levensstijl hebben door het land (of de wereld) te reizen terwijl ze voor je organisatie werken, kunnen ze een fiscale nexus verdienen die jij als werkgever moet betalen.

Uitdagingen van wereldwijd verspreide werknemers

Wereldwijde werving van talent geeft veel organisaties een concurrentievoordeel en vermindert het tekort aan talent. Helaas brengt het, zoals hierboven vermeld, ook zijn eigen uitdagingen met zich mee. Naast taalbarrières vereisen veel landen dat organisaties lokale entiteiten opzetten om iemand in dat rechtsgebied in dienst te nemen. Dit maakt het proces niet alleen ingewikkelder, maar brengt ook extra kosten met zich mee.

De complexiteit van loonbelastingen en andere regelgeving voor internationale werknemers maakt veel organisaties huiverig om buiten hun eigen land aan te werven. Dit snijdt effectief de wereldwijde talentenpool af, waardoor organisaties van toptalent worden afgesneden.

Wanneer een professional bellen

Het beheer van compliance met het personeelsbestand kan zelfs voor een doorgewinterde HR-professional een hele klus zijn. Bedrijven die aanwerven op basis van talent – en zichzelf openstellen voor een internationale talentenpool – kunnen een concurrentievoordeel behalen ten opzichte van organisaties die aanwerven op basis van locatie. Voor die organisaties die twijfelen, is er hulp beschikbaar om de complexiteit van loonbelasting op afstand aan te pakken.

Een werkgever of record (EOR) of agent of record (AOR) inhuren om te zorgen voor naleving van de arbeidsclassificatie, onboarding en salarisverwerking is een efficiënte manier om ervoor te zorgen dat kritieke functies effectief worden beheerd, zonder dat dit ten koste gaat van uw wereldwijde strategie voor talentacquisitie.

Wat is een EOR?

Een werkgever of record (EOR) is de juridische werkgever voor belastingdoeleinden. De werknemer voert het werk uit voor de eindgebruiker, het uitzendbureau of een ander bedrijf, terwijl de EOR de back-end kantoorfuncties zoals loonbelasting afhandelt.

Wat is een AOR?

Een agent of record (AOR) is vergelijkbaar met een EOR, maar ze werken voor onafhankelijke aannemers. In plaats van de juridische werkgever treedt de AOR op als tussenpersoon voor derden terwijl hij de back-office functies beheert. Ze houden zich bezig met het aannemen van klanten, salarisadministratie en overheidsrapportage.

Een EOR of AOR kan alle personeelsfuncties met betrekking tot "professionele payrolling" afhandelen, waaronder salarisverwerking en -financiering, belastingafdrachten en -archivering, en arbeidscontracten en papierwerk. Een wereldwijde EOR/AOR elimineert de complicaties van internationale personeelswerving. De EOR/AOR heeft lokale vestigingen in meerdere landen en een grondige kennis van de lokale arbeidswet- en regelgeving.

People2.0 is het grootste wereldwijde EOR- en AOR-platform met vestigingen in meer dan 45 landen. Onze lokale kennis van de complexe en voortdurend veranderende wet- en regelgeving rondom een gedistribueerd personeelsbestand kan ervoor zorgen dat u op een compliant manier het beste talent inhuurt. Bezoek People2.0 vandaag nog!