Talent aanwerven of plaatsen in verschillende rechtsgebieden is essentieel om een flexibel en competitief personeelsbestand op te bouwen. Maar het stelt bedrijven ook voor complexe regelgevende uitdagingen.
We leggen uit wat je moet weten over het beheren van compliance voor internationale uitzendkrachten en aannemers, en hoe je kostbare misstappen onderweg kunt vermijden.
De verborgen complexiteit van grensoverschrijdende verbintenissen
Compliance is nog nooit zo complex geweest. Volgens de laatste
Het beheren van talent in verschillende rechtsgebieden brengt aanzienlijke compliance risico’s en weinig ruimte voor fouten met zich mee. Wanneer we het woord "jurisdictie" gebruiken, bedoelen we een lange lijst van mogelijke werkafspraken op afstand, waaronder internationale plaatsingen en opdrachten die staats- of provinciegrenzen overschrijden.
Regels voor arbeidsclassificatie, belastinginhouding, secundaire arbeidsvoorwaarden en arbeidsbescherming verschillen sterk van rechtsgebied tot rechtsgebied. En die regels gelden ongeacht of een bedrijf ze volledig begrijpt of niet.
De gevaren van niet-naleving
Veel bedrijven en uitzendbureaus hebben hun bereik uitgebreid door kandidaten op meer locaties te zoeken of klanten op meer markten te bedienen. Uit een recent rapport van het World Economic Forum blijkt bijvoorbeeld dat ongeveer een kwart van de werkgevers wereldwijd grensoverschrijdend werken op afstand introduceert, met cijfers die oplopen tot bijna 50% in regio’s als Australië. In veel gevallen vinden deze grensoverschrijdende opdrachten echter plaats zonder dat de juiste compliance-structuren aanwezig zijn.
Deze bedrijven spelen, vaak onbewust, een gevaarlijk spel. Het per ongeluk verkeerd classificeren van onafhankelijke aannemers kan bijvoorbeeld miljoenen aan boetes kosten, om nog maar te zwijgen van reputatieschade door niet-naleving.
Privacywetten zijn op zichzelf al een grote uitdaging geworden op het gebied van compliance. De vereisten verschillen aanzienlijk per locatie, of het nu gaat om de GDPR in de EU, POPIA in Zuid-Afrika of CalOPPA in Californië. Als je niet aan deze normen voldoet, kan dat leiden tot een kritische blik van de regelgevende instanties en financiële sancties. Zo kreeg een high-profile techbedrijf onlangs een duizelingwekkende boete van 1,2 miljard euro opgelegd voor het schenden van de GDPR.
Dit zijn geen randgevallen. Ze zijn eerder het gebruikelijke, verwachte resultaat wanneer compliance als een bijzaak wordt behandeld. Voor elk bedrijf dat grensoverschrijdend talent plaatst of inzet, moet compliance deel uitmaken van het operationele kernmodel.
Wat Compliance inhoudt
Grensoverschrijdende werving betekent dat je je moet aanpassen aan de wettelijke en operationele normen van de rechtsgebieden waar je talent is gevestigd. Of u nu een werknemer of een onafhankelijke aannemer in dienst neemt, deze normen bepalen alles, van hoe u werknemers classificeert tot hoe u ze betaalt, ondersteunt en registreert.
Bedrijven zijn verantwoordelijk voor:
- Classificatie van werknemers: Elk rechtsgebied heeft zijn eigen regels om te bepalen of iemand een werknemer of een aannemer is. Een werknemer verkeerd classificeren kan leiden tot boetes en belastingaanslagen met terugwerkende kracht.
- Belastinginhouding en salarisadministratie: Werkgevers zijn vaak verplicht om zich lokaal te registreren, belastingen correct te berekenen en bijdragen te betalen aan publieke stelsels. Dit omvat inkomstenbelasting, verzekeringen en andere sociale lasten.
- Uitkeringen en rechten: Wettelijke voordelen lopen sterk uiteen en zijn meestal niet-onderhandelbaar. Denk hierbij aan betaald verlof, pensioenen, bijdragen aan de gezondheidszorg of ziekteverlof.
