Hoewel het fenomeen van werken op afstand misschien is aangewakkerd door de beperkingen van de COVID-19 pandemie, kiezen steeds meer werknemers ervoor om op afstand te werken en kiezen steeds meer bedrijven ervoor om personeel op afstand aan te nemen.

In een wereld vóór de pandemie werkte slechts 6% van de werknemers uitsluitend thuis, terwijl meer dan 25% af en toe op afstand werkte. Dat betekent dat ongeveer 75% van de werknemers nog nooit op afstand had gewerkt. Tegen 2021 zijn deze cijfers aanzienlijk veranderd: 38% van de werknemers werkt minstens parttime op afstand en besteedt gemiddeld 5,61 uur per week buiten kantoor.

Vandaag blijven die aantallen stijgen. Van degenen met banen die op afstand kunnen worden gedaan, werkt 59% altijd thuis, terwijl 18% af en toe op afstand werkt. 61% van degenen die op afstand werken, kiest ervoor om niet op het kantoor van het bedrijf te werken of voor een organisatie te werken die volledig op afstand werkt.

Thuiskantoren zijn steeds meer de gewenste werkplek geworden omdat werknemers blijven vragen om flexibele locaties en flexibele werkroosters. Voor velen is werken op afstand of extern management nieuw en onbekend terrein. De verwachtingen en de realiteit van werken op afstand verschillen van werken op kantoor. Wat een goede manager op kantoor maakt, werkt misschien niet bij het managen van teams op afstand.

Uitdagingen van werken op afstand

Hoewel het aantal werknemers dat de voorkeur geeft aan werken op afstand toeneemt, zijn er nog steeds uitdagingen waar je bij werken op afstand mee te maken krijgt. Deze uitdagingen kunnen moeilijk aan te pakken en te overwinnen zijn, maar managers op afstand moeten zich bewust zijn van de impact die werken op afstand kan hebben op hun teams.

• Verlies van persoonlijk toezicht . Sommige werknemers gedijen goed als ze direct toezicht hebben en een manager of supervisor tot wie ze zich kunnen wenden als ze vragen of problemen hebben. Hoewel externe werknemers dit nog steeds hebben, kan het verlies van persoonlijke tijd met het management voor sommigen moeilijk zijn.
• Beperkte toegang tot noodzakelijke informatie. Een van de uitdagingen van werken op afstand is informatie in silo's. Veel organisaties hebben geen vrije toegang tot de informatie die medewerkers nodig hebben om hun taken uit te voeren. Veel organisaties hebben geen vrije toegang tot de informatie die werknemers nodig hebben om hun taken uit te voeren. Ze kunnen buitengesloten zijn van bepaalde applicaties of niet weten waar ze iets kunnen vinden. Dit kan vooral moeilijk zijn voor werknemers op afstand, omdat ze niet zomaar iemands kantoor binnen kunnen lopen en het vragen.
• Afleidingen en onderbrekingen thuis. Er is zeker afleiding op kantoor. En hoewel studies hebben aangetoond dat externe en hybride werknemers de productiviteit verhogen, zijn de afleidingen thuis een heel ander beestje dan die op kantoor.
• Moeite met communiceren en samenwerken . Werknemers die op afstand werken, verliezen niet alleen tijd face-to-face met het management. Ze verliezen ook tijd met collega's. Werken op afstand kan de communicatie belemmeren en samenwerking bemoeilijken.
• Gebrek aan duidelijke grenzen en verwachtingen. Dit probleem kan zich ook voordoen bij werknemers op kantoor. Maar werknemers op afstand voelen zich niet altijd op hun gemak om de grenzen en verwachtingen vast te stellen die ontbreken.
• Sociaal isolement. De meeste telewerkers werken vanuit huis. De tijd die ze anders op kantoor of tijdens de lunch zouden doorbrengen, brengen ze nu thuis door. Dat kan sociaal erg isolerend zijn.
• Burn-out als ze zich niet kunnen uitschakelen. Het onvermogen om uit te schakelen en de stekker eruit te trekken is iets waar 25% van de telewerkers mee worstelt. Zonder duidelijke grenzen tussen kantoor en thuis kan het moeilijk zijn om te stoppen met werken, zelfs als je klaar bent voor vandaag.
• Gebrek aan verbondenheid met collega's. Een gebrek aan "wederzijdse kennis" is volgens dit onderzoek een "centraal probleem van geografisch verspreide samenwerking" en "verlaagt de bereidheid om collega’s het voordeel van de twijfel te geven in moeilijke situaties".

Tips voor het managen van externe medewerkers

Het managen van teams op afstand kan een uitdaging zijn. Het zijn niet alleen de werknemers die worstelen met de uitdagingen van het werken op afstand. Of je nu leiding geeft aan een paar werknemers op afstand, externe aannemers of een volledig verspreid personeelsbestand, het kan moeilijk zijn om effectief beheer op afstand mogelijk te maken.

