Hoe de One Big Beautiful Bill Act de salarisadministratie, compliance en personeelsstrategie voor 2025 opnieuw vormgeeft
De One Big Beautiful Bill Act (H.R. 1) werd op 4 juli 2025 van kracht en introduceerde belangrijke wijzigingen in het federale belastingbeleid die rechtstreeks van invloed zijn op de manier waarop werkgevers hun salarisadministratie beheren, inhoudingen berekenen en personeelsbeloningen structureren. Omdat sommige bepalingen met terugwerkende kracht ingaan op 1 januari 2025, proberen werkgevers in het hele land te begrijpen wat deze veranderingen betekenen voor hun strategieën voor personeelsbeheer.
Terwijl het ministerie van Financiën en de Belastingdienst doorgaan met het ontwikkelen van richtlijnen voor de implementatie, kunnen werkgevers zich nu al beginnen voor te bereiden op deze veranderingen. Dit is wat bedrijfsleiders moeten weten over de belangrijkste bepalingen en hun implicaties voor personeelsplanning.
Nieuwe belastingvoordelen voor overuren van werknemers
Een van de belangrijkste veranderingen betreft de manier waarop overuren worden behandeld voor de federale inkomstenbelasting. De wet creëert een nieuwe aftrek voor gekwalificeerd overwerk waarvan zowel werkgevers als werknemers kunnen profiteren.
Wat komt in aanmerking als aftrekbare overuren?
De wetgeving staat werknemers toe om gekwalificeerde overuren af te trekken van hun federale inkomstenbelasting voor de belastingjaren 2025 tot en met 2028. Deze aftrek is van toepassing ongeacht of werknemers hun aftrekpost opvoeren of de standaardaftrek nemen.
De belangrijkste beperkingen zijn:
- Maximale aftrek van $12.500 per jaar (of $25.000 voor echtparen die samen aangifte doen)
- Geldt alleen voor betalingen voor overwerk die vereist zijn volgens de Fair Labor Standards Act (FLSA)
- De aftrek wordt uitgefaseerd wanneer het aangepaste bruto inkomen hoger is dan $150.000 voor individuen of $300.000 voor gehuwde paren die samen filteren.
Belangrijk onderscheid: Alleen het premiegedeelte van het overwerkloon komt in aanmerking voor de aftrek. Als een werknemer bijvoorbeeld $20 per uur verdient voor gewone tijd en $30 per uur voor overwerk, komt alleen het premiegedeelte van $10 in aanmerking voor het belastingvoordeel.
Uitdagingen voor werkgevers
De ingangsdatum met terugwerkende kracht zorgt voor onmiddellijke nalevingsproblemen. Werkgevers moeten gekwalificeerde overuren apart bijhouden en rapporteren op formulier W-2, hoewel de IRS nog niet heeft gespecificeerd welk rapportagevakje zal worden gebruikt.
Voor 2025 kunnen werkgevers "elke redelijke methode" gebruiken om de gekwalificeerde overuren te schatten, maar deze overgangsregel vereist zorgvuldige documentatie en moet mogelijk worden aangepast zodra de definitieve richtlijnen bekend zijn. Het ministerie van Financiën zal naar verwachting in de komende weken duidelijkere richtlijnen voor de uitvoering geven om werkgevers te helpen bij deze overgangsperiode.
Permanente federale belastingtariefwijzigingen
De wet maakt verschillende belastingbepalingen die oorspronkelijk zouden aflopen permanent, waardoor er meer voorspelbaarheid komt voor de personeelsplanning op de lange termijn.
Standaardaftrek en stabiliteit van belastingtarieven
Belastingtarieven en standaard aftrekbedragen die sinds 2018 van kracht zijn, zijn nu permanent onderdeel van de federale belastingwet. Daarnaast introduceert de wet een tijdelijke jaarlijkse aftrek van $6.000 tot 2028 voor belastingbetalers van 65 jaar of ouder. Deze extra aftrek staat los van de standaardaftrek en geldt voor alle belastingbetalers van 65 jaar en ouder, ongeacht hun inkomensniveau.
Deze duurzaamheid helpt werkgevers bij het meerjarenplannen van beloningen en het ontwerpen van secundaire arbeidsvoorwaarden, vooral voor organisaties met een aanzienlijk aantal oudere werknemers die kunnen profiteren van de extra aftrek.
Wijzigingen in de aftrek voor staats- en lokale belastingen
Het federale plafond voor aftrekposten voor staats- en lokale belastingen (SALT) wordt vanaf 2025 tijdelijk verhoogd van $10.000 naar $40.000, met inflatiecorrecties tot 2029. Deze wijziging is vooral van invloed op werknemers in staten met hoge belastingen zoals New York, Californië en New Jersey, waar de staats- en lokale belastingen vaak hoger zijn dan de vorige limiet van $10.000. Dit kan van invloed zijn op de strategieën voor het aantrekken van talent voor bedrijven die concurreren om geschoolde werknemers in deze markten.