- Arbeidscontracten: Contracten moeten de lokale normen weerspiegelen. Dat betekent dat de juiste taal moet worden gebruikt en dat voorwaarden zoals werktijden en opzegtermijnen duidelijk moeten worden vastgelegd.
- Gegevens en documentatie: Privacywetten bepalen hoe werknemersgegevens worden verzameld en opgeslagen. Veel rechtsgebieden verwachten ook dat je een administratie bijhoudt die aantoont dat je werknemers correct hebt ingedeeld en voldoet aan de belasting- en arbeidsvereisten.
Voldoen aan lokale normen is essentieel om vertrouwen te winnen. Werknemers zullen eerder in zee gaan met bedrijven die eerlijke voorwaarden bieden en de normen van hun regio respecteren. In concurrerende markten is dit de sleutel tot het aantrekken en behouden van flexibel toptalent.
Compliance is complex en verandert voortdurend
Naleving bijhouden is een fulltime baan, vooral omdat de regels niet alleen verschillen tussen landen, maar ook tussen staten, provincies of regio's. Een aannemersovereenkomst die werkt in New York is misschien niet conform in Californië. Een geldig payrollproces in Ontario kan tekortschieten in British Columbia. Deze verschillen hebben gevolgen voor de naleving. Ze maken het ook moeilijker om een herhaalbaar proces in verschillende regio’s op te bouwen, wat het risico op misstappen vergroot wanneer teams uitbreiden.
Tegelijkertijd staan compliance-eisen niet vast. Regeringen herzien wetten en handhavingsinstanties werken bij hoe die wetten worden toegepast. Wanneer veranderingen van kracht worden, moeten bedrijven hun werknemers aanpassen of riskeren ze dat ze niet aan de regels voldoen. Verschuivingen in de naleving komen niet altijd met veel voorbereidingstijd en zelfs kleine aanpassingen kunnen ernstige financiële of reputatiegevolgen hebben als ze worden gemist.
Regionale naleving in de schijnwerpers
In de Verenigde Staten gebruikt Californië de ABC-test om te bepalen of een werknemer kan worden behandeld als een onafhankelijke aannemer. Deze norm is beperkter dan wat andere staten toepassen. Als de wetgeving verandert, moeten bedrijven mogelijk werknemers opnieuw classificeren of contracten herzien om blootstelling te voorkomen. Dergelijke verschillen maken het moeilijk om één enkel aannemersbeleid toe te passen in alle staten.
In het Verenigd Koninkrijk zijn bedrijven zich nog steeds aan het aanpassen aan de IR35-regelgeving, die de last van de naleving van de belastingwetgeving bij de inlenende partij legt. Recente veranderingen in de manier waarop paraplubedrijven worden behandeld, hebben het risico vergroot voor bedrijven die op deze modellen vertrouwen.
In Australië verandert de regelgeving voortdurend. Verschillende staten vereisen nu licenties voor het inhuren van arbeidskrachten, zelfs voor kortetermijnplaatsingen. Recente updates van de Fair Work Act en de wetgeving Closing Loopholes hebben nieuwe nalevingsverplichtingen toegevoegd voor bedrijven die Australisch talent aanwerven.
Juridische verschuivingen bijhouden
De regels kennen is belangrijk, maar niet genoeg. Bedrijven moeten ook in de gaten houden hoe die regels in de loop der tijd veranderen. Om compliant te blijven, moeten processen regelmatig worden herzien en aangepast wanneer het juridische landschap verandert.
Grensoverschrijdende indienstneming op de juiste manier regelen met een EOR of AOR
Om de complexiteit van grensoverschrijdende naleving te overwinnen, werken veel uitzendbureaus en bedrijven samen met providers van employer of record (EOR) en agent of record (AOR).
Als talent- en compliance-experts zijn deze partners van cruciaal belang om risico’s te minimaliseren door bedrijven te helpen uit te breiden naar nieuwe markten zonder achter te lopen op de lokale regels.
Wat een EOR doet
Een werkgever of record treedt namens jou op als juridisch werkgever. Ze beheren contracten, voeren loonlijsten uit, beheren secundaire arbeidsvoorwaarden en regelen lokale belastingafdrachten voor uitzendkrachten.