1. Communicatie is essentieel

Communicatie op kantoor is veel eenvoudiger dan wanneer je een team op afstand managet. Dit is een belangrijk onderdeel van elke werkrelatie, maar het wordt nog belangrijker als je teams op afstand managet. Het verlies van die face-to-face interactie kan de communicatie belemmeren doordat veel van de voorheen vertrouwde communicatielijnen wegvallen.

Bijna een kwart van de telewerkers worstelt met communicatie en samenwerking. Laat dit geen invloed hebben op de productiviteit en de resultaten van je team. Onderneem actie. Je kunt de communicatie verbeteren als je:

• Zorg voor gestructureerde check-ins, bij voorkeur dagelijks of om de dag, maar ten minste wekelijks.
• Bied virtuele kantooruren aan of een specifiek tijdstip waarop je beschikbaar bent voor je werknemers en aannemers.
• Stel communicatierichtlijnen of "rules of engagement" op .
• Gebruik verschillende communicatiekanalen zoals e-mail, instant chat en videoconferenties.
• Zorg voor constante, toegankelijke communicatie, zodat werknemers weten dat ze altijd bij je terecht kunnen met alle vragen.
• Richt u op één-op-één-gesprekken om uw werknemers te helpen openlijk te communiceren over waar ze het moeilijk hebben.
• Communiceer duidelijk en vaak zodat ze de verwachtingen en grenzen kennen.

2. Gevechtsoperaties en affiniteitsafstand

We merken dat geografische afstand niet het enige type afstand is waarmee werknemers op afstand worstelen. Affiniteitsafstand, die verwijst naar de band tussen collega's, wordt ook beïnvloed. Een alarmerend aantal telewerkers voelt zich niet verbonden met hun collega's, tot wel 60%.

Operationele afstand verwijst naar de processen en procedures. Dit type afstand zorgt ervoor dat werknemers niet goed kunnen samenwerken of geen toegang hebben tot de informatie die ze nodig hebben om hun dagelijkse taken uit te voeren. Dit kan eenvoudiger te verkleinen zijn, omdat het alleen gemakkelijker toegankelijk en beter georganiseerd hoeft te zijn. Creëer structuren en goed gedocumenteerde processen/procedures en maak ze gemakkelijk beschikbaar en toegankelijk.

Je kunt helpen om de affiniteitsafstand te verkleinen als je:

• Bied teams op afstand de kans om sociaal met elkaar om te gaan.
  • Virtuele happy hours zoals trivia of groepsspelletjes en een virtuele waterkoeler voor interactie tijdens werkuren zijn geweldige opties.
  • Instant chat-opties zoals Slack zijn ook uitstekend voor sociale interactie en communicatie.
• Bied en stimuleer emotionele ondersteuning voor werknemers op afstand.
• Let goed op en luister tijdens een-op-een gesprekken en markeer degenen die te maken hebben met isolatie en burn-out/ onvermogen om de stekker eruit te trekken.

Pas je verwachtingen aan

Onthoud dat het managen van teams op afstand niet hetzelfde is als het managen van teams op kantoor. Verwachtingen moeten worden bijgesteld op het gebied van output en beschikbaarheid.

• Geef geen voorrang aan schema’s en universele werktijden.
  • Asynchrone roosters zijn gemakkelijk geschikt voor meerdere tijdzones en kunnen de efficiëntie verhogen en inclusie bevorderen.
• Stel duidelijke verwachtingen en deadlines.
  • Stel vanaf het begin verwachtingen en deadlines vast
  • Regelmatig inchecken
  • Duidelijk communiceren
• Richt je minder op de tijd die je achter je bureau doorbrengt en meer op de output.

Onboarding prioriteit geven

Als je team volledig gedistribueerd is of je hebt veel externe werknemers en aannemers, dan wordt onboarding een nog belangrijker onderdeel van de puzzel. Onjuiste onboarding of onduidelijke procedures zullen de operationele afstand die je werknemers voelen alleen maar vergroten.

Beste praktijken voor beheer op afstand

Wat een goede manager op kantoor maakt, is niet hetzelfde als wat een goede manager op afstand maakt. De lijst van zachte vaardigheden – en soms harde vaardigheden – die nodig zijn voor beheer op afstand overlappen elkaar enigszins, maar de prioriteiten kunnen verschillen.

• Goed beheer op afstand betekent:
  • Georganiseerd
  • Flexibel
  • Empathisch
  • Betrouwbaar
• Goede managers op afstand zullen:
  • Luister naar
  • Vermijd micromanagement
    • Als ze actief communiceren en geen deadlines missen, vertrouw er dan op dat ze productief zijn.
  • Successen vieren
    • Richt je niet alleen op mislukkingen

Beheer op afstand kan nog efficiënter worden als je samenwerkt met een gevestigde wereldwijde EOR/AOR. People2.0 is het grootste wereldwijde EOR- en AOR-dienstenplatform. Wij kunnen u helpen bij het in dienst nemen van werknemers op afstand, het afhandelen van de complexe salarisadministratie voor uw gedistribueerde personeelsbestand en ervoor zorgen dat u altijd volgens de regels inhuurt. Neem vandaag nog contact op met People2.0 voor meer informatie.