Sinds de jaren negentig is het aantal HR-gerelateerde risico’s gestaag toegenomen. De wervelwind van veranderingen in de aard van tewerkstelling sinds de pandemie heeft echter zowel de risico’s als de werkgerelateerde compliancezorgen enorm vergroot.
Dit is gedeeltelijk te wijten aan de drastische veranderingen in de manier waarop we mensen tewerkstellen. De vraag naar nieuwe werkstijlen en een krappe talentenpool hebben het gebruik van onafhankelijke aannemers doen toenemen, wat nieuwe uitdagingen met zich meebrengt op het vlak van compliance. Er heerst verwarring over de classificatie van werknemers, de wetgeving per staat, de handhaving door de IRS en
Nu de planning voor 2023 begint, is het goed voor leidinggevenden om de definities van nieuwe werknemers serieus te nemen en te analyseren hoe partnerschappen de risico- en nalevingsprogramma’s voor werknemers van uw organisatie ten goede kunnen komen.
Onafhankelijke contractanten: Het wazige classificatielandschap
Bedrijven voldoen het minst aan de regels als ze gebruik maken van onafhankelijke aannemers of IC's. De juiste indeling van werknemers als parttime of fulltime werknemers versus aannemers wordt niet bepaald door één enkele factor, zoals of je op locatie moet werken of je eigen laptop moet meenemen. In plaats daarvan is er een overwicht aan antwoorden waarnaar gezocht moet worden en lagen van bewijs waar doorheen gewroet moet worden.
Zowel in de VS als in Canada staat het sorteren van kwalificaties voor IC’s bovenaan de risicolijst voor arbeidsfouten. Daar zijn twee redenen voor: de regels veranderen en de beschrijvingen zijn verwarrend. De IRS somt alleen al 20 factoren van tewerkstelling op om rekening mee te houden, en elk van de tewerkstellingscategorieën in de verschillende staten kan zelfs de meest ijverige personeelsmanager in verwarring brengen. En in Canada kun je werknemers, onafhankelijke aannemers en zelfs afhankelijke aannemers hebben.
Het is belangrijk dat de juiste classificaties niet alleen worden behandeld voor het systeem van je land, maar ook per staat en provincie. Er is niet één factor die de juiste classificatiestatus bepaalt, het is eerder de prevalentie van de antwoorden en het bewijsmateriaal.
Partneroplossingen
Bedrijven wenden zich steeds vaker tot managed services programs (MSP's) om hun programma voor contingent personeel uit te besteden en naleving te garanderen. De expertise die zij bieden kan helpen bij het stroomlijnen van de complexiteit die voortkomt uit het toegenomen gebruik van IC’s en kan zelfs helpen bij het uitbesteden van het hele IC-proces. De meeste bedrijven die dit artikel lezen, hebben al een MSP-partner.
Deze MSP-aanbieders werken op hun beurt met uitbestede Agent of Record (AOR) serviceproviders voor specifieke onboarding- en offboarding-functies en voor zowel nationale als wereldwijde compliance-waarborging.
Een Agent of Record wordt ingeschakeld wanneer klanten in zee gaan met onafhankelijke aannemers. AOR-diensten ondersteunen zowel de IC als de klant van de MSP van begin tot eind. In sommige regio’s wordt dit "independent contractor compliance" genoemd en de diensten kunnen het volgende omvatten:
- Classificatie als onafhankelijke aannemer
- Documentatie en pre-engagement management
- Onderhoud auditdefensiebestand
- Contractbeheer
- Facturering en betalingen
- Voortdurende naleving
- Risicobeperking en schadeloosstelling
AOR’s werken rechtstreeks samen met de MSP om deze services namens het bedrijf te leveren, waardoor de kans groter wordt dat uw bedrijf aan de regels blijft voldoen.
Van belang voor de planning van 2023
Zoals we al hebben opgemerkt, kan naleving lastig zijn, vooral als het gaat om onafhankelijke aannemers. Het is niet langer een binaire situatie waarin je ofwel een werknemer bent of geen werknemer – de grenzen zijn vaag geworden en nuance is het sleutelwoord.
Denk bij het plannen aan het volgende:
- Overdracht van intellectueel eigendom: Dit is een complex discussiepunt omdat intellectueel eigendom aan beide kanten van de tafel ligt: bij de werkgever en bij de IC. Omdat IC’s zo’n speciale en vaak hoge rol in de organisatie hebben, kunnen ze toegang krijgen tot bedrijfsinformatie. De schoen wringt vaak ook aan de andere kant, want de schat aan expertise die de IC meebrengt naar de opdracht betekent ook dat hij zijn eigen intellectuele eigendom meebrengt, die niet altijd aan het bedrijf wordt overgedragen. Het wordt dan belangrijk om een proces te creëren en een infrastructuur op te bouwen die intellectueel eigendom veilig stelt voor de eigenaar.
- Contractor Bill of Rights/Vereniging: IC’s werken langzaam aan een soort "bill of rights" om toegang te krijgen tot dezelfde rechten die werknemers hebben. En nu de gesprekken over vakbonden weer toenemen, zal de beweging waarschijnlijk in een stroomversnelling geraken. Dit zal ongetwijfeld een grote impact hebben op bedrijven en de risico’s zullen ongetwijfeld toenemen.
- Aanhoudend tekort aan talent: Bedrijven die een AOR in de arm hebben genomen, kunnen er zeker van zijn dat ze hun zoekgebied uitbreiden met werknemers in andere regio's, omdat de AOR ervoor zal zorgen dat u aan de voorschriften blijft voldoen.
Het creëren van oplossingen die u helpen vooruit te plannen om in compliance te blijven, kan neerkomen op het selecteren van de juiste AOR-partner. Niet plannen kan resulteren in niet-naleving, wat leidt tot boetes en straffen… en vaak erger. Neem contact op met je MSP-provider of People2.0 voor meer informatie over hoe het gebruik van een Agent of Record ervoor kan zorgen dat je bedrijf compliant blijft bij het inhuren van onafhankelijke aannemers.