U beheert nog steeds het werk, terwijl de EOR ervoor zorgt dat de tewerkstelling volgens de wet gebeurt. Dit is handig bij het inhuren van flexibel talent in landen of rechtsgebieden waar jouw bedrijf of uitzendbureau niet is opgezet om rechtstreeks te werken.
Als het klinkt alsof jouw bedrijf baat zou hebben bij een samenwerking met een werkgever, bekijk dan onze Complete Gids voor EOR-services.
Wat een AOR doet
Een agent of record helpt bedrijven om onafhankelijke aannemers in dienst te nemen.
Ze bevestigen de status van een contractant, beheren het in dienst nemen en de facturering en zorgen ervoor dat alle documentatie voldoet aan de lokale normen. Dit vermindert het risico op herclassificatie van werknemers en stelt je in staat om met onafhankelijk talent te werken terwijl je aan de juiste kant van de wet blijft.
Lees voor alles wat je moet weten over agents of record onze Complete Gids voor AOR-services.
Heb je een AOR of een EOR nodig?
Gebruik een EOR als je voorwaardelijke werknemers inhuurt in een rechtsgebied waar je geen rechtspersoon hebt.
Gebruik een AOR als je met onafhankelijke aannemers werkt en ondersteuning nodig hebt bij het correct structureren van opdrachten.
Beide modellen helpen u om risico’s te minimaliseren en compliance te garanderen. People2.0, bijvoorbeeld, biedt zowel EOR- als AOR-diensten aan en heeft al meer dan 20 jaar ervaring in het ondersteunen van organisaties bij het verkrijgen van toegang tot talent, waar ze het ook nodig hebben. Veel organisaties hebben baat bij een combinatie van beide diensten.
Een flexibelere en kosteneffectievere personeelsstrategie ontwikkelen
Een sterk compliance model, zoals dat van een EOR of AOR, doet meer dan je bedrijf uit de problemen houden. Door het afhandelen van kritieke taken kan het de dagelijkse operationele druk verminderen en bedrijven meer flexibiliteit geven in hoe ze gedistribueerde teams samenstellen en beheren.
Met een EOR of AOR die voor compliance zorgt, kunnen bedrijven nieuwe markten betreden zonder dat ze lokale juridische entiteiten hoeven op te zetten of interne compliance teams hoeven op te zetten. Dit is vaak kosteneffectiever, omdat het de investeringen vooraf vermindert en de lopende operationele kosten verlaagt.
Het verlicht ook de interne last. De juiste compliance partners kunnen een breed scala aan verantwoordelijkheden op zich nemen, van het opstellen van contracten die aan de regels voldoen tot het beheren van onboarding, salarisadministratie en documentatie. Zonder die ondersteuning zouden deze taken op de schouders van HR-, financiële en juridische teams terechtkomen. Je partner verlaagt niet alleen de administratieve last en overhead, maar beperkt ook de behoefte aan reactief juridisch werk als er iets misgaat. En met de juiste ondersteuning kunnen bedrijven hun personeelsbestand uitbreiden of inkrimpen zonder gebonden te zijn aan een vaste infrastructuur in elke regio.
Vereenvoudig grensoverschrijdende naleving
Internationale aanwerving opent de deur naar bredere talentenpools en nieuwe groeimogelijkheden. Het aanboren van deze markten vereist een solide raamwerk voor compliance, dat is afgestemd op de wettelijke en operationele normen van elke regio.
Bij People2.0 helpen we uitzendbureaus en bedrijven om voorwaardelijke werknemers en contractanten in dienst te nemen in verschillende rechtsgebieden. Ons team beheert elk jaar meer dan 150.000 uitzendkrachten met volledige naleving van de regelgeving en nul geregistreerde misclassificaties.
De juiste ondersteuning maakt van internationale werving een hefboom voor groei. Praat met onze compliance-experts om te zien hoe we grensoverschrijdende werving en plaatsing eenvoudiger, veiliger en gemakkelijker schaalbaar maken.