Wijzigingen personeelsbeloningen
De wet schaft bepaalde werknemersvoordelen die eerder waren opgeschort permanent af, waardoor werkgevers hun voordelenaanbod moeten herzien en mogelijk herstructureren.
Voordelen van vervoer
De maandelijkse belastingvrije vergoeding van $ 20 voor woon-werkverkeer met de fiets, die sinds 2018 is opgeschort, wordt nu permanent afgeschaft. Andere in aanmerking komende secundaire arbeidsvoorwaarden op het gebied van vervoer krijgen echter een extra jaar inflatiecorrectie, wat enige compensatie biedt voor werkgevers die woon-werkverkeerprogramma’s beheren.
Verhuiskostenvergoedingen
Zowel de belastingvrije verhuiskostenvergoedingen voor werknemers als de werkgeversaftrek voor verhuiskosten worden permanent afgeschaft. Deze verandering is van invloed op bedrijven die werknemers verhuizen of die talent werven waarvoor verhuisondersteuning nodig is.
Werkgevers moeten hun relocatiebeleid herzien en nagaan welke impact deze veranderingen hebben op hun vermogen om talent aan te trekken dat geografisch moet verhuizen.
Planningsoverwegingen voor werkgevers
Onmiddellijke actiepunten
Updates van salarissystemen: Werk samen met de salarisadministratie om ervoor te zorgen dat systemen gekwalificeerde overuren afzonderlijk kunnen bijhouden en rapporteren. Hiervoor kunnen software-updates of proceswijzigingen nodig zijn.
Beoordeling van beleid: Bestudeer het huidige overwerkbeleid en de secundaire arbeidsvoorwaarden voor werknemers om vast te stellen op welke gebieden de nieuwe wetgeving van invloed is.
Planning van communicatie: Bereid je voor om werknemers te informeren over nieuwe belastingvoordelen en wijzigingen in bestaande voordeelprogramma's.
Implicaties voor personeelsstrategie
Beheer van overuren: De nieuwe belastingvoordelen voor overwerk kunnen werknemers meer bereid maken om overuren te maken, omdat ze meer van hun extra loon na belasting mogen houden.
Vormgeving van secundaire arbeidsvoorwaarden: Nu bepaalde secundaire arbeidsvoorwaarden definitief zijn afgeschaft, moeten werkgevers mogelijk alternatieve manieren vinden om aan de behoeften van hun werknemers te voldoen, met name op het gebied van woon-werkverkeer en verhuizing.
Toezicht op naleving: De retroactieve implementatie en de voortdurende ontwikkeling van richtlijnen vereisen verbeterde systemen voor het toezicht op de naleving.
Complexiteit beheren bij implementatie
De combinatie van retroactieve ingangsdata, hangende richtlijnen en verschillende fiscale behandelingen per staat creëert een complexe nalevingsomgeving. Veel werkgevers wenden zich tot leveranciers van personeelsoplossingen voor begeleiding bij implementatiestrategieën en voortdurende controle op naleving.
Professionele werkgeversorganisaties (PEO's), aanbieders van werkgeversregistraties (EOR's) en andere aanbieders van personeelsoplossingen kunnen bedrijven helpen bij deze veranderingen door te zorgen voor updates van salarissystemen, belastingrapportage en toezicht op naleving, terwijl werkgevers zich kunnen richten op hun kernactiviteiten.
Vooruitblik
Terwijl het ministerie van Financiën en de IRS de komende weken richtlijnen voor de implementatie ontwikkelen, moeten werkgevers zich voorbereiden op mogelijke aanpassingen van de aanvankelijke aanpak van de naleving. Door de tijdelijke aard van sommige bepalingen moet ook worden overwogen hoe deze wijzigingen passen in personeelsplanningsstrategieën voor de langere termijn. Werkgevers kunnen begin augustus 2025 definitieve richtlijnen verwachten voor de W-2 rapportagevereisten en redelijke schattingsmethoden.
Bedrijven met complexe personeelsregelingen, activiteiten in meerdere staten of aanzienlijke vereisten voor overwerk kunnen vooral waardevol zijn door samen te werken met compliance-experts die gespecialiseerd zijn in het navigeren door de veranderende arbeidswetgeving.
De One Big Beautiful Bill Act betekent een belangrijke verschuiving in het federale belastingbeleid die van invloed is op het personeelsbeleid. Hoewel de directe implementatie-uitdagingen aanzienlijk zijn, creëren de veranderingen ook kansen voor strategische personeelsplanning en verbeterde personeelsbeloningen. Werkgevers die deze veranderingen proactief aanpakken en op de hoogte blijven van de ontwikkelingen op het gebied van richtlijnen, zullen in de beste positie verkeren om effectief gebruik te maken van deze nieuwe bepalingen.
